档案资料建立与管理
资料、档案管理制度
资料、档案管理制度是企事业单位日常工作中非常重要的组成部分，它涉及到信息的采集、整理、保存、检索和利用等方面，对于保障工作运转、提高效率具有重要意义。
下面将详细介绍资料、档案管理制度的建立与运行。
一、制度的建立资料、档案管理制度的建立需要遵循一些基本原则，包括科学、规范、适应性以及持续性等。
首先，应该确立一个科学的档案管理体系，明确职责分工和管理流程，将各项工作有序地进行下去。
其次，制度应当规范，有明确而详细的操作规定，包括档案的分类、编号、命名规范等，以确保档案的准确性和便于管理。
另外，制度应当具备适应性，能够根据工作的具体需要进行调整和改进，并能够满足信息管理的要求。
最后，制度应当具备持续性，也就是说要求持续地进行监督和评估，及时发现问题并进行改进。
二、制度的运行1. 资料的采集与整理资料的采集是资料管理的基础工作，它包括外部信息的收集和内部信息的整理。
在进行外部信息采集时，可以采用多种途径，如网络、图书馆、咨询等，以获取所需的信息资源。
内部信息的整理包括从各个部门收集和整理相关资料，并进行归类、编号等工作，以便于后续的检索和利用。
2. 资料的保存资料的保存是指将采集和整理好的资料进行存储和保护，以确保其完整性和安全性。
在进行资料保存时，可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式。
对于纸质档案，应当进行分类编目、分类存储并定期检查，同时注意环境的干燥、通风、防火等条件。
对于电子档案，应当采取合适的存储设备和软件进行备份和管理，以防止文件丢失或被破坏。
3. 档案的检索档案的检索是指根据工作需要，以及档案管理系统的分类和索引规则，快速找到所需的资料。
为了提高档案检索的效率，可以采用建立索引、制作目录、建立电子库等方式。
索引可以根据档案的基本信息进行建立，如文件名称、编号、作者、日期等，以方便检索。
同时，定期更新和维护档案的索引也是非常重要的。
4. 资料的利用资料的利用是指将档案中的信息进行提取和利用，以满足工作需求和决策需要。
档案建立与管理方案
档案建立与管理方案一、目的和意义档案是组织和个人在各种活动中形成的具有保存价值的原始记录。
建立和管理档案对于组织的发展和个人的成长具有重要意义。
本方案旨在规范档案的建立和管理，提高档案的利用价值，为组织和个人提供更好的服务。
二、档案分类根据档案的性质和用途，可以将档案分为以下几类：1. 人事档案：记录员工的基本信息、工作经历、业绩考核等方面的档案；2. 行政管理档案：记录公司行政管理过程中的文件，如会议纪要、通知、公告等；3. 财务管理档案：记录公司财务收支、财务报表等财务相关文件；4. 业务档案：记录公司业务活动、合同协议等方面的文件；5. 其他档案：包括技术档案、知识产权档案等。
三、档案建立1. 档案收集：各部门应定期将本部门形成的文件进行分类整理，按照档案管理的要求提交给档案室；2. 档案分类：档案室应对收到的文件进行分类，按照档案分类的原则和方法，将文件归类到相应的类别中；3. 档案编号：对每个档案进行唯一编号，以便于管理和查询；4. 档案装订：对每个档案进行装订，以保持文件的完整性；5. 档案归档：将装订好的档案放入指定的档案盒中，并填写档案盒标签，以便于查找和管理。
四、档案管理1. 档案管理原则：档案管理应遵循完整性、准确性、安全性、规范性原则，确保档案的长期保存和有效利用；2. 档案保管：定期对档案进行检查和整理，确保档案的保管条件符合要求，防止档案损坏和丢失；3. 档案利用：根据需要提供档案利用服务，对需要复制或摘录的档案进行审批和登记；4. 档案销毁：定期对过期或无保存价值的档案进行销毁处理，销毁时应遵守相关规定和程序。
五、档案管理规范1. 制定档案管理规定，明确档案管理职责和工作流程；2. 对档案管理人员进行培训和管理，提高档案管理水平；3. 建立档案管理信息化系统，实现档案的数字化管理和利用；4. 定期对档案管理进行检查和评估，确保档案管理工作的规范化和有效性。
实验室设备档案资料建立与管理方案
实验室设备档案资料建立与管理方案一、引言实验室设备档案资料建立与管理是实验室管理的重要环节，对于提高实验室的工作效率和管理水平具有重要意义。
本方案旨在规范实验室设备档案的建立和管理流程，确保设备资料的完备性、准确性和可靠性，以提供支持实验室的决策和管理工作。
二、档案建立与整理1.设备档案建立：每个实验室设备均应建立相应的档案，包括设备名称、型号、生产厂家、购置日期、购置价格、使用年限、维修记录等基本信息。
档案应按照设备购置的时间顺序进行编号，建立统一的编号体系，并在档案上进行标注。
档案可采用电子化存储，并备份在云端服务器，以确保档案的安全性和可访问性。
2.档案整理：档案应按照设备类型或功能进行分类整理，确保档案的清晰易读。
档案中的资料应按照时间顺序排列，方便查阅和管理。
对于停用或报废的设备，应将其档案整理归档，在说明中注明清楚设备的报废原因和处理方式。
三、档案管理与更新1.档案管理责任：实验室负责人应明确档案管理的责任和权限，指定专人负责设备档案的建立、整理、管理和更新工作。
档案管理人员应具备相关专业知识，并定期接受档案管理和信息技术培训。
2.档案更新：设备档案应随设备的购买、维修、更换等操作进行实时更新。
档案更新应及时录入设备的新信息，包括维修记录、更换零部件、设备使用情况等，保证档案的完备性和准确性。
3.档案查询：设备档案应提供便捷的查询方式，方便相关人员查询设备的基本信息、维修记录、使用情况等。
查询方式可以包括电子查询系统和查询表格，保证查询的及时性和准确性。
四、安全和保密措施1.档案安全保密：设备档案信息应进行加密存储和备份，确保档案的安全性和保密性。
2.灾害防范：设备档案应做好灾害防范工作，包括备份档案资料、防水、防火等措施，以避免档案因自然灾害等原因造成的丢失和损坏。
五、档案的审查和归档1.定期审查：档案管理人员应定期对设备档案进行审查，确保档案的完整性和准确性。
审查应包括设备信息的核对、档案的整理和更新情况等，确保档案的及时更新和清晰有序。
制度和档案的建立与管理
制度和档案的建⽴与管理制度和档案的建⽴与管理1项⽬管理运作制度2档案资料建⽴与管理科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公⽤设施的使⽤、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。
本公司⾃成⽴以来，⼀贯重视档案资料的建⽴与管理⼯作。
针对科交中⼼的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理⼿段，配备专责档案管理⼈员，建章建制，对所有档案资料进⾏严格的、科学的、集中的管理。
2.1需建⽴的档案、资料分类检索2.1.1需委托⽅提供的技术资料1)规划图2)竣⼯图3)总平⾯图4)单体建筑、结构、设备竣⼯图5)消防、附属⼯程及地下管⽹竣⼯图6)地质勘测报告7)开、竣⼯报告8)图纸会审记录9)⼯程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）10)隐蔽⼯程验收签证11)沉降观察记录12)竣⼯验收证明书13)钢材、⽔泥等主要材料的质量保证书14)新材料、构配件的鉴定合格证书15)⽔电、卫⽣器具、电梯等设备的检验合格证书16)砂浆、混凝⼟试块试压报告17)供⽔的试压报告18)绿化⼯程竣⼯图纸及相关资料19)其他技术资料2.1.2物业服务中⼼需建⽴的资料1)物业资料基本资料功能分区资料设备资料、作业指导书2)客户资料内部办公⼈员名册（可不提供）内部各部门分布资料3)⽇常管理资料保洁绿化管理记录绿化消杀记录保安管理记录⽇常巡查记录交接班记录值班记录物资搬运放⾏记录紧急事件处理记录车辆管理记录夜间查岗记录闭路监控系统录相带车辆管理档案车辆详细资料停车场、地下车库使⽤公约车辆出⼊及停放记录临时装修管理档案（可视具体情况）装修通知书（附图纸）装修⼯程队安全责任书临时施⼯⼈员登记表施⼯单位营业执照复印件维修服务档案维修服务登记表维修服务回访记录设备管理档案各类公⽤设施保养维修记录各项机电设备保养维修及运⾏记录设备分承包⽅维修保养记录设备检查记录⽂化活动档案各项活动计划及实施记录图⽚及录像新闻媒介报道剪集物业使⽤⼈反馈意见及各项建议顾客意见调查、统计记录服务质量回访记录顾客投诉及处理记录员⼯管理档案员⼯个⼈详细资料员⼯业绩考核记录员⼯内务管理检查记录培训档案各项培训计划及实施记录培训结果考核及跟查记录军事训练及消防演习记录⾏政⽂件政府部门⽂件与甲⽅往来函件公司及集团公司⽂件物业服务中⼼规章制度、通知、通报等⽂件物业服务中⼼获得的荣誉2.2档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图：2.2.1档案资料收、发管理程序物业服务中⼼重要资料（如委托⽅提供的资料）接收必须经过物业服务中⼼总经理或其指定负责⼈验收，完善交接⼿续后⽅能分卷⽴档。
档案的建立与管理
档案的建立与管理档案资料是物业的重要组成部分，档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要内容。
针对物业的实际情况，服务中心将特别设立档案柜，由管理员专职管理，建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建等方面发挥重要作用。
为此，我们将重点抓好以下几方面工作：1、完善建档流程，严格档案管理制度；2、明确建档内容，实行系统收集、集中管理；3、对使用率高的档案实行档案室、使用部门双档管理制。
4、对资料档案实行“双档”（即电脑档案、文本档案）管理。
5、推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化管理。
一、档案的建立建档流程：收集→整理→分类→编号→登记→输入电脑→入柜二、档案资料的分类将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。
三、档案资料的管理1、档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严格管理，服务中心使用部门保存复印件的存档管理制度。
2、管理要求：（1）按照档案对湿度、温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理；（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷图表等，并采用适当的保存方式；（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中安全，不丢失、不泄密；（4）坚持档案资料收集的系统化；（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存；（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查；（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理登记手续。
公司档案建立与管理制度
公司档案建立与管理制度在现代企业管理中，档案不再仅仅是纸质文件的堆砌，而是包括了电子文档、图像、邮件等多种格式的信息载体。
因此，制定一套全面的档案建立与管理制度显得尤为重要。
该制度应当包含以下几个关键部分：一、档案分类与编码系统建立一个清晰的档案分类系统至关重要。
这需要根据公司的业务特点和管理需求，将档案分为财务、人事、法律合同、项目管理等几大类，并在每类下设立子类别。
为了方便检索，每个类别和子类别都应有统一的编码规则。
二、档案收集与归档程序档案的收集应覆盖从创建到废弃的整个生命周期。
所有新产生的文档必须按照既定流程进行分类、编号和归档。
对于重要文件，还需制定备份策略，以防数据丢失或损坏。
三、档案存储与保密措施考虑到信息安全和保密要求，公司需对不同等级的档案采取不同的存储和保密措施。
这包括但不限于物理安全如锁定的文件柜，以及电子安全如密码保护和防火墙。
四、档案访问与使用规定档案的使用应严格遵循权限管理原则。
只有授权的员工才能访问特定的档案，且其行为应被记录以供审计之用。
五、档案维护与更新周期定期对档案进行检查和维护，确保所有信息的时效性和准确性。
过期或无用的档案应按照规定的程序进行销毁或转移。
六、档案灾难恢复计划针对可能出现的自然灾害、火灾或其他意外情况，公司需制定详细的档案灾难恢复计划，以最小化潜在损失。
七、员工培训与责任为确保档案管理制度的有效执行，所有员工都应接受相应的培训，了解档案管理的重要性及其具体操作流程。
同时，明确每位员工的档案管理责任，确保个人对其处理的文档负责。
档案资料的建立管理
档案资料的建立管理一、建立和管理档案资料1、档案的建立为了管理档案资料，项目部设立专门的档案室，并由专人负责管理。
建档流程包括收集、整理、分类、编号、登记、输入电脑和入柜。
档案资料的分类是将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。
分类包括项目概况、政府部门及主管领导部门文件、公司及服务单位相关文件、规章制度、通知、通报等文件、接待来访参观记录表、员工工作考核办法、员工个人资料、聘用表、员工持证上岗情况、员工劳动合同文件、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划和个人成长记录、员工培训考核记录、员工外出考评及参加演练记录、物品采购记录表、物品入库登记表、物品领取登记表、日常巡查记录、交接班记录、安全防范措施、巡检记录、查岗记录、紧急事件处理记录、接待记录表、投诉与整改记录、投诉处理意见汇总表、回访记录表、车辆管理记录、车辆保养维修记录、会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。
2、档案资料的管理档案室和使用部门实行双重档案管理制度，对使用频率较高的档案实行档案对重要原始档案进行严格管理，办公室保存复印件的存档管理制度。
管理要求包括建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理；采用多种形式信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、U盘或者光盘等；确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密；坚持档案资料收集的系统化；做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存；实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查；档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。
3、档案管理制工作流程立卷归档是档案管理制工作流程的一部分。
档案室的工作流程包括文件材料的收集、整理、分类、录入机读目录、装订档案、制作检索工具、入库以及分类上架。
借阅档案分为本单位人员借阅和外单位人员查阅，申请流程需要经过审核和签字批准，档案室负责查找相关档案并填写归还日期。
档案的建立与管理
档案的建立与管理档案建立和管理档案管理是一个单位基础管理工作的重要组成部分，其任务包括档案的收集、分类和保存、统计、移交、利用、信息反馈、鉴定和销毁、以及保密与安全等。
本公司的档案是宝贵的财富，必须全部归档，不得擅自保管或对外交流。
档案工作纳入目标责任管理系统的考核范围，对全公司各部门、管理处进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，以便开发利用。
档案管理体制本公司的档案实行集中管理分类保管的办法。
整个档案工作由行政部下属信息中心统一归口管理，同时负责对各部门、各管理处及行政挂靠单位的档案工作进行指导、监督、检查和考评。
档案分为九大类，限于库房面积等原因，XXX负责员工档案管理，其余档案由信息中心统一负责管理。
档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。
各部门、管理处必须有一名兼职信息管理员，负责该部门、管理处的档案工作，使公司档案管理形成有机的网络。
档案实行部门预立卷制。
档案的来源物业档案管理必须遵循文档自然形成规律，要做到及时记录、数据准确、资料详实，不错不漏、帐实相符，妥善保管、查询方便。
保证档案的完整、准确、新鲜和安全是档案管理的基本要求。
完整性要求档案的整体性；准确性要求档案内容与实际情况相符；新鲜性要求档案反映的信息是最新的客观真实记录；安全性要求档案内容的保密和妥善保管。
此外，物业管理机构还需做到“三清”，即物业情况清、业主资料清和服务状况清。
物业档案形式多样，包括纸张、磁带、胶卷等载体，手写、复印、摄影、录像等记录方法，文字、图像、声音等表达方式，业主档案、物业档案、服务档案等内容，以及图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等形式与内容的结合方式。
公司所有员工都应当做好工作日志，记录当日事当日记。
各项具体工作应按照ISO9001：2000体系做好相关表格的记录。
所有记录必须客观、真实、及时、全面，包括记录时间、记录内容和记录人。
各项会议也要有记录，由公司或管理处行政人员负责。
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档案资料建立与管理
档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。
我司建立完善的档案管理制度，在本项目中，档案管理的范围主要包括如下几大方面：
1、采购方移交记录、项目相关各项参数（如项目作业清单等）。
2、员工档案（如劳动合同、入职审批单等）。
3、工作制度（如公司行政人事制度、财务制度，工作标准、各岗职责、事务操作规程等）。
4、项目日常管理运行的记录（工作计划、工作总结、工作报告/请示、培训记录、采购记录等）。
5、项目日常一线作业事务工作的质量记录（如工作日志、公厕清洁点检表、工程维修派工单、车辆出车记录等）。
6、其他。
档案管理工作规程
1.密级档案，外部利用者
填写申请表
2.相关领导签字批准后的
申请单交至档案中心。
利用
人
1.审批手续齐
全。
1.利用人进行档案利用登
记，填写登记表。
2.档案管理员提供档案资
料。
1.密级档案只能
室内阅读，不
得借出或复
印。
2.记录完整，内
容齐全。
3.利用人爱护档
案，不得丢失。
1.利用人归还档案或办理
续借登记；
2.档案管理人员检查归还
档案是否齐全，以备下
次利用；
3.交接双方填写登记表，
办理归还手续。
4.档案如有丢失、损毁或
泄密，要立即追究当事
人责任。
1.双方当面核对
清楚，无差错。
2.外借档案时间
大于7天，续借
大于20天，需
长期外借的，
应尽量使用复
印件。
3.归还案卷干净
整洁、无折叠
和拆散、涂改
和画圈。
填表申请提供档案利
归还档案。