浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则

第２１卷第６８期２００７年５月广东青年干部学院学报ＪｏｕｒｎａｌｏｆＧｕａｎｇｄｏｎｇＹｏｕｎｈＬｅａｄｅｒｓＣｏｌｌｅｇｅＶ０１．２ｌＮｏ．６８Ｍａｖ２００７浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则王媛媛（广东青年干部学院，广州５１０５０７）摘要：商务书信是商务活动中最重要的书面交往方式之一。

注意商务英语书信写作中的语言特点及一些重要原则。

在以信传情迭意中，双方应努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以求更好的经济效益。

关键词：外贸函电语言特点写作原则中图分类号：Ｆ７４０．４Ｈ１５２．３文献标识码：Ａ文章编号：１００９－５４４６（２００７）０２—００９３—０３随着国际间的商务活动往来更加频繁，商务交际进入了一个全新的发展阶段，越来越呈现出国际化趋势。

在国际商务沟通中，说话者能否掌握沟通的语言艺术，是能否顺利实现预期目标的关键。

因此，在商务写作中，我们要注意以下几点：语言特点（一）语言简洁明确众所周知，写好外贸函电必须遵循４项原则，即４个Ｃ：简洁（ｃｏｎｃｉｓｅｎｅｓｓ）、明确（ｃｌａｒｉｔｙ）、准确（ｃｏｒ－ｒｅｃｔｎｅｓｓ）、得体（ｃｏｕｒｔｅｓｙ）。

一封简洁明确的外贸信件是如何体现呢？我们从以下几点分析：１．避免用多余的词语和冗长难懂的句子ＷｅｗｉｓｈｔｏａｃｋｎｏｗｌｅｄｇｅｒｅｃｅｉｐｔｏｆｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＯｃｔ１４。

如果改为：ＷｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＯｃｔ１４．就更加简洁易懂。

２．用短语、及非谓语动词等形式代替从句Ｂｅｃａｕｓｅｔｈｅａｒｔｉｃｌｅｉｓｖｅｒｙｐｏｐｕｌａｒ，ｉｔｗｉｌｌｅｎｊｏｙｆａｓｔｓａｌｅｓａｔｙｏｕｒｅｎｄ．用现在分词结构来代替原因状语从句，即Ｂｅｉｎｇｖｅｒｙｐｏｐｕｌａｒ，ｔｈｅａｒｔｉｃｌｅｗｉｌｌｅｎｊｏｙｆａｓｔｓａｌｅｓａｔｙｏｕｒｅｎｄ．３．使用缩略语在长期的发展中，外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语，准确使用缩略语可减少信件的篇幅，节省读者的阅读时间。

Ａ．国际经济贸易组织缩略语。

如：ＷＴＯ（世界贸易组织），ＥＥＣ（欧洲经济共同体），等等。

Ｂ．常用外贸英语缩略语。

如：Ａ／Ｓ（见票后或见票），Ｆ．０．Ｂ（离岸价），ａ／ｃ（帐户）等等。

Ｃ．常用信函缩略语。

如：Ｒｅ（ｒｅｇａｒｄ关于），Ｅｎｃ（随附）等等。

４．概括总结ＷｉｔｈｒｅｆｅｒｅｎｃｅｔｏｙｏｕｒｒｅｑｕｅｓｔｆｏｒａｎｅｘｔｅｎｓｉｏｎｏｎｙｏｕｒｎｏｔｕｎｄｅｒｄａｔｅｏｆＡｐｒｉｌ９，ｗｅｈａｖｅｄｉｓｃｕｓｓｅｄｔｈｉｓｍａｔｔｅｒｗｉｄｅｌｙａｎｄｄｒｅｗａｃｏｎｃｌｕｓｉｏｎ．Ｗｅａｒｅｎｏｗｐｌｅａｓｅｄｔｏｔｅｌｌｙｏｕｔｈａｔｗｅｗｉｌｌｂｅｗｉｌｌｉｎｇｔｏａｌｌｏｗｙｏｕａｄｄｉｔｉｏｎａｌｔｅｎｄａｙｓｔｏｍａｋｅｐａｙｍｅｎｔｏｎｙｏｕｒｎｏｔｅ．此段文共有５０个词，为使文字更紧凑，又不影响文中的意思，可概括为：Ｗｅａｒｅｐｌｅａｓｅｄｔｏａｌｌｏｗｙｏｕａｄｄｉ．ｔｉｏｎａｌ１０ｄａｙｓｔｏｐａｙｙｏｕｒｎｏｔｅｄａｔｅｄＡｐｒｉｌ９．（二）从收信人的视角看问题交际双方的相互关系，影响到交际的效果。

在交际过程中，一切以写信人为中心（ｗｅａｔｔｉｔｕｄｅ），从写信人的立场出发看待和处理问题，会给对方留下自以为是、冷淡疏远的感觉。

若在交际中采用体谅对方的态度（ｙｏｕａｔｔｉｔｕｄｅ），从对方的角度出发，考虑到收信人的背景、感情以及对方对此信可能做出的反应等，那么这种友善的效果就能赢得对方的好感，从而增加商机。

如：收稿日期：２００７－０３－０８作者简介：王媛嫒（１９７２一），女，广东澄海广东青年干部学院讲师。

广东青年干部学院学报第２１卷ｗｅａｔｔｉｔｕｄｅＷｅｌｅａｒｎｙｏｕｒｃｏｍｐａｎｙｆｒｏｍＭｅｓｓｒｓ．Ｆｒｅｅ—ｍａｎ＆Ｃｏ．Ｌｔｄ．Ｗｅｈａｖｅｒｅｃｅｉｖｅｄｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒａｂｏｕｔｓｈｉｐｍｅｎｔ．．Ｗｅｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏｙｏｕｒｅａｒｌｙｒｅｐｌｙ．Ｗｅｇｌａｄｔｏｈａｖｅｇｏｔｙｏｕｒｂｕｓｉｎｅｓｓｃａｒｄａｎｄｓｏｍｅｏｆｙｏｕｒｓａｍｐｌｅｓ．Ｗｅｗａｎｔｔｏｉｎｆｏｒｍｙｏｕｔｈａｔｔｈｅｒｅｉｓｌｉｔｔｌｅｌｉｋｅ·ｌｉｈｏｏｄｏｆｔｈｅｇｏｏｄｓｒｅｍａｉｎｉｎｇｕｎｓｏｌｄｔｈｉｓｐａｒｔｉｃｕｌａｒｏｆｆｅｒｈａｓｌａｐｓｅｄ．ＹｏｕｒｃｏｍｐａｎｙｈａｓｂｅｅｎｋｉｎｄｌｙｉｎｔｒｏｄｕｃｅｄｔｏｂｙＭｅｓｓｒｓ．Ｆｒｅｅ—ｍａｎ＆Ｃｏ．Ｌｔｄ．．Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｒｅｇａｒｄｉｎｇｓｈｉｐｍｅｎｔ．Ｙｏｕｒｅａｒｌｙｒｅｐｌｙｗｉｌｌｂｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｄ．Ｙｏｕｋｉｎｄｌｙｐｒｅｓｅｎｔｅｄｙｏｕｒｂｕｓｉｎｅｓｓｃａｒｄａｎｄｓｏｍｅｏｆｙｏｕｒｓａｍｐｌｅｓ．Ｆｏｒｙｏｕｒｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ，ｔｈｅｒｅｉｓｌｉｔｔｌｅｌｉｋｅｌｉｈｏｏｄｏｆｔｈｅｇｏｏｄｓｒｅｍａｉｎｉｎｇｕｎｓｏｌｄｔｈｉｓｐａｒｔｉｃｕ－ｌａｒｏｆｆｅｒｈａｓｌａｐｓｅｄ．（三）语气积极肯定在商务信函中，出现一些否定和消极面的信息是难免的，如解雇、裁员、涨价等，在这种情况下，要尽量强调积极面，减少负面词汇。

有调查显示，生意人对积极的言语反应更积极，对措辞积极的要求承诺的可能性更高，往往恰当的、礼貌的语言可以产生预期的经济效用…。

在写外贸信函时，尽量少用否定词，如ｎｏｔ，ｃａｎ’ｔ，等；避免使用消极的词汇，如：ｄｅｌａｙ，ｕｎａｃｃｅｐｔａｂｌｅ等，多使用积极词汇，如：ｒｅａｓｏｎａ—ｂｌｅ，ａｐｐｒｅｃｉａｔｅ等。

强调积极面和正面作用能减少负面影响，可以使听者感到对方理解他们的需要及所关注的事情。

有时，为了让对方更加放心，更有信心，多用Ｐｌｅａｓｅｂｅａｓｓｕｒｅｄｔｈａｔ…／Ｗｅａｒｅｓｕｒｅｔｈａｔ…这样的句型。

（四）表达委婉商务写作中，委婉语的运用是一种很好的沟通技巧。

委婉的措词不仅给人客气、礼貌的舒适感觉，而且即使是不接受对方的要求或条件，也能缓和语气，最小限度地减少对双方良好业务关系的伤害旧ｏ。

１．用表示感激的表达法Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒ…／Ｗｅｓｈｏｕｌｄｂｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｄ（０一ｂｌｉｇｅｄ、ｉｔｉｆ．．．Ｗｅｓｈａｌｌｂｅｍｏｓｔｇｒａｔｅｆｕｌｆｏｒ…／２．用ｓｕｇｇｅｓｔ，ｈａｄｂｅｔｔｅｒ等表示建议的词语ＡｓｙｏｕｗｉｌｌｂｅｐｌａｃｉｎｇｒｅｇｕｌａｒｏｒｄｅｒｓｗｉｔｈＵＳ，ｗｅｓｕｇｇｅｓｔｔｈａｔｗｅｔａｋｅｏｕｔａｎｏｐｅｎｐｏｌｉｃｙｆｏｒａｐｐｒｏｘｉ—ｍａｔｅｌｙ￥５０．０００ｗｏｒｔｈｏｆｐｒｏｄｕｃｔａｎｎｕａｌｌｙ．用ｓｕｇｇｅｓｔ，ｈａｄｂｅｔｔｅｒ等建议的词语，使语气更加温和，留有商量的余地，创造了友好的合作气氛。

３．用虚拟的条件句ＷｅｓｈａｌｌｂｅｐｌｅａｓｅｄｉｆｙｏｕｗｉｌｌｇｉｖｅＵＳｙｏｕｒｉｍｍｅ—ｄｉａｔｅａｎｄｃａｒｅｆｕｌａｔｔｅｎｔｉｏｎ．虚拟语气除表示主观希望和假定情况外，还可以使得写信人的请求或推辞显得比较客气婉转。

４．用以ｉｔ为形式主语的句型Ｉｔｉｓｗｉｔｈｇｒｅａｔｒｅｇｒｅｔｔｈａｔｗｅｃａｎｔａｃｃｅｐｔｙｏｕｒｏｆｆｅｒ．５．使用被动语态Ａｓｈｌｅｙ说过：“在商务函电中，为了使函电更加礼貌得体，除了选用一些得体语言外，还应多使用被动语态……因为被动语态能使你的请求显得更加温和……”‘２１。

被动语态亦可令动作本身成为强调对象，淡化对动作执行者的指斥，使对方的受损尽量减轻，这种情况在外贸交往中常见于表示否定意思的催促，投诉等信件。

二．需注意的原则（一）得体原则外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具，除了词汇、语法上准确无误外，还要注意表达恰当、得体。

１．重视文化背景在跨文化的实际商务活动中，由于各国的政治、经济环境以及传统习俗的不同，人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯【３Ｊ。

这些细节，作为学习外贸英语的学生，都要紧记心中。

２．注意写作的对象写外贸信函时，除了注意对方的文化背景外，还要留意对方是潜在客户，新客户还是老客户，根据环境、对象，选用最恰当的言语体式，以造成和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。

如：ＤｅａｒＳｉｒ，Ｙｏｕｏｆｔｅｎｓｐｅａｋｏｆａｇｏｏｄｆｒｉｅｎｄａｓｔｒｕｓｔｗｏｒｔｈｙ，ｔｈｏｕｇｈｔｆｕｌ，ａｎｘｉｏｕｓｔｏｐｌｅａｓｅ，ａｎｄｗｏｒｔｈｙｏｆｙｏｕｒｆｒｉｅｎｄｓｈｉｐ．Ｔｈａｔ＇ｓｔｈｅｋｉｎｄｏｆｓｔｏｒｅｔｈｉｓｉｓ．Ｉｔｉｓｅｘａｃｔｌｙｔｈｅｋｉｎｄｏｆｓｔｏｒｅｙｏｕｃａｎｃｈｏｏｓｅｉｆｙｏｕｗｅｒｅｉｎｔｈｅｃｌｏｔｈｉｎｇｂｕｓｉｎｅｓｓ．Ｗｅ，ａｎｔｉｃｉｐａｔｉｎｇｔｈｅｐｌｅａｓｕｒｅｏｆｓｈｏｗｉｎｇｙｏｕｏｕｒｌａｔｅｓｔｓｔｙｌｅｓ￥００ｎ，ｗｈｅｔｈｅｒｙｏｕａｒｅｉｎｔｈｅｂｕｙｉｎｇｍｏｏｄ第６８期王媛嫒：浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则９５ｏｒｎｏｔ．Ｓｉｎｃｅｒｅｌｙ），ｏｕｒｓ。

【４】此信采用了恰当的商务书信格式和比较正规的商务书信语体。

在信中，写信者针对潜在客户，为说服他们变成真正客户，使用了一系列的表达真诚、友好、善意的词汇，如：ｔｒｕｓｔｗｏｒｔｈｙ，ａｎｘｉｏｕｓｔｏｐｌｅａｓｅ，ｅｔｃ．这些词汇有助于构成亲昵的语气，使潜在客户爽心悦目，较易接受，从而达到写信的目的。

，（二）礼貌原则Ｌｅｅｃｈ对礼貌原则进行了分类，并概括出六条礼貌准则：策略准则；宽宏准则；赞扬准则；谦虚准则；赞同准则；同情准则。

１．策略准则在很多来往的外贸函电中，策略准则被广泛运用，尤其是在指令和承诺中。

如：ＷｅａｓｓｕｒｅｙｏｕｔｈａｔａｎｙｆｕｒｔｈｅｒｅｎｑｕｉｒｉｅｓｆｒｏｍｙｏｕｗｉＵｒｅｃｅｉｖｅｏｕｒｐｒｏｍｐｔａｔｔｅｎｔｉｏｎ．在表示承诺的时候，“ａｓｓｕｒｅ（保证）”起了增加语义强度的作用。

把“ａｎｙｆｕｒｔｈｅｒｅｎｑｕｉｒｉｅｓｆｒｏｍｙｏｕ”用作主语．将对方的利益放在首位。

体现了尽量令对方受惠的礼貌原则。

２．宽宏准则宽宏准则主要应用在咨询洽价、发盘、还盘、商议付款条件以及就赔付方式进行交涉等业务阶段。

如：在久待对方付款无果，生气之余，还是要坚持用客气的语气希望对方马上付款，如：Ｗｅｒｅｑｕｅｓｔ），ｏｕｒｉｍｍｅｄｉａｔｅｐａｙｍｅｎｔ．尽量使用宽宏的准则。

３．赞扬准则赞扬准则在外贸函电中常见于试探合作意向和商谈合作细节等前期准备阶段。

如：Ｉｔｇｏｅｓｗｉｔｈｏｕｔｓａｙｉｎｇｔｈａｔｗｅｖｅｒｙ＂ｍｕｃｈａｐｐｒｅｃｉａｔｅｔｈｅｓｕｐｐｏｒｔｙｏｕｈａｖｅｅｘｔｅｎｄｅｄＵＳｉｎｔｈｅｐａｓｔ．用“Ｉｔｇｏｅｓｗｉｔｈｏｕｔｓａｙｉｎｇ（不用说）”以夸大对阅信人的感激，充分突显赞扬的言外之义。