8特殊载体档案管理制度
特种设备档案资料管理制度范文
特种设备档案资料管理制度范文一、总则1.1 目的本制度的目的是规范和加强特种设备档案资料的管理，确保档案资料的完整、准确和安全，为特种设备安全管理工作提供必要的支持和依据。
1.2 适用范围本制度适用于我单位所有特种设备的档案资料管理工作，并适用于相关人员。
1.3 定义特种设备：指符合国家有关法律、法规和标准所规定的，需经特种设备安全监察部门批准，并取得使用许可证后方可使用的设备。
档案资料：特种设备的各类档案、记录和相关文件及资料。
二、档案资料的建立和归档2.1 建立原则特种设备的档案资料应在设备投入使用前依照相应法律、法规和标准的要求建立，并按照规定的程序进行归档。
2.2 归档责任特种设备的归档工作由安全管理部门负责，具体责任人为设备管理员。
2.3 归档内容特种设备的归档内容包括但不限于以下方面：（1）特种设备的法定代表人授权委托书；（2）设备投入使用的申请和批准文件；（3）设备的设计、制造、安装和验收等相关文件和资料；（4）设备的日常维护、保养和检修记录；（5）设备的事故和故障记录以及处理结果；（6）设备相关的培训和检测资料，包括人员培训证书和检测报告等；（7）其他与特种设备安全管理相关的档案和资料。
2.4 档案材料的整理和归档特种设备的档案材料应按照时间顺序进行整理和归档，确保档案的连续性和准确性。
归档时，应按照相应的分类和编号进行标注，方便查阅和管理。
2.5 档案资料的保密特种设备档案资料属于重要机密，任何单位和个人不得泄露、篡改和损毁档案资料。
档案资料应存放在专用的安全柜中，并设置相应的管理措施和权限控制。
三、档案资料的维护和更新3.1 维护责任特种设备的档案资料维护工作由设备管理员负责，确保档案的完整、准确和安全。
3.2 维护内容特种设备的档案资料维护内容包括但不限于以下方面：（1）定期检查档案材料的完整性和准确性，发现问题及时进行补充和修正；（2）密切关注特种设备的事故和故障情况，及时更新档案资料；（3）建立档案资料的备份和冗余，确保档案资料的安全性和可靠性；（4）定期对档案资料进行审查和整理，清除无效和重复档案，保持档案的整洁和有序。
特种设备档案资料管理制度范本
特种设备档案资料管理制度范本一、总则特种设备档案资料是特种设备管理的重要组成部分，为了规范特种设备档案资料的管理工作，确保特种设备档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有特种设备档案资料的管理工作。
三、档案管理责任1. 公司设立特种设备档案管理部门，负责特种设备档案的全面管理，包括档案的收集、整理、存储、检索等工作。
2. 特种设备档案管理部门负责制定特种设备档案资料的收集、整理、存储、检索等工作的细则，并组织实施。
3. 各部门负责自己管辖范围内特种设备档案资料的收集、整理和存储工作，配合特种设备档案管理部门的工作。
四、档案资料的收集1. 档案资料的收集应当按照特种设备的种类进行区分，确保资料的分类清晰、便于检索。
2. 收集的档案资料应当包括特种设备的设计、制造、安装、维修等相关文件，以及特种设备的运行记录、事故记录等。
3. 档案资料的收集应当及时进行，并定期进行更新和完善。
五、档案资料的整理1. 档案资料的整理包括文件的归档、装订和编目等工作。
2. 归档应当按照特种设备的种类、日期进行顺序排列，并做好文件标识，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 档案资料的装订应当采用符合要求的文件夹或档案盒，并确保装订的牢固和易于翻阅。
4. 编目应当按照特种设备的种类、档案资料的内容进行分类，并制作相应的目录和索引，方便检索和使用。
六、档案资料的存储1. 特种设备档案资料的存储应当符合相关规定，保证档案的安全性和可访问性。
2. 档案资料应当采用防火、防潮、防尘的措施进行存储，定期进行检查和维护。
3. 档案资料的存储位置应当明确，并做好标识，方便查找和取用。
七、档案资料的检索1. 特种设备档案资料的检索应当方便、快捷，确保及时提供所需资料。
2. 档案资料的检索应当按照档案编目和索引进行，可以采用手工或电子检索的方式。
3. 档案资料的检索、查阅和复制应当记录相关信息，并做好相关的登记和归档工作。
特殊载体档案整理
特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
特殊载体档案管理
一、序论 二、特殊载体档案收集 三、特殊载体档案整理
整理 鉴定 分类 排序 编 目 装盒
1、鉴定 • 存档与不存档 • 保管期限划定 2、分类 • 二级分类 • 三级分类 3、排序
4、编目 档案著录的过程，各种检索工具编制过 程 ，最终实现档案检索与利用的基础保障 工作。 册内照片档案目录 印章档案目录 录音、录像、光盘、实物档案目录
5、装盒 ①封面
╳╳档案
全宗名称：╳╳单位 年度： 保管期限： 问题(机构)：
全宗号
件号
盒号
②脊背
╳╳档案
பைடு நூலகம்
③备考表
全宗号
年度
保管期限 件 号
盒号
• • • • • • • • •
1—代表历史档案(包括革命历史档案) 2—代表现行档案 3—代表印章档案 4—代表照片档案 5—代表录音档案 6—代表录像档案 7—代表唱片档案 8—代表实物档案 9—代表光盘档案
特殊载体档案管理制度
库木塔格热电厂档案制度新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处特殊载体档案管理制度(XWRD-GC-08)2011-10- 编写 2011-10- 实施第一条主要依据（一）《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002（二）《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 15-95（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 17678.1-1999第二条管理职责与要求（一）管理职责1.档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。
2.负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。
3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移交。
（二）管理要求1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。
2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
第三条归档要求（一）归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。
1.领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。
特殊载体档案管理机制的创新
度 进 行 细 化 ，从 源 头 开 始 ，制 定 了 职 责 明 确 、高 效 便 捷 的 规 章 制 度 。
路 的 创 新 ，促 使 档 案 工 作 不 断 出
新 。比如 对 特 殊 载体 档 案 的管 理 条件
二 、 管 理措 施创 新 促 进 基 础
工 作 建 设
吉 化 公 司档 案馆 在 加 强 基 础 建设 的 同时 ．注 重 特殊 载 体档 案 管理 措施 的 创新 。公 司档 案 馆 经常 向 公 司领 导 汇 报 特殊 载 体 档案 的 管理 状 况 ，及 时 宣 传这 部 分档 案 为 企业 发 展 创造 的社 会 价 值 和 经 济 价 值 ，引 起 领 导 的 重 视 。近 年 来 ，公 司 领 导 对 库 房 改 造 、
手 段 。 由于 发展 的 需要 ，公 司给 予 了
大 量 的 投 入 ，购 置 了 专 业 的 影 像 编
设 备更 新 给 予大 力支持 ．特 别是 将 新 馆 建设 列 入 企业 发 展 规划 。并进 入 建 设 之 中 。特殊 载 体档 案 的 管理 更 加 规
升 。档 案 信 息库 的 建 立 ，使 得企 业 档 案 在 服 务 上 更 便 捷 ，管 理 更 科 学 有 序 ，资 源 共 享 成为现 实 ，特 别 是在 信
息 化提 升 的同 时 ，提 出要 熟 练使 用 Ｅ ６
系 统进 行 多 种方 式 查 询 ，由一般 性 服
务向 “ 查 全 率 、查 准率 ”的 优质 服 务 转 变 ，由简单 服 务 向 “ 增 值 服 务 ”提 升 ，加 强 了档 案 管理 的软 、硬 件 管 理
案管理 手册 》 ，明 确 了 收 集 、 管 理 、 使 用 、运 行 、服 务 、 保 密 、 安 全 等
特种设备档案管理制度范本
特种设备档案管理制度范本特种设备档案是特种设备管理工作中非常重要的一部分，其管理的好坏直接关系到特种设备的安全运行和使用，因此建立一套科学合理的特种设备档案管理制度是非常必要的。
以下是特种设备档案管理制度范本，供参考。
一、总则1. 特种设备档案管理制度是为规范特种设备档案的建立、管理、维护和使用工作，确保特种设备相关信息的准确性和完整性，保障特种设备的安全运行。
2. 本制度适用于本单位所有特种设备档案管理工作。
二、特种设备档案的建立1. 特种设备档案由设备使用单位或管理单位按照有关法律法规和规范要求建立，档案应包含以下内容：(1) 设备基本信息：包括特种设备名称、型号、制造单位、出厂编号等。
(2) 设备安装调试信息：包括安装位置、安装日期、调试人员等。
(3) 设备验收信息：包括验收依据、验收日期、验收结论等。
(4) 设备维修保养信息：包括维护保养计划、维修记录、维修人员等。
(5) 设备检验信息：包括检验日期、检验结果、检验单位等。
(6) 设备事故记录：包括事故发生日期、事故原因、事故处理情况等。
(7) 其他相关信息：包括特种设备的运行记录、维修记录、用电情况等。
三、特种设备档案的管理1. 设备使用单位或管理单位应指定专人负责特种设备档案的管理工作，并制定相应的管理制度和流程，确保特种设备档案的及时、准确更新。
2. 特种设备档案应分类归档，建立档案柜，并制定档案管理规范，确保档案的整齐、清晰存放。
3. 特种设备档案应按照一定的时限进行归档，档案的保管期限应根据法律法规和规范要求确定。
4. 特种设备档案的保密工作应加强，特种设备涉及的技术、安全等敏感信息应妥善保管，严禁泄露。
5. 特种设备档案的借阅应按照规定程序办理，借阅人员应填写借阅登记册，并对借阅档案进行管理和监督，严禁随意乱放、翻阅。
四、特种设备档案的维护与更新1. 特种设备档案的维护工作包括对档案的整理、清理、修复、装订等，确保档案的完整性和可读性。
特殊介质档案管理制度
第一章总则第一条为加强特殊介质档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称特殊介质档案，是指以磁性载体、光盘、磁盘等非纸质材料为载体的档案。
第三条本制度适用于本单位所有特殊介质档案的管理。
第二章管理职责第四条本单位档案管理部门负责特殊介质档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
第五条各部门、单位应按照职责分工，积极配合档案管理部门做好特殊介质档案的管理工作。
第三章收集与整理第六条特殊介质档案的收集应遵循以下原则：（一）完整性：确保收集到的特殊介质档案完整无缺，包括载体、目录、索引等。
（二）准确性：确保收集到的特殊介质档案内容准确无误。
（三）及时性：及时收集新产生的特殊介质档案。
第七条特殊介质档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：根据档案的内容、形式、时间等特征，对特殊介质档案进行分类。
（二）编目：编制特殊介质档案的目录、索引，确保档案检索方便。
（三）归档：按照档案分类、编目要求，将特殊介质档案归档。
第四章保管与维护第八条特殊介质档案的保管应遵循以下规定：（一）存放环境：特殊介质档案应存放在防磁、防尘、防潮、防火、防盗的专用设施中。
（二）载体保护：定期检查特殊介质档案的载体状况，发现损坏、丢失等问题，及时修复或更换。
（三）数据备份：定期对特殊介质档案进行数据备份，确保数据安全。
（四）定期检查：定期对特殊介质档案进行保管状况检查，发现问题及时处理。
第五章鉴定与销毁第九条特殊介质档案的鉴定应遵循以下原则：（一）真实性：确保鉴定结论真实可靠。
（二）准确性：确保鉴定结论准确无误。
（三）全面性：确保鉴定结论全面、客观。
第十条特殊介质档案的销毁应遵循以下程序：（一）提出销毁申请：档案管理部门根据鉴定结论，提出销毁申请。
（二）审批：经单位领导审批后，方可进行销毁。
（三）销毁记录：销毁特殊介质档案时，应做好销毁记录。
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库木塔格热电厂档案制度
新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处
特殊载体档案管理制度
(XWRD-GC-08)
2011-10- 编写2011-10- 实施
第一条主要依据
（一）《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002
（二）《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15-95
（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999
第二条管理职责与要求
（一）管理职责
1. 档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。
2. 负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。
3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移
交。
（二）管理要求
1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。
2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
第三条归档要求
（一）归档范围
记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。
1. 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。
2. 本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的录像资料。
3. 为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等的录像。
4. 生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘。
5. 建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图电子光盘）等。
6. 厂家提供的设备或系统安装调试光盘、磁盘。
7. 本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。
8. 其他工作形成的应归档的光盘、录像、录音等。
（二）归档时间
1. 原始的录像、录音文件材料及经过编辑整理过的录像、录音，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。
2. 建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。
3. 生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应按生产档案归档时间相同。
4. 厂家提供的设备或系统等的光盘、磁盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。
5. 本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。
（三）归档份数
1. 磁性载体档案一般归档二份，一份提供利用，一份保存。
2. 光盘档案一般归档二份，一份存档提供利用，一份异地保存。
（四）移交手续
特殊载体档案归档时，应由形成部门按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求填写相关表格，编制文件移交目录及归档说明，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。
（四）质量要求
1. 归档的档案载体应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。
2. 归档的电子文件以及数据备份应优先采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，严禁用软磁盘作为信息长期保存的载体。
3. 归档的特殊载体档案必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上。
第五条整理与归档
（一）收集
档案部门应按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。
（二）核查，
档案部门在接收特殊载体档案后，应对移交特殊载体档案的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在特殊载体上用记号笔标明内容、刻录时间、责任者，并填写相应表格。
1. 对照移交目录核对移交的数量。
2. 检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。
3. 归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确。
4. 检查提交的载体是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘、磁带、硬磁盘等是否符合归档要求。
（三）整理
1. 特殊载体档案包括光盘、磁盘、录像、录音等载体。
按类别代码分别用：光盘——GP、录像——LX、录音——LY、磁盘——CP来标识。
2. 归档的光盘、磁盘应按“张”整理，装“盒”；录像、录音应按“盘”整理，装“盒”。
3. 特殊载体档案的保管期限应根据实际情况设定，一般为长期保管。
（四）编目
特殊载体档案编目采用案卷级和文件级两级编制目录。