常见电子文件的元数据分析
第三章 电子文件
第三章电子文件第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档第一节电子文件概述1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据1.1电子文件的含义学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：《电子文件归档与管理规范》( GB/T18894-2002) ：《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）1.1电子文件的含义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》)理解电子文件的含义主要把握以下内涵：★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。
1.2电子文件与相关概念的辨析机读文件虚拟文件数字文件电子档案1.3电子文件的基本特点·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。
·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。
特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。
两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。
1.4电子文件的种类·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；·按文件功能可划分为主文件、支持文件；·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。
电子文件管理课程练习题及正确答案
电子文件管理课程练习题及正确答案一、单选题1、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。
A、版式文件2、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。
原载体同时保留时间不少于4年。
D、43、（）是解决电子文件管理的重要工具。
A、元数据4、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。
D、JPEG5、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
A、逻辑归档6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。
原载体同时保留时间不少于（）年。
D、47、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。
原载体同时保留时间不少于4年。
D、48、（）是解决电子文件管理的重要工具。
A、元数据9、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。
”B、机读目录10、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。
D、RTF二、多选题1、常见的检索方式有（）。
A、精确检索B、模糊检索C、多条件检索2、电子文件的易操作性表现在（）。
A、易复制C、易制作D、易修改3、电子文件利用效益分析应走（）的道路。
B、量化分析C、科学分析4、常见的操作系统有（）。
A、WindowsB、DOSC、LinuxD、Unix5、电子文件是（）两个概念的交集。
C、文件D、数字信息6、《电子文件归档与管理规范》中就保证电子文件有效性的规定有（）。
B、迁移D、转换7、《电子文件归档与管理规范》规定保存音频电子文件以（）为通用格式。
B、MP3C、WAV8、电子文件的易操作性表现在（）。
A、易复制C、易制作D、易修改9、常见的视频文件格式有（）。
A、MOVB、AVIC、ASFD、MPEG10、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。
A、XMLB、RTFD、TXT11、电子文件的特性包括（）。
电子文件考点总结
★电子文件的概念，特征，种类**概念：电子文件是以代码的形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
**特征：一是由电子计算机生成处理的。
二以二进制数字代码记录和表示。
**种类：●按信息存在形式分类：1.文本文件2.数据文件3.图形文件4.图像文件5.影像文件6.声音文件7.命令文件（计算机程序）●按文件的功能分类 1.主文件2.支持性文件3.辅助性、工具性文件●按文件的生成方式分类 1.直接生成的原始文件（原生性电子文件）2.非原生性电子文件★电子文件的特点：一，信息的非人工识读性二，系统的依赖性三，信息与特定载体的可分离性四，信息的易变性五，信息存储的高密度性六，多种信息媒体的集成性七，信息的可操作性★电子文件鉴定工作的影响因素：1.电子文件数量的增长 2.电子文件信息的易逝性 3.电子文件的软硬件依赖性 4.电子文件信息的相关性 5.电子文件信息存储的高密度性★电子文件著录：是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果。
★电子文件著录特点：（1）全要素：对于电子文件而言，需要描述的对象包括电子文件的三要素：内容、结构和背景；对电子文件管理系统的著录不仅包括文件生成时所在的系统，还应包括文件管理，利用，保存，迁移后所在的所有系统。
（2）全过程：著录将贯穿于电子文件的整个生命周期，包括文件编制，处理，归档，迁移，利用等全过程。
（3）综合性：著录手段的综合性，自动著录和人工著录相结合。
（4）多级性：电子文件呈现出多个级别，多个层次。
针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同的。
★元数据：由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据。
★元数据与注录信息的联系与区别：**在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接转化为规范的著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息。
电子文件
第一章电子文件产生与发展的社会背景第一节信息技术的历史演变与文档工作一、信息技术的定义：凡是能扩展人的信息功能的技术，都是信息技术。
从当代的角度来看，它主要是指利用电子计算机和现代通信手段实现获取信息、传递信息、存储信息、处理信息、显示信息、分配信息等的相关技术。
二、与文档工作相关的信息技术工具：1、文档物质载体工具：纸张、金石、龟甲、竹简、木牍2、文档信息记录符号工具：文字、图像、声音三、信息技术的历史演变的三个阶段：1、无技术工具时代（无文档时代）：在信息管理与传播领域里，在文档工作之前，人类首先经历一个无体外物质工具时代，称“示现时代”（示现媒介即面对面传递信息的媒介，如口语和表情、动作、眼神等非语言符号，是由人体感官或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的传递过程。
）又称“口语时代”。
2.单一再现技术工具时代及其文档工作：这一时代产生的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及其相关载体等。
再现时代的技术工具具有很强的单一性，因此称之为再现技术工具时代，其特点如下：1)在信息记录与接受的过程中只需用单一技术工具；2)其所采用的物质载体具有较强的单一性，纸张就是纸张，胶片就是胶片，他们之间不存在互通；3)记录手段存在单一性，绘画、文字、摄影等直接表现信息内容，在他们之上并不存在类似数码的另一层次的表现手段；4)由于信息记录手段的不同，其可分为手抄时期的文档工作与印刷时期的文档工作。
3.叠加技术工具时代的文档工作：主要是指计算机时代，特点如下：1)信息技术与传播的工具主要依赖于计算机；2)绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了数字、数字化，实现了传统工具的集合——多媒体；3)载体可以多种选择，以往信息与载体——对应关系被打破，信息记录与传播走向全新时代。
第二节现代信息技术的产生与发展1.电子计算机发展过程2.电子计算机趋势3.计算机网络：凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机，终端及其附属端设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。
电子地文件资料元大数据要求要求规范
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件管理教程 第11章
第二节 电子文件元数据标准
三、典型电子文件元数据标准 • 其他典型电子文件元数据标准 • 我国档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》 （DA/T 48-
2009），美国伯克利大学制定的、现由美国国会图书馆负责维护 的元数据编码和传输格式（METS）都是常见的元数据结构标准、 元数据封装标准
第四节 文件保存机构的元数据管理
一、文件保存机构元数据管理的内容与职责分工
• 元数据管理的内容
• 与文件形成机构类似，文件保存机构开展的元数据管理也包括业务层和 支撑层两个层次的内容：形成、捕获和管理元数据，以及制定、实施、 维护和管理元数据规则及元数据结构
• 元数据管理的职责
• 文件保存机构内部承担元数据管理职责的人员主要包括：电子文件（ 此 时可称之为电子档案）日常管理人员、元数据工作负责人、信息技术人 员和主管领导
第十一章 电子文件元数据
元数据、元数据元素、元数据语义和语法的基本概念 电子文件元数据的特点 电子文件元数据的作用 电子文件与元数据的关系 文件管理元数据和文件保存元数据的区别和联系 电子文件元数据标准的类型 文件形成机构元数据管理的内容 文件管理元数据方案的设计 文件形成机构的元数据管理流程 文件保存元数据方案的制定 文件保存机构的元数据管理流程
• 按照元数据的适用范围
• 通用元数据和专门元数据
第二节 电子文件元数据标准
一、电子文件元数据标准的作用 • 提供实践指导 • 提高系统的互操作性 • 有助于追踪管理过程
第二节 电子文件元数据标准
二、电子文件元数据标准的类型 • 按照标准的层级划分
• 国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、企业标准等多种类型
政府电子文件元数据管理及其标准化构建研究
学术研讨政府电子文件元数据管理及其标准化构建研究■ 宁燕凌 陈其胜 朱 彬 彭文锋 史根强 邓 频（广东省惠州市质量技术监督标准与编码所）摘 要：随着我国数字化发展进程的不断加快，全面提升政府电子文件元数据管理水平已经成为政府政务质量的重要抓手。
为此，本研究从政府电子文件和元数据的内涵解读入手，对政府电子文件元数据管理的可行性策略，以及我国政府电子文件元数据标准化构建的路径加以明确。
关键词：政府电子文件，元数据，管理，标准化DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.20.004Research on Government Electronic Document Metadata Managementand Its Standardizaton ConstructionNING Yan-ling CHEN Qi-sheng ZHU Bin PENG Wen-feng SHI Gen-qiang DENG Pin （Guangdong Huizhou Quality and Technology Supervision Standard and Coding Institute）Abstract:With the continuous acceleration of China’s digital development process, comprehensively improving the management level of government electronic document metadata has become an important measure for the quality of government services. For this reason, this paper starts from the interpretation of the connotation of government electronic documents and metadata, and clarifi es the feasible strategy of government electronic document metadata management and the path of standardization construction of government electronic document metadata in China. Keyword: government electronic documents, metadata, management, standardization随着数字时代的全面开启，“数字化”不仅成为当今时代的热词，更是各领域当下和未来发展的努力方向，政府政务的数字化时代也随之开启。
第九章 元数据与电子文件管理
元数据与电子文件管理
第一节 元数据的概念
一、元数据在档案管理中的应用
在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统 的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单 和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户 快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被 转移到产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。 在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重 要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们 管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。
第三节
元数据的设计与实施
（二）元数据实施的基本方式 1. 一体式 2. 分体式 3. 混合式
第四节
元数据元素集
一、元数据元素集的内涵
元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是 提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元 数据标准来看，其主要内容是元数据元素集 （Metadata Element Set），元数据元素集是指需要 捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。这些 元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用 条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。Βιβλιοθήκη 四、元数据在电子文件的维护阶段
（一）在电子文件的鉴定与归档环节 （二）在电子文件的整序与保护环节 （三）在电子文件的检索和利用环节 （四）脱机电子文件的管理
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第五节
基于元数据的电子文件管理
五、元数据应用于电子文件管理的意义
元数据应用于电子文件管理能够解决电子文件管理中的 三大难题：即电子文件的长期可用、电子文件的真实性 和电子文件的完整性。 元数据应用于电子文件管理能够改善现有的电子文件管 理模式和方法。 利用元数据管理大大降低了电子文件管理的风险。 元数据的引入将大大改进电子文件的检索和利用效率。 元数据为分布式档案信息的组织提供了整合工具和纽带， 为实现电子文件的分布式管理创造了条件。 元数据能够支持电子文件信息资源的开发。 返回
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常见电子文件的元数据集分析
实验目的:掌握常见电子文件格式特征，分析不同类型电子文件的元数据元素组成。
实验内容:首先，了解常见文本电子文件、图像电子文件、音频电子文件、视频关电子文件等格式的元数据特点，并选取对应实例分析其元数据组成，以系型数据库格式列出；然后，参考国内外的元数据标准，从保证电子文件真实性、完整性、长期可读性等角度分析，对不同类型电子文件的元数据进行归纳分析，并指出哪些元数据是必要的，哪些元数据是可选的，以及现有平台或软件还缺少哪些必要的或可选的元数据。
实验素材：见素材文件夹。
实验要求:要求掌握不同电子文件元数据的特点，理解每个元数据的含义和所能提供的信息，并使用关系型数据库格式描述元数据。
实验结果:提交打印版实验报告。
一、文本—doc格式的元数据集：
文本—PDF格式的元数据集：
总上，我认为文本文件类型的元数据集设置如下：
二、图像—TIFF格式的元数据集：
图像—JPEG格式的元数据集：
图像—GIF格式的元数据集：
总上，我认为图像文件的元数据集设置如下：
三、音频—WAV格式的元数据集：
音频—MP3格式的元数据集：
总上，我认为音频文件类型的元数据集设置如下：
四、视频—ASF格式的元数据集：
视频—WMV格式的元数据集：
总上，我认为视频文件类型的元数据集设置如下：。