日常办公事务基本礼仪培训教程

▪ 请示时间恰当，见机行事。
请示时机的选择原则
▪察言观色。上司的神态是决定秘书做什么样请示的 晴雨表。高兴是，老是打扰他，会扫兴。全神贯注， 也不要影响他的思考。
▪分门别类
急待定夺的——不能耽搁，不带感情色彩。
突然发生的——权衡利弊，考虑什么方式、什么 尺度请示，冷静分析。
例行公事的——无关紧要，完全可以根据上司的 当时的工作状态决定。
5、郑重其事原则
可以使你的上司充分意识到重要性。
6、结论建议原则
负责人的汇报通常包括结论和建议的内容，这是 秘书的职责之一。
7、有问必答原则
对上司的询问，秘书应该采取积极的态度，一是 弄明白上司的真实意图；二是充分了解上司的问题 与整个汇报的关系及作用；三是坦率真诚地提出你 的想法；四是直截了当地说出答案。
▪合适场合
请示可以随时随地，但一旦有第三者在 旁边，请示就多有顾忌。
▪主动提出
总是由秘书向上司主动提出，目的是由 上司作出正确的决定，以便你或有关人员 可以照此办事。
3、学会创造性地完成任务并多提建设性意见 4、听取上级批评 5、规范汇报
补充：规范汇报的几点问题
秘书向上司汇报工作，可以分成三种情况：
– 公司 – 部门 – 个人 （3）询问对方公司的名称、姓名、职务
怎样详细记录通话内容呢？
• 时间 • 对方公司名称 • 对方姓名 • 对方职务 • 通话内容 • 记录人 • 备注
复述通话内容，以便得到确认
以下的信息尤其要注意复述： • 对方的电话号码 • 对方约定的时间、地点 • 对方谈妥的产品数量、种类 • 对方的解决方案 • 双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方 • 其他重要的事项
一 是上司交代办的事情完成后向上司汇报； 二 是原定的日程安排作例行汇报； 三 是突发状态需要紧急处置而作临时汇报。
上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报 作出来的，汇报的内容是否真实，汇报的数据是否准 确，汇报的用语是否恰当，汇报的时机是否合适，都 影响到汇报所产生的结果。
汇报的几大原则
1、信息的准确原则 秘书必须将最接近事实真相的信息提供给
第一章 日常办公基本行为规范
第一节 遵守办公规范
一、服饰整洁大方 二、保持良好的工作态度 构成良好工作态度的障碍主要有几个方面 的因素：
敬业精神、工作责任心、虚荣攀比心理
三、基本行为要求
1、严格遵守作息时间 2、处理好一切事务 3、有事要提前请假。 4、取送文件要注意保密和礼貌。
第二节 合作相处
1、请交
处理
2、请
回电话
3、约会
再打电话来
接话人：
电话留言表一
来电/来方记录单 接受人姓名： 留言人姓名： 留言人单位： 留言人电话
将再来电 将来访 留言内容：
紧急
请您回电 已来访
记录人：
日期和时间：
下面是一份电话记录的范例：
时间
2002．7．27
地点
办公室
对方单位 通话内容
方圆广告公司
对方姓名及 张军（业务员) 职务
（二）谦语
谦语亦称“谦辞”，它是与“敬语”相对，是 向人表示谦恭和自谦的一种词 语。谦语最常用的 用法是在别人面前谦称自己和自己的亲属。例如， 称自己为 “愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂” 等。 自谦和敬人，是一个不可分割的统一体。尽 管日常生活中谦语使用不多，但 其精神无处不在。 只要你在日常用语中表现出你的谦虚和恳切，人们 自然会尊重 你。
4、回答问题技巧： A、负责地回答所有问题，如遇不清楚
的事情，或说其大意，或请了解情况的人 接电话。回答问题不能含糊不清。
B、自己不了解情况，无法转达对方的 电话内容时，可跟对方说“我不了解具体 情况，过后我再给您回电话，您看可以 吗？”
案例分析:
1、新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了， 为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后， 她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作， 时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯， 刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备 在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
• 状况八：拔错号 – 抱歉
• 状况九：通话时受到干扰 – 不可同时交谈
• 状况十：被问及公司机密问题 – 婉言回避
过滤及转接电话
需要过滤的几种情况
上司正在主持会议； 上司正在参加会议； 上司与访客会谈； 上司有特别交代。
电话聆听技巧：
1、在整个电话沟通过程中，克制和耐心是必不
可少的。不要受到客人情绪的影响。客人生气，是对 情况生气，不要伸到个人，不要想到对方对你个人 有成见。你要成熟并显出你的专业性。
传话游戏
有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛山, 遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人手里拿 着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药.他们头上套 着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌乱之中,我把手袋 丢了.我的同事也丢了一把雨伞.后来,公安局通 知我们找到了.
语音语调的变化会影响意义
我没说是你偷了他的钱包。
二、接电话
一、尊重领导
1、注意敬重领导的几种表现 2、服从上级领导
服从上级命令 认真完成布置的任务 如实向上级反映和请示
补充：请示规范
问题：
如何把握准确的请示规范，提升你与上 司之间的关系？
你能正确区分一般地询问与正式的请示之 间的差异吗？为什么？
那么你是否凡是都会请示？你如何把握请 示与否的界限？做到准确无误？
四、协调好与下属的关系
1、尊重 尊重下级的人格
尊重下级的意见 尊重下级的职权 尊重下级的劳动成果。 2、信任 3、帮助 4、赏罚分明、承担责任
第三节 办公室个人形象礼仪
一、使用敬语、谦语、雅语
（一）敬语
敬语，亦称“敬辞”，它与“谦语”相对，是表 示尊敬礼貌的词语。除了礼 貌上的必须之外，能多 使用敬语，还可体现一个人的文化修养。
我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方 约我公司7/25日前去查看效果。
备注
该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部 知；
张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx
呈送上司
• 将电话记录单呈送上司 • 请求上司批阅 • 理解并接受上司意见后执行
拨打电话的流程管理：
提前想好谈话要点，列出提纲 拨打电话
简单地重复一遍事由，即重复重点，也要听取 对方所谈事情；
适可而止 一旦要传达的信息已经说完，就应当果断地
终止通话。按照电话礼节，应该由打电话的人 终止通话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺 陈，再三絮叨。否则，会让人觉得做事拖拖拉 拉，缺少素养。
十大电话情景应对技巧
• 状况一：领导刚好不在位置 – 看看自己可以解决吗？ – 留下信息 – 便条递进会议室
雅语的使用不是机械的、固定的。只要你的言谈 举止彬彬有礼，人们就会对你的个人修养留下较深 的印象。只要大家注意使用雅语，必然会对形成文 明、高尚的社会风气大有益处，并对我国整体民族 素质的提高有所帮助。
电话礼仪
一、专业电话沟通技巧之一
----声音和语言
向电话微笑 我们打电话时第一件事，就是用声 调，表达出你友谊的微笑来。正是因为对方不 能从电话中看见你的笑容，所以你的声调就要 负起全部的责任来。
（三）雅语
雅语是指一些比较文雅的词语。雅语常常在 一些正规的场合以及一些有长辈 和女性在场的 情况下，被用来替代那些比较随便，甚至粗俗的 话语。多使用雅语， 能体现出一个人的文化素 养以及尊重他人的个人素质。
在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时， 你应该说：“请用茶”。如果还用点心招待，可以 用“请用一些茶点。”假如你先于别人结束用餐， 你应该向其他人打招呼说：“请大家慢用。”
2、要培养以下习惯： A、赞同对方； B、在电话沟通过程中尽量使用对方的语言； C、多赞扬对方：如赞扬对方的判断力好等。
3、要机智，要成为一个好的倾听者，显示你对对 方谈话的兴趣：
A、不要显出不耐烦；
B、不要打断对方说话；
C、不要帮对方说完句子；
D、不要没有听完就匆忙下结论；
E、与对方相呼应，用“聆听间隔”来表示我们在 专心聆听。
目的要明确，主题要集中，观点要鲜明
陈述事实要简洁，说明要点要有条理
– 用最少的语言交待清楚内容
– 5W1H法
特殊的音量变化 你在电话中谈话，不能完全 根据你平时说话的习惯。你要有一种特殊 的适合于打电话的节奏与速度，你的音量 也要加以调整，太轻太重都使对方听起来 不清晰。
清晰的语言 一般来说，你的嘴要正对着话筒，咬字 要清楚，一个字、一个字地说。数目、时间、日 期、地点等等，要特别注意，最好能重复一遍， 并且确知对方已经完全听清楚了。
１、敬语的运用场合
第一，比较正规的社交场合。 第二，与师长或身份、地位较高的人的交谈。 第三，与人初次打交道或会见不太熟悉的人。 第四，会议、谈判等公务场合等。
２、常用敬语
我们日常使用的“请”字，第二人称中的 “您”字，代词“阁下”、“尊夫 人”、“贵方” 等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面 称“久仰”，很 久不见称“久违”，请人批评称 “请教”，请人原谅称“包涵”，麻烦别人称 “打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解称 “高见”等等。
接电话的流程：
接听电话
主动报出自己公司名称、姓名、职务
询问对方公司名称、姓名、职务
详细记录通话内容
复述通话内容，以便得到确认
整理记录提出拟办意见 呈送上司批阅
⑴ 、接听电话
• 原则一：在铃响两声到三声时， 拿起电话！
• 原则二：一次电话会谈应从问候 语开始！
⑵ 主动报出自己公司的名称、 自己的姓名和职务
二、接受指示的基本礼仪
1、接受指示的基本礼貌 2、不理解指示时的礼仪 3、指示不妥时，也要礼貌对待 4、接受指示时的忌讳