公司文件管理制度
公司文件下发管理制度
公司文件下发管理制度第一章总则为了规范公司内部文件下发流程，提高文件下发效率，加强公司内部沟通和协调，制定本制度。
第二章文件下发管理的基本原则（一）公开透明原则。
所有文件下发应当公开透明，不得搞特权。
（二）快捷高效原则。
文件下发流程应当简洁高效，避免繁琐程序，减少工作时间和成本。
（三）规范有序原则。
文件下发应当按照规定程序和顺序进行，不得私自行动。
（四）责任追究原则。
对于未按规定程序下发文件的责任人，将进行相应的追责处理。
第三章文件下发管理的主要程序（一）文件拟制。
文件拟制应当经过相关部门审批，并确保文件内容准确、清晰、完整。
（二）文件审批。
文件审批程序应当按照公司规定程序进行，并由相关领导签字确认。
（三）文件备案。
通过审批的文件应当及时备案，并在备案系统中查阅，以便随时查询。
（四）文件下发。
文件下发应当由文件管理员根据相关程序进行，并及时通知相关部门。
第四章文件下发管理的相关责任人（一）文件管理员。
负责文件的存档、下发和管理工作，确保文件下发流程的顺利进行。
（二）审批人员。
负责对文件进行审批，确保文件内容符合公司规定。
（三）部门领导。
负责对文件下发流程的监督和检查，确保文件下发工作的顺利进行。
第五章文件下发管理的监督和检查（一）文件下发工作应当定期进行内部审计和检查，发现问题及时解决。
（二）对于违反文件下发程序的行为，应当及时纠正，并进行相应的处罚。
第六章附则（一）本制度自颁布之日起实施，如有需要修改，应当经过公司领导同意。
（二）文件下发管理制度的具体细则由公司文件管理员制定，并经公司领导批准。
（三）本制度解释权归公司总经理办公室所有。
以上为公司文件下发管理制度的内容，希望全体员工严格遵守，共同维护公司的正常运转和发展。
公司文件库管理制度
公司文件库管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件库的管理工作，提高文件管理效率，保障信息安全，提高公司运营效率，特制定本管理制度。
第二条公司文件库是公司存放、管理和保管重要文件资料的地方，是公司重要的信息资产库，应得到有效的管理和保障。
第三条公司文件库管理制度适用于公司内部所有文件库的管理工作，负责公司文件库的建立、整理、保管、借阅和销毁等工作。
第二章文件库的建立和管理第四条公司文件库应设立于公司内部安全有序的地方，应具备防火、防水、防盗等基本设施和措施，保证文件资料的安全。
第五条公司文件库应有统一规范的编号、分类和标识，文件应按照编号、分类和标识进行有序的归档和管理。
第六条公司文件库的管理人员应具备相关的专业知识和管理技能，负责文件库的日常管理和维护工作。
第三章文件库的文件归档和整理第七条公司文件库的文件应按照文件分类和编号进行归档，遵循文件管理的相关规范和标准，确保文件的存储和查找效率。
第八条公司文件库的文件整理应定期进行，将过期、无效或重复的文件进行清理和处理，保证文件库的空间和资源的有效利用。
第九条公司文件库的文件应按照文件保密等级进行分类和管理，重要文件应设置权限和密码保护，保障信息安全。
第四章文件库的文件借阅和管理第十条公司文件库的文件借阅应遵循相关的规定和程序，借阅人应提出书面申请，经管理人员审核同意后方可借阅。
第十一条公司文件库的文件借阅应记录登记借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，借阅人应在规定时间内归还文件。
第十二条公司文件库的文件借阅应保证文件的完整性和安全性，禁止擅自复印、泄露和外传文件。
第五章文件库的文件销毁和备份第十三条公司文件库的文件应依照文件保密等级进行销毁，应有专门的销毁程序和设备，确保文件的安全销毁。
第十四条公司文件库的文件应定期进行备份，备份的文件应存放在安全的地方，并设置权限和密码进行保护，避免文件的丢失和损坏。
第十五条公司文件库的文件销毁和备份应由管理人员负责，应定期检查和审计文件的销毁和备份情况，确保文件的完整性和安全性。
公司公文管理规定范文3篇
公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。
下面是公司公文管理细则，欢迎参阅。
公司公文管理规定范文11.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。
3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。
3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。
3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
负责本制度的实施。
3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。
3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
5. 公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。
(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
公司文件存放管理制度
一、总则为了规范公司文件管理，确保文件安全、完整、准确，提高文件利用效率，特制定本制度。
二、文件分类1. 按照文件性质分为：行政文件、业务文件、合同文件、财务文件、技术文件、人力资源文件等。
2. 按照文件密级分为：绝密、机密、秘密、内部、公开。
三、文件存放要求1. 文件存放应选择安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的场所。
2. 文件柜应保持整洁，分类存放，不得随意堆放。
3. 文件柜应加锁，确保文件安全。
4. 文件柜钥匙由专人保管，不得随意转借。
5. 文件存放时应注意以下几点：（1）文件应按照类别、年份、密级等顺序排列，便于查找。
（2）重要文件应备份，并存放在不同地点。
（3）易损文件应采取防潮、防蛀等措施。
（4）易燃易爆文件应远离火源。
四、文件借阅1. 借阅文件需填写《文件借阅申请表》，经批准后方可借阅。
2. 借阅人应爱护文件，不得随意涂改、损坏。
3. 借阅文件应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。
4. 借阅人不得将文件转借他人。
五、文件销毁1. 文件销毁需经公司领导批准。
2. 文件销毁前应进行分类、整理，确保文件完整。
3. 文件销毁应采取安全、环保的方式，如焚烧、粉碎等。
4. 文件销毁后，应做好销毁记录，并妥善保管。
六、监督检查1. 公司领导应对文件存放、借阅、销毁等情况进行定期检查。
2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关人员责任。
3. 对文件管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
七、附则1. 本制度由公司行政部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
八、特别说明1. 本制度适用于公司内部所有文件。
2. 本制度未尽事宜，由公司领导根据实际情况予以补充和解释。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
文件管理制度（精选8篇）
文件管理制度（精选8篇）文件管理制度篇1电子技术文件管理制度一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。
每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
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1.0目的为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。
2.0适用范围2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）；2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。
3.0职责3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录清单》；3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、销毁、归档等工作由各起草部门负责；3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定；3.5总经理或授权部门负责人批准发布；3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。
4.0定义4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。
公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的；4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。
它由一行（列）或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。
能够清晰简明地传递所需要表达的信息；4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件；4.6非保密文件：属相对性概念。
公司内部，以各类文件形式公开发布的公文、制度及相关表格等，均属于非保密文件。
相对于外部，公司内所有非保密文件均为保密文件。
5.0文件格式及标准5.1公文（包括公告和通知）5.1.1标题：二号微软雅黑，加粗；5.1.2司标：文件右上角；5.1.3文件号：文件编号及发文日期，黑体五号，靠右对齐；5.1.4文件编码原则：╳—╳╳╳╳—╳╳╳流水号（3位数字）自然年（如2011）职能代码（见附件1，表1）编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
5.1.5公文摘要部分格式：收文：发文：抄送：主题：四号黑体；5.1.6正文：小四号宋体，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；5.1.7页边距：上、下、左、右均2.5cm；5.1.8段落：1.25倍行距；段前、段后0cm；5.1.9标点采用全角符号，装订左侧。
5.2管理制度5.2.1标题格式：5.2.1.1司标：文件左上角5.2.1.2文件名称：三号宋体，加粗；上下左右居中；5.2.1.3文件号：文件编号及版本号填写在标题框中；5.2.1.4编码原则：╳—╳—╳╳╳流水号（3位）职能代码（见附件1，表1）文件级代码（见附件1，表2）编号中英文及数字采用五号Calibri字体；5.2.1.5版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；5.2.1.6修改状态：00、01……，五号Calibri字体。
5.2.2段落标题：宋体小四字体，加粗；5.2.3段落序号：一级：1.0、2.0……..；二级：一级段落号+流水号，如：1.1、1.2；2.1、2.2……..；三级：二级段落号+流水号，如：1.1.1、1.1.2；2.1.1、2.1.2……..；四级：三级段落号+流水号，如：1.1.1.1；2.1.1.2……..；5.2.4正文：宋体小四号，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；5.2.5页边距：上、下、左、右均2.5cm；5.2.6段落：1.25倍行距；段前、段后0；5.2.7页眉和页脚：5.2.7.1页眉格式：司标，靠左对齐；“内部资料不得外传”，宋体五号，靠右对齐。
5.2.7.2页脚格式：文件名称、文件编号及版本左对齐，斜体小五号字，Page（页码）of（总页数），靠右对齐。
字母及数字使用Calibri字体小五号；5.2.8标点采用全角符号，装订左侧。
5.3表格5.3.1页眉格式：司标，靠左对齐；5.3.2表格名称：四号宋体，加粗，左右居中；5.3.3文件号：表格编号及版本号，右对齐；5.3.4表格编码原则：╳╳—╳╳—╳╳/╳表单版本号（A、B、C…）/修改次流水号（2位数字）所属文件编号编号中英文及数字采用五号Calibri字体；5.3.5版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；5.3.6修改状态：00、01……，五号Calibri字体；5.3.7表格栏目字段：宋体五号字，英文及数字采用五号Calibri字体；5.3.8行高：0.8cm；5.3.9页边距：上左右2cm，下边距视表格布局而定；5.3.10段落：单倍行距；5.3.11横式表格指定宽度26cm，竖式表格指定宽度17cm；5.3.12表格左右居中，装订左侧。
5.4合同编码原则：5.4.1公司所有合同需按编码分类进行存档管理备查；5.4.2编码原则：╳—╳╳╳╳╳—╳╳╳流水号（3位数字）区域码（见附件1，表3）自然年职能码（见附件1，表1）编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
5.5报价单编码原则：5.5.1销售用报价单，以销售渠道及区域分类存档备查；5.5.2编码原则：╳—╳╳╳╳╳╳╳╳流水号（3位数字）自然年区域码（见附件1，表3）销售渠道代码（见附件1，表4）编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
6.0文件管理6.1文件的签发6.1.1文件由业务部门相关人员负责拟定，文件编辑格式须按照本文规定；6.1.2管理制度和作业标准文件审批程序，由拟稿人填写《文件新建/更改申请》，经部门负责人初审，相关职能负责人评审，总经理或授权部门负责人批准发布；6.1.3管理制度和作业标准文件的适用范围仅限本部门内部，由部门经理批准后发布。
适用范围涉及多部门的文件，需报请总经理批准。
所有文件均由总经办文控中心统一编号后发布，各部门不得自行发布制度性文件；6.1.4业务性通知、计划、公文须由本部门经理或总经理签批，并且在总经办文控中心编号后发布。
6.2文件的收、发及保管6.2.1签收外来文件（不包括信件、快递）时，由总经办文控中心核对，登记在《外来文件清单》中，编号后转至接收职能，并由收件职能签收；6.2.2受控文件的发放，由总经办文控中心拟定文件发放范围，并加盖“受控”印章，按范围进行登记发放，并由部门负责人组织相关人员学习；6.2.3各部门应指派一名人员负责本部门文件的接收、保管工作；6.2.4文件领用部门在《文件发放/收回记录》上签名登记后，领取文件。
6.2.5当使用文件的部门或人员领到文件后，发生了文件丢失或破损时，不得随意借用他人的文件进行复印，需向总经办文控中心提出补充发放需求，在《文件发放/收回记录》上备注。
6.3文件的评审与更改6.3.1评审分为定期评审和不定期评审。
定期评审由原文件的起草部门组织相关部门，自发布之日起连续使用半年即进行一次评审；遇有组织机构、工作流程、法律法规等发生变化时由原文件起草部门组织对已有文件进行评审，执行文件更改申请流程（附件2）。
6.3.2当文件需要进行修改时，拟稿人在原版文件中将增加部分，以红色斜体字标注。
删除部分，以蓝色斜体字体表示。
同时在文件首页的“变更履历”中，注明本次修改内容和章节段落。
总经办文控中心统一发布时，本次更改部分字体以黑色斜体表示，以示区别。
6.3.3文件修改后，由拟稿部门经理初审，同时请相关部门进行会审，以确保文件的适用性。
6.3.4修改后的文件，其版本即进行更新，并记载更改内容。
6.4文件的换版和作废6.4.1每版本文件最多修改5次，每次修改出现大幅度更新，或修改页数超过3页的，需进行换版（版本号依次为A、B、C、…），原版作废，换发新版。
6.4.2作废文件由总经办文控中心按《文件发放/收回记录》收回，加盖“作废”印章。
需作资料保留的文件，在封面的右上角注明“保留参考资料”。
不保留的纸质及光盘文件需进行粉碎性销毁或烧毁，网络共享形式存储的文件进行删除处理。
6.4.3作废文件由总经办文控中心填写《文件销毁登记表》，总经理审批后销毁。
6.5文件的管理6.5.1文件经审批后，原版文件由总经办文控中心填写《受控文件清单》后归档，或同时发布于公司共享网络平台。
6.5.2需临时借阅文件的人员，填写《文件借阅登记表》，向总经办文控中心借阅文件的复印件，并按期归还。
6.6文件的借阅6.6.1非保密文件，借阅人在总经办文控中心办理借阅登记，在约定时间内按时归还，未经同意，借阅人不得翻印或转借他人；6.6.2保密文件，借阅人需经部门经理、文件主控部门经理及总经理批准后按照上述程序办理借阅登记，并做好保密工作。
6.7文件的归档6.7.1合同的归档管理，执行相关合同管理文件；6.7.2财务报表凭证，由财务部门统一管理和销毁；6.7.3其他公文、会议纪要以及表单（如采购订单、销售订单、报价单等），由各业务部门按类别、日期等索引方式保管。
7.0记录管理7.1各部门负责收集、整理、短期保存本部门的记录，并按日期或类别的索引方式进行归档；7.2记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。
确需改正时，用杠改的方式，并签全名或盖章，注明更改日期；7.3存放于可有效“五防”（防盗、防潮、防鼠、防虫、防火）的位置，以保持记录整洁，字迹清晰，并按规定的期限保存记录；7.4记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由申请部门填写《文件销毁登记表》交总经办文控中心审核后，由总经理批准销毁。
8.0其他规定8.1本文件由总经办文控中心起草并负责解释；8.2本文件自下发之日起执行。
9.0相关记录9.1《文件新建/变更申请》A-DCC-001-019.2《文件发放/收回记录》A-DCC-001-029.3《文件销毁登记表》A-DCC-001-039.4《受控文件清单》A-DCC-001-049.5《外来文件清单》A-DCC-001-059.6《文件借阅登记表》A-DCC-001-069.7《记录清单》A-DCC-001-0710.0附1 编码明细表11.0附2文件控制管理流程图附1：编码明细表表：职能代码附2：文件控制管理流程图职能/人员流程细节文件接口。