1-1大型会议物料准备
会议的各种用品准备
会议的各种用品准备(一)学习目标能够按要求准备会议的各种用品。
(二)会议用品的准备做好会议用品的准备工作，会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。
1.会议的必备用品一般情况下，各种类型会议都需要准备以下种类的物品：(1)文具用品。
如纸、笔、本册等。
(2)桌椅、台布。
(3)茶具。
如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。
(4)扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。
2.会议的特殊用品不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。
例如，选举性会议需要准备好投票箱、选票等物品；表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；接待性会议要准备好迎送客人的交通工具；代表会议和纪典性会议要求准备好会议开始时的国歌等音乐或乐队；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备；谈判性会议要准备好签字笔等用具。
此外还根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。
3.会议用品准备工作的要求(1)制定会议用品的准备方案在准备会议用品之前，秘书人员应制定一个周密的方案或者开列一个用品准备清单，将所需物品的名称及数量详细列出。
例如，召开选举性会议，应当考虑到填写选票的用品；如果在炎热的夏季召开会议，空调冷饮等是必不可少的物品。
总之，准备物品的方案考虑得越周全越好。
(2)准备物品工作应一丝不苟、认真对待会议准备工作充分与否与秘书人员是否具备一丝不苟认真细致的工作作风有着直接的关系。
其实，这种工作作风是每一个秘书人员最基本的职业素养。
也反映出一个秘书人员对待工作是否具有高度事业心和责任感。
(3)准备会议用品应当经济适用准备会议用品应当符合会议需要。
价格昂贵的物品不一定就适用。
所以，准备用品时应考虑到有用、适用、好用，既不能将就凑合，以次顶好，又不可大手大脚铺张浪费。
会议准备物料表
支
备用
把
开箱
把
盒
以防参会人员未带笔
个
小号，订桌签餐签用
节
话筒翻页笔等备用
个
播放视频音频使用
个
分会用
个
换好7号电池
个
以防会场音响故障，临时使用 话筒（含新电池） 记得提前充电
IT物品 其他
数码相机 工作证 提醒牌
1
台
8
个
2
个
照相录影用 剩余3分钟，剩余1分钟
6
个
优秀渠道2优秀单位4
X
个
提前核对好内容
6
批
不好发的大件台上展示
奖品
6
台
签到台
1
个
强磁那个小的
签到表
4
张
尽量多签，重要！！记得保存以备报销
签到笔
2
签到簿
1
大胶带
1
小胶带
1
记号笔
4
白板笔
2
美工刀
1
剪刀
1
签字笔
1
订书机
1
南孚电池（7#、5#）
4
笔记本
2
投影仪
1
翻页笔
1
便携音箱
2
支
个
卷
粘物品箱用
卷
支
签责任状使用
15
件
农夫或恒大
饮料
10
瓶
果粒橙
红酒 茶叶 咖啡 小食品 果盘 托盘 桌布 纸杯 搅拌棒 软抽 湿纸巾 硬抽 奖杯 责任状 奖品牌
10
瓶
2
盒
立顿小包红茶绿茶
3
盒
1
批
徐福记
6
会议物料准备清单
视觉企划文件
编号 制作项目名称 材质
数量
备注
1 课程主背景 无纺布
2 条幅
无纺布
5 物品存放处 KT板
6 禁止牌
KT板
1个
根据会场舞台尺寸制作主背景
2条
根据会场尺寸制作条幅
根据实际 小组数
1个
禁止吸烟、打电话、大声喧哗
7 易拉宝
签到处、EMBA宣传、北大宣传、课 程主讲老师
8 桌卡
备注
用于药品的摆放 根据小组数量加上会务使用数量 用于产品销售
2包
单片包装
看酒店是否提供
1块
超过2部投影需准备2根20米VGA线
2根 讲台、音控台各需1根 2个 1台 2台 音控电脑1台、讲师授课电脑1台 1部 1部 充电器、2块电池 1台 带复印功能、打印机数据线、电源线 3个 2套
12 POS机
13 插线板
编号 项目名称
1 签字笔 2 白板笔 3 A4纸 4 A0大白纸 5 地毯胶 6 透明胶 7 剪刀 8 壁纸刀 9 针书器 10 针书针 11 便签纸 12 大夹子 13 计算器
编号 项目名称
1 医药箱 2 抽纸 3 收据 4 POS条 5 湿纸巾 6 矿泉水 7 白板
2台 信用卡POS机一台、储蓄卡POS机一台
8个
办公用品部分
规格
黑、红 黑、红
黑、红 宽胶带
备注 各80支 各5支
1包 20张 10个 2个 3把 2把 3个 2盒 两本 4个 2个
其他物料
数量
1个 10包 3本
3角桌卡
项目组、主讲老师、咨询台
9பைடு நூலகம்出入口指示 KT板
4个
年会策划方案会议物资采购与预算
年会策划方案会议物资采购与预算尊敬的各位领导：经过我们团队的深入研究和讨论，我们特别荣幸地向大家呈上关于年会策划方案会议物资采购与预算的报告。
以下是具体的计划和预算细节。
1. 会议物资采购方案为确保年会的顺利进行，我们准备采购以下物资：1.1 会议室设备我们将购买足够数量的桌椅、投影仪、音响设备和会议用纸等基本设备，以满足与会人员的需求。
1.2 会议资料为确保与会人员能够全面了解会议主题和议程，我们计划采购印刷品和电子版会议材料，并通过邮件和网站等方式进行传播。
1.3 会议礼品我们将准备精美的纪念礼品，以表达对与会人员的感谢，并增加大家的参与感和推广效果。
2. 会议物资采购预算经过综合考虑各项物资的数量和质量标准，我们制定了以下预算：2.1 会议室设备预算我们预计购买所需设备的费用为XXX元。
2.2 会议资料预算印刷品预算为XXX元，电子版会议材料的制作和传播费用为XXX 元。
2.3 会议礼品预算我们计划花费XXX元购买精美的纪念礼品。
3. 采购渠道和供应商选择为确保物资的品质和服务的可靠性，我们将通过以下方式采购会议物资：3.1 会议室设备采购渠道我们将通过招标的方式选择信誉良好的供应商，以确保设备的品质和售后服务。
3.2 会议资料采购渠道印刷品采购将通过与合作伙伴合作进行，以确保交货时间和质量的稳定性。
电子版会议材料的制作和传播将由专业团队负责。
3.3 会议礼品采购渠道我们将通过与礼品供应商合作，选择符合品质标准并能实现定制化的礼品。
4. 会议物资采购管理为确保采购过程的顺利进行和物资的及时到位，我们将进行以下管理措施：4.1 采购计划制定将制定详细的采购计划，包括采购时间、数量和预算，以确保物资的准时到达和预算的合理分配。
4.2 供应商管理与供应商建立良好的合作关系，确保物资的质量和交货时间。
4.3 物资验收和管理对物资进行严格的验收，并进行清点和归档，确保物资使用安全和合理。
5. 预算管理为确保预算的合理使用和控制，我们将进行以下预算管理措施：5.1 预算编制制定详细的预算计划，包括会议物资的预算和其他费用的预算，并与财务部门进行沟通和确认。
会议物料清单
会议物料清单物料准备清单：1.会议方案及会议流程表2.XXX、CRM3.会场音乐4.空白名片5.主持串词6.客户签到表7.手提袋8.主题演讲稿PPT9.X展架10.产品包装盒11.CRM产品资料12.会议用薄荷提神糖13.礼品（抽奖及小礼品）14.客户现场反馈表15.投影仪16.数码相机或摄像机17.演示电脑18.笔记本电脑19.横幅20.邀请记录表21.重点意向客户邀请表22.邀请函23.签到表24.多插口插线板25.宽带线26.音响、话筒（2个）、投影27.请赐名片牌、名片托盘28.指引牌、签到台29.抽奖箱30.酒改写后的物料准备清单：1.准备会议方案及会议流程表，以确保会议顺利进行。
2.准备XXX和CRM，以便在会议中展示。
3.准备会场音乐，为会议增添气氛。
4.准备空白名片，以便客户填写个人信息。
5.准备主持串词，为会议主持人提供参考。
6.准备客户签到表，以便记录客户的到场情况。
7.准备手提袋，为客户提供礼品和资料的收纳。
8.准备主题演讲稿PPT，以便主讲人进行演讲。
9.准备X展架，用于展示产品和资料。
10.准备产品包装盒，为客户提供产品的收纳。
11.准备CRM产品资料，以便在会议中展示。
12.准备会议用薄荷提神糖，为客户提供疲劳时的提神。
13.准备礼品（抽奖及小礼品），为客户提供惊喜和回馈。
14.准备客户现场反馈表，以便了解客户的反馈意见。
15.准备投影仪，用于投影演示资料。
16.准备数码相机或摄像机，以便记录会议过程。
17.准备演示电脑，用于演示资料。
18.准备笔记本电脑，为主讲人提供辅助工具。
19.准备横幅，为会议现场提供装饰。
20.准备邀请记录表和重点意向客户邀请表，以便记录客户信息。
21.准备邀请函，向客户发出邀请。
22.准备签到表，记录客户到场情况。
23.准备多插口插线板和宽带线，为设备提供电源和网络连接。
24.准备音响、话筒（2个）、投影，用于会议现场声音和投影。
25.准备请赐名片牌、名片托盘，为客户提供名片交流。
1-1大型会议物料准备
姓名、单位、联系 方式
根据参会 人员准备
3份
若干
用于参会人员记录
根据参会人员的 5倍 准备
若干
用于参会人员记录
根据参会人员准备
若干
责任人
是否 是否 需要 完成
序 类别
号
物品、文件
60
铅笔
61
打印机
62
订书机
63
透明胶带
64
签约笔
65 会场物
料 66
办公文具 类
签约本 咖啡
用于翻页、指示
根据会场需要
按照参会领导的 0.5 倍准备
激光笔、电脑连接 器、电池
相机、电池、充电 器、内存卡 摄像机、电池、充 电器、内存卡
1 至少 6个
8个 2个 1个 1个
责任人
是否 是否 需要 完成
序 类别
号
物品、文件
96
录音笔
影音资料
设备
97
会议直播
98
充电宝
99
充电器
会场物 电子备用设
若干 若干 若干 若干
责任人
是否 是否 需要 完成
序 类别
号
物品、文件
72
热水壶
73
矿泉水
74
水果
后勤物料
75
糕点
76
咖啡搅拌棒
77 会场物
料 78
雨伞 电脑Ａ
79
电脑Ｂ
80
电脑Ｃ
投影设备
81
VGA视频线
82
HDM视I 频线
83
VGA转HDM视I 频线转接头
用途
尺寸 / 数量
数量
大型活动准备清单
大型活动准备清单
一场大型活动策划中，准备好充足的物料是确保活动成功的关键。
恰当的物料是幕后推动力；以下是大型活动必备的物料清单。
1. 宣传海报与横幅
象征活动的第一印象，吸引眼球，传递信息。
2. 背景板/展架
展示品牌标识、宣传资料，塑造专业形象。
3. 印刷品/手册
提供会议活动流程、讲者介绍等信息，为参与者提供全面参考。
4. 签到表签到笔
现在大多数活动都有签到之一步骤，特别是会议这种类型。
在活动开始前就要准备好签到表和签到笔。
5. 灯光音响
这些设备大部分主办方是没有的，因此要去租借。
6. 电子设备
投影仪、LED屏幕等，提升演示效果和观众体验。
7. 摄影/摄像设备
捕捉精彩瞬间，留下宝贵回忆。
8. 茶歇及饮品
为参与者提供休息和补充能量的时间。
9. 会议用品
笔记本、笔、便签纸，提供便利，促进学习交流。
10. 花
活动大多的场景都需要用到鲜花，例如：致辞台、会议桌等，这些花都需要按照不同的场合事先准备好。
11. 领导座位名牌
在正式会议的桌前，领导及嘉宾席都需要提前摆好座位名牌。
12. 礼仪
很多活动现场都需要礼仪，例如座谈会、论坛等，需要提前联系礼仪队，并提前安排到位。
会议室物品配备清单
会议室2（24人）圆桌形
圆形会议桌1张、靠背椅24把、麦克风10—15把、音箱1套、茶杯24个、烟灰缸5—10个、装饰品、垃圾桶、灭火器、盒纸、储物柜、茶水柜、植物、挂衣架3个
领导休息室
沙发2座、茶几2张、植物、装饰品、电视、电视柜、挂衣架1个
茶水间
大型消毒柜1个、茶杯、冰箱、茶叶、矿泉水、清洁用品。
服务台
电话机、植物、各项单据、台卡、会议名片、圆珠笔、信纸、便签、
人员配置：会议主管1名、会议领班1名、会议服务员4名.
当班时间：早上8： —6：
会议室3（18人）圆桌形
圆形会议桌1张、靠背椅18把、茶杯18个、烟灰缸5-10个、装饰品、垃圾桶3个、灭火器、盒纸、储物柜、茶水柜、植物、挂衣架2个
会议室4（30人）回字形
回字形会议桌1张、靠背椅30张、麦克风15—30把、音箱1套、小茶几6张、植物、装饰品、茶杯30个、烟灰缸5—10个、储物柜、垃圾桶、盒纸、灭火器、挂衣架4个
会议室物品配备清单
名称
所需物品
多功能厅
（167人）
长会议桌25张、木头会议椅187把（20把备用）、演讲台、音箱、音箱操作台、调音台、投影机、电话机、麦克风7把（主席台）、投影机架、投影屏幕、装饰品、茶杯187（20个备用）个、储物柜1个、烟灰缸40个、垃圾桶8个、盒纸、灭火器、植物、茶水柜1个
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PDF版 PDF版 PDF版
31
领导讲话及PPT
PDF版
32
领导讲话及PPT
手机存储
U盘存储
33
领导报告及PPT
34
会场物 料
会议背景板（纤维布或高 密度喷绘布、桁架）
主席台背景
会场布置
35
横幅
会议名称
PDF版
PDF版 根据会场大小，会 议召开前一天布置 根据会场大小制作
序
类别
号
物品、文件
36
签到桌牌
尺寸/数量
数量
用于参会人员记录 根据参会人员准备 若干
用于会议现场打印
1
用于会议现场装订 订书机、订书钉
2
宽、窄
4
用于协议、合同签订
用于协议、合同签订 时，放置相关文件
根据参会人员的 1.2倍准备
参会人员饮用
根据参会人员的 1.5倍准备
3 3 若干
若干 若干
领导饮用
若干
若干
责任人
是否 是否 需要 完成
序
类别
号
物品、文件
用途
尺寸/数量
数量
72
热水壶
领导加水用
根据参会领导的2倍 准备
2
73
矿泉水
74
水果
后勤物料
75
糕点
参会人员座位拜访
350ml
常见，易食，皮屑 少 常见，易食，包装 少
根据参会 人员及会
议阶段 （半天为 准）准备
准备
76
咖啡搅拌棒
用于咖啡搅拌
10个
77 会场物 料
78
雨伞 电脑A
79
37
主席台领导桌牌
38
主持人桌牌
39
发言席桌牌
40
指引牌
41
温馨提示牌
会场物 料
会场布置
42
单人发言台
43
灯光
44
音响
45
固定话筒
46
手持话筒
47
桌面鲜花
用途
领导姓名： 共个
尺寸/数量
数量
责任人
是否 是否 需要 完成
发言台桌牌
路线指引
wifi、保持安静、注 意安全、保持卫生
案例分享等
移动式
朝向主席台，用于领 导用光、摄影用光
电脑B
80
电脑C
投影设备
81
VGA视频线
82
HDMI视频线
领导前往会场
按照参会领导的 1.2倍准备
用于会场投影、音频 笔记本电脑，
等播放
office2010，鼠标
用于发言席投影、音 笔记本电脑，
频等播放
office2010，鼠标
备用
笔记本电脑， office2010，鼠标
用于电脑与投影仪廉 洁
10米
24
公司宣传片
用途
尺寸/数量 MP4格式
数量
责任人
是否 是否 需要 完成
25
欢迎进行曲、迎宾进行曲 领导入场
MP3格式
音乐类
26
颁奖进行曲
颁奖
MP3格式
27
会议用背景音乐
用于会议休息时间 MP3格式
至少3首
28 会议材
职代会主席团建议名单
料
29
总经理工作报告PPT
手机存储
U盘存储
30
精神传达讲话稿PPT
logo、工作证、单 人员准备
位
姓名、单位、联系 方式
3份
若干
用于参会人员记录
根据参会人员的5倍 准备
若干
用于参会人员记录 根据参会人员准备 若干
序
类别
号
物品、文件
60
铅笔
61
打印机
62
订书机
63
透明胶带
64
签约笔
65
签约本
会场物 办公文具
料 66
类 咖啡
67
茶叶
68
纸杯
69
红茶
70
绿茶
71
白茶
用途
用于电脑与投影仪廉 洁
10米
若干 1 1 1 3 3
83
VGA转HDMI视频线转接头 用于视频线转换
大头
2
责任人
是否 是否 需要 完成
序
类别
号
物品、文件
用途
尺寸/数量
数量
责任人
是否 是否 需要 完成
84
HDMI转VGA视频线转接头 用于视频线转换
大头
2
85
VGA转HDMI视频线转接头 用于视频线转换
打印类
对应领导座位1套
11
领导B：
主持词 备用1套
尺寸/数量
一、领导使用 A4单面打印，添加 页码，左侧装订 二、分发参会人员 情况一：文件较厚 纸张：A4大小 装订：胶装 封面：会议名称+会 议材料（如有电建 系统领导参会，则 使用电建地产VI； 否则，使用南国 VI） 情况一：文件较薄 纸张：A3大小 装订：中缝装订 封面：会议名称+会 议材料（如有电建 系统领导参会，则 使用电建地产VI； 否则，使用南国 VI） A4单面打印，添加 页码，不装订。 注意：不同领导的 主持词不要打印在 一起，需分开打印
21
国歌
22
电脑存储 类
国际歌
23
司哥
用途 用于会场播放 播放讲话PPT
尺寸/数量 2010格式 2007格式 2010格式 2007格式 2010格式 2007格式 2010格式 2007格式 最好为PPT制作人 员 MP3格式 MP3格式 MP3格式
数量
责任人
是否 是否 需要 完成
序
类别
号
物品、文件
大型会议物料准备清单
序 号
类别
物品、文件
1
职代会主席团建议名单
用途
2
总经理工作报告word版
3
精神传达讲话稿
会务人员1套
对应领导座位1套
4
**领导讲话
备用1套
5
打印类 **领导报告
6 会议材 料
7
会议议程 参会须知
8
保密Байду номын сангаас定
分发参会人员
9
以上材料打印成册（设计 印刷)
10
领导A：
主持词 会务人员1套
黑色签字笔
用途 主席台前
尺寸/数量 根据会场大小
数量 若干
责任人
是否 是否 需要 完成
根据会场大小
用于晚宴、晚会、庆 典、年会等
根据会场大小
根据会场大小
用于参会人员就坐
按照要求参会人数减少30人， 或会场最后两排不坐人
现场导引、主席台加 水
4
用于参会人员入场 用于工作人员
logo、参会证、单
位
根据参会
小头
2
86
HDMI转VGA视频线转接头 用于视频线转换
小头
2
投影设备
87
视频VGA分线器
用于多个投影设备连 接
分线器、充电线
1个
88
投影仪/显示屏
面向参会人员
2台
89 会场物 料
90
投影仪/显示屏 投影仪或显示屏
91
投影设备 接线板
92
接线板
93
激光笔
94
影音资料 设备
照相机
95
摄像机
面向参会人员
前排、中排各一块 2台
面光灯
用于主席台领导 用于临时使用 主席台桌面
至少5个，具体根据主席台领 导人数确定
2
根据会场大小
序
类别
号
物品、文件
48
盆栽绿植、花卉
49
户外彩虹门
50
户外空飘球
会场布置
51
户外刀旗
52
桌椅
53 会场物
礼仪小姐
料
54
会议代表证
身份标识
类
55
工作证
56
签到表
会议签到
57
签字笔
58
A4纸
办公文具
类
59
数量 3套 3套 3套 3套 3套
3套 3套
责任人
是否 是否 需要 完成
序
类别
号
物品、文件
12
会议议程及主题PPT
13
会议议程及主题PPT
14
工会工作报告PPT
15
工会工作报告PPT
16
电脑存储 类
领导讲话PPT
17 会议材 料
18
领导讲话PPT 领导报告PPT
19
领导报告PPT
20
PPT播放人员确认
面向主席台
1
用于现场电子设备用 电
根据会场需要
用于主席台领导使用
按照参会领导的 0.5倍准备
用于翻页、指示
激光笔、电脑连接 器、电池
相机、电池、充电 器、内存卡
摄像机、电池、充 电器、内存卡
至少6个 8个 2个 1个 1个