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秘书实务 课件
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• 办会
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会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
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2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
《秘书实务》精品课程
相关知识 庆典,是各种庆祝礼仪式的统称. 庆典,是各种庆祝礼仪式的统称.在商 务活动中, 务活动中,商务人员参加庆祝仪式的机会是 很多的, 很多的,既有可能奉命为本单位组织一次庆 祝仪式, 祝仪式,也有可能应邀去出席外单位的某一 次庆祝仪式. 次庆祝仪式.
(一)庆典活动的主要类型
节庆活动 纪念活动 典礼仪式
任务实施
庆典活动是所有会销公司的基本活动,很 庆典活动是所有会销公司的基本活动, 多企业历年都在举行, 多企业历年都在举行,如何扩大周年庆典的 影响,利用周年庆典加强员工凝聚力,提升 影响,利用周年庆典加强员工凝聚力, 企业美誉度和知名度,吸引更多顾客加入, 企业美誉度和知名度,吸引更多顾客加入, 直接将单场活动销售提高到历史最高点, 直接将单场活动销售提高到历史最高点,才 是周年活动的重点.
(二)庆典的组织程序
庆典策划 设计庆典活动程序 落实致辞人和剪彩 记者采访管理 编写宣传材料和新闻通讯材料 整理文件并归档 庆典活动的接待工作 会见会谈场所安排 安排签字仪式 迎送及合影 翻译, 翻译,记录及服务
(三)庆典活动注意事项 1,确定庆典活动主题,精心策划安排,并进 确定庆典活动主题,精心策划安排, 行适当的宣传. 行适当的宣传. 拟定出席庆典仪式的宾客名单, 2,拟定出席庆典仪式的宾客名单,一般包括 政府要员,社区负责人代表,同行代表, 政府要员,社区负责人代表,同行代表,员 工代表,公众代表,知名人士,社团. 工代表,公众代表,知名人士,社团. 拟定庆典程序,一般为:签到, 3,拟定庆典程序,一般为:签到,宣布庆典 开始,宣布来宾名单,致贺词,致答词, 开始,宣布来宾名单,致贺词,致答词,剪 彩等. 彩等.
参考方案 经过两月的筛选, 经过两月的筛选,逐步营造四周年庆典的气 给已经筛选出的, 氛,给已经筛选出的,有购买或重复购买意向 的顾客进行预热,决定举办顾客答谢酒会, 的顾客进行预热,决定举办顾客答谢酒会,是 四周年庆典免费请客,邀请500名顾客参加, 名顾客参加, 四周年庆典免费请客,邀请 名顾客参加 邀请当地报社,电视台,厂家领导出席致辞, 邀请当地报社,电视台,厂家领导出席致辞, 提高市场形象.精选顾客自创文艺节目, 提高市场形象.精选顾客自创文艺节目,提高 参与热情,调动积极性,认可公司,认可员工. 参与热情,调动积极性,认可公司,认可员工. 餐桌上摆放啤酒,饮料,白酒, 餐桌上摆放啤酒,饮料,白酒,领导逐一沿桌 敬酒,拉近关系. 敬酒,拉近关系.
《秘书实务》精品课程
• 会场四周和会场口，可以悬挂横幅标语、宣 传画、迎宾牌、广告、彩色气球等，也可摆 放鲜花，烘托会场热烈隆重的气氛。
座次的安排及注意事项
• （一）主席台的座次安排 • 1、国内会议主席台的座次安排 • 按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中
，按先左后右（主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依 次排列 • 2、国际性会议主席台的座次安排 • 主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右 后左向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。 • 3、主持人座次安排 • 主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐 。 • 注意：主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室 门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。
心或宾馆举行的会议，作为秘书一定要注意签订 协议，《协议》是会务组与会展中心或宾馆合作 的基础，要细致、全面、对等，防止漏洞
协议内容
• 1、会议日期 • 2、住房标准及费用 • 3、场地安排及费用 • 4、餐饮及费用 • 5、甲方对乙方的规定 • 6、乙方对甲方的规定 • 7、如何结算
会场布置的方法
• 选择这种方法时应注意人数。如果代表团、小组 、单位数量为单数，排在第一位的成员应居中； 如果代表团、小组、单位数量为双数，那么排在 第一、二位的两位成员应居中，以 保持两边人数 的均衡。
注意事项
• 无论采用何种排法，座次安排好 后，秘书一定要事先划好座位区 域，在会场大门贴指示牌、座位 图，或者在与会代表的出席证是 注明座位号，以便与会代表顺利 入座。
五、实战演习
• 学院将于2008 年10月18日召开第五届学代 会，会场安排在学院大礼堂。开幕式后将分 系进行小组讨论，学院共有五个系：经济贸 易系、会计管理系、人文旅游系、电子控制 系、信息技术系。
座次的安排及注意事项
• （一）主席台的座次安排 • 1、国内会议主席台的座次安排 • 按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中
，按先左后右（主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依 次排列 • 2、国际性会议主席台的座次安排 • 主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右 后左向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。 • 3、主持人座次安排 • 主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐 。 • 注意：主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室 门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。
心或宾馆举行的会议，作为秘书一定要注意签订 协议，《协议》是会务组与会展中心或宾馆合作 的基础，要细致、全面、对等，防止漏洞
协议内容
• 1、会议日期 • 2、住房标准及费用 • 3、场地安排及费用 • 4、餐饮及费用 • 5、甲方对乙方的规定 • 6、乙方对甲方的规定 • 7、如何结算
会场布置的方法
• 选择这种方法时应注意人数。如果代表团、小组 、单位数量为单数，排在第一位的成员应居中； 如果代表团、小组、单位数量为双数，那么排在 第一、二位的两位成员应居中，以 保持两边人数 的均衡。
注意事项
• 无论采用何种排法，座次安排好 后，秘书一定要事先划好座位区 域，在会场大门贴指示牌、座位 图，或者在与会代表的出席证是 注明座位号，以便与会代表顺利 入座。
五、实战演习
• 学院将于2008 年10月18日召开第五届学代 会，会场安排在学院大礼堂。开幕式后将分 系进行小组讨论，学院共有五个系：经济贸 易系、会计管理系、人文旅游系、电子控制 系、信息技术系。
秘书实务与实训培训课件精品示范30张
（五）目光 在商务活动中，我们应在谈话的大部分时间里，目光注视对方，进行情感交流。 1、不同谈话场合的不同注视部位 （1）公务注视。双眼以上的额头部位 （2）社交注视。双眼以下、下颚以上的部位 （3）亲密注视。对方的上半身 2、规律 越是严肃的场合，目光注视的范围就越窄。不论中国外国，目光游移不定的人都不会给人以信任感。上下打量的目光也是忌讳的，它给人的感觉是非常不客气，挑毛病。
（六）手势 1、恰当的手势 （1）指示的手势。四指并拢，拇指自然分开，手心向上，手臂适度伸出。 （2）打招呼、致意、告别的手势。双方距离近的时候，手势要小，五指自然并拢，抬起小臂挥一挥即可。双方距离较远时，可适当加大手势。 2、手势的不同表现 因各国习惯不同，同一手势表达的意思也不尽相同。与外国人交往时不可乱用。 （1）竖起大拇指。在我们国家和其他一些国家表示称赞；在欧洲一些国家，伸出手臂，拇指上挑可视作招呼出租车；而澳大利亚人认为竖起大拇指，特别是横着伸出，是一种侮辱。 （2）"OK"手势 （3）伸出手，手掌向下挥动
（三）明确提要求 明确提要求的方法 1、要求留有交流的余地 2、提问要简洁并中心突出 3、必要时使用果断手势语 （四）礼貌拒绝 礼貌拒绝方法 1、口气坚决，避免纠缠 2、使用委婉的语言与巧妙的方式说“不” 3、前提是去除自责和担心 4、避免使用借口：说明原因，争取对方理解
（二）坐姿 正确的坐姿是：腰背挺直，双肩放松。男士膝部可分开不超过肩宽。女士两膝并拢，如穿裙装入座，应将裙后摆稍稍拢一下，再慢慢坐下，切忌风风火火地一屁股坐下：坐下后不要叉开双腿，可一只脚向后收半步，而后站起。 几种常见的坐姿如下： （1）正坐 （2）侧坐 （3）开关式坐姿 （4）重叠式坐姿 （5）交叉式坐姿
（四）服饰的礼仪 1、着装的三原则、五协调 三原则（TPO） T：时间 Time P：地点 Place O：场合 Occasion 五协调 与年龄、职业、体形、色彩的搭配、首饰相协调 2、女士的着装技巧 职业女装有三种基本类型：西服套装、夹克衫或不成形的上衣、连衣裙或两件套裙 首饰尽量简单大方不要戴太多 3、男士的着装技巧 4、职业便装，女士与男士也有些不同
（六）手势 1、恰当的手势 （1）指示的手势。四指并拢，拇指自然分开，手心向上，手臂适度伸出。 （2）打招呼、致意、告别的手势。双方距离近的时候，手势要小，五指自然并拢，抬起小臂挥一挥即可。双方距离较远时，可适当加大手势。 2、手势的不同表现 因各国习惯不同，同一手势表达的意思也不尽相同。与外国人交往时不可乱用。 （1）竖起大拇指。在我们国家和其他一些国家表示称赞；在欧洲一些国家，伸出手臂，拇指上挑可视作招呼出租车；而澳大利亚人认为竖起大拇指，特别是横着伸出，是一种侮辱。 （2）"OK"手势 （3）伸出手，手掌向下挥动
（三）明确提要求 明确提要求的方法 1、要求留有交流的余地 2、提问要简洁并中心突出 3、必要时使用果断手势语 （四）礼貌拒绝 礼貌拒绝方法 1、口气坚决，避免纠缠 2、使用委婉的语言与巧妙的方式说“不” 3、前提是去除自责和担心 4、避免使用借口：说明原因，争取对方理解
（二）坐姿 正确的坐姿是：腰背挺直，双肩放松。男士膝部可分开不超过肩宽。女士两膝并拢，如穿裙装入座，应将裙后摆稍稍拢一下，再慢慢坐下，切忌风风火火地一屁股坐下：坐下后不要叉开双腿，可一只脚向后收半步，而后站起。 几种常见的坐姿如下： （1）正坐 （2）侧坐 （3）开关式坐姿 （4）重叠式坐姿 （5）交叉式坐姿
（四）服饰的礼仪 1、着装的三原则、五协调 三原则（TPO） T：时间 Time P：地点 Place O：场合 Occasion 五协调 与年龄、职业、体形、色彩的搭配、首饰相协调 2、女士的着装技巧 职业女装有三种基本类型：西服套装、夹克衫或不成形的上衣、连衣裙或两件套裙 首饰尽量简单大方不要戴太多 3、男士的着装技巧 4、职业便装，女士与男士也有些不同
《秘书实务》精品课程.
（三）作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行《关于 要求追加购车经费的请示》的发文工作：
• 1、草拟 • 2、审核 • 3、签发 • 4、编号 • 5、复核 • 6、缮印 • 7、校对 • 8、用印 • 9、登记 • 10、分发
五、案例分析
鹏程公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此，经理办 公室的丁秘书被指名负责起草公司年度工作总结。
丁秘书认为，工作总结不仅材料要有说服力，而且语言要生 动感人。于是，他按照拟定的提纲开始专心写作。当写到 党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时， 何秘书的文学激情油然而生，便对老王的形象着力进行了 描写。为了使老王的事迹催人泪下，丁秘书又虚构出一段 老王不衔私情处理侄儿的情节。同时还想当然地将节约资 金二万多元改为三万多元。仅老王这一个典型人物，总计 用了2400 多字，占了总结全文的四分之一。
• 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公 文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最 多可用7位数，如“0000001”如果文件只有个位数 ，不能写成“1”，应用两位数“01” 表示。
• 联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密、“机 密”级公文应当标明份数序号。此外文件印数较多 时也要编份号，以便清点文件份数。
• (6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需 作重大改动，应作出明确批示， 可在文稿的右白边批注意 见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新 誉清 后再作签发。
• (7)签发时应在 “发文稿纸”(见表3-5〉的签发栏内写明 意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签 ”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚 、端正。如需要送机
• 做好分发工作的总体要求是：份数准确，书写正确 ，封口牢靠，发送安全，确认收文。
教学课件 秘书实务
（18）你从小就会揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是 个很懂事的孩子。
（19）你的口才不错。
（20）你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。
四、相关链接
[链接1]
[链接2]
第二节 秘书的职责
一、情景案例
二、基本知识 （一）秘书工作的内容
1．会议管理 2．事务管理
3．文书拟写与处理
（二）秘书工作的特征
1．主动性 2．集体性 3．专业性 4．灵活性 5．超前性
（三）秘书工作的要求
1．准确 2．迅速 3．保密 4．务实
三、技能训练
■训练1 作为秘书，一定要养成“认真”的习惯。
■训练2 请分组讨论，然后各组选出一名中心发言人在全班发言，最后请老师做 总结发言
■训练3 请利用课余时间走访身边的企业，调查一下不同企业秘书工作的内容与 要求。
美国《韦氏秘书手册》
今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希 望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及 专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁…… 一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是 协助经理的左右手
中国秘书学家常崇宜
秘书实务
主讲：
第一节 什么是秘书
一、情景案例
二、基本知识
（一）秘书的界定
在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的 职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现 代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物， 主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。
《秘书实务》教学课件-人文与旅游系
信息完整性
书面沟通需要传递完整的信息，秘书需要 将相关信息整合在一起，确保接收者能够 全面了解情况。
非语言沟通
总结词
非语言沟通是一种无声的沟通方式，包括肢体语言、面部 表情、眼神交流等，能够传递丰富的信息和情感。
面部表情
面部表情是情感交流的重要方式，通过微笑、眼神等面部 表情，能够传递出友好、关注和同理心等信息。
编号归档
为每个文档制定唯一的编号， 并将其归档到相应的文件夹或 档案柜中。
检索技巧
掌握文档检索的基本技巧和方 法，如关键词搜索、分类查找
等，提高检索效率。
06
课程总结与展望
本课程总结
课程内容概述
本课程涵盖了秘书工作的基本职责、工作技能、沟通技巧、 时间管理等多个方面，旨在为学生提供全面的秘书实务知 识和技能。
文档保密与安全
了解文档保密和安全的相关法律 法规，掌握文档加密、备份、销 毁等安全措施，确保文档不泄露、
不丢失。
电子文档管理
熟悉电子文档的管理方法，包括 电子文件的命名、存储、备份、 分类等，能够运用电子文档管理
软件进行高效管理。
会议组织
会议筹备
确定会议目的、议程、时间、地点等要素，准备会议所需资料、 设备等物资，安排与会人员住宿和交通。
教学方法与手段
通过理论讲解、案例分析、实践操作等多种方式，使学生 能够深入理解秘书实务的内涵，掌握实际操作技巧。
课程评价与反馈
通过课堂互动、小组讨论、作业等多种方式，教师能够及 时了解学生的学习情况，对教学效果进行评估，并据此调 整教学方法和策略。
秘书职业发展前景
市场需求分析
随着经济的发展和企业的增多，秘书职业的市场需求量逐年增加， 尤其在高级秘书、行政助理等领域，需求更加旺盛。
书面沟通需要传递完整的信息，秘书需要 将相关信息整合在一起，确保接收者能够 全面了解情况。
非语言沟通
总结词
非语言沟通是一种无声的沟通方式，包括肢体语言、面部 表情、眼神交流等，能够传递丰富的信息和情感。
面部表情
面部表情是情感交流的重要方式，通过微笑、眼神等面部 表情，能够传递出友好、关注和同理心等信息。
编号归档
为每个文档制定唯一的编号， 并将其归档到相应的文件夹或 档案柜中。
检索技巧
掌握文档检索的基本技巧和方 法，如关键词搜索、分类查找
等，提高检索效率。
06
课程总结与展望
本课程总结
课程内容概述
本课程涵盖了秘书工作的基本职责、工作技能、沟通技巧、 时间管理等多个方面，旨在为学生提供全面的秘书实务知 识和技能。
文档保密与安全
了解文档保密和安全的相关法律 法规，掌握文档加密、备份、销 毁等安全措施，确保文档不泄露、
不丢失。
电子文档管理
熟悉电子文档的管理方法，包括 电子文件的命名、存储、备份、 分类等，能够运用电子文档管理
软件进行高效管理。
会议组织
会议筹备
确定会议目的、议程、时间、地点等要素，准备会议所需资料、 设备等物资，安排与会人员住宿和交通。
教学方法与手段
通过理论讲解、案例分析、实践操作等多种方式，使学生 能够深入理解秘书实务的内涵，掌握实际操作技巧。
课程评价与反馈
通过课堂互动、小组讨论、作业等多种方式，教师能够及 时了解学生的学习情况，对教学效果进行评估，并据此调 整教学方法和策略。
秘书职业发展前景
市场需求分析
随着经济的发展和企业的增多，秘书职业的市场需求量逐年增加， 尤其在高级秘书、行政助理等领域，需求更加旺盛。
秘书实务资料
高级秘书职业规范－－廖金泽：《怎样做高级秘书》上班规范：提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情：用吸尘器清洗地毯，打扫房间；开窗透气，擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两端消毒；为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶；清除纸篓内的纸屑；检查审视墙壁饰物是否端正；调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度；把日历翻到当天，检查时钟是否准确；把盖章用的橡皮印调整至当天；把报刊杂志堆放排列整齐。
准备好各类办公用品；把日程表和必要的文件资料、当日报纸放在上司桌上，准备好茶水；换上职业服装；开始工作。
下班规范：下班时推迟十分钟离开办公室。
当上司和同事离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情：将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好，以便次日一开工就能投入工作继续做下去；换下职业服装；关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误后，锁门离开办公室。
第一章办公室管理和日常事务办公室环境管理、办公设备和用品的管理、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等第一节办公室环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。
一、办公室环境布置和维护（一）开放式办公室与封闭式办公室开放式办公室：开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室：封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
两种办公室的优缺点开放式：优点：1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变；2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工；3、易于沟通，便于交流；4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察；5、容易集中化服务和共享办公设备缺点：1、难保机密；2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人；4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式：优点：1、比较安全，可以锁门；2、易于保证工作的机密性；3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作；4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独如何在适当面积的空间中获取组织的最大效益是一个组织在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的。