大型会务活动标准化执行手册
大型会议会务手册
大型会议会务手册
大型会议会务手册是为了确保大型会议的顺利进行而制定的一份详细的指南。
以下是一个大型会议会务手册的基本框架和内容：
一、会议主题和目的
1. 确定会议主题和目的，明确会议的目标和议程。
2. 确定会议的时间、地点和参会人员。
二、会议筹备
1. 成立会务组，明确各成员的职责和工作分工。
2. 制定详细的会议议程和时间表，确保会议进程的顺利进行。
3. 确定会议场地、设备和物资需求，如投影仪、音响、灯光、桌椅、茶水等。
4. 确定餐饮和住宿安排，为参会人员提供便利。
5. 制定宣传方案，包括海报、邀请函、新闻稿等，提高会议的知名度和影响力。
三、会议组织与实施
1. 发布会议通知，邀请相关人员参加会议。
2. 安排接送服务，确保参会人员能够顺利到达会议地点。
3. 做好签到和接待工作，为参会人员提供热情周到的服务。
4. 安排会议记录和服务人员，确保会议进程的顺利进行。
5. 做好安全和卫生工作，确保参会人员的安全和健康。
四、会议评估和总结
1. 对会议的组织和实施进行评估，总结经验教训。
2. 对会议的议题和成果进行总结，整理会议资料并归档。
3. 对会议的宣传效果进行评估，为下一次会议提供参考。
4. 对参会人员进行反馈调查，了解他们对会议的评价和建议，为下一次会议提供改进方向。
以上是一个大型会议会务手册的基本框架和内容，具体内容可以根据实际情况进行调整和补充。
通过制定详细的手册，可以确保大型会议的顺利进行，提高会议的效果和质量。
大型会务手册
大型会务指导手册泰一环保新能源开发有限公司目录大型会务操作流程图 (4)第一部分：客户的拜访邀约 (5)一、确定会务总目标 (5)二、制定分组及个人计划 (5)三、确定邀约对象与途径 (6)四、邀约拜访 (8)第二部分：会务策划 (12)一、销讲线 (13)二、服务线 (13)三、物资线 (14)四、成交线 (14)五、成交铺垫的沟通 (15)第三部分：会务操作表格工具 (16)一、邀约拜访阶段表格工具 (16)二、会务策划执行阶段表格工具 (16)三、会务人员安排 (17)四、会务岗位及职责 (18)五、会务物资清单 (22)六、会务现场准备工作检查表 (23)第四部分：会务物资回收流程 (27)附录一：会务邀约目标及跟进表 (29)附录二：目标承诺书 (30)附录三：公司塑造话术经典8句 (31)附录四：销售话术集锦 (32)附录五：销售促进短信 (38)大型会务操作流程图确定会务总目标制定分组个人计划确定邀约对象与途径邀约拜访会务策划安排会务培训现场会务实施成交签约 跟单收单售后服务转介绍第一部分：客户的拜访邀约一、确定会务总目标确定会务目标是业务活动的开始，是根据目标倒推的业务推进模式。
可以将营销目标与工作计划紧密相连。
会务总目标应该明确三项因素，即会务的成交目标、会务的到场家数、会务的日期。
二、制定分组及个人计划1.所谓“凡事预则立，不预则废”，通过分解计划达到“千斤重担人人挑，人人头上有指标”。
一次会务营销的目标必须在企业内部得到充分的分解，才能保证责任落地。
在分解的过程中，务必落实任务责任到团队、落实任务责任到个人；落实到每周、落实到每一天。
实现每一团队、每一个人都清楚每月、每周、每天应该为会务的结果作出相应的承担。
2.目标分解的工具《会务邀约目标及跟进表》，参见附件。
3.团队与个人目标一经确定，计划执行者务必当众承诺，并将目标分解表予以公示，以接受自己及公司同事的监督。
4.形成的计划是会务活动期间的工作行动指南，务必执行、务必达成目标，没有任何借口。
大型活动执行手册
大型活动执行手册一、引言大型活动的成功执行离不开细致的策划和组织。
本手册旨在为组织者提供一份详尽的执行指南，以确保活动的顺利进行。
本手册包含了活动前、活动期间和活动后的各个阶段的重要事项和注意事项。
通过遵循本手册的指导，组织者能够更好地规划、组织和执行大型活动。
二、活动前准备1.明确活动目标和主题在策划大型活动之前，首先需要明确活动的目标和主题。
活动目标应该具体、可衡量，并与组织的宗旨和价值观相一致。
主题应该吸引目标受众，并与活动目标相契合。
2.制定活动计划制定详细的活动计划，包括活动日期、时间、地点、预算、参与人员、活动流程等。
确保计划的合理性和可行性，并根据实际情况进行适当的调整。
3.确定活动团队组建一个专业、高效的活动团队，包括活动策划人员、执行人员、志愿者等。
明确每个团队成员的职责和任务，并确保团队之间的良好沟通和协作。
4.制定预算根据活动计划制定详细的预算，包括场地租赁费、设备租赁费、人员费用、宣传费用等。
确保预算合理，并留有一定的备用资金以应对可能的意外情况。
5.寻找合作伙伴和赞助商通过与相关机构、企业或个人合作，寻找合作伙伴和赞助商，以获得资金、场地、设备等方面的支持。
与合作伙伴和赞助商签订合同，明确双方的权益和责任。
6.制定宣传计划制定全面有效的宣传计划，包括线上宣传、线下宣传、媒体宣传等。
利用社交媒体、网站、报纸、电视等渠道进行广告宣传，吸引更多的参与者和观众。
7.安全保障措施制定详细的安全保障措施，包括人员安全、设备安全、场地安全等方面。
确保参与者和工作人员的安全，并做好应急预案，以应对可能发生的突发事件。
三、活动期间执行1.场地布置根据活动主题和流程，合理布置场地。
确保参与者和观众能够方便地参与活动，并提供足够的座位、餐饮、卫生间等设施。
2.活动流程管理严格按照活动计划执行活动流程。
确保每个环节的顺利进行，并及时调整和解决可能出现的问题。
保持活动的节奏和秩序，提供良好的参与体验。
会务服务执行标准
会务服务执行标准为做好会务工作，提高服务质量，做到周密、严谨、高效、务实，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定服务标准。
站姿：头正，颈直，下颌微收，双目平视前方，面带微笑，双腿并拢，小丁字步，右手上，左手下，微握，放在小腹部。
一、会前准备（贵宾、经理）1、开窗通风：会前一小时开窗通风，并根据订会人员要求适当调整室内光线，适当调整空调、地热和沙盘。
2、会前检查：会前40分钟再次检查会议室内灯光、音响、话筒、桌椅、花卉等设施，并拉好窗帘，会前30分钟到场，在会议室门口做引导工作。
3、打水：会议当天会前30-40分钟打好热水，保证壶内水温。
二、接待贵宾摆台1、水果盘：不同颜色水果三种以上（例如：草莓、红提、哈密瓜）每种水果6粒，切水果时戴一次性手套，草莓切两瓣和红提交替摆在果盘外围，哈密瓜切6块小方型放中间，摆好后用保鲜膜包装好，并准备好叉，客人入座后，再把保鲜膜打开，叉子放入盘中。
2、鲜花放在主贵宾室茶几上，放在茶几后方中间位置。
3、主贵宾室茶几摆台：主人一套茶具，客人一套茶具，分别放在茶几两侧，第一排先放茶具，茶叶放入15粒—20粒，上边放湿巾盘，杯盘字标对外，杯把在左侧，湿巾盘上边放水果盘，叉把对着客人，水果盘上边放话筒，排列整齐。
4、倒水：①客人陆续入座后，根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务。
②会务员应在沙发后方倒水，水不要倒太满，距杯沿三公分。
③10—15分钟倒水一次，水倒好后，根据屋里室温，盖杯盖或看倒水前是否盖的，倒完水再盖上。
5、用烟灰缸时，当烟灰缸内达到2只烟头时须换新烟缸一次。
6、守候服务：服务人员每半小时轮流守候在会场门口，会中保持1人在门口。
7、会议结束：①会议结束前10分钟做好送宾准备；②清理会场：检查会场内有无遗留物品，清点会议物品消耗数量，清洗会议用品并消毒；③做好会议记录、时间、人数、主要领导等；④下班前关闭所有会议室空调及门窗、灯光、音响等；三、公司经理会摆台1、根据定会人数摆放茶杯、湿巾、矿泉水、会议标牌等，会务员根据参会要求做会前准备。
大型活动执行手册
我们要取得的信息
信息是否足够与准确决定了后续工作的质量
客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。
客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？
客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？
本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？
客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。
客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。
与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想
和好恶
我们要取得的资料
资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率
VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）
产品广告图片及广告影像
Hale Waihona Puke 客户以往各类活动的资料照片
筹备期——项目策划
策略会
确定公司对应客户及其项目的整体策略
会议主持：客户经理
会议记录：项目经理
必要参会人员：部长、部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行
前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI、近
年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项
演出供应商、演职人员：演员 节目 演出服装 排练 演出策划 MC 导演 MO
人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理
艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理
服装供应商：服装的设计与制作
化妆、发型供应商：化妆师 发型师 造型师 服装师
摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师
客户公司的完整名称
客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息
实用会务工具公司会务执行手册
公司《会议组织标准执行手册》一、分组概述筹备组：领会会议精神，摸清领导意图，明确会议目的和形式，评估核算会议收支，落实领导工作要求，全面负责会议各项工作的协调、组织和统筹。
具体工作：安排整个会议流程，制定并明确会议方案；合理安排协调人员调动与物品配给；会前与双方渠道负责人做好沟通，明确来宾人数、会议时间与其他各项要求；会前分配各小组工作，明确分工，会议进行时监督指导；会议结束后负责疏导来宾，分配员工进行会场清理物品归位等清理工作；对可能发生的与不可预见的突发事件给予解决；对各小组给予帮助并予以指导；确保会议圆满成功；会议结束后对会议工作进行评价，撰写会议总结，不断提高会务水平等。
文秘组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报、宣传通稿，负责会议的录音、录像、照相服务、信息存档等。
会务组：负责会议通知、会议物资、会场布置、会议接待、签到等会议协调工作。
接待组：负责生活服务（用餐、住宿等）、交通（路线）引导、医疗服务等工作。
财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账等财务工作。
保障组：负责防火、防盗、人身安全、会务安全、保密、应急等工作。
二、责任组成2 / 15三、会议组织流程说明：附件1-1会务安排需求表5 / 156 / 15会议室使用申请表会议接待（用餐/住宿/接送）申请表附件1-4会议签到表地点：时间：主要议题：附件2-1会前准备须知一、统筹组：会议前需与文秘、会务、接待、财务、保障等各小组充分沟通，再三检查，确保会议所需的各种文书材料、会务物料、人员资金等到位。
必要时，可提前组织全体工作人员进行1-2次会议流程预演。
二、文秘组：①会前必须检查是否已拟写好会议方案、会议流程，并经领导同意；②会议所需的各种文件和资料是否准好；③是否落实好专人负责会议记录（必要时可录音）、拍照、录像等。
三、会务组：①检查是否已经备齐《会务安排需求表》勾划的各种物料；②需反复确认会议室场地落实情况，并确保会议室的音频、投影、屏蔽（如必要）各项设备正常使用；③提前检查会议室布置工作，包括台凳布置、场景布置（横幅拉挂，茶水、水果、会议资料摆放等）、水（台）牌顺序摆放（详见附件2-2）等；④提前（视情况，建议提前0.5-1小时）提醒所有参会人员（包括参会领导、媒体人员），并跟踪好到会情况，做好会议签到，引导嘉宾入席；⑤提前检查其他事项。
大型学术会议-会场执行手册
会场ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ作人员注意事项
1、主办单位工作人员：以xxx、xxx、xxx为单位进行分组，分别负责x个会场；各单位指定1位人员担任 组长；行政领导负责安排参加会场服务的全部人员； 注意：一组人员负责会期该会场的全部日程任务； 2、临时工作人员：主办单位统一安排，兼顾临时工作人员所在部门；注意组稿任务，记录会场讲座及讨 论亮点； 3、会务公司：由xxx落实，确保临时会场服务人员的培训和稳定性； 4、各公司协助人员：由各位组长负责联系； 5、厂家专题会、卫星会：相应时段由厂家主要负责，该会场组长应安排科室人员在场，以保证设备、会 场材料的交接； 6、工作人员：勿迟到、缺席 会议开始前1小时到达会场 会议开始前30分钟完成设备调试、完成会场文件资料准备； 组长首先督促短信提醒参会专家； 7、同一任务更换人员时，注意交接：包括工作流程、注意事项，清点设备物资； 8、注意个人着装及个人物品保管；
高级别会议及公关活动-执行手册(经典)
会议及公关活动 执行手册）（Professional Version（内部资料）活动执行框架策划方案撰写会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用筹备期策划方案确认会前筹备会议传播物料的设计及制作、车辆、机场接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴、文艺节目、会后休闲活动会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用执行前沟通会前期传播、车辆、新发会、联盟会、晚宴及文艺表演、会后休闲活动、其他物料、操作细节、分工月 日——月 日月 日——月 日月 日——月 日月 日——月 日会前执行事务会议期间执行事务月 日——月 日月 日——月 日前期传播、会场布置及调试、机场迎接、酒店接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴及文艺表演、会后及休闲活动会后事务欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销执行期活动执行细案方案的撰写与确认时间 工作项目 内容 备注 责任人方案的撰写与确认 会议主题会议时间时长会议视觉会议行程及内容：新闻发布会、会议、晚宴及文艺表演 详细流程见下页会议行程及内容 会议物料清单会议场地效果人员分工费用明细表会议行程及内容会议前一天 休闲活动 时间：会议前一天-19:00之后内容：活动亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 时间：会议日-15:30 地点：新闻发布厅携手共进 健康中国 时间：会议日-16:00 地点：会议厅晚宴及文艺表演 时间：会议日-18:00～19:30地点：晚宴厅菜单：暂略餐桌亮点：每桌设置冰雕花节目单：详见附件部分 穿插抽奖活动会后休闲活动 时间：会议日-19:50～22:00方案A某游乐中心方案A亮点：观赏冰雪、冰天雪地吃冷饮如：雪糕、糖葫芦方案B莫斯科大剧院方案B亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾方案C卡拉OK方案C亮点：设置专场（或专区）、专用通道、专职的服务人员陪同娱乐哈市知名的KTV，如：阿萨蒂KTV等会前筹备时间 工作项目 内容 备注 责任人会议传播、物料的制作 （主要环节以外的其他细项）物料详见物料清单前期传播内容、媒体、排期表 可参考新发会的邀请媒体详见附件车辆 为高管人员设置高级轿车 数量待定为其他与会人员设置斯柯达 数量待定设置接送计划 通过前期邀请环节确定后再行定夺 后备计划的确定机场迎接 站内迎接的 贵宾车行通道 洽谈 站外迎接的 贵宾人行通道 洽谈南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 邀请媒体 建议邀请媒体明细表见部分 选择新发会结束后赠送的礼品 暂定为奇星药业的产品场内设计 详见物料清单场外设计 详见物料清单发布会所需音视频文件及设备的形象包装需带有会议主视觉发言稿等详见物料清单嘉宾、记者进入联盟会的路线及秩序设计携手共进健康中国联盟会议 人员邀请设计制作精美的邀请函书面邀请与会人员，邀请函邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调邀请函附介绍文字，概述会议时间、地点和内容与流程各企业设置专职人员，以专业的、礼仪的、规范的行为直接邀请与会人员 会议主题、logo、邀请信文字注意与会人员的细节要求饮食荤素禁忌、抵哈时间及方式 会议厅场内布置设计 详细布置及要求参见物料清单 场外布置设计 详细布置及要求参见物料清单 会议灯光方案设计 灯光颜色强弱，配合节点会议音响方案设计 音乐曲目、长短、强弱宴会厅场内布置设计 详细布置及要求参见物料清单 场外布置设计 详细布置及要求参见物料清单 会议灯光方案设计 灯光颜色强弱，配合节点会议音响方案设计 音乐曲目、长短、强弱另外会议厅与宴会厅之间空间的视觉设计换场顺序、秩序设计 详见执行职责描述晚宴 由广药方拟定菜单要求酒店制定菜单靠近前台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域 待客户数据上报后再行定夺 他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域文艺表演 与演出服务商沟通洽谈，设计节目单演出气氛营造方案设计灯光 时点、时长 音响 时点、时长 抽奖环节 奖品为礼金会后休闲活动活动设计 节目、路线、区域 活动场地包装设计活动服务人员设计、安排 导游、专职服务人员活动所需物料设计、采购、运输活动所需费用执行前沟通时间 工作项目 内容前期传播内容及操作 内容及媒体 电视、报纸、广播、网络 车辆接送 迎接方式南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 邀请媒体活动内容与形式 活动所需物料携手共进 健康中国联盟会议 各级别与会人员的数量、特殊要求活动内容及形式活动所需物料配套方案 灯光音响晚宴及文艺表演 菜单内容及数量 上菜顺序划分区域的位置及形态桌子的摆放形态与数量活动所需物料配套方案 如：服务、气氛方案灯光音响抽奖 节目单会后休闲活动 某游乐中心、莫斯科大剧院、刘老根大舞台、观看专场电影、卡拉OK 其他会议物料 物料详见物料清单会务管理操作细节分工职责其他临时提及会前执行事务时间 工作项目 内容 备注 负责人前期传播 电视——企业形象专题片报纸——企业品牌故事广播——企业品牌传播网络——综合或筛选上述部分内容会场布置及调试 会场布置及调试 新发会会场搭建布置、监控 按确定设计稿布置 铺设并调试音视频设备验收设计效果会议厅会场舞台搭建布置、监控 按确定设计稿布置 会场桌椅形象造型布置 课桌式验收设计效果及安全性铺设并调试音视频设备铺设并调试灯光宴会厅会场舞台搭建布置、监控 按确定设计稿布置 宴会桌椅形象造型布置 圆桌式验收设计效果及安全性铺设并调试音视频设备铺设并调试灯光等文艺节目所需的物料另外会议厅与宴会厅之间空间的视觉布置会议期间执行事务时间 工作项目 内容 备注 负责人机场迎接 站内迎接提前在场内铺设红地毯、设置礼仪接待人员 贵宾专用行车道提前将会议专车停放在停机地点附近嘉宾下班机后直接上车开往酒店 根据嘉宾等级设置专车 嘉宾在车上时提供饮料等细节服务站外迎接提前在场外设置接待牌、礼仪接待人员 贵宾出站道提前将会议专车停放在出口附近嘉宾上车开往酒店 根据嘉宾等级设置专车 嘉宾在车上时提供饮料等细节服务酒店接待 礼仪服务人员在服务台等候来宾签到、领取会议流程、会议赠品签到时再次确认其餐饮要求 注明离哈的时间与方式 协调酒店服务人员，使之引导与会人员入住，并安排好随后的事宜设置当天晚上的接风宴、次日早晨、中午的自助餐会议前一天 活动安排 时间：接风宴结束后30分钟接风宴由会议管理员告知活动内容 会议管理员引导嘉宾上车前往活动地点活动地点设置服务人员提前等候活动地点设置礼仪人员引导嘉宾活动场地安排茶点南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 14:50 会务管理人员入场、管理15:00 礼仪人员在场内外接待来宾、提供引导服务15:10 参与某会的人员入会场落座预留出第四五排的座位给记者15:20 媒体记者全部到场 记者到场签到时发放新闻稿15:25 领导全部到场，由礼仪人员引导嘉宾入座提前30分钟发给其讲话稿15:30 主持人介绍发布会背景15:32 嘉宾讲话15:35 礼仪人员将联盟标志物展示到会议台前台 从指定的路线送到会议前台 15:35 礼仪人员引导嘉宾走到揭幕区15:38 会议嘉宾揭幕，新闻拍照15:45 答记者问15:50 结束、媒体记者凭邀请函获得礼品15:50 主持人及嘉宾邀请媒体记者共同参加联盟会、观赏晚会节目 礼仪人员协同引导携手共进 健康中国联盟会议 15:30 开始播放背景音乐或相关宣传片正式开场时结束15:30 礼仪人员开始引导参会人员签到、告知流程、安排休息场内服务人员安排普通嘉宾入座15:45 会议厅前设置迎宾礼仪人员欢迎嘉宾新发会嘉宾入场时放欢迎音乐15:55 礼仪人员引导重要嘉宾入座前台主席台15:56 主席台礼仪人员发放讲话稿16:00 主持人开场 灯光、音响配合16:05 迎宾礼仪全部从工作通道进入主席台两侧及后方协助其他事宜16:05 场内服务人员按照每人负责2~4桌服务的标准，停留于指定的位置16:03～17:40 会议主要内容企业介绍、领导发言17:41 主持人邀请双方主要嘉宾走到台前，准备启动会场灯光逐渐暗淡17:43 主持人倒数，双方嘉宾共同启动会议庆祝仪式 音响配合，庆祝仪式详见执行方案17:45 主持人串词祝贺，会议结束，营造晚宴及文艺表演所需的气氛礼仪人员协助与会嘉宾入宴会场 17:40 礼仪人员就位，结束时引导嘉宾退离会议厅，进入宴席厅会中服务及管理细节会议间歇由酒店服务员递送茶点时刻留意现场情况，随时准备应对突发情况温度、卫生、现场秩序晚宴及 文艺表演嘉宾入场前为每桌设置冰雕花(设置托盘防止冰体融化)部分礼仪人员引导重要嘉宾、媒体记者入座贵宾区部分礼仪人员引导普通嘉宾入座普宾区会务管理人员时刻留意现场情况，协调应对突发情况会后提前获悉参与活动的大致人数休闲活动 对于参与休闲活动的嘉宾按原计划进行对不参与休闲活动的嘉宾设置车辆停放于指定停车场随时接送其出行会后事务时间 工作项目 内容 备注 责任人欢送嘉宾 根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾 等候及途中安排饮料等细节服务撤展感情沟通 把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾 对重要来宾进行感谢会后总结 提供物料照片总结提供媒体报道等照片及文字的总结会后报销执行组织划分职务划分 职位划分 职责划分 备注总监 会务总监 负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行会务副总监 负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播执行管理员 物料管理员 负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理 礼仪服务管理员 负责礼仪人员的统筹、安排卫生安全管理员 负责饮食的安排以及饮食卫生、意外防护车辆调度员 负责接送车辆统筹安排执行职责描述职务 职责物料管理员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序负责监控活动中各项物料设计负责监控活动中各项物料的制作负责监控活动中各项物料的安装、调试负责监控活动中各项物料的维护、管理负责活动中所需的电力等资源的协调与管理严格遵循会务（副）总监的工作安排仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）礼仪服务管理员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序负责招募礼仪人员负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）卫生安全管理员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序负责安排会议饮食事宜负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品及急救工具（血压计，氧气瓶，担架）及时发现潜在的威胁安全状况并向会务（副）总监反馈，并提出解决方案阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在会议期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）车辆调度员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序安排、调度接送车辆，登记用车情况仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）晚宴抽奖议程一等奖，由5位嘉宾抽取，每位抽奖嘉宾抽取1名，一共5名，每名奖金800元，合计4000元。
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日期：2020年
地火明夷文化传媒
Word File
大型会务活动标准化执行手册
活动执行标准手册
2020年9月
目录
一、手册说明 (3)
二、有关会议的说明 (3)
三、会议程序 (5)
会前工作（按顺序）.......................................................... .5 议题及参会人员范围的确定. (5)
会议场所的选定 (5)
会议通知的起草 (5)
申报会议预算 (5)
人员确认 (5)
设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5)
预定 (6)
车辆安排 (6)
起草会务组工作安排表 (6)
会务宣传品的制作 (6)
食品的采买 (6)
指导服务员的工作 (6)
会中工作（按顺序） (7)
会议室保障 (7)
汇报人员的保障 (7)
用餐的保障 (7)
住宿的保障 (8)
会后工作（按顺序） (8)
离会车辆安排 (8)
退房 (8)
设备整理 (8)
结账 (8)
设备归还 (8)
费用报销 (8)
会务总结 (8)
四、注意事项 (8)
附件：
附件一：会议通知样式 (10)
附件二：会务通知样式 (11)
附件三：会议预算/结算清单样式 (14)
附件四：会务分工明细表 (15)
附件五：会议签到表 (17)
一、手册说明
《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明
1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。
2.会议通知应包括以下几项内容：
3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；
4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；
5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员
并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；
6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。
每项
会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名
单。
组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪
些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与
本次会议关系不大的人员的正常工作。
同时又给相关人员以学习、观摩
的机会。
7.会议注意事项：
（1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。
如有正装的着装要求需要明确指出。
（2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。
尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分
存档。
会议如需保密，应做好保密工作。
（3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会
议会务组指定人请假，待准假后方可请假。
会议组织者不得请假。
（4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排
与食宿安排登记。
流程图：。