文件校对注意若干条

文件校对注意若干条（试用）

文件校对“三步走”：首先校对电子文稿，再次校对A4纸质文稿，最后校对A3(A4)文件文稿，然后打印文件。详细校对时需注意如下若干条：

1.看发文字号是否居中，与红色分割线距离是否适中，最佳距离4mm。

2.看发文机关，垂直分布是否对齐，平行分布是否居中，位于红色分割线下空两行，每行行间距30磅。

3.根据公文种类再看公文体例是否合适，看大标题名称是否合适，编排于红色分割线下空二行位臵，每行行间距30磅，具体看关于、印发、转发、书名号（单书名号、双书名号）引用是否合适，字体方正二号小标宋，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

4.看文件主送机关范围和位臵是否合适，主送范围可前可后依据公文种类而不同，抄送范围必须放在版计之内。编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，主送机关名称过多则移至版记，首页必须显示正文。

5.看正文内容。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行后顶格。

6.看文中层次序数是否合适，四级标题字体、位臵（均左空二字）、括号、输入法状态是否合适，同类标题是否都一致。

一级标题：一、（黑体3号）；

二级标题（一）（楷体3号）；

三级标题1.（仿宋3号加粗）；

四级标题（1）（仿宋3号）。

7.看两页之间是否存在孤行控制，每页20行，电子版中选定两页之间内容后点击段落查看，纸质版中看页面显示是否已满。

8.看段落设臵是否合适，段落固定值设臵30磅，首行缩进2个字。

9.看每段内容中字体是否一致，是否存在紧缩、加宽、空格、少字，每段内容每行字两端对齐。

10.看单字、单行，单字不成行，单行不成页。

11.看名字，两字名字要打开，名字之间空两格，与三字名字对齐且书写正确。

12.看附件说明。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后用全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

13.看发文机关署名、成文日期和印章。单一机关行文时，发文机关署名编排于正文或附件说明下空二行位臵，位于成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，成为日期一般右空四字编排。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位臵，日期位于最后一个发文机关下面，排列要注意使得印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

14.看附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角

第一行后不用冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述相一致。附件格式同正文。

15.看版记位臵和内容，版记位于偶数页。

16.看版记中的分割线、抄送机关、印发机关和印发日期。

版记中的分割线与版心等宽，首末两条分割线选用页面设臵/板式/边框/页面边框1磅，中间分割线选用1/4磅。首条分割线位于版记中第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字一般用4号仿宋体字，后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字。

18.看页码，首页必须显示页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字（奇偶页不同）。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。