物业公司档案编制分类
物业各类档案管理制度
一、目的和意义为了规范物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。
三、档案分类1. 工程档案：包括工程设计、施工、验收、维修、改造等过程中的各类图纸、文件、资料等。
2. 业主档案：包括业主身份证明、购房合同、租赁合同、装修申请、入住登记等。
3. 财务档案：包括财务收支报表、费用收缴记录、维修基金使用记录等。
4. 文件档案：包括物业管理相关法规政策、公司文件、会议记录、通知公告等。
5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
四、档案管理职责1. 物业公司主管负责监督、指导、检查档案管理工作。
2. 文员专职负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3. 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、归档，并及时上报公司档案室。
五、档案管理要求1. 档案资料必须按照公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
2. 档案资料必须集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3. 档案资料必须按类别、时间、项目等进行分类整理，便于查阅。
4. 档案资料必须做到完整、准确、安全，确保档案完好率达100%。
5. 档案资料需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
六、档案借阅与归还1. 因工作需要借阅档案资料的，需经主管书面确认，并办理借阅手续。
2. 借阅人需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。
3. 如档案资料遗失、损坏，借阅人需承担相应责任。
七、档案管理与监督1. 公司定期巡查档案管理情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
2. 档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
八、附则本制度自发布之日起施行，由物业公司负责解释。
物业服务企业档案分类
物业服务企业档案管理分类1.档案分类框架2.档案分类明细物业服务企业档案分类行政管理 人力资源管理 品质管理 工程管理物业服务（项目留存档案） 经营管理 市场拓展 品牌管理 财务管理维修资金历史使用资料档案历史使用资料每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料1.房屋专项维修资金使用申请（立项）表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件（若成立业主委员会需要有业主委员会委托书）3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片（公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片）8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件（若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件）18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细物业公司项目档案分类物业服务档案（项目档案）基础管理档案综合管理物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录。
物业公司档号编制规则
档号编制规则一、档号结构全宗（机构）号-年度·项目（公司）代码·分类代码-案卷号-件号1.1.1全宗号：全宗号为档案保管机构代码，由拼音与阿拉伯数字共同组成，其中拼音为“全宗”首写大写字母，阿拉伯数字为各城市公司或子公司代码，如：广州公司，其全宗号为“FW02”。
（详见附件2-2《全宗代码一览表》）。
1.1.2项目（公司）代码（区域/城市公司用）分类代码：项目（公司）代码用拼音及阿拉伯数字表示，如XM01,GS01（详见附件2-3《公司、项目代码一览表》）。
分类代码拼音字母组成，例如：文书类：WS（详见附件2-4《档案分类》）。
1.1.3案卷号：案卷号用三位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。
1.1.4件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“1”开始往下排列。
通过以上四部分实现档号的唯一性，档号与每份档案一一对应。
备注：字母“N”代表序号，根据实际需要编写阿拉伯数字序号。
1.2档号编排示例1.2.1公司证照全宗号-公司代码·分类代码-案卷号-件号FW02 - GS01·ZZ – 001 - N件号（第1件）案卷号（第1卷证照）类别代码（公司证照类）公司代码（公司代码）全宗号（广州公司）1.2.2综合档案全宗号-年度·分类代码-案卷号-件号FW02 - 2020·GS01·WS - 001 - N件号案卷号（第1卷发文）年度·公司代码·分类代码(文书档案)全宗号 (广州公司)1.2.3项目档案全宗号-项目代码·分类代码·年度–案卷号-件号FW02 - XMO1·WS - 001 - N件号案卷号项目代码·分类代码全宗号 (广州公司)。
物业集团公司行政档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业集团公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属单位行政档案的管理工作。
第三条行政档案是指集团公司及其所属单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第二章档案分类与归档第四条行政档案分为以下类别：1. 机关文书档案：包括文件、报告、请示、通知、会议纪要、讲话稿等；2. 机关印信档案：包括印章、图章、戳记等；3. 机关人事档案：包括干部人事档案、员工档案等；4. 机关财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；5. 机关固定资产档案：包括固定资产购置、维修、报废等档案；6. 机关合同档案：包括合同、协议、协议书等；7. 机关其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条行政档案归档应遵循以下原则：1. 及时归档：各部门、子公司及所属单位应在文件形成或事件结束后及时归档；2. 完整归档：归档的档案应包括文件的正文、附件、抄送件等；3. 准确归档：归档的档案应按照档案分类标准进行分类，确保档案的准确性和完整性；4. 安全归档：归档的档案应按照规定采取安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等条件；3. 档案柜应上锁，并设立档案目录；4. 档案借阅应办理借阅手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，保护档案的合法权益；2. 档案利用应经档案管理部门批准，不得擅自对外提供档案；3. 档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 档案利用不得损害档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下规定：1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核批准；2. 档案销毁应采用焚毁、化浆、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露；3. 档案销毁后，应将销毁记录报档案管理部门备案。
物业管理处档案分类及归档模式规定
一、存档分类编号规定：
类别
工程类（A）
保安类（B）
类名
图纸文件
设备技术文件
日常运行记录文件
维修保养备用材料及配件记录文件
规范及制度化文件
固定岗位值班记录
巡更签到记录
消防灭火器及其它消防安全检查记录
类别代号
A1-1
A1-2
A2-1
A2-2
A2-3
B1
B2
B3
类别
综合类（C）
卷名
卷名卷名Βιβλιοθήκη 员工奖罚记录
A栋
建
施
图
B栋
保安
值班
记录
全宗号
全宗号
全宗号
/
/
/
目录号
目录号
目录号
/
/
/
案卷号
案卷号
案卷号
C1-03
A1-1
B1-1
年度
年度
年度
2005-2007年度
2005年4月
2007年
保存期限
保存期限
保存期限
5年
长期
财务管理（按财务管理制度专门保管）
类名
人事行政后勤类
内部物管业务管理档案（日常业务，动态性强）
业主资料及公约、收交楼资料和装修资料（属一次性完成归档的档案）
类别代号
C1
C2
C3
二、代号编号方法及涵意：
如C1-03，意思是——综合管理类的（C）人事行政类（C1）中的第三个档案盒。该第3个档案盒里比如装的是“2005-2007年度员工奖罚记录”，写在档案案的背脊上就是如下所示：
物业公司档案管理分类表
3
项目施工跟进计划及跟进记录资料
长期
5-4
营销配合介入
1
营销活动配合记录
长期
2
营销过程中有关物业法律文书
长期
5-5
竣工验收介入
1
竣工验收中存在的问题
长期
2
竣工验收中问题处理意见记录
长期
8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
3年
2-4
考勤管理
1
员工排班记录
3年
2
员工出勤记录
3年
3
员工加班记录
3年
4
员工换班记录
3年
5
员工休假记录
3年
6
员工考勤月报表
长期
2-5
绩效考核
1
绩效考核方案
3年
2
绩效考核原始记录
长期
3
绩效考核结果及应用记录
长期
4
员工奖惩记录
长期
5
优秀员工评比资料
长期
2-6
薪资管理
1
工资表
长期
2
工资调整记录
长期
3
工资发放记录
长期
10
员工福利用品发放记录
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
人力资源管理
11
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
2
员工月扌报表
物业档案资料的分类
4、施工单位营业执照
维修资料
1、维修申请表
2、维修施维修记录
公共秩序维护资料
1、日常巡查记录、交接班记录、值班记录
2、查岗记录、闭路电视监控系统记录
3、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
4、车辆管理记录、车辆资料、车位使用协议
设备管理资料
公共设施保养维修记录
物业档案资料的分类
名 称
资料内容
工程建筑资料
1、规划图纸、项目批文、用地批文
2、建筑许可证、开工许可证
工程技术资料
1、总平面图
2、地质勘察报告、开竣工报告、图纸汇审报告
3、工程合同、工程预决算
4、工程设计变更、通知及技术核算单
5、竣工图：A：单位建筑、结构、设备技术资料
B：消防、燃气、智能化等工程设备技术资料
1、政府部门文件、司文件
2、管理处规章制度、通知、通报等文件
3、管理处荣誉一览表
业主委员会资料
筹备成立文件、成立后运行文件
6、房屋消防、燃气竣工验收证明书
7、钢材、水泥等主管材料的质量保证书
8、新材料、构配件的鉴定合格证书
9、绿化工程竣工图
业主资料
1、业主入住资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装修申请、验房表、费用托收协议、车辆登记等）
2、业主家庭人员档案
3、业主家庭维修档案
装修资料
1、装修申请表（附图纸）
2、装修工程队安全责任书
社区文化资料
1、活动计划实施方案、总结记录
2、社区文化活动图片及记录
员工管理资料
1、员工个人资料、聘用表
2、员工业绩考核及奖罚情况
3、员工培训计划及实施记录
物业公司内页档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工，旨在规范公司内页档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案分类与归档第三条公司内页档案分为以下几类：1. 行政类档案：包括公司章程、组织机构代码证、营业执照、资质证书、批文等；2. 财务类档案：包括财务报表、财务凭证、审计报告、税费缴纳证明等；3. 人力资源类档案：包括员工入职、离职、调动、考核、培训等档案；4. 项目管理类档案：包括项目验收、维修保养、验收报告、合同等；5. 业主服务类档案：包括业主投诉、维修记录、服务记录等；6. 公共安全类档案：包括消防安全、安全培训、应急预案等；7. 其他类档案：包括公司内部文件、会议纪要、培训资料等。
第四条档案归档工作由各部门负责，按照以下要求进行：1. 按类别、时间顺序整理归档；2. 每份档案应包含封面、目录、正文、附件等部分；3. 档案编号应统一规范，便于查阅和管理；4. 归档文件应使用规范的档案袋或文件夹，确保档案的整洁和美观。
第三章档案保管与利用第五条档案保管工作由档案管理员负责，具体要求如下：1. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮、防火、防盗的场所；2. 档案应按照类别、时间顺序存放，确保档案的整齐有序；3. 档案管理员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 档案管理员应做好档案的防虫、防霉、防尘等工作。
第六条档案利用工作应遵循以下原则：1. 公开、公平、公正，为员工提供便捷的档案查询服务；2. 严格按照档案利用规定，确保档案安全；3. 对涉及公司秘密的档案，应严格控制查阅范围。
第四章档案销毁第七条档案销毁工作应遵循以下原则：1. 严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案销毁的合法性；2. 档案销毁前，应经公司领导审批；3. 档案销毁过程中，应确保档案的安全，防止泄露公司秘密。
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物业管理公司
档案分类编制方案
戴德梁行物业管理有限公司
谨呈
物业管理档案分类编制方案
为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案
1、术语
类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述
类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。
2、类目设置“
1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。
2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置
3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。
3、标识符号：
1）本方案采用阿拉伯数字编号制
2）上位类目和下位类目代码之间用“。
”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”
隔开。
4、编号结构形式：
编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。
”隔开，四至五段之间用“—”隔开
第一段：为卷宗码
第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。
第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。
第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。
第五段：为案卷流水码。
物业管理档案编号结构：
X ·X ··—
卷宗码 一 级 类
目 代 码 二 级 类 目 代 码
年 度 码
卷 宗 流 水 码
例
1 — 001 一号卷宗 业管理类
业 管 理 文 件
0 0 0 年
一 份 卷 宗
5、保管期限 短期：15年 长期：50年
永久：地籍产权终止日
物业管理档案一级类目分类编号表
（一）物业管理档案类目代号表
（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
（六）维修、维护档案类目代号表
（六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限
（八）会计档案类目代号表
（八）会计档案类文件材料归档范围及管理期限表。