材料采购的管理与控制

材料采购的管理与控制
陆建德许苟度陆熙民
江苏恒基路桥总公司
材料采购管理是整个施工项目管理的重要组成部分，也是耗用资金最多的一个环节，同时也是目前建筑项目成本管理中容易失控的环节，也是参与人员损公利己易于产生腐败的环节。

材料采购管理的优与劣关系到了整个项目成本管理的成与败，它已成为施工企业在整个施工项目管理中的重控领域。

怎样做好材料采购管理，成为我们需要正视并急需解决的重要问题。

做好采购管理，我认为应从两个层面着手，一是从定位系统、操作等方面建立材料采购的具体流程与规定，并不断从这两方面持续改进，最终一定会收到良好的效果，二是从技术层面提高在质量控制上的执行能力。

俗话说“无规矩不成方圆”，采购工作如果无章可依，那么一方面会导致管理混乱，另一方面会成为滋生腐败的温床。

规范采购行为就是要将采购工作的各个环节的操作程序化、正规化。

采购工作具体包括采购计划、询价、合同签订、验收、结算这几个环节，那么我就围绕这几大环节逐一论述。

1、采购计划
编制材料需求计划。

材料的需求计划内一般由项目的技术人员负责编制，其主要依据是施工图纸和施工方案。

编制好的材料需求计划是物资采购部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据，然后采购者依据采购计划进行采购，确定供应商等。

确定经济采购量。

经济采购量就是项目一定期间材料存货相关总成本达到最低的一批采购数量。

确定经济采购量的目的，就是使用与材料有关的订货成本、购买成本、储存成本和缺货成本总和达到最低。

根据项目施工的一般情况，由于订货成本和储存成本相对较小，重点考虑购买成本和缺货成本之和的最小化，最终得出一定期间的经济采购量。

当然在考虑材料耗用总量时，要在保证质量的前提下，尽量采用经济的级配取得更大的效益。

编制采购计划。

采购计划的编制必依据材料的需求计划、经济采购量的分析结果以及将要选择的合同类型，并对采购过程进行如何管理进行阐述。

根据项目施工需要，采购管理计划可以是正式的、详细的，也可以是非正式的、概括的，但必须要有，关键要确保其正确性、及时性和可执行性。

2、采购询价
在采购过程中，关键的一项工作是询价。

信息是合同谈判的基础，询价其实是一种收集信息的途径。

但在询价过程中值得注意的是不要一味追求价格，更重要的要先确认品质，这样在同一品质下才能比较价格，这就是我们平时所讲的“比质比价”。

在询价、比价时，由采购主体围绕采购计划对准入范围内的企业进行，具体有三种模式：（1）严格按照招投标程序操作；（2）议标，按照采购主体的相关规定执行；（3）简易采购，即直接交易。

数量、金额较小时，可采用简便快捷的方式采购，这样保证了采购的速度。

当然，目前计算机网络技术发达，为了配合采购询价工作，可充分利用计算机网络优势，从网上快速获取所需信息，这样增加了采购信息的来源，加快了比价工作的进程。

另外值得强调的是在一些重要的、特殊的货物采购过程中，采购方必须对货物的生产状况进行现场察看全面了解，确保以后供货的顺利进行。

3、供应商的确定和签订合同。

供应商的选择主要依据询价环节的评价结果，当然也要参照其它标准，如供应能力、企业信誉等。

比如大宗水泥的采购，考虑价格的同时，还要考虑水泥的色泽、供应能力、运输方式、仓储能力等因素，尽量避免因供应不及时导致停工等风险的发生。

供应商确定后，原则上应即刻与其订立合同，合同签订过程中应注意如下问题：
A、合同文本应合法、有效，必须包括：（1）货物情况、数量、单价、总金额条款；（2）货物质量、验收、不合格货物处理条款；（3）货物交货、结算条款；（4）货物风险、违约责任条款；（5）纠纷处理条款；（6）合同变更、解除条款；（7）合同附件、版本等其它条款。

B、以上条款可做变通的约定，以交易风险最低，有利于企业为原则。

C、对于多页的合同，签订过程中要注意合同的小签或加盖骑缝章。

D、严格合同的审批、备案制度，层层把关，确保合同的完整性、有效性。

目前建筑市场的竞争越来越激烈，各施工企业对成本控制的要求越来越高。

由于材料在生产成本中占了较大的比例，所以势必要求我们在材料管理上加大力度。

作为企业领导，材料主管部门压力增大，如何把好材料采购关、验收关、结算关关系到企业兴衰成败，随着管理的深入，材料管理的定位对现场使用时的监控将越来越重要，越来越严格，企业要实实在在搞好材料管理，势必做好如下几项工作：
1、采购的认识定位。

作为一个建筑施工企业，针对大宗材料的采购，关系着整个工程的成本与效益，所以，要想搞好成本控制关键是要抓好材料采购工作。

作为企业，材料管理部门必须全面掌握市场供应的准确信息，为领导层决策提供第一手资料。

当然在采购过程中还要考虑到材料的采购成本，针对施工企业的行业特殊性，有些大宗材料适合规模采购，有些辅助材料适合现场直购，建立企业集中管理与项目分散管理并存的模式，对总部与现场赋予不同的权力，互相制约相互监督，同时还要不断调动各岗位人员的工作积极性。

尤其大宗材料采购方面，由企业集中采购，能有效地利用企业的信用及采购量大的优势，能进一步增加我们降价的谈判筹码，在价格、货款支付方面能争取更大的优惠，有利于降低采购综合成本，有利于材料质量保证，有利于企业的资金运作。

另外还有一点值得注意的，采购工作可以分层次进行，但材料的验收、使用等日常管理工作必须由现场负责完成，企业总部予以全过程监督，并按规定留下详细的书面记录。

2、人员选择。

采购管理各岗位人员必须具备如下条件方可胜任：，有一定的专业知识及经验，有较强的沟通能力及谈判水平、具有法律意识、清正廉洁等，有尽量避免有关人员的直系亲属担当采购负责人。

材料采购是用钱的岗位，关键一点是要做到清正廉洁，要具备较高的思想素养，克已奉公。

要时刻提醒自己，别人的小恩小惠是自己滋生腐败的温床，当然调理心态是关键，要做到知足常乐、乐以奉献。

专业知识、经验不仅包括对材料属性有一定的认识，还要对材料管理有一个清晰的思路，至少要让别人感觉到你不是个外行，尤其在谈判时，要抓住要点，适时出击，灵活应对。

当然现在是法制社会，人人都有法律意识，我们要依法办法，采购活动中我们要杜绝坑蒙拐骗此类恶行的出现，要以法律的手段来维护自己的合法权利，要诚信做人，诚信做事。

企业要为员工提供一个良好的环境，用人之长，严格监督，以法治企。

3、岗位建设。

针对采购环节，需要设置不同的岗位，同时为了解决采购权力不要过分集中，需要互相监督制约。

一般来说，总部与现场物资部门分层次采购，总部负责材料的全面采购管理工作，依据项目的实际情况，协助项目部统筹安排总体采购事宜，向企业决策层直接负责，为决策层对重大物资采购最后拍板及时提供必要的依据。

另外对项目部的具体事务性工作予以监督，为现场及时提供相关信息。

材料需用计划和目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效低成本地采购到所需要物资；询价就在探询市场中定向物资的信息，同时进行文档的存档管理，以及签订合同，进行合同管理，监督合同执行情况，是否按标准验收入库，是否合理规划存放和利用，尽可能地减少储存成本，并做好库存的管理。

岗位设置的多少也不是一概而论，要以项目的大小和施工时间的跨度等情况而定，最终目的就是把事情做好，建立好内部岗位的权利制约机制。

一般不相容岗位尽量不兼任。

4、员工培训。

公司必须对采购各岗位人员的培训包括：业务培训、法律常识培训、公司制度培训等等。

业务培训重在提高业务能力，比如采购的流程管理、采购经济采购量的确定方法，如何在新形势下做好采购询价等；而法律常识培训和公司制度培训则重在环境上约束非正常行为，清楚和明确采购腐败的风险成本。

5、制度执行。

采购——使用——结算——制定规章制度，并严格执行，采购过程中的几个流程，按规章办事，使用过程中注意出入库手续，场地材料质量的保证，与采购环节的沟通，结算过程注意质、量、价是否吻合，验收、入库、出库是否一致。

6、成本管理的过程包含了六个环节的管理，分别是成本策划、成本计划、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核，策划和计划阶段可有针对性地将采购各岗位目标责任确定下来，再通过强调岗位目标责任制，考核成本降低率等手段，对做好其他环节的管理如成本控制、成本核算和成本分析都会收到明显的效果。

目前有些知名企业已成立成本策划部，其实质意义也是重在前期确定成本责任目标，以使为后期做科学的绩效考核提供依据、奠定基础。