公司文件收发管理制度
公司文件的收发管理制度
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度一、目的为了加强公司文档收发管理规范化程度，提升收发效率和保障文档安全性，制定本《公司文件收发管理制度》。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括内部及外部联系人。
三、基本规定（一）文件管理1.所有文件必须按规定格式编制，并加盖公司公章；2.文件的编制应清晰、简明、具体，需要附上申请部门（个人）及主管审核签字；3.文件中涉及到的资料及附件，应与文件封底一同归档存储至文件室；4.全部公文、报告、材料等文件均使用A4规格纸张；5.向外发文应在公文信封、信纸或表头加盖公司公章；6.发文采用保密信封或挂号信邮寄，并在指定时间内发出；7.发文后，应及时在公司内部公文传阅系统上发布。
（二）文件收发1.收发员需要在文件来往系统上登记，分别记录发文、收文和传阅的信息；2.文件室需对收取到的文件进行登记及处理，并及时将文件交予相关人员；3.收发员需每天查看公司内部的电子邮件系统，全面掌握公司内外事务进展；4.收发员需要统计当天收发文件的数量，并及时做出其他。
（三）文件保管1.文件室需建立文档归档体系，并按序号分别存储在不同的柜子里面；2.归档后需定期进行保养，防止文件损坏；3.文件室需制定保密管理制度，对机密文件进行加密保存、特殊管控和记录。
（四）文件销毁1.文件室需按照文件保管期限规定，对文件予以销毁；2.要求销毁的文件必须经过相应负责人和管理人员签字确认。
四、责任和承诺1.各部门需遵守公司规定的文件收发程序及标准格式，不得将个人意见纳入文件中；2.对于错收、少收、漏收的问题，以及各种常规错误导致的事故，由相关部门负责；3.任何人不得将机密文件带离公司或向外泄露信息，如有违反将被追究相关责任；4.文件室责任人要严格遵守相关规定，并对文件的丢失、损坏、泄露等负责。
五、附则1.员工必须在日常工作中不断培训提高自身文档收发管理能力；2.文档管理办法的补充或修改，应该在保证公司效益和职工安全和事业发展前提下制定；3.本规程自颁布之日起施行，如有不当之处，待逐步完善或修订。
公司对外收发文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。
第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。
第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。
2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。
3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。
4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。
5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。
第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。
第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。
第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。
第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。
第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。
第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。
第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
公司收发文及文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件收发、传阅、归档等工作规范、高效，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各岗位涉及文件收发、传阅、归档等工作的相关人员。
第三条公司文件管理应遵循以下原则：1. 依法管理，确保文件安全；2. 规范操作，提高工作效率；3. 明确责任，确保文件质量；4. 保密意识，严格保密规定。
第二章文件分类与编号第四条公司文件分为以下类别：1. 行政文件：包括公司章程、规章制度、决议、决定等；2. 业务文件：包括合同、协议、报告、计划等；3. 档案文件：包括公司档案、历史资料、重要文件等；4. 其他文件：包括会议纪要、通知、便函等。
第五条公司文件编号由类别编号、年份、序号组成。
第三章文件收发第六条文件收发工作由公司办公室负责。
第七条收文流程：1. 收到文件后，应立即进行登记，填写《文件登记簿》；2. 对文件进行初步审核，确保文件内容符合公司规定；3. 将文件分类、编号，并送至相关部门或个人；4. 对无法确定接收部门的文件，应报请领导审批。
第八条发文流程：1. 部门或个人提出发文申请，经领导审批后，由办公室统一办理；2. 办公室对发文内容进行审核，确保符合公司规定；3. 对发文进行分类、编号，并制作文件；4. 将文件送达相关部门或个人。
第四章文件传阅第九条文件传阅由办公室负责，按以下程序进行：1. 根据文件内容，确定传阅范围；2. 编制《文件传阅单》，明确传阅人、传阅时间；3. 将文件传阅单及文件送至传阅人；4. 传阅人阅毕后，签字确认，并将文件退回办公室。
第五章文件归档第十条文件归档工作由办公室负责，按以下程序进行：1. 文件传阅结束后，办公室进行整理、分类；2. 对文件进行编号、登记，并填写《文件归档登记簿》；3. 将文件按类别、年份、序号顺序排列，放入档案柜；4. 定期对档案进行清理、检查，确保档案安全、完整。
第六章保密与安全第十一条公司文件涉及保密内容的，应严格执行国家保密法律法规，加强保密管理。
公司公文文件收发管理制度
一、总则为加强公司公文文件的管理，确保公文文件的及时、准确、安全传递，提高公文处理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有公文文件的收发、传递、登记、存档等工作。
三、公文分类1. 通用公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
2. 专用公文：包括合同、协议、招投标文件、工程设计文件等。
四、公文收发流程1. 收文（1）收文人员应按时到指定地点领取公文，并做好领取登记。
（2）收文后，应及时检查公文是否齐全、完整，如有缺页、破损等情况，应及时报告相关部门。
（3）对收到的公文进行分类，分别登记在收文登记簿上。
（4）对紧急公文，应立即呈报领导审批，并按领导批示办理。
2. 发文（1）发文部门应将拟发的公文提交至办公室审核。
（2）办公室对公文进行审核，确保公文格式、内容符合要求。
（3）审核通过的公文，由办公室负责人签发。
（4）签发后的公文，由办公室统一编号、打印、装订。
（5）发送公文时，应注明收件人、发送日期，并做好发送记录。
五、公文登记1. 收文登记：收文人员应详细记录收文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。
2. 发文登记：办公室应详细记录发文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。
六、公文存档1. 收文档案：收文部门应将收到的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。
2. 发文档案：办公室应将发出的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。
七、监督检查1. 办公室负责对公文收发管理工作进行监督检查，确保公文处理工作规范、高效。
2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关责任。
八、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
特此通知。
【公司名称】【发布日期】。
公司文件收发管理制度[4]
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公司文件收发管理制度一、制度目的本制度旨在规范公司内部文件的收发流程，确保文件的安全性、准确性和时效性，提高工作效率，保障企业信息的安全。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门和岗位。
三、定义1.文件：指公司内部产生的书面或电子形式的文字、图表、图片等载体，包括但不限于信函、会议纪要、报告、合同、备忘录等。
2.发起人：指起草、编制文件并发起文件传阅的人员。
3.承办人：指负责处理和执行文件相关事务的人员。
4.文件管理员：指负责管理公司文件，包括文件存档、审批等事宜的人员。
四、文件收发管理流程1. 文件发起流程1.发起人根据需要起草文件，确保文件内容准确、完整、规范。
2.发起人在文件上明确文件标题、日期、发起人姓名和部门。
3.发起人根据文件性质和紧急程度确定文件的分类，并选择合适的审批流程。
4.发起人将文件以电子或纸质形式提交至文件管理员。
2. 文件审批流程1.文件管理员接收到文件后，核对文件的完整性和合规性。
2.文件管理员根据文件的分类和审批流程，将文件转交给相应的审批人员。
3.审批人员按照规定时间对文件进行审批，并在文件上签署相关意见和日期。
4.一经审批通过的文件，文件管理员将其归档并记录在公司文件档案中。
3. 文件承办流程1.一经审批通过的文件，文件管理员将文件转交给指定的承办人。
2.承办人按照文件内容和要求，处理相关事务，并及时反馈处理情况。
3.承办人应确保文件的保密性，不得将文件透露给未经授权的人员。
4.承办人完成文件承办工作后，将文件归还给文件管理员，并注明处理情况。
4. 文件存档管理流程1.文件管理员负责对所有文件进行存档管理，并设置相应的文件存档系统。
2.文件管理员将文件按照分类、日期和编号归档，并妥善保存。
3.文件管理员定期检查文件存档系统，确保文件的完整性和安全性。
4.文件管理员根据公司规定的文件保存期限，对过期文件进行销毁或迁移归档处理。
五、考核标准1.发起人的考核标准：•文件的准确性、完整性和合规性。
公司文件收发管理制度[3]
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公司文件收发管理制度一、总则公司文件是公司内部沟通、协作和决策的重要工具，为了保证文件的有效性、及时性和安全性，制定本《公司文件收发管理制度》。
本制度适用于公司内各级部门、岗位和人员在处理文件收发过程中的规范行为和要求。
二、文件的定义1.文件：指公司内部涉及业务活动、管理运作、决策、沟通等方面的文字、表格、图纸、电子文件等载体形式的记录。
2.收文：指接收内外部单位或个人送达的文件。
3.发文：指由公司主动发出、向内外部单位或个人送达的文件。
三、文件收发的基本原则1.及时性原则：文件的收发应及时进行，确保信息在最短时间内传达并得到响应。
2.准确性原则：文件的收发应准确无误，避免信息失真或误导。
3.保密性原则：对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应严格保密，并采取必要的保护措施。
4.归档原则：对于重要文件应进行归档管理，方便后续查阅和追溯。
四、文件收发流程1.收文流程–接收：由部门负责人或指定人员负责接收各类文件，包括信函、报告、通知、合同等，并签署接收单。
接收单应记录文件的标题、发送单位、接收日期等基本信息。
–分发：根据文件的内容和涉及的部门、岗位，负责人进行合理的分发安排，并在收文登记表上记录分发情况。
–阅览：接收部门的相关人员应按照文件的重要性和紧急程度进行阅览，确保了解文件的内容和要求。
–批示：针对需要进一步操作、反馈或处理的文件，由相关负责人进行批示，并在收文登记表上记录批示意见。
–签收：对于需要回复的文件，接收部门应按时完成回复并签署回复单，并将回复件及时送达给发送单位。
2.发文流程–编制：由负责人或指定人员根据需要编制发文稿，确保发文内容准确、清晰、简明。
–审核：发文稿应经过所属部门负责人审核，确保与公司政策和要求相符。
–签发：经审核通过的发文稿由公司高层负责人签发，并在发文登记表上记录签发日期和负责人。
–分发：根据发文的内容和涉及的部门、岗位，由负责人进行合理的分发安排，并追踪分发情况。
关于公司文件收发管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件收发管理工作，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的收发、传递和处理。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保文件在规定时间内送达相关部门和人员。
2. 准确性：确保文件内容完整、准确无误。
3. 安全性：确保文件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。
4. 规范性：严格按照文件管理程序进行操作。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：1. 重大决策文件：涉及公司战略发展方向、重大投资决策等文件。
2. 行政管理文件：涉及公司行政管理、人事调动、薪酬福利等文件。
3. 业务文件：涉及公司业务运营、项目管理、市场拓展等文件。
4. 通知公告：涉及公司内部通知、活动安排、重要事件等文件。
第三章文件收发流程第五条文件收发流程如下：1. 文件收件：（1）收件人应认真核对文件名称、份数、密级等信息；（2）对收到的文件进行登记，填写《文件登记簿》；（3）对文件进行分类整理，分别存放。
2. 文件分发：（1）根据文件性质，将文件分发给相关部门和人员；（2）在分发文件时，应确保文件到达指定人员；（3）对分发情况进行记录，填写《文件分发记录表》。
3. 文件传递：（1）传递人员应确保文件在规定时间内送达；（2）传递过程中，应妥善保管文件，防止遗失、损坏或泄露；（3）传递完毕后，填写《文件传递记录表》。
4. 文件归档：（1）文件办理完毕后，应及时归档；（2）归档文件应按照档案管理要求进行分类、整理、编号；（3）归档文件应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。
第四章文件保密第六条公司文件涉及国家秘密、商业秘密或公司内部机密的，应按照国家有关保密法律法规和公司保密制度执行。
第七条文件收发人员应严格执行保密制度，不得泄露文件内容。
第五章监督与考核第八条公司设立文件收发监督小组，负责对公司文件收发工作进行监督检查。
第九条文件收发人员应按照本制度规定履行职责，对违反规定的行为，公司将予以严肃处理。
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文件收发管理制度第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。
第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
条党政分工的原则本文件(党支部和行政)由办公室归口管理(二)收文的管理条公文的签收1.所有文件(除订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对口应立即报告并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管1. 收发员(文书) 拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)文件内容和性质阅签后由收发员(文书)分送和承办阅办文件或急作应立刻呈送(或分管)阅批后分送承办阅办为文件积压误事应在当天阅签完2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件应同各后再分转3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外)第七条文件的传阅与催办1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件超过两天阅后应签名以示如有"批示"、"拟办意见"办公室应责成和人员按文件所提要求和批示办理事宜3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办理将文件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公室通知到阅文(三)发文的管理第八条发文的规定1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件2.各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与分工归口以党×字、政×字发文团体文件由党支部批转3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要批准签发第九条发文的范围：1.凡以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：(1)公布规章制度；(2)转发文件或文件精神制订的文件；(3)公布体制机构变动或干部任免；(4)公布重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；(5)发布奖惩决定和通报；(6)重大；3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对机关呈报、请示报告、决定；(2)同兄弟重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜4.日常生产、技术、管理、党群工作中图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达指示等应按制度办理经分管批准后由各科室书面或口头自行通知不用发文5.各科室如会议所作的决定都不应发文不备查考可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要(四)发文程序与要求第十条发文程序规定：1.各科室需要发文应事先向党支部、行政办公室申请；2.党支部、行政办公室同意发文后主办科室应以方针、政策和法令指示或工作需要草拟文件初稿；3.草拟文稿从本角度情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4.文稿拟就后拟搞人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿与拟稿人并签名、盖章、标定日期和密级；5.办公室应党支部、行政的要求和指示精神文件规定对文稿审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿重新拟稿；6.经办公室审查修改后的文稿送分管核稿(对文稿内容、质量)；7.对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟搞重新整理写清楚；8.需经会签的文稿应在交付打印前送会签会签；9.文稿审核会签后按批准权限的规定分别呈送党政审定批准签发；10.经批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)编号送打字室打印；11.文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名；12.文件打字后由办公室派专人按数印刷再由收发员(文书)分发并检查情况(五)文件的借阅和清退第十一条各工作人员因工作需要借阅文件需经本人签写便条对有密级的文件须分管或办公室主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应借阅登记手续就地阅看按时归还任何人将文件带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾划等第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办应对事情办妥的本文件和要求限期清退的文件收缴清退工作(为月底一小清季末一中清、年终一总清)如文件丢失查明原因和责任者并如实向报告(六)文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围：1.凡下列文件分别由办公室收发员(文书)归档：(1)机关来文包括对报告、申请的批复；(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、通知、、发言和生产工作的计划统计、季度、年度报表等；(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会例会记录；(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织的代表大会所的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；(5)有保存价值的来信来访记录及结果；(6)参加的会议带回的文件、资料及本在会上汇报表言材料等；(7)机关同志来检查视察工作的报告、指示记录本向汇报的提纲和材料；(8)反映本生产活动、先进人物事迹及工作等的音、像摄制品；(9)日志和大事记；(10)向请示批复的文件及上报的材料2.科室各团体日常工作中的活动资料由各科室、团体立卷归档第十六条立卷要求1.文件立卷应内容、名称、顺序分门别类地整理归档2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全文件、材料的完整性3.要平时立卷与年终立卷归档相的原则工作、会议的文件材料要立卷归档4.上年度的文件材料要求在下年度7月份以前整理完(七)文件的销毁第十七条多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应清理造册并按规定办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任分管的监督下销毁公司档案管理制度档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理。
其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。
各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。
每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。
其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。
归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。
外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。
借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。
阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。
需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。
过期由档案管理员催还。
需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。
否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。