照片档案总说明样本
照片档案整理方法与流程
照片档案整理方法与流程
1
照片的分类
①分保管期限
②分年度
③分永久、30年、10年
2
照片的排列1-同年同一保管期限内
①同一内容集中排
②根据时间顺序排
③重要内容往前排
照片的排列2-反映同一内容的一组照片
①先总后分
②先集体后个人
③先特殊后一般
3
照片的编号
①在同一保管期限下从1编流水册号
②每册内照片从1编大流水的张号
③一组照片给定一个组联符号
④每册内组联符号从1编大流水号
⑤单张照片不编组联符号
4
照片入册
①使用国家规范照片册
②大照片平放或卷放于档案盒中
5
照片说明的格式及内容题名：
简明概括、准确反映照片的基本内容
（人物、时间、地点、事由等）
照片号：纸质照片的档号
底片号：底片的档号
参见号：与照片密切联系的其他载体档案的档号摄影时间：拍摄时间，8位阿拉伯数字
摄影者：一般填写个人，必要时加注单位
文字说明：对题名的补充
成组照片说明的填写与单张照片的区别
◆每组照片之前填写组合说明
◆每张说明应标注组联符号
◆组内照片的题名可以简化
6
填写相册脊背
7
纸质照片的编目。
照片归档说明
××单位数码照片档案管理细则（试行）1主题内容和适用范围本细则规定了在××单位各项工作活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。
本细则适用于××单位所属各单位数码照片的管理。
2引用标准GB/T1182-2002照片档案管理规范GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范××单位声像档案管理细则3术语3.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
4归档4.1归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。
数码照片的具体归档范围参照《××单位声像档案管理细则》有关照片档案归档范围的规定执行。
按照数码照片采集渠道可以分为：4.1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。
4.1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
4.2归档要求4.2.1形成部门要指定专人负责应归档数码照片的收集。
在每次拍摄工作完成后，要及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。
通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，按本细则要求整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。
4.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。
文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。
4.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。
4.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。
4.2.5归档的数码照片应是原件，剪切版和修改版禁止作为档案归档。
档案管理基本情况登记表
档案管理基本情况登记表1、本单位文件材料归档范围及保管期限表管理类：会计类：资产管理类：实物类：照片类：2、本单位档案分类编号办法企业档案分类编号办法第一条为科学地管理公司档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。
第二条公司档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据各部门职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类（一）档案一级类目的设置公司按管理档案类、资产管理档案类、会计档案类、照片档案类、声像档案类、实物档案类等类别设置。
（二）档案二级及二级以下类目的设置1、管理类档案二级类目按年度设置，三级类目按保管期限设置。
2、资产管理类档案二级类目按项目设置。
3、会计档案二级类目按种类设置。
如财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它设置。
4、照片档案按照《青岛市照片归档与管理规范》（青档字[2005]14号）执行。
5、实物档案二级类目按实物种类设置。
6、音像档案二级类目按音像种类设置。
第四条档号编制档号由类目号、件号组成。
（一）类目号的编制1、一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：管理类、ZG：资产管理类、KJ：会计类、SX：声像、SW：实物。
2、二级及二级以下类目：管理类二级类目为年度号，管理类的三级类目为保管期限（永久为“1”、长期为“2”、短期为：3“），会计帐簿类、凭证类的下位类目为年度号。
（二）件号的编制1、各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号。
2、资产管理类、声像类、实物类档案分别按最低一级类目编写件号。
3、会计档案中的财务报告分别按“大流水”形式编写件号。
4、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“.”隔开。
5、类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。
第五条档号示意（一）管理类档案GL2003.1-1 2003年永久性的管理类档案第1件GL2003.2-1 2003年长期的管理类档案第1件GL2003.3-1 2003年短期的管理类档案第1件（二）会计档案KJ1-6 财务报告第6件（历史以来）KJ2.2003-1 2003年总帐KJ2.2003-2 2003年银行日记帐KJ2.2003-3 2003年现金日记帐KJ2.2003-4 2003年明细帐KJ3.2003-16 2003年会计凭证第16件KJ4.2003-1 2003年会计类其它材料第1件（三）资产管理类档案ZB1—06 资本运营类XX项目档案第6件（四）实物档案SW1-6 证书类第6件SW2-8 奖状类第8件SW3-2 锦旗类第2件（五）声像档案SX1-1 录音带第1盘SX1-26 录音带第26盘SX2-1 录像带第1盘SX2-22 录像带第22盘第六条本单位档案分类大纲第七条档案排架本单位档案按大类分别排架：（一）管理类的档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
照片档案总说明
照片档案总说明一、工程概况：******工程名称主要施工内容为：*********，工程于****年**月**日开始施工至****年**月**日竣工验收。
工程照片共计**张，详实记录着施工过程、施工工艺、施工质量及上级有关职能部门的监督、检查、指导情况，准确的反映了工程实际状况。
本工程建设单位为*********，由*******设计，******公司监理。
********公司勘测，********监督，********承包施工。
其中*******由**综合楼、附属用房、………组成，总体规划占地面积为**亩，占地面积约为***亩，总建筑面积3877.7m2，********由**综合楼、附属用房……组成。
规划占地面积20.20亩，总建筑面积3676.79m2，其中地下室建筑面积为****m2。
******为框架结构，工程等级为：Ⅲ级，抗震设防烈度为：七度。
建筑结构设计使用年限为50年。
二、总体介绍1、施工过程：工程测量，主要使用经纬仪和水准仪进行工程定位测量，施工管理人员严格按照图纸及施工规范进行放线，做好轴线及定位点标记，监理现场旁站并进行复测，发现问题及时与管理人员沟通解决，经复核合格后，进行下道工序施工。
基坑开挖监理旁站，选用有资质的钎探公司，委派专业人员进行地基钎探，做好安全保障措施，基坑开挖完成后由建设单位组织，设计院、勘测公司、监理单位、施工单位人员参与地基验槽。
模板工程、钢筋工程、混凝土浇注工程的施工，由施工单位进行工程自检，符合施工图纸及规范要求后，报监理工程进行验收，整个验收过程采用卷尺进行测量，并对照施工图纸复合模板安装和钢筋绑扎位置及尺寸，混凝土浇注采用自动控制系统，用塑料薄膜进行封包养护，砌体工程、防水工程，外墙保温工程及外墙饰面砖粘贴工程，用线绳挂线确保横平竖直，室内装饰装修工程按照施工图纸和甲方下发变更文件进行施工，暖通、给排水、照明系统等均经过调试，可以正常使用。
施工资料由专职资料员进行整理，按照施工顺序及时上报，负责对工程资料收集、整编、归档，确保资料真实、有效、齐全。
01照片档案总说明
照片档案总说明一、工程概况工程名称（合同名称，应与交工技术文件一致）工程由****公司承建，于2006年10月份开工建设，2007年11月27日竣工验收。
（工程地理位置）本工程位于连云港市北郊，临洪闸下游800m临洪河东侧。
（工程规模）泵站工程等别属Ⅰ等，工程规模为大(1)型，主要建筑物为1级，次要建筑物为3级。
（工程建设背景）泵站原装有机组12台套，设计扬程3.8m，水泵叶轮直径3.1m，电动机功率3000kW，设计最大抽排能力360m³/s，总装机容量36000kW。
由于原泵站建设周期过长，许多设备已属淘汰产品，工程运行中存在许多隐患。
（工程主要内容）本次工程建设的主要内容为：对存在病害的水工建筑物及附属设施进行加固维修或更新改造；更换主电机、主水泵12台套；更换高低压开关设备及控制、保护系统；对辅机系统和金属结构进行维修；对临洪东泵站变电所进行更新改造，更换2台主变和开关设备；增设信息化管理系统等。
二、照片档案概况本工程照片共由46张照片组成：其中包括主厂房建筑、澄清池建筑、生水箱建筑及循环水、排污水脱盐处理安装工程各4张。
主厂房建筑采用了反映基础建设，主厂房建筑框架基础回填土施工，反映过程建设主厂房砌墙强施工，主厂房墙体完工及竣工内容的场景照片。
澄清池建筑采用了澄清池基础、澄清池钢筋绑扎、#2澄清池竣工及#1、2澄清池整体完工时的建筑物景照片。
生水箱建筑采用生水箱基础、生水箱箱体钢筋绑扎，生水箱顶部施工完工、生水箱建筑整体竣工的照片。
循环水、排污水脱盐处理安装工程采用的是澄清池系统设备安装、生水箱管道、设备安装工程竣工、超滤反渗透装置调试及菏电三期工程循环水、排污水脱盐处理整体工程竣工的场景照片，系统、全面地反映了工程建筑、安装过程及竣工时的真实面貌及场景。
三、其他说明本单位工程照片档案的整理，按照上级和本企业基建项目档案管理有关照片档案的整理规范及要求进行。
编制人：年月日审核人：年月日照片档案总说明编制人：年月日审核人：年月日。
江西省档案馆照片类电子档案元数据方案
江西省档案馆照片类电子档案元数据方案Metadata specification for Photographic Electronic Recordsof Jiangxi Archives（Version 1.0）江西省档案局（馆）2015年1月目次前言 (V)引言 (VI)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 元数据实体及描述方法 (3)4.1 元数据实体 (3)4.2 元数据实体构成 (3)4.3 元数据元素的描述方法 (8)5 文件实体元数据元素描述 (9)5.1 文件标识符 (9)5.2 档案门类代码 (9)5.3 档案馆代码 (10)5.4 组织机构代码 (10)5.5 聚合层次 (11)5.6 档号 (12)5.7 题名 (12)5.8 摄影者 (13)5.9 著录者 (14)5.10 审核者 (14)5.11 时间 (15)5.11.1 摄影时间 (16)5.11.2 数字化时间 (16)5.11.3 处理时间 (17)5.12 主题 (18)5.12.1 地点 (18)5.12.2 人物 (19)5.12.3 背景 (19)5.13 拍摄位置 (20)5.13.1 GPS版本 (21)5.13.2 纬度基准 (21)5.13.3 纬度 (22)5.13.4 经度基准 (22)5.13.5 经度 (23)5.13.6 海拔基准 (24)5.13.7 海拔 (24)5.13.8 方向基准 (25)5.13.10 国际协调时间 (26)5.14 体裁 (27)5.15 文字说明 (27)5.16 保管期限 (28)5.17 附注 (28)5.18 存储 (29)5.18.1 在线存址 (29)5.18.2 离线存址 (30)5.19 外部文件标识符 (31)5.19.1 外部文件标识符值 (31)5.19.2 外部文件标识符类型 (32)5.20 捕获设备 (32)5.20.1 设备类型 (33)5.20.2 设备制造商 (34)5.20.3 设备型号 (34)5.20.4 设备序列号 (35)5.20.5 设备感光器 (36)5.20.6 软件类型 (36)5.20.7 软件名称 (37)5.20.8 软件版本 (38)5.20.9 软件生产商 (38)5.21 信息系统描述 (39)5.22 权限 (40)5.22.1 控制标识 (41)5.22.2 版权信息 (41)5.23 来源 (44)5.23.1 获取方式 (44)5.23.2 来源名称 (45)5.24 电子档案名 (46)5.25 电子档案生成方式 (46)5.26 文件编码标识符 (47)5.27 文件大小 (47)5.28 格式 (48)5.28.1 格式名称 (48)5.28.2 格式版本 (49)5.28.3 格式描述 (50)5.28.4 格式转换于 (50)5.29 图像参数 (51)5.29.1 水平分辨率 (51)5.29.2 垂直分辨率 (52)5.29.3 图像高度 (53)5.29.4 图像宽度 (53)5.29.5 色彩空间 (54)5.29.7 长宽比 (57)5.29.8 位深度 (57)5.29.9 每样本位数 (58)5.29.10 每像素样本数 (60)5.29.11 字节序 (60)5.29.12 方向 (61)5.29.13 头文件信息 (61)5.29.14 压缩 (62)5.30 文件关联 (64)5.30.1 关联文件标识符 (64)5.30.2 文件关系类型 (65)5.30.3 文件关联 (66)5.30.4 文件关系描述 (66)5.31 文件编码数据 (67)5.32 编码数字签名 (67)5.32.1 编码签名格式描述 (68)5.32.2 编码签名时间 (69)5.32.3 编码签名者 (69)5.32.4 编码签名 (70)5.32.5 编码证书 (71)5.32.6 编码证书引证 (71)5.32.7 编码签名算法 (72)6 业务实体元数据元素描述 (73)6.1 文件业务 (73)6.1.1 处置计划 (73)6.1.2 处置历史 (77)6.2 职能业务 (80)6.2.1 业务类型 (81)6.2.2 业务名称 (81)6.2.3 业务开始时间 (82)6.2.4 业务结束时间 (83)6.2.5 业务描述 (84)7 机构人员实体元数据元素描述 (85)7.1 机构人员标识符 (85)7.2 机构人员代码 (85)7.3 机构人员类型 (86)7.4 机构人员名称 (87)7.5 机构人员隶属 (87)8 法规实体元数据元素描述 (88)8.1 法规标识符 (88)8.2 法规类别 (89)8.3 法规名称 (89)8.5 生效时间 (91)9 关系实体元数据元素描述 (91)9.1 关联实体标识符 (91)9.2 实体关系类型 (92)9.3 实体关系 (93)附录 A （资料性附录）照片类电子档案元数据表 (94)附录 B （资料性附录）照片类电子档案元数据著录模板 (102)参考文献 (110)前言本方案由江西省档案局提出本方案起草单位：江西省档案局（馆）本方案主要起草人：汪晓勇、刘平原、毛海帆、李鹏达、田丹华、傅培超、叶超引言为保障照片类电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性，系统有效地记录电子档案管理过程，特制定本方案。
照片档案整理规则
照片和底片分别整理
收集 鉴定 整理 保管
3、 底片的整理：
分类 底片号的登录 底片袋的标注 入册 (放置) 编目 底片册的排列
（7）底片的编目
① 册内备考表 册内备考表项目包括：本册情况说
明、立册人、检查人、立册时间。册内
备考表应放在册内最后位置。本册情况 说明：填写册内底片缺损，补充、移出、 销毁等情况。对底片册立册以后发生或 发现的问题，应由有关的档案管理人员 填写说明，并签名、标注时间。 ②底片册的封面 底片册的封面应印制“底片册’字样。 ③底片册的册脊 底片册册脊的项目包括：全宗号、保管 期限；起止张号、册号。
（1） 底片的分类： 在一个全宗内按保管期限分类。 永久 ：2001年……2002年…… 长期: 2001年……2002年…… 短期: 2001年……2002年……
（2） 底片的编号 底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺 序的一组字符代码，由全宗号、保管期限 代码、张号组成。其格式如下： 全宗号—保管期限代码—张号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码：分别用“1、2，3”或“Y、 C、D”对应代表永久、长期、短期。 张号：在同一全宗同一保管期限内底片的 排列从“1”开始的顺序编号。
31-Y-112……
31-Y-2-1 31-Y-2-2 31-Y-2-3 31-Y-2-4 31-Y-2-5 31-Y-2-6
31-Y-2-7 31-Y-2-8 31-Y-2-9 31-Y-2-10 31-Y-2-11
31-Y-212
31-Y-213……
项目照片档案及特殊载体的整理要求
项目照片档案及特殊载体的整理要求在一个项目中，照片档案和特殊载体的整理是非常重要的。
它们记录了项目的进展、成果和重要的时刻，也可以作为以后回顾和宣传的证据。
因此，对于这些照片和特殊载体的整理，有一些重要的要求和步骤。
首先，对于照片档案的整理，最基本的要求是按照时间顺序进行归类。
这样可以确保照片能够按照项目的发展顺序进行查找和使用。
可以根据照片的日期、时间和具体的事件进行分组。
在整理的过程中，可以使用电子文件夹或相册软件来帮助管理和分类照片。
如果有需要，还可以根据照片的主题、人物或地点等进行二次分类。
其次，照片的整理还要注意保留原始文件。
原始文件是照片的最基本形式，包含了照片的最高质量和信息。
因此，在整理照片的过程中要确保原始文件的保存和备份。
可以将原始文件存储在一个专门的文件夹或硬盘中，以防止意外删除或丢失。
同时，可以通过命名方式或元数据的添加来标记照片的基本信息，以便在查找和使用时更加方便。
另外，对于其他特殊载体如幻灯片、海报或手绘图等，也需要进行相应的整理。
可以使用文件夹或袋子来保护这些特殊载体，同时可以在每个文件夹或袋子上标明相应的信息，以便于查找和管理。
对于一些特别重要的载体，还可以考虑制作数字化的备份，以防意外损坏或丢失。
最后，对于整理完的照片档案和特殊载体，还应该进行定期的备份和归档。
可以将这些文件复制到一个备份硬盘或云存储中，以防止数据丢失。
同时，也可以制作一份备份的清单或目录，方便查阅和管理。
总而言之，照片档案和特殊载体的整理对于项目的后期管理和宣传起着非常重要的作用。
通过按照时间顺序归类、保留原始文件、添加基本信息、定期备份等措施，可以确保这些资料能够长期保存和有效地使用。
这样不仅可以方便项目的回顾和总结，也可以为项目的宣传和推广提供有力的支持。
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照片档案总说明
工程名称长沙市**通道绿化工程工程地点长沙市*
建设单位长沙市**有限公司设计单位***设计研究院有限公司
监理单位长沙***监理有限公司施工单位湖南省**园林景观建设有
限公司
开工日期2013年10月30日竣工日期2014年1月31日
工程概况
长沙市**通道绿化工程，建设单位是长沙市**有限公司，设计单位是**设计研究院有限公司，监理单位是长沙**监理有限公司。
由我公司湖南**建设有限公司施工，主要内容为绿化种植、路边停车位、园路、广场以及上坡台阶等的浇筑铺装工作。
在施工期间，我方完成5000株乔木、5200株灌木球、40000㎡地被及草皮的栽植、1900㎡园建基础及饰面工作。
总面积约为41000平方米。
本档案记录了本工程施工照片及各部位的完成效果图，完整的反映了本工程的概况。
共有照片 33张。