食品药品监督管理局首问负责制

食品药品监督管理局首问负责制第一条为强化服务意识，提高服务质量，根据有关政策规定，制定本制度。

第二条首问负责制，即第一位接待来访（来办事、咨询或者投诉）、来电、来函的机关工作人员是首问责任人。

当有两位以上工作人员同时被问时，职务高者为首问责任人。

首问责任人必须热情接待，认真办理，负责到底。

第三条首问责任：1、首问责任人对来访、来电、来函有接待义务，对来访者不得以“不知道”、“人不在”、“不归我管”、“下回再来”、等语言加以拒绝推诿；对来电者不得语言生硬，一推了之；对来函不得丢失。

2、首问责任人在接待时必须礼貌热情、态度和蔼，坚持做到“一幅笑脸、一句文明用语、一把椅子、一杯茶水”和“来有迎声，走有送声，问有答声，合作有谢谢声”。

3、首问责任人对属于自身职责范围内的事务，要认真、及时、准确办理；对于手续不符合有关规定的，必须耐心向对方说明需补充的手续；对不涉及自身经办的事务，需告之相应办理的科室人员；对自己还不清楚的事务；须向局机关其它工作人员了解清楚后，再予以回复；不得将一般性的、本人能办理的事情推给领导；涉及重要事务的，须立即向分管领导汇报，及时做出妥善处理。

咨询或者办理的事项不属于本部门职责范围的，首问责任人应当向行政管理相对人说明理由进行解释。

第四条首问责任追究：1、对首次未尽到责任，在机关内部造成影响的，将予以批评教育；2、对经批评教育后仍不能尽到责任，有损机关形象并造成一定影响的，将通报批评，且当年不能评优；3、对严重损害机关形象，造成恶劣影响的，将按照《公务员法》及有关规定予以严惩。

请示汇报制度为理顺工作关系，加强上下左右的沟通，提高机关工作的整体意识，特制订本制度。

1、凡属本部门、本单位职权范围内可以解决和决定的事项，由本部门、本单位解决和决定。

超出职权范围或须向上级部门、主管领导报告的事项，必须向上级部门或主管领导请示、汇报。

2、除局机关主要领导特别授权外，原则上各科室所有涉及向上的请示、报告都由办公室统一进行。

3、一般情况下，必须逐级请示或汇报工作。

各科室工作人员向科室正副职负责人请示或汇报，科室负责人向分管领导请示或汇报。

正常情况下，要避免越级请示和多头请示。

4、在下列情况下，可越级请示汇报或处理完后再请示汇报：(1)遇到药械重大突发事件和安全事故等急需有关领导处理的情况时；(2)时间紧急又无法联系上直接主管领导或直接主管领导授权同意时；(3)上一级领导在某些事项或某一方面有要求向其请示或汇报时。

5、遇重大问题或其它具有保密必要的敏感性事件，向上级请示、汇报时，必须征得局机关主要领导同意，并严格遵循逐级请示、汇报的原则，避免产生某些负面影响。

6、为搞好请示事项上级回复的记录，由办公室统一建立《请示及上级答复记录簿》，各科室的对上级局的请示事项和回复情况，统一到办公室填写《请示及上级答复记录簿》。

7、全局干部职工均要遵守请示、汇报的有关规定。

如因请示、汇报不当而造成工作失误的要追究有关人员的相应责任。

8、各级领导在下级请示汇报工作后，应视情况给予答复。

对要求解决的问题，能当场答复解决的应当场给予答复解决。

对一时答复不了的应说明情况，力求在最短时间内予以答复。

对超过职权范围无法答复解决的应尽快向上级请示转达。

来电来信来访接待制度一、严格遵守党和国家的各项政策、法律、法规和上级机关的规定，按要求做好来信、来电和来访接待工作。

二、要强化服务意识，来电、来访接待要态度热情，用语礼貌，服务周到。

三、办公室统一建立来信、来电和来访登记制度，认真记录好来信、来电和来访者反映问题的时间和内容。

四、除本科室一般业务工作外，上级局业务科室电话对口通知我局业务科室，包括安排工作、通报客情等，接电话科室必须将电话内容记录备案到办公室《电话记录》中，并向相关领导汇报，办公室视情况决定通报范围。

未经批准，对重要来信、来电、来访，任何科室和个人都不能擅自处理。

五、办公室要统一建立记录簿，对来信、来电、来访情况进行登记备案，并分别向相关领导请示汇报，由相关领导对来信、来电、来人统筹作出处理安排。

六、投诉举报的处理按投诉举报程序进行，查处完毕后由承办人向投诉举报人回复。

日常监督检查制度为贯彻落实《山东小药品质量日常监督检查管理办法》等文件精神，进一步规范药械日常监督检查工作，特制定本制度。

一、日常监督检查事前有计划：各科（室）队要分别制定年计划、月计划、周计划，内容包括：检查目的、对象、范围、重点、方法步骤、人员组成和时间安排等。

二、现场监督检查按照以下程序进行：（一）必须有2名以上执法人员，并指定1人为组长。

向被检查单位的有关人员出示行政执法证件，并告知检查目的、范围、日程安排，落实陪同人员。

（二）实施现场监督检查，如实记录现场检查情况。

（三）汇总检查情况，做出明确的检查结论，并填写省局《现场检查笔录》及相关行政执法文书。

一是写明白现场检查发现的问题，如果没问题应当注明“没有发现问题”，不能空白。

二是发现问题的，应当注明处理情况，如：下达《预先警示通知书》、做出“警告”处罚等。

三是一并填写我局统一印制的《药品使用单位日常监督检查记录》或《药品经营单位日常监督检查记录》，并附在省局《现场笔录》后。

（四）检查组长向被检查单位宣布检查结果，检查人员、被检查单位负责人在《现场检查笔录》及相关的行政执法文书上签字并存档。

三、执法人员在监督检查中发现的违法、违规行为，应当依法做出处理决定或责令整改，并负责监督落实。

（一）轻微违法违规行为，不足以给予行政处罚的，应当进行预先警示，必须现场填写并下达省局《药品监督管理预先警示通知书》，告知其违法违规的事实、依据、改正期限、复查时间、复查标准以及逾期不改或虽经整改仍不符合规定要求，致使轻微违法违规行为危害扩大所应承担的法律责任。

本通知书一式两份，一份交相对人，一份存档备案。

（二）经复查，被检查单位已经按照规定改正其违法违规行为的，应当解除警示，收回《药品监督管理预先警示通知书》。

被检查单位逾期未改正或经整改仍不符合规定要求的，应当依法予以处罚或采取其它行政措施。

（三）在监督检查中，发现质量可疑的药品时，可以先进行快速鉴别，需要对药品进行检验的，应当按照《药品质量抽查检验管理规定》进行抽样。

四、各科室建立日常监督检查电子档案，办公室建立《日常监督检查登记备案簿》。

每周五下班前，各科室要将本周的监督检查情况如实填写《日常监督检查登记备案表》报办公室登记备案。

同时，还要将省局《现场检查笔录》、我局印制《药品使用单位日常监督检查记录》或《药品经营单位日常监督检查记录》，及相关行政执法文书，按时间先后顺序分类整理后报办公室备案。

五、检查人必须严守工作纪律，严格依法行政，不得泄密；不得接受被检查单位或个人的宴请、馈赠物品或其他形式的好处；不得乱用自由裁量权。

出现违法纪律情况的，按照相关规定处理。

涉药单位约谈制度为贯彻落实《山东省涉药单位约谈制度》（试行）的精神，搞好对涉药单位的交流、沟通，制定本制度。

一、本制度所称的涉药单位系指莱州辖区所有取得合法资质的药械生产、经营企业和药品使用单位。

二、涉药单位有下列情形之一的，应当进行约谈：（一）发现存在药品安全重大隐患，需要警示其自动改正的；（二）市外药品监督管理部门监督检查发现的，涉及我市涉药单位药品安全问题的；（三）国家发布的药品安全信息涉及到我市涉药单位药品安全问题的，经确认后需要进行约谈的；（四）多次发布违法药品广告的；（五）其他有必要进行约谈的情形。

三、涉药单位参加约谈的人员应为法定代表人、单位负责人或质量管理负责人。

四、约谈的主要内容是：（一）通报涉药单位违法违规及管理中存在的突出问题，责成其查找产生问题的原因，责令其限期整改；（二）了解对日常监督检查中发现的问题进行整改的情况；（三）宣传药品监管职能和有关法律法规，明确企业法定代表人作为药品质量安全第一责任人的职责及要求；（四）征求对药品监管部门的意见或建议；（五）其他需要约谈的内容。

五、约谈一般应在局办公场所进行，由各相关业务科（队）实施。

各相关业务科（队）负责人作为约谈主持人组织约谈，约谈时应至少有2名药品监管人员在场。

六、约谈涉及全局性或者重大问题，需要局领导参加的，应按照局机关的报告程序至少提前两天报告并经局主要领导同意。

七、约谈时，应对约谈内容做好记录并填写《涉药单位约谈记录》，该《记录》一式两份，一份留约谈科队，另一份报办公室存档。

约谈记录需载明约谈时间、地点、事由、参加人员等内容，并经被约谈人确认后签字或盖章。

八、对通过约谈，拒不采取纠正措施的涉药单位列为重点监管对象，实施重点监管。

约谈不影响行政处罚的执行。

九、约谈不得有变相增加企业负担、徇私舞弊、渎职失职等行为。

工作人员违反规定进行约谈的，予以通报批评，必要时追究具体责任人员和主管领导的责任。

附件：涉药单位约谈记录涉药单位约谈记录承办科队：记录人：被约谈单位及人员：约谈事由：约谈内容：约谈人员签字（或签章）：注：该记录一式二份，由承办科队一份，报办公室存档一份。

为加强局机关规范化管理，进一步提高下乡工作质效，现就下乡时间、下乡纪律、下乡人员考勤管理等方面做出如下规定。

一、下乡实行“早出午归制”，原则上下乡人员正常参加日常考勤。

二、为节约执法成本，保证下乡工作时间，下乡科室必须提前准备。

下乡应在上班后半小时内出发，中午返回。

三、原则上上班半小时后任何科室和个人不得下乡。

紧急情况、特殊情况必须下乡的，要填写《特殊事由下乡签批条》报分管领导签批，并将签批条报办公室备案。

四、下乡人员因特殊事由中午无法返回参加考勤的，必须在上午下班前电话报办公室，书面备案。

五、原则上下乡人员局里不负担餐费。

极特殊情况下，下乡人员需在外吃工作餐的（标准10元/人），必须提前请示局主要领导批准。

六、所有工作人员必须严格执行工作日中午禁酒令等各项纪律规定，不得接受相对人吃请、馈赠，不得带酒上岗。

七、办公室建立《下乡登记簿》，对下乡人员因公无法参加正常考勤、特殊事由下乡等情况进行登记备案，汇总后每月将下乡情况报局主要领导。

为进一步加强对全局干部职工的考勤管理，根据局党组研究决定，制定本规定。

一、全局工作人员应严格遵守作息时间，确保工作时间在岗。

所有人员必须按规定的上下班时间做好指纹签到（签退），做到不迟到、不早退、不旷工，有事请假。

二、日常考勤采取电子与书面相结合的方式。

下乡人员（驾驶员）每次出发前都须在考勤机上按手印，并到办公室填写下乡日志（填明人员、时间、地点、事由等）进行备案。

原则上，下乡人员必须在上午下班前返回参加正常签退。

因特殊事由不能返回单位的，必须在上午下班前向办公室说明情况、登记备案。

返回后在考勤机上按手印，同时填写下乡日志，注明返回时间，参加正常签退。

三、上班签到最多延后10分钟，上班时间开始10分钟后至30分钟内到岗者按迟到论处，超过30分钟以上按旷工半日论处。