物业管理文档：日常管理-资料档案管理
物业管理档案管理
物业管理档案管理物业管理档案管理一、概述物业管理档案管理是指对物业管理工作中产生的各类档案进行有效管理、维护和利用的过程。
物业管理档案的管理对于提高物业管理工作的效率、规范物业管理行为具有重要意义。
本文将介绍物业管理档案的分类、管理流程及注意事项。
二、物业管理档案的分类物业管理档案主要可以分为以下几类：1. 业主档案业主档案是指物业管理工作中记录业主信息的档案。
包括业主的基本信息、、物业费缴纳记录等。
这些档案通常由物业管理公司负责管理，用于与业主进行日常联系和沟通。
2. 建筑档案建筑档案是指物业管理工作中记录建筑物信息的档案。
包括建筑物的设计图纸、施工合同、验收报告等。
这些档案可以提供给物业管理人员参考，用于维修和保养建筑物。
3. 合同档案合同档案是指物业管理工作中与业主、供应商等签订的各类合同文件。
包括租赁合同、物业服务合同、物资采购合同等。
这些档案可以作为物业管理工作的依据，用于解决合同纠纷和管理供应商关系。
4. 工单档案工单档案是指物业管理工作中记录处理问题和工作任务的档案。
包括报修工单、投诉工单、巡检记录等。
这些档案可以帮助物业管理人员追踪工作进展和解决问题，提高工作效率。
5. 档案归档管理档案归档是指将物业管理档案按照一定的分类和规则进行整理、归档和存储的过程。
通过合理的档案归档管理，可以提高档案的检索效率和保存安全性。
三、物业管理档案管理流程物业管理档案的管理流程主要包括档案的收集、整理、归档和利用等环节。
具体流程如下：1. 档案收集：物业管理人员负责收集各类物业管理档案，包括从相关部门或业主获取所需资料。
2. 档案整理：对收集来的档案进行整理、分类和编目工作。
将档案按照一定的规则进行整理，确保档案信息的准确性和完整性。
3. 档案归档：将整理好的档案进行归档处理，按照分类、时间等因素进行分类存储。
对于重要档案，可以采用专门的柜子或保险柜进行存储，确保档案的安全性。
4. 档案利用：物业管理人员在需要时可以利用档案进行查询、检索和使用。
日常档案管理制度(3篇)
日常档案管理制度（3篇）日常档案管理制度（精选3篇）日常档案管理制度篇1物业管理公司日常档案资料管理制度1、文档管理人员专职负责管理处所有文件（通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要）及资料（技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等）的存档、收集和保管。
2、任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
3、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
4、职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
5、文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。
6、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。
日常档案管理制度篇2一、对本单位各门类、载体档案均由本单位档案室集中保管，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室。
全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。
二、库房管理应严格执行《档案库房技术管理暂行规定》做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。
库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。
三、坚持定期或不定期检查、统计档案，如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
四、经常保持库房、柜架整洁整齐，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，管好门窗。
五、坚持温湿度侧记和调节，档案库房的温度应控制在14度至24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。
六、档案库房由专人管理，非库房工作人员未经许可不得擅入，档案交接应严格履行手续。
日常档案管理制度篇3一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。
小区物业资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有物业资料档案的管理工作。
第三条物业资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）集中管理，分级负责；（三）安全保密，服务业主；（四）科学管理，持续改进。
第二章档案分类与内容第四条物业资料档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；2. 公共设施设备档案：包括各类设备安装、维修、更换记录，设施设备使用说明书等；3. 物业管理档案：包括物业管理规章制度、工作计划、会议记录、业主委员会会议记录等；4. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表；5. 安全保卫档案：包括门禁系统使用记录、巡查记录、安全检查报告等；6. 绿化养护档案：包括绿化养护计划、实施记录、病虫害防治记录等；7. 其他档案：包括业主投诉、表扬、纠纷处理等。
第五条档案内容应包括以下方面：1. 文字材料：包括各类文件、通知、报告、记录等；2. 图像材料：包括照片、图纸、图表等；3. 音像材料：包括录音、录像等。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案的完整性；2. 分类收集，按照档案类别进行归档；3. 严格审查，确保档案的真实性和准确性。
第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 对档案进行编号、分类、编目；3. 对破损、褪色的档案进行修复和保护。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 专人负责，确保档案的安全；2. 采取防潮、防霉、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
第九条档案利用应遵循以下要求：1. 严格审批，确保档案的保密性；2. 为业主提供档案查询、复制等服务；3. 不得擅自借阅、复制、外传档案。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1第部分物业管理服务档案管理方案第一节档案资料管理方案随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。
档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。
一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用1、档案资料的收集：（1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。
（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。
信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。
2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。
整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。
二、档案资料的分类三、资料的归档管理（1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。
根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。
（2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任。
档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失。
物业工程资料档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业工程资料档案的管理工作，确保工程资料档案的完整、准确、安全，提高物业工程管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有物业工程项目资料档案的管理。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保工程资料档案的完整性，防止遗失、损坏。
2. 准确性原则：保证工程资料档案内容的准确性，确保工程管理的科学性。
3. 安全性原则：加强工程资料档案的安全管理，防止资料泄露和非法使用。
4. 规范性原则：按照国家相关法律法规和行业标准，建立健全工程资料档案管理制度。
第二章职责分工第四条工程资料档案管理工作由工程部负责，具体职责如下：1. 制定、修订和完善工程资料档案管理制度；2. 指导、监督各部门执行工程资料档案管理制度；3. 负责工程资料档案的收集、整理、归档、保管和借阅工作；4. 定期对工程资料档案进行清理、分类、归档和更新；5. 配合有关部门对工程资料档案进行监督检查。
第五条各部门职责如下：1. 设计部门：负责工程图纸、设计变更等资料的编制、审核和提交；2. 施工部门：负责施工过程中产生的各类资料收集、整理和归档；3. 质量部门：负责工程质量检查、验收等资料的收集、整理和归档；4. 安全部门：负责工程安全检查、事故处理等资料的收集、整理和归档；5. 物业管理部门：负责工程竣工验收、移交等资料的收集、整理和归档。
第三章管理流程第六条工程资料档案的收集：1. 工程资料档案的收集应按照工程进度进行，确保资料档案的完整性和准确性；2. 各部门在工程实施过程中产生的资料应及时收集，并按类别、时间顺序整理归档。
第七条工程资料档案的整理：1. 工程资料档案的整理应按照国家相关标准和行业规范进行；2. 档案资料应分类、编目、标注，便于查阅和管理。
第八条工程资料档案的归档：1. 工程资料档案归档前，应进行审核、整理和编号；2. 归档的工程资料档案应按照类别、时间顺序存放，并建立档案目录。
第九条工程资料档案的保管：1. 工程资料档案的保管应按照档案室的要求进行，确保档案安全；2. 工程资料档案的保管期限按照国家相关法律法规和行业标准执行。
物业档案资料管理
物业档案资料管理物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范化、系统化管理的工作。
通过合理的档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，确保物业档案的安全性和可靠性，为物业管理工作提供有力的支持。
一、档案资料的分类与整理1. 根据物业管理的不同领域和内容，对档案资料进行分类，如合同档案、收费档案、维修档案、设备档案等，以便于后续的管理和查询。
2. 对每一个档案类别进行详细的整理，包括建立档案目录、编制档案编号、整理档案材料等工作，确保档案的完整性和一致性。
二、档案资料的存储与保管1. 设立专门的档案室或者档案柜，统一存放各类档案资料，并制定相应的存储规范，包括档案的摆放顺序、密封方式、防火防潮等措施，确保档案的安全性和可靠性。
2. 制定档案借阅和归还制度，对外部人员的档案借阅要求进行审批和记录，确保档案的保密性和完整性。
三、档案资料的检索与利用1. 建立档案检索系统，包括纸质档案的目录索引和电子档案的关键词检索等方式，方便快速地查询所需档案资料。
2. 制定档案利用规范，明确档案的使用范围和权限，并对档案的利用情况进行记录和统计，以便于对档案利用情况进行评估和改进。
四、档案资料的归档与销毁1. 对于已经完成的档案资料，根据规定的保管期限进行归档，确保档案的长期保存和利用。
2. 制定档案销毁的规范和程序，对于已经过期或者无法利用的档案资料，进行安全、环保的销毁处理，如纸张的密封销毁、电子档案的彻底删除等。
五、档案管理的监督与评估1. 建立档案管理的监督机制，包括定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
2. 建立档案管理的绩效评估体系，对档案管理工作进行定量和定性的评估，以便于发现问题和提高管理水平。
六、档案管理的信息化建设1. 推动档案管理的信息化建设，建立档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便利性。
2. 培训档案管理人员的信息化技能，提升其对档案管理系统的操作和维护能力，确保信息化建设的顺利进行。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效的管理和维护，以便于日常运营和管理工作的开展。
物业档案管理的目的是确保物业档案的完整性、准确性和可靠性，提高工作效率和管理水平。
一、档案分类与整理1. 将物业档案按照不同的类别进行分类，如合同档案、人事档案、财务档案等，便于后续的管理和检索。
2. 对每个类别的档案进行整理，按照时间顺序或者其他合理的方式进行排序，以便于快速查找和使用。
二、档案存储与保管1. 选择合适的存储介质，如纸质档案、电子档案或者混合存储，根据档案的重要性和保密性进行合理的选择。
2. 为每个档案建立相应的档案袋或盒，并标注清晰的档案名称、编号和存放位置，确保档案的易查找和存储安全。
3. 制定档案保管制度，明确档案的保管责任人和保管期限，并定期进行档案的检查和整理，确保档案的完整性和可用性。
三、档案检索与利用1. 建立档案索引系统，对每个档案进行索引，包括档案名称、编号、存放位置等信息，便于快速检索和利用。
2. 制定档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，确保档案的安全性和及时性。
3. 提供便捷的档案查询和借阅服务，如建立档案查询系统或者设立档案查询窗口，方便相关人员进行查询和借阅。
四、档案保密与备份1. 对于涉及个人隐私或者商业机密的档案，要采取相应的保密措施，如限制查阅权限、加密存储等，确保档案的安全性和保密性。
2. 建立档案备份制度，定期对重要的档案进行备份，以防止档案的丢失或损坏。
五、档案销毁与归档1. 制定档案销毁制度，明确档案销毁的程序和要求，确保档案的合规销毁。
2. 对于不再需要保留的档案，按照规定的程序进行归档或销毁，确保档案管理的及时性和规范性。
六、档案管理系统建设1. 建立物业档案管理系统，实现对档案的电子化管理和查询，提高档案管理的效率和准确性。
2. 根据实际需求，选择合适的档案管理软件或系统，进行定制和配置，以满足物业档案管理的特定需求。
七、档案培训与监督1. 开展档案管理培训，培养物业管理人员对档案管理的重视和专业能力，提高档案管理的水平和质量。
物业管理档案的管理制度
物业管理档案的管理制度物业管理档案管理制度一、总则1. 为了规范物业管理档案的管理，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于所有物业管理公司的档案管理工作。
二、档案分类1. 物业管理档案分为以下几类：- 行政管理档案- 财务管理档案- 工程管理档案- 客户服务档案- 安全管理档案- 环境管理档案- 法律法规与合同档案三、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。
2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，负责档案的收集、整理、保管和更新。
四、档案收集1. 档案管理人员应及时收集各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。
2. 收集的档案材料应真实、准确、完整。
五、档案整理1. 档案应按照类别和时间顺序进行系统整理。
2. 每个档案都应有明确的编号和索引，便于检索。
六、档案保管1. 档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中。
2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案安全。
七、档案保密1. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。
2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别注意保密。
八、档案利用1. 档案的查阅应有相应的审批流程，未经批准不得随意查阅。
2. 查阅档案的人员应对档案内容保密，并保证档案的完好无损。
九、档案更新1. 档案管理人员应定期对档案进行审核和更新，确保信息的时效性。
2. 任何过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
十、档案销毁1. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行。
2. 销毁档案应有详细的记录，并经过相关负责人批准。
十一、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行监督检查。
2. 对于违反档案管理制度的行为，应及时纠正并采取相应的预防措施。
十二、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的批准。
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目的：确保大厦原始资料的完整
政策：设备及资料的建档工作,是大楼搞好工程管理的一项十分重要的工作。
程序：(1) 建档是汇集和积累设备运行状态的最基本工作。
(2)档案是提供分析研究设备在使用期的改进措施的资料来源。
(3)研究分析资料可探索管理和检修的规律,增加对设备的认识和了解,提高维修和管理水平。
(4)档案是反馈设备制造质量和管理质量信息的重要依据。
(5)档案也是大楼内每一台设备均应建立的设备登记卡。
(6)设备登记卡,应填写设备名称、编号、型号、安装地点、制造厂,供应商、联系电话、地址、设备的主要数据,其他数据、备件存放地点、维护保养要点,检修时间及内容、事故分析等项。
(7)认真详细做好工作,将对今后的故障维修、制定设备的预防性维修计划及制定巡回检查带来许多方便。
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