关于统一邮件书写规范的通知
电子邮件使用规范通知
电子邮件使用规范通知尊敬的各位员工：为了更好地规范和提高公司内部电子邮件的使用效率，特制定以下电子邮件使用规范通知，希望各位员工认真遵守并执行。
一、电子邮件发送原则明确主题：在发送邮件时，请确保主题明确简洁，能够准确反映邮件内容，避免使用模糊不清的主题。
礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“您好”、“谢谢”，展现出良好的职业素养。
简洁明了：邮件内容要言之有物，简洁明了，避免冗长废话，让收件人能够快速理解重点。
保密性：涉及公司机密信息的邮件，应当加密发送，并严格控制收件人范围。
二、电子邮件接收原则及时回复：对于重要邮件，应尽快回复确认，避免耽误工作进度。
妥善处理：对于不需要回复的邮件，也请及时阅读并妥善处理，保持邮箱整洁。
注意查收：定期查看收件箱和垃圾箱，确保不会错过重要信息或文件。
三、电子邮件附件处理合理命名：附件命名要清晰有序，避免使用无意义的文件名或过长的命名方式。
适当压缩：对于较大的附件文件，建议先压缩后发送，以节省传输时间和网络流量。
谨慎下载：接收附件时，请注意安全性，避免下载未知来源或可疑文件，以防电脑感染病毒。
四、电子邮件文明用语避免大写：在邮件中避免使用大写字母表达情绪或强调，以免给人带来不必要的紧张感。
注意标点：正确使用标点符号和段落分隔符号，使邮件内容结构清晰易读。
文明用语：不使用粗口、侮辱性词语或歧视性言论，在沟通中保持礼貌和尊重。
五、电子邮件管理技巧建立文件夹：根据不同主题或项目建立分类文件夹，便于整理和查找历史邮件记录。
定期清理：定期清理已处理或过时的邮件，保持邮箱清爽整洁，提高工作效率。
学会筛选：学会使用过滤器和标签功能，将重要邮件优先展示在收件箱中。
以上即为公司电子邮件使用规范通知，请各位员工严格遵守相关规定，并在日常工作中做到高效、规范地处理电子邮件。
祝工作顺利！此致敬礼！。
关于进一步规范工作邮件发送标准的业务通告
三、其他
（一）拟写邮件标题应简单说明邮件内容，切 忌无标题邮件。
（二）邮件正文文字不宜过多，语句应简单明 了，不出现含糊不清的描述，如“可能”、 “大概”等。
（三）邮件中文字体一般使用仿宋、宋体、 楷体，英文字体一般使用Arial、Times New Roman，字号≥小四号，行间距以适 合阅读为原则，字体颜色不得超过3种。
谢谢！
（二）发送阅知类邮件：阅知类邮件属需将事项通 报相关领导和人员阅知的邮件，标题统一写为“呈 阅知：XXXXXX”、“阅知：XXXXXX”。阅知类 邮件无需领导做出批示，不得包含请示事项。
（三）工作指令类邮件：工作指令类邮件属需相 关人员办理工作的指令性邮件，标题统一写为 “请阅处：XXXXXX”。工作指令类邮件应指明 具体收件发送 后，应及时跟踪、提醒。一般情况下， 请示类邮件收件人如1天后仍未回复、 工作指令类邮件收件人规定时限内未 回复，应当面、电话、短信等形式沟 通，紧急邮件需第一时间提醒。
（二）对于领导的指示，要有反 应、有行动、有反馈，第一时间 回复收到，之后迅速行动并及时 反馈进展。
关于进一步规范工 作邮件发送标准的 业务通告
为确保工作邮件的及时、有效处理，现对工作邮件的发送 标准进一步规范，相关事项如下：
一、邮件发送
（一）、发送请示类邮件：请示类邮件 属需请示上级领导批复核准的邮件，标 题统一写为“呈阅示：XXXXXX”。请 示类 邮件原则上只有1个收件人（但抄 送人员不限），不得同步发送多位领导。 发送请示类邮件要写明具体请示事项、 指明具体请示对象，如“呈XXX（姓名） 批示”、“XXX，……。呈您阅示。”
公司邮箱使用规定通知
公司邮箱使用规定通知
尊敬的各位员工：
为了规范公司内部邮件沟通，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定以下公司邮箱使用规定通知，请各位员工严格遵守：
一、邮箱注册与管理
每位员工入职后，需立即向IT部门提交个人信息，完成公司邮
箱注册。
员工须妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将账号密码透露给
他人。
离职员工应及时通知IT部门停用公司邮箱，并清空个人文件及
邮件。
二、邮件发送规范
邮件主题应简明扼要，内容明确，避免使用夸张、负面词语。
邮件内容需符合公司价值观和文化，不得发送违法、暴力、色情
等不良信息。
避免在邮件中使用大写字母、特殊符号等影响阅读体验的内容。
三、附件管理
发送附件时，确保附件内容真实可靠，不得发送含有病毒、木马等恶意程序的文件。
对于大型附件的发送，建议先征得对方同意，避免对方收件箱容量不足。
四、邮件回复与处理
对于重要邮件，应及时回复确认，保持良好的沟通效率。
遇到无法解决的问题或需上级协助时，应及时向相关人员发送邮件请示。
五、邮件存档与备份
邮件存档应按照相关规定进行分类整理，便于查阅和管理。
定期对重要邮件进行备份，以防数据丢失或泄露。
以上为公司邮箱使用规定通知，请各位员工严格遐守。
如有违反规定行为，将受到相应处罚。
希望大家共同遵守规定，共同维护公司邮箱系统的正常运行和信息安全。
谢谢合作！
此致，
XXX 公司管理团队
日期：XXXX年XX月XX日。
公司内部邮件规范通知
公司内部邮件规范通知
尊敬的各位同事：
为了提高公司内部沟通效率，规范邮件交流，特制定本公司内部邮件规范通知，希望大家认真遵守并共同营造良好的工作氛围。
一、主题明确
在发送邮件时，请务必确保主题明确、简洁。
主题应该准确反映邮件内容，避免使用含糊不清或误导性的主题。
二、收件人抄送人抄送规范
在选择收件人和抄送人时，请根据具体情况慎重考虑。
确保信息传递到位的同时，避免不必要的干扰和信息泄露。
三、邮件内容简洁明了
在撰写邮件内容时，应力求简洁明了。
段落分明，逻辑清晰，避免冗长啰嗦，让收件人能够快速理解邮件要点。
四、礼貌用语得体
在邮件中使用礼貌用语是基本素养。
请在开头使用称呼语，结尾添加感谢或者祝福语，给人留下良好印象。
五、附件管理规范
发送附件时，请确认附件内容完整有效，并在邮件正文中简要说明附件内容。
对于大型附件，建议先征得对方同意再发送。
六、回复及时性
对于重要邮件或需要回复确认的邮件，请及时回复。
即使暂时无法处理，也请给予对方答复并说明后续处理计划。
七、保密意识强化
公司内部信息涉及机密内容时，请注意保密意识。
避免在邮件中泄露公司机密信息，确保信息安全。
以上是公司内部邮件规范通知的相关内容，请各位同事严格遵守并相互监督。
希望通过大家的共同努力，提升公司整体沟通效率和工作效率。
谢谢！
此致
敬礼
公司管理团队敬上。
关于规范公司邮件使用的通知
关于规范公司邮件使用的通知尊敬的同事们:公司作为一个专业的商务运营平台,对于员工日常工作中的邮件使用行为,有必要制定相应的规范,以提高工作效率,维护公司良好形象。
现就公司邮件使用有关事项通知如下:邮件内容规范邮件标题应简洁明确,能够准确反映邮件内容。
如涉及重要事项,可在邮件标题前加”[紧急]“等标志。
邮件内容应切题,语言简练通俗,避免冗余或无用信息。
如有需要附加文件,请注明附件内容并确保文件可正常打开。
邮件中请勿出现夸张描述、负面评论或涉及公司机密等敏感信息。
必要时可采取隐藏收件人、加密文件等措施。
回复邮件时,请保留必要的前文内容,以便接收方快速了解上下文关系。
如需要转发他人邮件,务必征得对方同意。
邮件收发规范公司邮箱仅限用于工作用途,不得用于个人事务。
若因私人原因需要使用,请使用个人邮箱。
收发邮件时,请务必核实收件人信息,避免出现错发情况。
同时请注意邮件发送时间,不宜过于频繁,以免打扰他人工作。
对于需要及时处理的紧急邮件,收件人应尽快回复;对于一般性邮件,收件人应在2个工作日内予以回复。
如暂时无法处理,请简单说明情况。
公司邮箱仅限公司内部员工使用,不得擅自转发至外部人员。
如确有必要,需经上级领导批准。
邮件使用纪律员工应维护公司邮箱系统安全,不得擅自泄露他人邮箱账号密码,不得擅自登录他人邮箱。
员工应注意邮件使用习惯,不得利用公司邮箱从事与工作无关的活动,如发送垃圾广告、连锁信等。
对于违反以上规定的行为,公司将视情节轻重进行批评教育或纪律处分。
情节严重的,公司有权追究相关法律责任。
希望全体员工能够严格遵守公司邮件使用规范,共同维护良好的工作秩序,为公司发展贡献力量。
!公司管理层2023年3月1日。
关于统一邮件书写规范
1、 邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件，应对附 件内容做简要说明。
2、 附件文件应按有意义的名字命名，最好能概括附件的内容。
3、 附件数目不宜超过 4 个，数目多时应打包压缩成一个文件。
五、
邮件的签名
1、 邮件末尾必须加上签名，签名采用统一标准格式，字体微软雅黑、五号字。详情如 下：
精品文档
关于统一邮件书写规范的通知
各位同事，大家好： 为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象，现将邮件书写规范要求明确如下：
一、
邮件主题
1、 主题要求简单明了，与邮件内容相对应，不能出现空白的主题。
2、 对方回复邮件时，应根据邮件内容适当修改标题，不要
RE 内容过多。
3、 主题格式：【 】 +主题内容 【 】里的内容为邮件的性质，通常情况下【
姓名
公司名称 部门
联系地址：
联系电话：
E-mail ：
2、 设置方式：（以 Outlook 为例）“文件” ——“选项 ”——邮“件 ”——“签名 ”——“编辑签 名”
六、
邮件的发送
1、 发送邮件时，主送人为必须知悉该邮内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内 容的人员。
2、 代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人授权，发送邮件时抄送本 部门负责人；根据岗位职责与其他部门相关责任人联系重要工作时，应同时抄送对 方直接上级。
3、 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件被人，确定需要引用的内容部分。对 同一收件人不同主题的邮件，应工作报告或汇报 ——【汇报】
? 常规的事务往来 ——【沟通】 ? 需要进行通知的事宜 ——【通知】
? 知识的传递 ——【分享】
规范文书书写的通知
规范文书书写的通知尊敬的各位同事，近日，我们发现在文书书写方面存在一些问题，出现了一些不规范的现象。
为了保证我们的工作质量和公司形象，我们需要更加规范地书写各种文书，避免出现不必要的错误和麻烦。
今天，我就给大家发布一份规范文书书写的通知，希望各位能够认真遵守。
一、文书格式在书写各种文书时，必须如实按照指定的格式书写，不能随意更改。
具体而言，包括文书名称、编号、主旨、正文、签署、日期、文件附件等内容。
特别是编号、日期等信息，必须准确无误，不能有任何差错。
二、文字规范文书中的文字必须合法、规范、准确，不能出现错别字、语病、口语化的用语等问题。
在选择词语和表达方式时，要注意用词准确、简洁，不得使用不规范的俚语和谩骂之类的词汇。
更重要的是，对于关键字、专业术语和法律用语等，我们必须保证准确无误。
三、内容精益求精书写文书时，我们必须注重内容的质量。
任何文书都需要足够的思考和分析，未经慎重考虑的内容不能随意编写，以免影响文书的完整性和说服力。
同时，书写时还需要避免冗长复杂的表达，力求简洁明了，突出文书的实用性。
四、签署规范文书签署是非常重要的一步，必须确保签署人的身份、职务、授权等信息准确无误，不能出现签署人有署错或漏签的情况。
在签署文书之前，签署人必须认真阅读文书的各项内容，确保文书的准确性和完整性。
以上就是本次规范文书书写的通知，希望各位同事认真遵守，并在工作中不断提高文书书写的质量。
通过规范书写，我们能够更好地提高工作质量和效率，保证公司的良好形象和声誉。
感谢您的阅读和理解！。
邮件规范发布-2017年3月7
企业的任何一项正式工作，都贯穿着从计划、实施、沟通、分析、改进到总结等环 节的信息传递，书面表达在这些方面发挥着巨大的作用。而E-mail是我们日常利用 率最高的工具，可以起到提醒、追踪、锁定重要事件或信息的作用，我们需多加利 用。而一封不合规范，漏洞百出，欠缺美观的E-mail足以颠覆我们的个人与企业形 象。我们需注意E-mail的规范应用。 从本期开始将会与大家分享关于E-mail书写的规范与注意事项，帮助大家有效利用 E-mail来实现良好的沟通。
3
邮件信纸： 使用公司统一的信纸版式，如无，建议不使用信纸。 个人签名档：
个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、Email）等。 如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以 及个人手机号码、MSN号码等。
4
（第二期）邮件表头的注意事项
TO
（第七期）邮件的应用
1．关于语言应用
发送E-mail前，应确定对方读取E-mail的习惯，再决定书写E-mail的文字种类（中 文或英文）
对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。因不能保证你的英文表达水平或收件人中 某人的英文理解水平不存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决
2．关于场合应用
8、商务信函中，谨慎使用表情字符
在工作往来的邮件中，慎用表情字符，如笑脸：），避免给对方造成不稳重的感觉。
（第五期）邮件的发送规范 ( 一）
1．关于抄送
所有对外发送的E-mail，除需给相关的雇员外，必须抄送给总经理
所有对公司内部（跨部门）发送的E-mail，除应发送给相关的雇员外，还需抄送给 部门最高负责人，另外应视事情的重要性抄送给总经理
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
关于统一邮件书写规范的通知为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象，我司现将邮件书写规范要求明确如下：
一、标题规范
邮件标题采用“【请XX】+主题”的格式，包括【请回复】、【请参考】、【请转达】、【请反馈】等；
二、背景规范
邮件背景为默认的白色，不使用信纸。
三、签名规范
一）个人签名应包含：姓名、公司及所属部门、座机电话、手机号码、邮箱、公司地址、邮政编码。
中文字体为宋体,姓名，14号字，加粗；其他为12号；西文字体为Arial，12号,并添加安邦人寿的LOGO，具体样式举例如下：
最终效果显示如下：
二）设置方式：（以Foxmail为例）“插入”“签名管理”“编辑”或“新建”。
（Foxmail及Outlookexpress的具体操作将会作为附件发送给大家，作为参考。
四、发送规范
一）发送邮件时，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。
二）员工代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人受权，发送邮件时抄送本部门负责人；员工根据岗位职责与其他部门相关义务人联系重要工作时，应同时抄送对方直接上级。
三）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需求引用的内容部分。
对于同一收件人不同主题的邮件，应新建邮件，而不是直接回复。
五、附件规范
一）正文提示：邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件，应对附件内容做简要说明。
二）容量控制：附件数不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；为保证邮件的流通顺利，传送附件应不超过5M。
六、其他规范
一）规律规范：合法合规，不得发送国家法律、法规禁止流传的邮件；工作时间不得发送与工作内容无关的邮件；对外发送邮件应严格遵守公司保密制度，避免保守公司商业机密。
二）道德规范：一切工作邮件应及时回复，紧要重要的邮件应立即回复，其他邮件一般不要跨越24小时。
如遇出差、休假等无法及时回复的情形，应设置自动回复功用举行提示。
七、监视检查
一）邮件抽查：寿险邮件规范由寿险办公室负责监督检查，办公室将会在与各部门员工的往来邮件中进行检查；如有必要将随机抽查，请收到抽查邮件的同事尽快回复。
一）邮件抽查：寿险邮件规范由寿险办公室负责监督检查，办公室将会在与各部门员工的往来邮件中进行检查；如有必要将随机抽查，请收到抽查邮件的同事尽快回复。