邮件归档系统提升企业邮箱安全管控
邮件存档管理制度
邮件存档管理制度一、目的为了规范邮件存档管理制度，保证邮件的安全、稳定、可追溯，提高工作效率和市场竞争力，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司的全体员工，在日常工作中发送、接收、处理邮件的过程中。
三、管理要求1.邮件发送（1）以公司邮箱发送邮件，保证邮件内容真实、准确、规范。
（2）如有重要文件附件，需在邮件正文中进行说明，并在附件名称上注明文件内容。
（3）在发送邮件时，应注意邮件的主题、收件人、抄送、密送等信息填写正确，确保邮件内容不被误解。
（4）严禁发送违法、淫秽、暴力等内容的邮件，严格履行邮件相关法律法规。
2.邮件接收（1）及时查收邮件，认真阅读邮件内容，确保了解收到邮件的重要性。
（2）对于重要邮件需要及时回复或处理，对于不重要的邮件及时删除或归档。
（3）如遇到重要邮件，需注意邮件的保密性，谨慎处理。
3.邮件存档（1）对于公司重要邮件，根据邮件的重要程度和保密程度，归档处理。
（2）对于一般邮件或无需归档的邮件，及时删除或移动至垃圾箱。
（3）归档的邮件需按照时间、类别、重要性等进行分类存储。
（4）对于无需再归档存储的邮件，可以根据公司文件管理制度进行处理。
4.邮件管理（1）对于公司的重要邮件，应建立明确的责任人和审批流程，确保邮件的安全和可追溯性。
（2）邮件管理要进行定期检查和审核，确保邮件的存储安全和有效性。
（3）对于邮件存储空间的管理，需根据公司的规定进行使用，不得私自使用或泄露。
5.邮件安全（1）对于重要邮件的存档管理，要求进行定期备份，确保数据的安全性。
（2）对于邮件的安全性，需定期进行系统的加固和更新，及时处理安全漏洞。
（3）对于邮件的外发和内部转发，要求严格执行相关规定，确保邮件内容不被泄露。
6.监督检查（1）对邮件存档管理制度的执行情况进行定期抽查和监督，及时发现并处理违规行为。
（2）对于邮件管理制度的执行情况，应及时进行评估和改进，确保制度的有效性和合理性。
四、附则本管理制度自发布之日起生效，并由相关部门进行解释和执行，对于违反规定的行为，将按公司相关规定进行处理。
网易企业邮箱提供的解决方案
网易企业邮箱提供的解决方案一、背景介绍随着互联网的快速发展，企业对于电子邮件的需求越来越高。
作为一家率先的互联网企业，网易推出了一套完善的企业邮箱解决方案，旨在匡助企业提高邮件管理效率、保障信息安全和提升工作效率。
二、解决方案概述网易企业邮箱提供了一系列的功能和服务，以满足企业在邮件管理方面的需求。
以下是该解决方案的主要特点：1. 高效的邮件管理网易企业邮箱提供了全面而强大的邮件管理功能，包括邮件收发、归档、搜索和分类等。
用户可以轻松地管理和查找邮件，提高工作效率。
2. 安全可靠的邮件保障网易企业邮箱采用了先进的反垃圾邮件和反病毒技术，确保企业邮件的安全可靠。
同时，企业管理员还可以设置安全策略，如邮件过滤、白名单和黑名单等，进一步保护企业的信息安全。
3. 挪移办公支持网易企业邮箱支持多平台的挪移设备，如Android和iOS等。
用户可以随时随地使用手机或者平板电脑收发邮件，提高工作的灵便性和效率。
4. 个性化定制网易企业邮箱提供了多种个性化定制的选项，包括企业域名、企业标识、邮件模板等。
企业可以根据自身需求进行定制，提升企业形象和品牌价值。
5. 多账号管理网易企业邮箱支持企业管理员对多个账号进行集中管理。
管理员可以设置权限、分配账号、管理通讯录等，方便企业内部的协作和管理。
三、解决方案优势与其他企业邮箱解决方案相比，网易企业邮箱具有以下优势：1. 稳定可靠作为一家有着多年经验的互联网企业，网易提供的企业邮箱服务非常稳定可靠。
用户可以放心使用，不用耽心邮件丢失或者系统故障。
2. 安全保障网易企业邮箱采用了多重安全措施，保障企业邮件的安全性。
用户可以有效防范垃圾邮件和病毒攻击，保护企业的机密信息。
3. 易于使用网易企业邮箱的界面简洁直观，用户可以快速上手。
同时，网易提供了详细的使用指南和技术支持，匡助用户解决使用中的问题。
4. 良好的兼容性网易企业邮箱与各种邮件客户端和挪移设备兼容性良好，用户可以选择适合自己的工作方式，无需耽心兼容性问题。
保证企业邮件安全的措施
保证企业邮件安全的措施随着科技的不断发展，企业邮件已成为企业日常工作中不可或缺的一部分。
然而，在提高工作效率的同时，邮件泄露、病毒感染等安全问题也日益凸显。
为了保障企业信息的安全，以下是几个保证企业邮件安全的措施。
1. 自动过滤垃圾邮件垃圾邮件常常藏有病毒、诈骗链接或恶意附件等安全威胁，企业应该使用自动过滤垃圾邮件的软件。
此外，企业还可以设置邮件过滤规则，防止病毒邮件和垃圾邮件进入用户邮箱。
2. 实行严格的密码策略为保障邮件系统的安全，企业应该实施严格的密码策略。
例如，要求用户强制改变密码、设置密码复杂度，限制短时间内多次输入错误密码等。
企业还可以使用双重身份验证、指纹识别等技术措施，进一步提升密码的安全性。
3. 安装杀毒软件和防火墙企业应该安装杀毒软件和防火墙等安全保护工具，防止病毒和黑客攻击等安全威胁。
此外，为避免企业邮件系统出现漏洞，企业应定期更新安全补丁和操作系统，保持系统的最新版本。
4. 定期开展安全培训企业应该定期开展针对邮件安全的培训，向员工普及安全知识和技能。
培训内容包括，如何辨认诈骗邮件、如何避免电脑病毒攻击、如何备份重要数据等。
企业还可以通过演练等形式，不断提升员工的安全意识和应对能力。
5. 隐私保护企业应该保护用户的个人隐私，不得擅自查看、转发或泄露其邮件内容。
为此，企业应明确隐私保护政策，采取技术和管理措施，保障用户隐私权。
总结以上是保证企业邮件安全的几种措施，企业应该综合考虑自身情况和需求，选择适合的安全保护方案。
邮件安全是一项长期而不断更新的工作，企业应该与时俱进，持续提高安全意识和应对能力，确保企业的信息安全。
企业邮件归档管理制度范本
企业邮件归档管理制度范本一、目的和意义为了加强企业邮件的管理，确保邮件的及时、准确、完整地传达给收件人，提高工作效率，防止邮件丢失、泄露等重要信息，特制定本制度。
本制度规定了企业邮件的发送、接收、归档、查询和销毁等方面的管理要求，旨在建立一套科学、规范、安全的邮件管理体系。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有邮件通信，包括内部邮件和外部邮件。
三、邮件发送和接收1. 企业应采用正规的邮件服务提供商，确保邮件系统的稳定性和安全性。
2. 企业应设立专门的邮件管理团队，负责邮件服务器的维护、管理和监督。
3. 企业内部员工应使用企业提供的邮件账号进行邮件通信，禁止使用个人邮件账号处理企业事务。
4. 邮件发送和接收应遵循企业内部通讯录规定的收件人范围，禁止向无关人员发送邮件。
5. 邮件发送前应进行必要的检查，确保邮件内容合法、合规，不得含有违法、违规、不良信息。
四、邮件归档1. 企业应建立邮件归档系统，对所有发送和接收的邮件进行归档管理。
2. 邮件归档应包括邮件的标题、发件人、收件人、发送时间、邮件内容摘要等信息。
3. 邮件归档系统应具备全文搜索功能，便于查询和检索邮件。
4. 企业应设立专门的邮件归档管理团队，负责邮件归档系统的维护和管理。
5. 邮件归档应按照邮件的类型、主题、时间等要素进行分类，便于管理和查询。
6. 企业应对归档邮件进行定期备份，确保邮件数据的安全性和完整性。
五、邮件查询和销毁1. 企业内部员工应按照职责和权限查询邮件归档系统中的邮件。
2. 邮件查询应遵循企业内部规定，不得擅自查询与工作无关的邮件。
3. 企业应建立邮件销毁制度，对过时、无用的邮件进行销毁。
4. 邮件销毁应经过审批程序，由邮件归档管理团队负责实施。
5. 邮件销毁应确保邮件数据的不可恢复性，防止邮件泄露和滥用。
六、违规处理1. 对违反本制度的邮件发送和接收行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
2. 对违反本制度的邮件归档、查询和销毁行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
邮件归档——为单位邮件安全护航
据相关权威部门调查研究表明：企业邮件60%保存于办公PC、笔记本电脑中，20%保存于没有数据保护措施的邮件服务器中，10%的企业邮件保存在具有简单备份机制的邮件服务器中，仅有10%保存在磁带、光盘及其他存储介质中。
企业邮件存在巨大数据风险！从整体看来，单位邮件数据的各种分布状况，均处于流动状态，之前的技术手段均无法对其进行合理的保护。
那么，正因为这种现状的存在，势必给邮件用户带来诸多负面影响和问题。
法规遵循2002年美国Sarbanes-Oxley法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定，上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据。
早前，摩根士丹利就因电子邮件证据提供不及时、不充分被罚款8.5亿美元的赔偿金。
自此以后，电子邮件归档这一概念渐渐进入国人视野。
2009年，由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为"中国版萨班斯法案"的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。
随后，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台。
企事业单位邮件管理的法规遵从，势在必行。
电子举证随着电子邮件在各行各业中的广泛普及与应用，电子邮件已被明文规定可以作为法律证据，具有与录音、录像同等的法律效力。
根据调查显示，至今仍有90%的单位现有电子邮件系统对于邮件数据方面均没有相关措施进行保留及管控。
近期，苹果与唯冠之争闹得沸沸扬扬，引起世人普遍关注与热议。
据悉，双方争论的焦点即iPad在中国大陆的商标使用权归属问题。
目前，案件结果暂未宣判。
前不久，苹果将此案涉及的数十封与唯冠来往的历史商业邮件作为"呈堂证供"对外发布，并声称美国及香港法院已经认可相关举证并支持其商标拥有权主张。
据了解，"唯冠与苹果事件"只是"冰山一角"，企业邮件安全存在巨大风险和隐患。
老板邮局多重防护体系 护航企业邮箱安全
企业邮箱作为企业日常办公的通信工具，公司的合同、方案、报表等文件大多都会通过邮件收发形式往来，因此企业邮箱的安全对于文件的安全保障至关重要，如果涉及企业机密的文件泄露，对于企业的影响是难以估量的。
为了给企业提供安全放心的企业邮箱环境，国内知名的企业邮箱服务商中资源老板邮局(全面布局了多重防护体系，在保护企业邮箱信息安全方面多管齐下，从创建账户到信息收发整个过程的安全都进行了全面设计。
在创建账户时，为了防止用户信息泄露，中资源老板邮局没有强制要求管理员填写个人信息，并且从“密码安全”和“登录安全”两方面着手，全面提升邮箱的安全性。
其中在密码安全方面的设置，中资源老板邮局要求用户设定的密码须为复杂性密码，并且提供管理员指定密码的有效时间，当密码过期后强制要求用户修改密码才可继续使用。
此外，管理员还可进行多角色权限设置，对用户进行授权和认证，以防止未经授权的用户登录和使用。
而在登录安全方面，中资源老板邮局更是构建了严密的多重防御体系，采取了登录短信提醒、异常登录提醒、登录二次验证、登录限制等策略。
邮箱用户绑定手机号码之后，每次登录都能收到短信提醒，以此监控是否本人操作;而登录二次验证，即用户在登录邮箱进行除密码之外的第二重验证，通过短信验证方可登录使用，这相当于给企业邮箱上了一把保险锁。
此外，老板邮局系统会记录用户每次登录的IP，如果发现异地登录的情况，会出现异常登录提示，帮助用户及时发现安全隐患。
如果企业对安全级别要求较高，邮箱管理员还可以限制用户登录老板邮局的IP地址、登录时间、登陆方式等，更全方位地把控登录行为的安全性。
一般来说，邮件信息的失窃除了遭遇密码被盗之外，常见原因就是邮件在传输过程中遭遇拦截或者窃听，因此，在保证信息在收发流动过程中的安全，中资源老板邮局除了利用内嵌clamAV杀毒引擎以及自主研发的反垃圾邮件引擎查杀病毒和木马外，还采用了SSL加密技术，对邮箱用户登录和邮件收发进行加密，确保账户密码的安全以及邮件在网络传输中不会被拦截和窃听。
提高企业邮件安全系数的好方法
提高企业邮件安全系数的好方法前段时间看到一条新闻：一位员工对老板不满，利用管理邮箱的职务之便窃取了几千封老板的邮件，这可真是监守自盗啊。
相信不少企业老板如果看到这条新闻，心中必会一凛：企业邮件的安全性竟然如此之低吗？其实提高企业邮件安全系数的方法有很多，比如增加监控等等，但我要说的是一种一举多得的好方法，既能增加邮件的安全系数，又能便于邮件管理。
这个方法就是使用企业邮件归档系统，简称EEA。
EEA安装于邮件服务器后端，将来往邮件一封不落地归档到归档服务器中。
您可能要问了，仅仅把邮件归档，就能增强安全系数吗？没错，因为归档后的邮件在安全性上增加了多重保障。
首先，每封归档邮件都会被加密，通过操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等进行访问。
操作权限控制就是不同人员给予不同权限，普通员工只能看自己的邮件，管理员可以操作管理某些人的邮件但不能看内容，领导层可以看某些人乃至全部人员的邮件，这些在安装设置的时候都能实现。
设备钥匙是指通过技术手段使归档邮件只能在本公司的电脑上正常操作阅读，离开公司看到的只是一堆乱码。
密码控制就是指凭密码访问。
系统日志监督是指管理员或审计员的任何操作都会被记录在日志上，而且日志不可更改。
这样前文中员工随意窃取老板邮件的现象就不会发生，因为每步操作都会留下清晰的痕迹。
每一封归档邮件都是严格禁止篡改的，这样就为法律诉讼提供了真实有效的证据。
进入归档系统的邮件能够保证安全，那邮件服务器中的邮件呢？这个就要由EEA的削减功能大显身手了。
EEA将邮件服务器中的邮件定期进行削减，只保留一个邮件名称。
在用户看来，一切操作习惯都没有改变，但实际上用户读取的都是已经存在于归档系统中的邮件。
削减的好处有很多，一方面可以防止有人对邮件服务器中的邮件进行违规操作，另一方面又可以将邮件从昂贵的一级存储设备迁移到经济的次级存储设备中，优化了服务器存储，降低了运维成本。
可见EEA 的削减功能使邮件的安全性进一步增强，又对邮件服务器进行了维护。
企业内部邮件系统升级通知
企业内部邮件系统升级通知尊敬的各位员工：为了提升企业内部沟通效率及信息交流的安全性和稳定性，我们决定对企业内部邮件系统进行升级。
这次升级将带来新的功能和改进的用户体验，并且能够更好地满足我们不断增长的业务需求。
本通知将向大家详细介绍升级计划、时间安排以及操作指引，敬请查阅。
1. 升级概览1.1 目标本次升级的目标是提升企业内部邮件系统在以下几个方面的能力：安全性：加强邮件传输过程中的加密措施，确保邮件内容和附件的机密性和完整性。
稳定性：优化系统架构，提升邮箱服务器的处理能力和稳定性，减少系统崩溃和邮件丢失的风险。
便利性：引入新的功能和界面改进，提升用户体验，降低使用门槛，缩短培训成本。
1.2 影响范围本次升级将影响到所有员工使用企业内部邮箱。
为了确保顺利完成升级过程，请大家务必按照指引进行操作，并注意以下事项：邮箱账号和密码不会发生变化，请根据公司规定妥善保管好自己的账号信息。
邮件系统临时关闭期间可能会导致无法收发邮件，请提前做好调整和准备。
邮箱数据将在升级过程中进行迁移，请确保自己的重要邮件已经备份到本地或其他存储方式。
2. 升级计划2.1 时间安排为了尽量减少对员工日常工作的影响，我们将在周末进行升级操作。
具体时间安排如下：日期：XXXX年XX月XX日（星期X）时间段：上午8:00至下午6:00请各位员工提前做好时间安排，以免因为升级而造成不必要的工作延误。
2.2 升级流程为了确保升级过程顺利，在此提供操作指引如下：步骤一：备份重要邮件在升级之前，请各位员工根据需要备份自己重要的邮件内容到本地或者其他存储设备上。
步骤二：登录系统在升级完成后，请使用原有邮箱账号和密码登录新版本邮件系统。
步骤三：验证账号根据新版本系统的提示，验证自己的邮箱账号是否正确。
如果验证成功，则表示账号正常；如果验证失败，请及时联系IT 部门获取技术支持。
步骤四：检查邮件登录成功后，请仔细检查自己的邮箱是否正常显示所有文件夹和已有邮件，并确认收发邮件功能是否正常。
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邮件归档系统提升企业邮箱安全管控
电子邮件从单纯的收发邮件，到邮件系统与各大办公软件协同办公，最终成为承载企事业单位核心商务信息和最重要的通讯工具，记录各种业务往来的信息交流。
随着邮件数量的日积月累，我们个人邮箱数量大多都以百万封计量。
如若突然需要找一封或一系列相关邮件，就如同大海捞针。
因为有可能已经将其删除，或忘记了主题，忘记了发件人等等。
有没有更好的邮箱管理软件可以帮忙呢?
据U-Mail邮件服务器技术人员介绍，企业只需部署邮件归档系统，即便在茫茫“邮海”里找一封记忆模糊的邮件都变得易如反掌。
只要搜索“收件人、发件人、主题、邮件正文、附件内容、附件类型、附件大小、发送IP、邮件大小、收件人数、加密附件、域名”等任何一项关联条件，就能快速定位到你想找的邮件。
且搜索到的邮件相互关联，让我们轻松掌握整个事件的前因结果。
另外,U-Mail客服人员在给有类似需求单位推荐配置邮件归档系统时，发现大多客户还是没能区分邮件归档与邮件备份的差异。
其实备份和归档就好似书库和图书馆的关系。
邮件服务器将所有的邮件打包备份，如同储备了一个相同的书库，防止意外的发生，并可随时还原，将损失将到最小，用户只能查询到自己本机的邮件数据;而归档就像给每本书进行编号分类，如同一个图书馆，我们可以快速查阅所需的图书;备份和归档相辅相成，备份是归档的前提和基础，邮件归档是归档备份的升级和优化。
很多用户都有遭遇被格式化硬盘，意外删除过邮件、电脑中毒的事情，邮件资料丢失，联系方式、合同、条款等无法挽回。
部署邮件归档系统后，所有的邮件都会保留下来，不用担心意外的发生。
如今，根据各行业不同的职能需要，不同行业对于邮件归档管理的认知和机制有所不同，大致上可区分为政府机关和企业。
政府机关
普遍来说，由于没有真正法规的要求，政府机关对于邮件归档管理机制较为忽视，唯独公安安全等机关因职务上的需求和公务类型较为独特，对于邮件归档管理的概念和机制最为重视。
一般来说，政府机关侧重「门面」防护，即防火墙机制，例如部署入侵检测，避免发生政府机构网页遭攻击、篡改。
然而，伴随着网络安全防护、灾难性意识的加强，国家政府开始重视邮件归档管理，并提出前瞻性的计划，依照机关等级的不同给予规范和防护。
集团企业
以制造业为例，由于制造业往往横跨两岸三地，因此通过邮件归档管理机制进行内部控管，以了解员工使用邮件的情况是相当常见的;除此之外，企业内部也经常通过邮件管理机制来进行流量控管，包含掌握邮件发送的人数和带宽问题，以提升日常维运效率。
另外，部分企业因业务需求和商业机密考虑，在避免新产品或重要信息曝光的前提下，邮件归档管理更显重要。
如何选择邮件归档系统
随着企业对于网络安全的意识和概念逐渐成熟，建立邮件归档管理机制对企业而言，无疑是降低营运风险与保存重要数据最必要采取的措施。
一套高性价比的邮件服务器软件是综合了产品的功能、费用、实施、维护等因素。
首先需要考虑是否具备邮件归档基本功能，包括邮件即时或定时存储、邮件查询、邮件恢复等。
还有考虑软件是否支持自己企业使用邮件的类型，多数邮件归档软件必须要求企业有制定的邮件服务器软硬件设备，如果企业本身没有邮件服务器或不满足归档软件要求的邮件服务器，那企业又需要花费大笔的费用购买，则明显是不划算。
U-Mail邮件服务器作为性价比最高的一款邮件软件，不仅稳定，安全性独具特长，邮件归档功能也能很好的满足企业邮件内容审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档定位等需要。
充分结合企业的管理策略和实际情况，为用户合理部署安全稳定性好的邮件归档，是U-Mail邮件系统为客户提供高品质服务的又一实践。
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