岗位说明书的编写

第1章岗位说明书编写1.1岗位说明书的内容岗位说明书，也称为工作说明书、职位说明书，它是对一个岗位的设置目的、工作范围、职责与考核要求、任职资格等进行的描述。

企业已经岗位说明书可以建立一套职位体系，以满足自己在薪酬体系、考核、招聘等人力资源管理方面的各项要求。

一份合格的岗位说明书应可以让员工明确在实际工作中应当做些什么、怎么做、做到什么程度、做到这种程度需要什么能力、工作环境是怎样的、以后的职位通道是什么等。

规范的岗位说明书是处理复杂的人力资源管理工作的基础，它包括工作描述和工作范围两部分。

企业一般都会给每个岗位制作岗位说明书，那么岗位说明书在实际工作中的作用主要体现在哪些方面呢？图1-1列示了岗位说明书在企业管理中的6中用途。

1.1.1工作描述工作描述，又称职务描述，是对企业中各类岗位的工作性质、工作职责、工作职务与工作环境所做的规定，用来说明任职者应该做什么、怎么做以及在什么条件下去做。

它主要包括以下两个方面的内容。

1、岗位基本信息包括工作名称、部门、隶属关系、工作编号、职务等级等、示列见图1-2.图1-2 岗位说明书----岗位基本信息示例2、工作说明工作说明主要包括以下6个方面的内容。

(1)职务概述又称工作综述，用于描述工作的整体性质。

如某企业人力资源部经理的工作概述为：对公司人力资源管理工作进行协调、指导、监督和管理：负责公司的人力资源规划，员工的招聘选拔、培训、绩效考核、薪资管理，员工的激励、开发等工作以及相关制度的制定，保证公司人力自已供给和员工的工作高效率。

（2）岗位职责和权限说明任职者须完成的工作任务、承担的责任和工作权限等。

（3）工作绩效标准说明企业期望员工完成工作任务时须达到的标准。

（4）工作关系又称工作关系，说明任职者与企业内部或外部人员之间因工作关系而发生的关系（5）机器设备及其他说明岗位任职者在工作过程中所需用到的办公用品及设备。

（6）工作条件和环境说明工作地点、光照度、有无噪声干扰、工作中有无危险作业等。

1.1.2 工作规范工作规范，也称职位规范或任职资格，指胜任某职位的人员在教育水平、工作经验等方面应具备的资格和条件，它为企业员工招聘与选拔、人员录用、培训与开发等决策提供了重要的依据。

工作规范的内容主要包括以下5个方面。

1.知识要求知识要求指胜任本岗位的任职者应具备的知识水平。

（1）教育背景：从事该岗位需具备的最低学历。

(2)技能水平：从事该岗位应具备的基本技能和能力。

（3）专业知识：从事该岗位应具备的相关专业方面的知识。

（4）外语水平。

（5）其他相关的专业知识。

2、工作经验3、能力要求4、身体状况（1）身体素质：包括身高、体重、身体健康状况等。

（2）心里素质：包括观察能力、记忆能力、理解能力、学习能力、问题解决能力、语言表达能力、逻辑思维能力、兴趣和爱护等。

5、个性特质要求岗位说明书要根据企业的实际情况编制，要主要文字简洁明了、浅显易懂，内容越具体越好，避免形式化、书面化。

随着企业规模的不断扩大，岗位说明书应在一定的实际内进行修正和补充，一便与企业的发展保持同步。

1.2 岗位说明书的编制1.2.1编制方法与技巧1.岗位说明书编制步骤编制岗位说明书是企业进行工作分析和岗位研究时最重要的工作之一。

编制岗位说明书主要有以下6个步骤。

（1）做好前期的宣传动员工作在开展岗位说明书的编写工作之前，人力资源部应和企业高层领导进行沟通，让他们输了起岗位责任制的意识；在编写过程中，应动员各部门积极配合人力资源部的工作，共同完成岗位说明熟的编写工作。

（2）明确岗位说明书的内容岗位说明书由工作描述和工作规范两部分组成。

工作描述是对有关岗位的工作职责、工作内容、工作条件以及工作环境等工作自身特性进行的书面描述，而工作规范责描述了岗位对任职者的知识、能力、素质、教育背景和工作经历等方面的要求。

（3）明确岗位说明书的编写要求岗位说明书的编写需符合图1-3所示的3点要求。

图1-3 岗位说明书的编写要求（4）收集岗位信息的相关资料一般来说，获取岗位信息的渠道主要有一下3种。

了解企业已有的管理制度；和企业内部的工作人员进行沟通；有选择地参考同行业其他的岗位说明书。

（5）岗位信息的处理在这一阶段，分析人员对收集来的信息进行处理，筛选出岗位说明书所需的内容。

如遇到什么问题，应和相应岗位的工作人员或其上级领导沟通，以保证其内容的准确性。

（6）编写岗位说明书工作人员根据所收集整理的信息，从工作职责、工作权限、工作关系及岗位任职资格等方面来完成职位说明书的编写工作。

2.岗位说明书的编写（1）岗位名称和上、下级关系的编写职位名称要统一，确保职位名称与前一部分“职位设置”中的名称一致。

每个职位只能有一个上级，不能有多个上级，但可以有多个下级。

在填写“下属人员”一栏的内容时，还要注明是直接领导还是间接领导。

（2）职位概述职位概述是对某一岗位的总体工作职责和工作性质进行的简要说明，表明了该岗位的特点和工作概况。

（3）职位目的在“职位目的”一栏中，主要是说明设置这个职位的目的及完成该职位的工作对实现组织战略和目标的意义。

（4）工作职责每个职位的责任范围应根据职位所在部门或单位的职能分解来确定。

一个部门经理通常要对本部门的全部职能负责，而下属的一个职员可能只对本部门的某几项职能负责。

每个职位的工作职责按照任职人员的负责程度可分为权责、部分、支持3种。

全责是指本职位对该项任务负全部责任；部分是指本职位对该项职务只负一部分责任；支持是指本职位对该项任务支持或保障的责任。

（5）公司内外部沟通关系在职位说明书中，要明确本职位的公司内外部的沟通关系。

在公司内部要明确它与公司内部的其他职位，如上级、平级之间的沟通关系；在公司外部要明确它与社会上的其他单位，如相关政府部门、上下游或关联企业、客户企业、社会团体、学术单位等之间的沟通关系。

（6）建议考核内容除明确了本职位的责任范围和责任程度外，还要明确某一责任的建议考核内容。

针对某项责任的考核内容一般规定为2-3项，而且尽量选择较好量化的指标，例如完成的工作量、要求完成的时间等。

（7）任职资格与条件任职资格与条件主要从受教育程度、知识水平、工作能力和专业技能、工作经验等方面来撰写，如在“所受教育程度”一栏，应注明最低学历要求或最佳学历要求。

3.岗位说明书编制中需注意的问题（1）注意职位描述和组织结构设计、职能设置的一致性和衔接性职位描述和组织结构设计、职能分解、职位设置是人力资源管理的几个密切相关的环节，要注意这几项工作的一致性和衔接性。

1）职位描述的根据是组织机构设计、职能分解、职位设置。

2）各个职位的职责应与部门或单位的只能分解相一致，职位的职责不应该超出部门或单位的只能分解表中规定的职责范围。

3）部门或单位里各个职位的职责总和应与部门或单位分解表中规定的职责相吻合。

4）职位描述里的职位名称应和职位设置表中的名称相一致。

(2) 对任职条件中的学历、经验等的要求要掌握适度对任职条件中的学历、经验等的要求不可过于苛求，掌握适度为好。

（3）职责划分要清晰编制岗位说明书时，要将每个职位的职责划分清晰，各个职位间的职责既不能重叠，也不能留有空白。

为了便于读者在编制职位说明书时清晰划分职责，我们提出以下参考意见。

1）部门或单位负责人的职责原则上与本部门或单位的职责分解表中的二级职责一样。

2）部门或单位里的某项业务主管的职责原则上是本部门或单位的职能分解表中的二级职能中的几项：部门或单位里的几个业务主管的职责总和原则上是本部门或单位的职能分解表中的全部二级职能。

3）部门或单位里的一般职员的职责原则上是本部门或单位的职能分解表中的三级职能中的几项。

4、编制岗位说明书需做好的工作（1）取得高层领导的支持和认可让企业的高层领导树立起岗位责任的意识，有利于岗位说明书编写工作的开展。

（2）做好前期的宣传岗位说明书的编写是一个自上而下的过程，涉及到企业的各个层面。

编写岗位说明书的目的就是要使员工明确自己岗位的工作责任、工作范围及任职资格等要求，必要时可向其提供培训、指导说明等，以取得全体员工的支持与参与。

（3）使用规范用语标准的岗位职责描述格式为：动车+宾语+结果。

宾语表示该项任务的对象，即工作内容：结果表示完成此项工作应达到的目标。

例如，某企业财务科科长的职务描述为：履行财务科职责，按时、保质、保量地完成部门经理下达的任务；全面反映企业内部财务状况，为企业决策提供准确的财务信息。

（4）建立动态管理机制人力资源部应对岗位说明书实行动态管理，根据企业的变化对岗位说明书做出相应的调整和更新，确保岗位说明书符合企业的实际要求。

5、岗位说明书的编写误区岗位说明书的编制工作最终由人力资源部完成，在编写时，应避免出现一些5个错误。

（1）功能错误岗位说明书明确了工作职责与权限、工作绩效标准、任职资格条件等内容，是企业进行人员招聘和选拨的重要依据，反映了岗位和岗位任职者的全面信息。

人力资源部在编制职位说明书时，有时会侧重于强调该岗位应承担的责任、所需完成的工作内容，并没有反应岗位的全部信息，从而导致出现功能错位的失误。

（2）责任交叉因企业发展的需要，当某项工作需要几个部门各自派出几名员工临时组成一支团队开展工作时，遍出现了职责交叉这种情况。

在编制岗位说明书时，很多企业却忽略了这一点，结果造成工作中职责不清、出现问题时互相推诿等现象，大大降低了企业的办事效率。

（3）脱离实际因缺乏规范化的管理，有的企业在编制岗位说明书时，编制人员闭门造车，并未何相关人员进行交流，使得编制出来的岗位说明书严重脱离企业实际。

（4）交流形式企业认识到了岗位说明书的作用，但由于缺乏专业的技术和培训或者其他原因，于是各个部门为了完成工作任务便只关注岗位说明书的结果或形式，使得对岗位说明书的管理成为表面工作，而变形出来的岗位说明书却未能发挥其应有的作用。

（5）管理不及时岗位说明书应随着企业的发展而相应地作出调整，否则，会给人力资源管理的后续工作（比如招聘、考核、培训等）带来很大的不便。

1.2.2岗位说明书模板岗位说明书。