中建三局记录控制工作程序

中建三局记录控制工作程序

中国建筑第三工程局程序文件

记录控制程序

1目的

对记录进行有效的控制，保证记录的真实性、准确性、完整性、有效性和可追溯性，为工程质量符合规定要求和质量管理体系的有效运行情况提供客观证据，为质量管理体系改进提供依据。

2适用范围

本程序对记录的填写、收集、标识、保管、归档、借阅、保存期限和处置等作出了具体规定，适用于与质量管理体系、工程质量有关的所有记录的控制。

3引用文件

3.1 中建三局ZJS.QM101 《质量手册》

3.2 中建三局ZJS.QM202 《文件控制程序》

4术语

本程序采用GB/T19000-2000 《质量管理体系基础和术语》中有关的术语和定义。

5职责

5.1 局企业管理部负责质量管理体系运行记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

5.2 局科技部、工程部负责工程施工质量记录的控制、检查和管理。

5.3 各有关部门、公司、项目经理部负责执行本程序，使之达到相应规定要求，包括：

a)如实、按规定填写有关的记录；

b)编制记录清单，建立资料档案；

c)保存各种记录、对借阅情况登记、督促到期的记录的销毁；

d)收集来自供方的记录并注意保存。

6措施和方法

6.1 记录的产生和范围

本工程局所有质量活动均形成各种记录或报告，这些记录和报告为及时准确提供工程质量和质量管理体系运行符合规定要求提供证据，为有追溯性要求的场合提供可靠依据。在本工程局所执行的各程序文件和各种规范、标准中，均规定了形成记录的范围。

6.2记录的分类、标识和编目

6.2.1 记录的分类：

a)施工记录:与工程质量、技术管理有关并最终形成工程竣工资料的记录；

b)质量管理体系运行记录：除施工记录之外的其它所有记录。

6.2.2 本工程局范围内所有记录采用统一标识和具体编码，记录表格的标识和编码的方式见《文件控制程序》，形成记录后每份记录编顺序号(流水号)。

6.2.3 各部门、单位和项目经理部根据实际情况将已形成的记录进行编目，以便于分类保管和查找。

6.3记录填写

6.3.1 记录填写时做到字迹清晰、能准确辨认，内容完整、准确。

6.3.2 记录填写后严禁随意涂改，若确因笔误而错填、误填时，用两条平行细线将错误部分划去，在其上方补填正确内容。

6.3.3 记录中有关责任人员签名必须使用真实姓名或有文件确定的代号，不得随意用简写、缩写，一般也不宜盖章。

6.4 记录的收集

6.4.1 施工记录在工程技术部门指导下由项目经理部负责收集。项目经理部指派专人负责将已发生的施工记录按竣工技术资料的有关要求收集齐全，并整理造册，于单位工程结束后交工程技术部门审核。

6.4.2 与质量管理体系运行有关的记录在局企业管理部指导下由各部门、各单位、各项目经理部分别指定专人负责收集。各部门、各单位、各项目经理部将发生的质量管理体系运行记录收集齐全，并整理造册、分类编目后按规定的保管年限妥为保管。

6.4.3 供方与施工有关的记录由有关项目经理部督促供方指定人员收集齐全后收归本项目技术资料内。

6.5 记录的归档、保管

6.5.1 记录归档前，由各发生部门、单位和项目经理部负责管理。

6.5.2 施工记录在工程施工阶段，由项目经理部指定的专门人员收集、分类、整理，工程完工后由工程技术部门按规定途径移交或归档；质量管理体系记录由产生部门、单位、项目经理部自行保管。

6.5.3 归档的记录分类存放,编制清单,以便于查找。保管作到环境适宜，防火、防潮、防虫蛀鼠害。

6.6 记录的查询借阅

6.6.1 查询和借阅记录须经部门负责人同意。

6.6.2借阅记录时要办理手续，在表203-01 《记录借阅登记表》上注明借阅的记录名称、借阅人和归还时间。

6.6.3当合同有要求时，记录可以在商定期限内提供给业主及其代表查阅。

6.7 记录的保存期限

施工记录按档案管理的规定予以保存，质量管理体系运行记录的保存期限为三年。

6.8 记录的处置

归档的记录由档案室按照档案销毁的要求进行销毁，不需归档的记录在保存期满后，各部门根据需要按表203-02 填报《记录处置审批单》经主管领导批准后，自行销毁，对仍有参考价值的记录要标明“作废”字样。

7支持性文件

7.1 《工程技术资料管理规定》

7.2 《记录清单》

8记录

8.1 表203-01 《记录借阅登记表》

8.2 表203-02 《记录处理审批单》

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