城建电子文件的整理与归档
建设电子文件与电子档案管理规范标准
建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
电子文件的整理与归档
电子文件的整理与归档电子文件的整理与归档1.电子文件的整理。
它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。
电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。
就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。
文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。
著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。
在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。
这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。
但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
二是组织建立数据库。
主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。
要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。
分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
其次对电子文件的登记。
电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。
特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。
有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。
2.电子文件的归档。
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。
不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。
建设项目文件归档要求与档案整理规范
〔3〕施工技术文件应按单项工程的专业、 阶段整理：检查验收记录、质量说不定及监 理文件按单位工程整理。
〔4〕设备、技术、工艺、专利及调 试形成的非标准图、竣工图、设计变 更、试运行及维护中形成的文件、工 程事故处理由施工单位整理。
二、档案资料后期整理的内容及 要求
3．档案保护的专门措施， 即为延长档案的寿命而采取的如 修补等各种专门的技术处理。
❖城建档案保管工作的要求
1．保管人员要有强烈的事 业心和高度责任感。
2．要为保管工作提供必要 的物质条件
除湿机
3．要贯彻“以防为主，防 治结合〞的原那么
同时保管工作中，应当注重 日常防护工作
超音速干粉+自动喷淋+高压细水雾
1、拆钉 2、托裱或修补 3、图纸裁边 4、图纸折叠 5、装盒
装订：按档案内容有机联系 分类组合成卷，每一份内容用棉 纱线绳捆扎〔少于4页的无需纱线 捆扎〕，要求平整，不损坏资料 竣工图不需要装订。
图纸折叠方法：按A4纸张尺寸， 用“手风琴〞式折叠法，先上下， 后左右折叠，图标外翻，以便查阅。
封面和脊背
〔一〕整理的原那么
城建档案整理应遵循城建材料 的自然形成规律，保持文件材料 之间的有机联系，充分尊重和利 用原有的整理根底，便于保管和 提供利用。
〔二〕整理的内容 分类 立卷 案卷排列
分类
〔1〕划分阶段。按立项、设计、 施工、竣工四个阶段归类划分，不 同形成阶段的文件材料不能混淆在 一起。
〔2〕鉴定。按归档范围对收 集的文件材料进行鉴定，剔除不 属归档范围及重复的文件，将原 件归入工程档案。
4.城乡建设档案
在住房和城乡规划、建设和 管理活动中直形成的对国家和 社会具有保存价值的文字、图 纸、图表、声像、电子文件、 实物等各种形式的载体的历史 记录，简称城建档案。
建设工程电子文件和电子档案归档技术要求
附件1：建设工程电子文件和电子档案归档技术要求一、基本规定1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。
2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。
2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。
对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总；4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。
对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。
3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。
电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。
4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。
5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。
6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。
建设工程项目电子档案的归档应用实践
建设工程项目电子档案的归档应用实践摘要：建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，是建筑工程实体施工质量的重要保障和控制措施。
建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
随着建设工程电子文件在工程项目中的广泛应用，建设工程电子档案逐渐被重视起来。
本文对建设工程项目电子档案的归档应用实践进行探讨。
关键词：建设工程；电子档案；应用实践一、建设工程资料电子化优势1.工程项目电子文件形成（1）工程项目电子档案平台（以下简称平台）拥有齐全的表格模板库，并根据行业新规范实时更新内业资料表格模板，保障内业资料编制符合规范标准要求。
（2）平台能够实现工程各方责任主体在线协同办公，签批流程实时追踪，提高办公效率。
并通过电子签章实现建设工程电子文件在线签批，保障电子文件的合法性、完整性、可靠性及不可否认性。
（3）平台与多个建设行业相关系统对接，同步获取工程的相关信息、建筑材料检测报告、施工申报资料等电子原件，实现信息汇集、共享，大量减少纸张消耗、减少出行排放。
（4）由于工程文件涉及多方责任主体盖章，且数量极大，“盖章不齐全”的情况时有发生，靠人工排查耗时耗力，且仍存在隐患。
针对这类现象，平台能够自动进行风险预警，保证了内业资料编制质量。
（5）平台设立了资料台账，可以展示任意时间段内完成资料的状态，使工程相关责任主体对工程文件进度情况一目了然。
（6）平台基于云存储技术，将工程电子文件存储于云上，具有自动备份机制，保证资料不丢失。
相关责任主体可实时在线查询预览所需资料，大量节省资料查找时间。
2.工程项目电子文件归档整理（1）大幅度提升归档整理效率。
平台已收录各地市城建档案馆归档规范及归档文件清单，实现建立工程文件归档目录与工程文件制作目录的映射关系，并可以自动提取文件属性信息，自动生成符合城建档案馆规范要求的著录单、案卷目录、卷内目录，解决人工整理方式耗时长且易出错的问题，大幅度提升建设工程电子文件归档整理的效率。
城市建设声像电子文件收集与归档规范
城市建设声像电子文件收集与归档规范1范围本文件规定了城市建设声像电子文件的基本规定、采集与形成、收集与整理、验收与移交和元数据。
本文件适用于城市建设声像电子文件收集与归档的管理工作。
2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。
其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
CJJ/T187-2012建设电子档案元数据标准DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范DA/T50-2014数码照片归档与管理规范DA/T78-2019录音录像档案管理规范广州市城乡建设档案管理办法穗府规〔2020〕8号3术语及定义下列术语和定义适用于本文件。
3.1城市建设urban construction以规划为依据，通过建设工程对城市人居环境进行改造，对城市系统内各物质设施进行建设。
3.2城市建设声像电子文件audio-visual electronic files of urban construction在城市规划、建设、管理过程中，通过计算机、数字化摄录、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的，以声音或影像为主要呈现方式，并辅以文字说明的数字形式信息记录。
3.3城市建设声像电子档案audio-visual electronic documents of urban construction具有凭证、查考和保存价值并归档保存的声像电子文件。
3.4城市建设档案管理单位urban construction archives organization管理本地区城市建设档案工作的专门单位，负责收集、保管和提供利用城市建设档案的城市建设档案馆、城市建设档案室及其他单位。
3.5城市建设档案形成单位urban construction archives formation organization收集、形成城市建设档案的单位。
建设电子文件与电子档案管理规范
建设电子文件与电子档案管理规范Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2术语建设电子文件electronicconstructionrecords在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
株洲市住房和城乡建设局关于印发《株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法》的通知
株洲市住房和城乡建设局关于印发《株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】株洲市住房和城乡建设局•【公布日期】2022.11.01•【字号】株建发〔2022〕10号•【施行日期】2022.12.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文株洲市住房和城乡建设局关于印发株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法的通知株建发〔2022〕10号各县市区住房和城乡建设局，各有关单位、企业：为加强我市建设工程电子档案管理，根据《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)以及《国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发〈建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法〉的通知》(档发〔2016)11号〕、《湖南省住房和城乡建设厅关于推进建设工程档案电子化工作的通知》(湘建〔2018)125号〕等相关规定，结合我市工作实际，特制定《株洲市建设工程电子档案管理办法》,现印发给你们，请遵照执行。
株洲市住房和城乡建设局2022年11月1日株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法第一条为了规范建设工程电子文件归档和电子档案管理，维护电子文件和电子档案的真实、完整、可靠和安全，提高管理效率，促进信息共享，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称建设工程电子文件(以下简称工程电子文件)是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称建设工程电子档案(以下简称工程电子档案)是指建设项目在建设过程中发生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。
第三条县级以上城建档案管理机构负责对建设工程电子文件归档的业务指导和电子档案的接收、保管、利用等工作。
建设单位应当将工程电子文件归档和电子档案管理工作纳入工程建设计划和领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。
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城建电子文件的整理与归档
一、城建电子文件的整理
（一）组合
电子文件的组合应该遵循以下规则：
（1）将同一保管期限的文件组合。
（2）将同一密级的文件组合。
（3）将同一部门的文件组合。
（4）将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用。
（5）按规范著录规则建立盘内文件目录，并将电子文件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件。
（6）如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的打开和阅读。
（二）标引
标引是指对档案内容进行分析，赋予检索标识的过程。
每份电子档案内的要素需要按照规定的顺序排列。
标引就是将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。
档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了
一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反映档案，便于检索和利用。
（三）分类
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。
不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
办理完毕的电子文件，从现行电子文件目录数据库中取出其各种特征信息数据项，添加档号后，转储到档案信息检索分类库中，这个过程既是电子档案信息分类的过程，也是完全在档案信息分类控制下的电子档案实体逻辑化排列过程。
在应用软件控制下的档案信息分类数据库，构成了档案信息检索分类系统之电子目录。
该系统与电子目录阶段的电子目录有着本质的不同，它不仅有多项的、随机的、交叉的检索功能，还有对电子档案进行全文检索的功能；它的结构不仅是网状，还有自动追踪、组织控制电子档案的功能，以及在网络环境下远距离传输电子档案，实现信息共享的功能。
由上得知：该阶段的档案实体
分类完全融合到档案信息分类之中，档案分类的两个方面达到高度的统一。
所以，该阶段档案分类有以下特征：（1）智能化特征。
档案分类的整个过程，都在计算机系统的控制之下，没有一点手工的痕迹。
如智能化著录标引，电子档案随机的逻辑排列，电子档案信息检索分类体系系统对电子档案的自动追踪和组织控制，都表现出了电子档案分类的智能化特征。
（2）“无卷”特征。
电子档案的特点决定了电子档案不可能“组装”成卷，表现出档案分类明显的“无卷”特征。
（3）电子档案分类的两个方面达到了高度融合和高度统一。
（四）立卷
电子文件的分类、编目、立卷等管理方式与传统档案不同。
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理机构在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标识、著录，从而使电子文件成为一个有机整体。
技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。
用户只需给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。
（五）著录
著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。
电子文件的著录比传统著录的内容要丰富得多，除了传统的著录项目以外，一般还应包括以下相关内容：（1）制作环境。
是指电子文件制作、修改、运行所使用的软、硬件，包括软件的类型、版本等。
（2）文件类型。
即字处理、图像、图形、影像、声音、数据库、程序文件等。
（3）文件名。
文件的名称，包括文件名和扩展名。
（4）载体类型。
光盘、磁带等。
（5）存储地址。
是指存储的物理地址，包括终端号、驱动器号、路径名或统一资源地址（URL）。
（6）背景信息。
包括责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、相关文件等。
二、城建电子文件的归档
（一）归档的含义
电子文件的归档是指将具有保存价值和利用价值的电子文件由形成部门向本单位档案管理机构移交的过
程。
电子文件归档与非电子文件的归档在本质上没有区别，都是将文件的管理权限移交给档案管理机构，即将经过鉴定符合归档条件并具有保存价值的电子文件转化为档案的过程。
电子文件的归档方式可分为在线式归档和离线式归档两种。
（1）在线式归档。
主要指电子文件生成部门通过计算机网络将电子文件向本单位档案管理机构移交的过程。
档案管理机构可直接将电子文件的著录信息与电子文件本身转入档案管理系统中，以便其他合法用户查询。
（2）离线式归档。
主要指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案管理机构移交的过程。
文件管理部门向档案管理机构移交电子文件时，必须将电子文件和与其相关的著录数据、元数据和各种管理等级数据等一并归档。
（二）归档的注意事项
（1）由于鉴定工作贯穿于电子文件归档与管理的全过程，因此，档案管理机构在电子文件归档前应当进行鉴定。
鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
（2）电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。
电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
（三）归档的基本要求
电子文件的归档，除应按照普通文件的归档要求执行外，还应针对电子文件的特殊属性按以下归档要求进行：
（1）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少两套，一套封存保管，一套供查阅使用。
必要时，复制第三套，异地保
存。
（2）推荐采用以下载体：一次写光盘（CD—R）、只读光盘（CD—ROM）、磁带、硬磁盘、可擦写光盘
等。
（3）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
（4）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。
（5）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（6）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
排版|TT
-END-。