合同档案管理办法96260
合同档案管理办法(合同管理制度)
合同档案管理办法（合同管理制度）1.引言2.适用范围本合同档案管理办法适用于公司内所有相关部门以及合同管理人员。
所有与公司业务有关的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等均适用本办法。
3.管理流程3.1 合同登记合同的登记是合同管理的第一步，合同管理人员应及时登记合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同期限、合同金额等。
同时，应将合同文本和相关附件归档并存储在合同档案库中。
3.2 合同审批所有合同必须经过合同审批流程才能生效。
合同管理人员应按照公司规定的程序进行合同审批，确保合同的法律性和合规性。
3.3 合同执行合同执行是合同管理的核心环节，合同管理人员应监督合同的履行情况，确保各方按照合同约定履行相应义务，并定期进行合同执行情况的检查和评估。
3.4 合同变更在合同执行过程中，如果需要对合同内容进行修改或调整，必须经过合同变更的程序。
合同管理人员应详细记录合同变更的内容，并及时更新合同档案。
3.5 合同归档合同归档是合同管理的最后一步，合同管理人员应按照合同的归档要求将合同存档，并建立合同档案的索引和检索系统，便于后续查阅和管理。
4.责任分工4.1 合同管理部门合同管理部门是合同管理的主要责任部门，负责制定和落实合同管理制度、流程和操作规范。
合同管理部门还负责合同档案的日常管理和维护工作。
4.2 合同管理人员合同管理人员是具体执行合同管理工作的责任人员，包括合同的登记、审批、执行、变更以及归档等环节。
他们应具备良好的合同管理意识和专业知识，并按照规定的流程和要求进行操作。
4.3 业务部门业务部门是合同的执行主体，应积极配合合同管理人员的工作，及时提供合同执行所需的信息和支持，并保证合同的履行。
4.4 监察部门监察部门负责对合同管理制度的执行情况进行监督和检查，并提供合同管理相关的指导和培训。
5.档案管理要求5.1 档案分类合同档案应按照合同类型、合同签订日期、合同期限等进行分类，便于后续的查阅和管理。
合同档案管理办法
合同档案管理办法第一章总则为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。
第二章合同档案的收集和归档2.1 合同档案的收集（1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
（2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。
2.2 合同档案的归档（1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。
（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。
（3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。
第三章合同档案的管理和使用3.1 合同档案的管理（1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。
（2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。
3.2 合同档案的使用（1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。
（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。
第四章合同档案的销毁4.1 合同档案的销毁原则（1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。
（2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。
4.2 合同档案的保管期限合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。
第五章法律责任和附则5.1 法律责任违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。
5.2 附则本办法解释权归本企业法律部门所有。
总结：1. 列举本文档所涉及简要注释如下：- 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
- 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。
- 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。
合同档案管理办法
合同档案管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同归档的效率，逐步实现公司合同归档工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
第一条适用范围本办法所指的合同包括以公司名义与对方当事人所达成的协议、备忘录、合同等文件。
第二条合同档案管理原则1、合同档案由各分子公司独立统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、各分子公司应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管本公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、合同归档管理人员不得为公司试用期内的员工。
第三条合同档案管理范围1、以公司名义对外签订的合同均属于本规定管理范围。
2、每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。
第四条立卷归档1、专人负责收集、管理合同档案。
2、归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档：凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档；凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
第五条归档要求1、材料完整齐全。
立卷时，要求将合同的正件与附件等统一归档。
2、跟踪合同签订、执行、变更、解除或终止等情形。
合同分类准确、立卷合理。
3、严格执行公司合同统一编号制度，便于分类归档。
第六条归档办法1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。
2、合同归档管理人员应同时建立合同存档管理表，每次接收存档合同后应及时在表中进行录入。
表格形式参见附件。
3、步骤：收集整理分类立卷第七条过程管理1、预立卷：应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。
合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。
2、保管：设立专用文件库保存合同档案。
从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限。
3、存档的合同文本最短保存期为该合同执行完毕后年。
合同档案管理办法-2024(详尽复合多场景)
合同档案管理办法一、总则1.1为加强合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2本办法适用于公司内部合同档案的管理工作。
1.3合同档案管理遵循完整性、准确性、安全性和保密性原则。
二、合同档案的收集与整理2.1合同承办部门应负责合同档案的收集与整理工作，确保合同档案的完整性、准确性和有效性。
2.2合同承办部门应按照合同签订、履行、变更、解除和终止等环节，收集合同相关资料，包括但不限于：（1）合同及附件；（2）合同谈判、签订过程中的往来函件、会议纪要等；（3）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（4）合同变更、解除和终止的协议及相关资料；（5）合同纠纷处理的相关资料。
2.3合同承办部门应对收集到的合同档案进行分类、编号和登记，确保档案的有序管理。
2.4合同承办部门应在合同履行完毕后一个月内，将合同档案整理归档。
三、合同档案的归档与保管3.1合同档案的归档工作由档案管理部门负责。
3.2合同承办部门应将整理好的合同档案移交给档案管理部门，档案管理部门应对合同档案进行验收、登记和归档。
3.3合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，根据合同性质和内容，保管期限分为永久、长期、短期三种。
具体保管期限参照《档案鉴定与保管期限表》执行。
3.4档案管理部门应建立健全合同档案保管制度，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保合同档案的安全。
3.5档案管理部门应定期对合同档案进行清查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。
四、合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应遵循保密原则，未经授权，不得随意查阅、复制、借出合同档案。
4.2合同承办部门因工作需要查阅合同档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
4.3合同档案的销毁应按照《档案鉴定与销毁规定》执行。
合同档案达到保管期限且无保存价值时，由档案管理部门提出销毁意见，经批准后进行销毁。
合同档案管理办法
合同档案管理办法[合同档案管理办法]第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。
第二条公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。
第三条建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。
第四条所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。
第二章建立合同档案管理制度第五条公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图；4、档案管理的技术要求及保密工作。
第六条合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。
第七条各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。
第三章合同档案的收集、整理、归档第八条公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。
第九条公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。
第十条合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。
第十一条公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。
第四章合同档案的查阅和利用第十二条公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。
第十三条公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。
第十四条所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。
第十五条公司内部相关工作人员可以依据工作需要、实际情况查阅和利用公司档案，同时也可以通过各种途径和渠道获取档案信息，但必须保护公司机密信息，确保档案信息不受人为伤害。
合同档案管理办法
合同档案管理办法
1. 合同档案管理责任：明确合同档案管理部门的责任和职责，
指定专门的负责人负责合同档案的管理工作。
2. 合同档案的分类与整理：根据合同的性质、类型等特点进行
分类，制定合同档案管理的分类规则，并对合同档案进行整理、装
订和标识，确保档案的完整性和可查阅性。
3. 合同档案的存放和保管：确定合同档案的存放位置和保管措施，要求对合同档案进行定期巡检和整理，确保档案安全可靠。
4. 合同档案的检索和利用：制定合同档案的检索办法和流程，
确保合同档案可以快速找到和利用，提供参考和证明的依据。
5. 合同档案的保密和传递：对涉及商业秘密和机密的合同档案，要采取必要的保密措施，确保档案信息的安全性和机密性；对需要
传递的合同档案，要进行严格的管理和控制，确保档案的完整性和
准确性。
6. 合同档案的销毁与归档：对于已经履行完毕或者过期的合同
档案，要按照规定的期限进行销毁或者移交归档，确保档案管理工
作的规范性和持续性。
7. 合同档案电子化管理：鼓励采用合同档案的电子化管理方式，推行数字化存储和检索，提高档案管理的效率和便利性。
以上是一份合同档案管理办法的主要内容，具体实施还需要根
据实际情况进行调整和完善。
合同档案管理办法(人力资源)
合同档案管理办法（人力资源）一、背景和目的二、合同档案管理的原则和目标2.1 原则合法性原则：合同档案管理必须遵守国家法律、法规和政策。
保密性原则：合同档案必须严格保密，未经授权禁止向外界泄露。
完整性原则：合同档案必须真实、完整地保存，禁止篡改和伪造。
有效性原则：合同档案必须按照规定的期限进行保存和销毁。
2.2 目标管理便捷：合同档案管理系统应具备高效的查询、归档和检索功能。
保密安全：合同档案管理系统应具备严格的权限管理和安全措施，确保合同档案的安全性。
法律合规：合同档案管理必须符合相关法律法规的规定，遵循合同签订和执行的程序和要求。
降低成本：合同档案管理系统应能够降低人工管理成本，提高管理效率。
三、合同档案的管理流程3.1 合同签订阶段人力资源部门应及时归档已签订的合同，并合同编号，将合同归档到合同档案管理系统中。
合同的原始副本应妥善保管，保证合同档案的完整性和保密性。
3.2 合同履行阶段人力资源部门应定期对合同进行跟踪和检查，确保合同的履行情况。
如发现合同履行过程中的问题，应及时记录并采取相应的解决措施。
3.3 合同终止阶段合同终止后，人力资源部门应将合同移至归档区，并进行备案。
人力资源部门应制定合同保管期限和销毁规程，按规定时间对过期的合同进行销毁。
四、合同档案管理系统的要求和功能4.1 系统要求数据安全性：合同档案管理系统应具备数据备份和恢复机制，确保数据的安全和可靠性。
权限管理：合同档案管理系统应设定不同的权限级别，进行分级管理。
查询和报表功能：合同档案管理系统应能够根据不同条件进行查询和各种报表。
4.2 系统功能合同归档：系统应支持对合同进行归档操作，并将合同信息与合同档案绑定。
合同查询：系统应支持根据不同条件进行合同查询，并提供高效的查询结果展示。
合同统计：系统应具备合同统计功能，包括合同数量、金额、履行情况等统计分析。
合同提醒：系统应支持合同到期提醒功能，提醒相关部门进行合同续签或终止处理。
2024年企业合同档案管理办法-(带目录)
企业合同档案管理办法目录一、总则二、合同档案的归档范围和归档要求三、合同档案的保管四、合同档案的利用和销毁五、附则一、总则1.1 为加强企业合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于企业内部合同档案的管理工作。
1.3 合同档案管理遵循统一领导、分级负责、归口管理、集中保管的原则。
1.4 企业各部门应按照本办法的规定，做好合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
二、合同档案的归档范围和归档要求2.1 归档范围2.1.1 企业与企业之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。
2.1.2 企业内部各部门之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。
2.1.3 合同履行过程中产生的各类文件，包括但不限于合同变更、解除、终止等相关文件。
2.1.4 合同纠纷处理过程中产生的各类文件。
2.1.5 其他与合同相关的文件。
2.2 归档要求2.2.1 合同档案应真实、完整、准确、系统地反映合同签订、履行和终止的全过程。
2.2.2 合同档案应按照合同类型、签订时间、合同金额等标准进行分类、编号和归档。
2.2.3 合同档案的归档工作应在合同签订后一个月内完成。
2.2.4 归档时应填写《合同档案归档登记表》，并确保相关信息填写完整、准确。
三、合同档案的保管3.1 合同档案的保管应遵循安全、保密、便于查阅的原则。
3.2 合同档案的保管期限自合同终止之日起计算，一般不少于五年。
3.3 合同档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。
3.4 合同档案的保管应定期进行检查，发现问题及时整改。
四、合同档案的利用和销毁4.1 合同档案的利用4.1.1 企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。
4.1.2 合同档案的查阅应在规定场所进行，不得擅自携带、复制、摘录合同档案内容。
4.1.3 合同档案的查阅应做好登记，注明查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。
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合同档案管理办法
96260
-CAL-FENGHAI-(2020YEAR-YICAI)_JINGBIAN
合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。
一、合同档案管理原则
1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档
案的完整、完全和有效利用。
2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有
协议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
二、合同文档的管理办法
1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编
号。
2.销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字
母（X）+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。
示例：
RX201703-001
3.采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母
（C）+合同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。
示例：
RC201703-001
4.财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立
电子档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承
诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。
6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟
踪报告责任制。
7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情
况，销售部、工程技术部与客户联系进行收款。
8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗
失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。
9.各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查
阅，须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保
合同文档的安全。
11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以
处罚。
12.合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违
者视情节予以处罚。
三、合同文档的移交
1.各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务
部存档。
2.移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层
次分明，符合其形成规律。
倘若合同发生变更，则合同编号不
予改变。
3.合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。
以双方
签字认可后方可完成交接手续。
4.合同档案移交清单
5.合同管理台帐表（见附件）。
6.本制度自2017年03月08日起开始执行。
北京瑞诺威能源科技有限公司
附件1
XXX公司合同管理台帐
6。