归档文件收拾整理的讲义
档案管理课件---四-归档文件整理、文书归档(第2、3节)
案、会计档案等专门档案，也不涉及声 像、电子等特殊载体档案的整理工作。
四、文件整理的步骤和方法
（一）修整 修整的主要内容包括： 1.修复破损文件，复制字迹模糊或褪变的文
件； 2.去除原装订文件用的易锈蚀的金属物； 3.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 指按一定顺序叠放以“件” 为单位的文件，不作装订，以代替过去的“案卷”。
《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应 当排列在一起。 “事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的 工作过程。
1.文件排列可以按三种方法进行： a.事由结合时间排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在
料，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少 折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。
四、文件整理的步骤和方法
（二）装订 文件按件装订。将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料
的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便管理和利用。 1.件内排列方式： a.正本在前，定稿在后； b.正文在前，附件在后； c.原件在前，复制件在后； d.转发件在前，被转发件在后； e.批复在前，请示在后； f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后；
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑶年度—保管期限分类法：这种分类方法适用于内设机
构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是 操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机 构或问题的归档文件。
▪ 如：2001年：永久、 30年、10年；2002年：永 久、 30年、10年；2003年……
归档文件讲义整理讲解
• （一）单一分类法
1.年度分类法 2.机构（问题）分类法 3. 保管期限分类法
• 正确判断文件日期
• 1、文件有多个时间特征。
• 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、 签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、 发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以 文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文 件所属年度。例如1995年形成的《1996—— 2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年 形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997 年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应 归入1998年
• 三、“件”的概念
• “件”是归档文件的整理单位，一般以每 份文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，报表、名册、图册等 一册（本）为一件，来文与复文可为一 件”。
(一)关于文件正本与不同稿本，一般来说，文 件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装 订的，也可单独作为一件；重要文件（如 法律法规）须保留历次修改稿，其正本与 历次稿（包括定稿）各为一件。
• 五、 归档文件排列
• 归档文件的排列是指在分类方案的 最低一级类目内，根据一定的方法 确定归档文件先后次序的过程，其 它诸如不同类别归档文件之间的排 列、档案盒排架等则不在此范围内。
• （一）事由原则
• 对归档文件的排列，《规则》强调了“事由原 则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。
• 按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律， 保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。 按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的 文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的 发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之 间的客观联系。
精品
归档文件整理讲解
档案处理培训讲义
档案处理培训讲义一、档案处理概述1.1 什么是档案处理档案处理是指对组织或个人的文件、记录、资料等信息进行整理、归档、保管、检索等工作。
1.2 档案处理的重要性良好的档案处理能够帮助组织或个人更好地管理信息，提高工作效率，保障信息安全和合规性。
二、档案处理的基本原则2.1 完整性对档案的整理、归档过程应当保证档案的内容完整，避免遗漏或损坏。
2.2 有序性档案应当按照一定的顺序或分类体系进行归档，方便检索和管理。
2.3 保密性对于涉及机密信息的档案，应当严格保密，限制查阅和使用权限。
三、档案处理的流程3.1 档案整理对已有的档案进行分类、审核、清理，保证档案的完整性和有序性。
3.2 档案归档根据一定的分类标准将档案进行归档，并建立档案检索系统，方便管理和查阅。
3.3 档案保管制定档案保管制度，确保档案的安全和完整性，避免丢失或损坏。
3.4 档案检索建立档案检索系统，提供便捷的检索工具，方便用户快速找到所需信息。
四、档案处理的工具和技术4.1 档案管理软件利用专门的档案管理软件，可以帮助组织更好地管理和使用档案。
4.2 数据备份定期对重要的档案数据进行备份，防止意外丢失或损坏。
4.3 电子档案逐步将纸质档案数字化，提高档案的管理效率和安全性。
五、档案处理的注意事项5.1 多备份重要的档案数据应当进行多重备份，避免单点故障导致数据丢失。
5.2 定期检查定期对档案进行审查和整理，保证档案的内容和质量符合要求。
5.3 定期培训定期对档案处理人员进行培训，提升他们的档案处理技能和意识。
六、总结档案处理是组织管理和个人信息管理中不可或缺的一部分，良好的档案处理能够提高工作效率，减少错误和风险，保障信息安全和合规性。
希望通过本讲义，您能够更加了解档案处理的重要性和方法，从而更好地管理自己的档案信息。
归档文件整理培训课程
归档文件整理讲义一、收集工作（一）收集（归档）范围凡本单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，均属归档范围。
它包括三个方面：一是本单位制发的正式文件（包括代上级机关起草的文件）；二是外单位的来文；三是本单位形成的没有文号的文件。
（二）收集要求与方法１、要求：指对文件材料的要求。
（）要齐全完整。
本单位的发文要签发手续齐全，正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间、地点，参加对象、记录人、会议主要内容。
（）用纸要规范。
特别是记录本，不能用小于的普通练习本，应选择或用纸。
过小的要进行粘贴。
（）要求使用耐久的字迹材料，如黑墨水、红印泥、激光打印；不能用圆珠笔、复写纸、传真纸、色带打印等不耐久的字迹材料。
２、收集方法定期收集与平时收集相结合，要主动收集，还要把好发文关和用印关，不但要收集纸质的文件材料，还要同时收集电子文本，要有规范的文书处理程序。
二、整理归档文件的整理是将应该归档的文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
首先要做到四个分开。
（一）归档与不归档的文件材料分开收集来的文件并不是每一份都要归档的，我们要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文）都要归档。
一般有以下几种文件可以不归档。
、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（二）年度分开文书档案是按年度进行整理的，如果你这个单位几年未整理了，那么首先要将各年度的材料分开，同一个年度的文件材料放在一起，注意几点：１、一般以文件形成日期为准。
归档文件整理(讲义)
《归档文件整理规则》讲义一、概念1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
所谓办理完毕，是指文书处理程序办理完毕，不是指该文件所指工作的办理完毕。
如十年工作规划，其所规划的工作只能在十年左右时间内完成。
但其文书处理程序完后，即为办理完毕，可以归档。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、（即规定了归档文件整理的步骤。
）二、前期准备工作（一）归档文件材料的收集一、本机关的归档文件材料的收集1、“帐内”文件：是经过收、发文薄登记在册的文件。
2、“帐外”文件：主要包括：①机关内部形成的会议记录、纪要、各种统计报表、名册，各种合同、协定、协议书、委托书、契约、出版物定稿和样本；②本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根；③本机关财产物资、档案等的交接凭证、清册；④本机关重要活动事件的剪报、停止使用的印章等材料。
注意：文件收集齐全问题。
（有附件的将附件收集齐全，报告与批复，函与复函等来往文书收集齐全）（二）剔除不归档文件（三）、装订的前处理工作1、拆除金属物2、修裱破损文件3、复制褪变文件4、折叠超幅面纸张三、整理工作归档文件的整理六个环节：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
归档文件整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
要求一：保持文件之间的有机联系一、来源上的联系：也就是来往文书作为一件装订在一起。
请示与批复、报告与批示、函与复函、报告与通知等等。
二、文件材料内容上的联系1、同一工作中的联系一项工作的所有材料应放在一起排列。
2、同一问题的联系。
一是同一事由的联系，二是同一个问题的联系，3、同一案件的联系。
4、同一会议的联系。
要求二，区分不同价值，一是便于保管档案，减少库容压力。
二是便于利用档案。
期限分明，便于检索。
要求三，便于保管和利用质量要求（1）归档文件应齐全完整。
对破损的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
第四章文件的整理与归档PPT优秀课件
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Question：
• 立卷的过程是怎么样的？ • 立卷程序
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（二）立卷特征
• 在立卷过程中，按文件的基 本特征确定文件分类和组卷 的原则和依据。
• 具有共同特征的和密切联系 的文件组合在一起。
• 立卷特征就是按文件特征分 类和组卷。
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立卷工作
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三、具体立卷程序
（一）拟订（或修订）立卷类目 （二）文件的归类和组卷 （三）确定案卷的保管期限 （四）拟写案卷标题 （五）案卷的编目与编号 （六）填写与装订 （七）归档
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立卷程序
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案 卷 标 题
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卷内文件的编号
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四、案卷质量
（一） 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循
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立卷特征的分类
（3）按文件的名称特征立卷
• 按文种进行分类和组卷 • 通知、报告、通报、计划、安排
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立卷 卷
• 按年度分类 • 按月份分类 • 按日期分类
• （5）按文件的地区特征立 卷
省——市——区\县——镇
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立卷特征的分类
• （6）按文件的通讯者特征 立卷
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待立卷的文书
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（二）立卷特征的运用
• 常用： • 按问题特征立卷 • 按制发者特征立卷 • 按时间特征立卷
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（三）立卷特征结合运用形式
• ①“年度—组织机构”分类 • eg:2009——人事档案 • 2010——会计档案 • ③“组织机构—年度”分类 • eg:人事档案——2009 • 会计档案——2010
归档文件整理规则具体操作指南课件
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
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（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
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1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
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4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
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2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
整理归档文件教案
整理归档文件教案
教案：整理归档文件
教学目标
•了解整理归档文件的重要性
•学会使用不同的整理归档技巧
•培养整洁、高效的工作习惯
教学内容
1.什么是整理归档文件？
2.整理归档文件的重要性
3.常用的整理归档技巧
–使用文件夹分类存放文件
–标记文件的重要性和紧急性
–建立有效的文件命名规则
–定期清理和归档文件
4.如何在工作中应用整理归档技巧？
–教师工作中的文件整理归档实例分享
5.提供实践机会，让学生进行文件整理归档练习
教学步骤
1.引入整理归档文件的概念和重要性
2.分析常用的整理归档技巧，并解释其用途和好处
3.跟学生分享教师工作中的文件整理归档实例，让学生理解实际应
用的方法和技巧
4.提供练习机会，让学生自己进行文件整理归档练习
5.学生之间互相分享归档效果和心得体会
6.小结整理归档文件的重要性和技巧
7.结合实际情况，布置作业：整理归档个人学习资料或其他文件教学评估
•观察学生对整理归档文件的理解程度
•检查学生完成的文件整理归档练习结果
•收集学生反馈和心得体会，评估教学效果和学生的学习成果
教学资源
•整理归档文件的示例实物或图片
•教师工作中的文件整理归档实例
•学生作业提交的文件整理归档结果
提示与注意事项
•教师需提前准备整理归档文件的示例实物或图片，以及教师工作中的实际文件案例
•确保学生有充分的时间进行文件整理归档练习
•鼓励学生积极参与讨论和分享，提高学习效果。
档案管理精讲课件(归档文件整理)
2000版档案盒盒脊式样
全宗号
年度
保管期限
机构(问题) 起室 止 件馆 号 盒号
新版盒脊式样
全宗号
年度
保管期限
机构(问题)
起 止 件 号 盒号
备考表
盒内文件情况说明：
整理人： 检查人：
年月 日
新 版 备 考 表
十、增加了归档电子文件的整理要求
7 归档电子文件的整理要求 7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、 排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般 要求”的规定。 7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、 归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数 字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。 7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档 案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等 标准的应用系统。
• 10．本机关干部、工人的转移工 资，行政、党、团、工会组织介绍 信及存根。
本机关的文件材料归档范围
• 11．本机关领导人公务活动形成 的重要信件、电报、电话记录，从 外单位带回的与本机关有关的未经 文书处理登记的文件材料。
• 12．本机关检查下级机关工作、 调研形成的重要文件。
• 13．本机关党、团、工会、妇委 会、计划生育和内部组织机构在工 作活动中形成的重要文件材料。
新版《归档文件整理规则》 5.1.1 件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为
一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件 的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本） 为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材 料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议 为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文 与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文 稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
档案的整理与保管培训讲义
档案的整理与保管培训讲义一、引言档案是组织和个人活动过程中产生的记录和资料的集合，对于机构和个人来说具有重要的意义。
正确的整理和保管档案可以提高工作效率，保护权益，促进信息的流转和使用。
本讲义旨在介绍档案整理与保管的基本知识和技巧，帮助大家更好地管理和利用档案。
二、档案整理1. 档案整理的目的档案整理是指对档案资料进行分类、鉴定、整理、登记等活动，目的是为了保持档案的完整性和可利用性。
2. 档案整理的原则•分类归档：按照一定的标准和规则对档案资料进行分类，便于查找和利用。
•鉴定保留：对档案进行鉴定，确定哪些是有价值和需要保存的，避免无用档案的堆积。
•整理登记：整理完档案后进行登记，建立档案目录和索引，方便查找和管理。
3. 档案整理的步骤1.收集档案资料2.分类整理3.鉴定价值4.登记备案5.存放保管三、档案保管1. 档案保管的目的档案保管是为了保护档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损坏或泄露。
2. 档案保管的原则•定期检查：定期检查档案存放情况，及时发现问题并进行处理。
•安全存放：选择适当的存放环境和设备，防止火灾、水灾等危害。
•保密性：对涉密档案进行加密和限制访问。
3. 档案保管的措施1.制定保管规定和标准2.建立档案管理制度3.档案柜的选择和布置4.防火、防水、防盗措施的设施5.涉密档案的处理四、结语档案的整理与保管是一个细致且重要的工作，需要有系统的管理和专业的技能。
通过本讲义的学习，相信大家已经掌握了档案整理与保管的基本知识，希望大家能够在日常工作中做好档案管理工作，提高工作效率，保护档案的安全和完整性。
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归档文件收拾整理的讲义——收集工作,装订,分类,排列,编号,编目,装盒
收集工作
(一)收集(归档)范围
凡本单位在职能运动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围.它包括三个方面:一是本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件);二是外单位的来文;三是本单位形成的没有文号的文件.
(二)收集要求与方法
1,要求:指对文件材料的要求.
(1)要齐全完备.本单位的发文要签发手续齐全,正文与底稿(或发文稿纸)齐全;会议记录要有时刻,所在,参加对象,记录人,会议首要内容.
(2)用纸要规范.希罕是记录本,不能用小于16K的通俗训练本,应选择16K或A4用纸.过小的要进行粘贴.
(3)要求行使耐久的字迹材料,如黑墨水,红印泥,激光打印;不能用圆珠笔,复写纸,传真纸,色带打印等不耐久的字迹材料.
收集方法
定期收集与平时收集相结合,要主动收集,还要把好发文关,要有规范的文书处理程序.
收拾整理
归档文件的收拾整理是将应该归档的文件以件为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的过程.
首先要做到四个分开.
(一)归档与不归档的文件材料分开
收集来的文件并不是每一份都要归档的,我们要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件(上级来文)都要归档.平常有以下几种文件可以不归档.
1,上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免,奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
2,本机关文件材料中的重份文件,无查考使用价值的事务性,一时性文件,平常性文件的历次修改稿,各次校对稿,无非凡保存价值的信封,不需办理的平常性人民来信,电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,相关工作参考的文件材料;
3,同级机关的文件材料中,不需贯彻实行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
4,下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的文件材料.
(二)年度分开
文书档案是按年度进行收拾整理的,假如你这个单位几年未收拾整理了,那么首先要将各年度的材料分开,同一个年
度的文件材料放在一路,注意几点:
1,平常以文件形成日期为准.
2,计划,总结,预决算,统计报表,赞誉等统一以文件的签发日期判断所属年度.
跨年度形成的会议文件归终结年.
几份文件作一件时,"件"的日期以排在前面的文
件落款日期为准.
(三)保管期限分开
目前,文书档案分永世和定期两种.定期中再分为30年和10年.各单位应根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,结合本单位的实际,订定出一个科学,合理的保管期限表.以此为依据对归档文件划定保管期限.我们不能随意延长保管期限.
(四)类别分开
按内设机构进行分类.经过实践,这种分类法比较直观,便于操作,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类目名称,各类之间的顺序可按照本机关机构序列表的规定或风俗次序排列.在分类时,是哪个团体(内设)机构在职能运动中
形成的文件,即归入该机构;由几个机构共同承办的文件,归入主办机构.需要说明的是:我们如今采用的是年度&mda shmdash;保管期限分类法,以是各类别之间只起到一个排列次序的作用.
(五)装订
1,件的确定.平常以每份文件为一件,文件本来与定稿(发文稿纸)为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;主要文件的正文与历次修改稿可各为一件,正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请
示与批复,报告与批示,函与复函)为一件;另外,报表,名册,图册等按其原来的装订体式格局,一册(本)为一件;会议记录以一次会议为一件;介绍信存根可以一本为一件;调资表以一次为一件.
2,件内排列:正文在前,定稿在后;正文在前,发文稿件在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后;文件处理单在前,正文在后.
3,平常以件为单位装订,会议记录,会议材料等成套性的可装订在一路.
4,永世,30年保存的文件需换不锈钢钉,较厚的可三孔一线装订.
(六)排列
在同一保管期限内的归档文件应按分类表上各个条款的排序进行排列,同一条款的文件应按时刻次序集中排列.不
同保管期限的文件不能混在一路.因故未及时收拾整理归档的零散文件材料,可排在同一年度,期限的悉数文件的最终,或并入关系密不可分的相干文件中作为一件.
(七)盖归档章和页数章
归档章应盖在每件文件首页的正上方居中位置,格式为:
全宗号
年度
室编件号
收文日期
8㎜
16㎜
保管期限
馆编件号
收文号
60㎜
页数章盖在每份文件首页的右上角,格式为
共页
8㎜
15mm
(八)编制归档号
归档文件应依分类方案和排列次序逐件编写归档号.包括全宗号,年度,保管期限,室编件号,馆编件号,机构(题目)等项目.其中机构(题目),馆编件号都不要填写.
全宗号:档案馆给各立档单位的代号.
年度:填写文件归档年度,用四位阿拉伯数字表示.
保管期限:可填写归档文件保管期限的简称(永,30年,10年).
室编件号:在归档章室编件号的位置上,按照归档文件的排列次序进行编号.
注意:(1)每份文件都必须编件号;(2)同一年度,同一保管期限的只编一个流水号;(3)归档章的最终两格作"收文章"行使.
5,总页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数.
(九)编目
归档文件在编好件号以后就应按照件号次序编制归档文件目录.
归档文件应逐件编目.归档文件目录设置件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注等项目.
1,件号:填写室编件号.
2,责任者:制发文件的团体或小我即文件的发文机关或署名者.除了著作,论文等署小我姓名外,其它不填小我姓名.如一件文件有几个笔者,只要填写一至二个首要笔者加"等".
文号:文件的发文字号.平常由机关代字,年度,次序号构成.如:通发[2005]6号.注意:不能把期刊号填在醋鞴鸥. 题名:文件问题.注意:
(1)任免,奖惩文件,题名中未显露本单位或本单位人的姓名,但文件中有本单位或本单位的人,原题名照抄,把本单位或本单位人的姓名增补在原题名后面并加"()".
(2)介绍信及存根必须把每小我的姓名都写上.如:团体关系介绍信(XXX,XXX,XXX).
(3)会议记录,要写上每次会议的首要议题,整个题名加方括号.
(4)文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录.
(5)没有题名或题名不规范的要自拟问题并加中括号,但不能在文件问题上涂改.
(6)文件的附件自力性强,正文问题不能反映附件内容时,附件问题可一并抄录,外加"( )"标注.
(7)假如文件问题太长,题名栏输不下,可输在文本栏,并在题名栏注明"详见文本".
5,日期:文件的形成时刻,以8位阿拉伯数字标注
年月日.如:20040102.
6,页数:每一件归档文件的页数.文件中有图文的
页面为一页.
7,备注:解释文件需说明的情况.
归档文件目录用纸为A4型,永世,30年的一式二份,一份装订成册,一份报档案局.
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
(十)装盒
将归档文件按室编件号次序装入档案盒,并填写档案盒封面,盒脊及备考表项目.注意:不是同一保管期限的不能装在一个盒里,建议行使统一厚度的档案盒.
全宗号
年度
保管期限
机构(题目)
起
止
件
号
室
馆
盒号
1,档案盒封面应标明全宗名称.
2,在盒脊上填写全宗号,年度(阿拉伯数字), 保管期限,室编件号.其中,起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件的件号.虚线上方写起号,虚线下方写止号,只写室编件号;盒号可不编,要编用铅笔.分保管期限编历年大流水
号.
3,备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文
件情况说明,收拾整理人,搜检人和日期.
盒内文件情况说明:填写盒内文件缺
损,修改,增补,移出,烧毁等情况.
收拾整理人:负责收拾整理归档文件的人员姓名.平常指本单位档案人员.
搜检人:负责搜检归档文件收拾整理质量的人员姓名. 日期:归档文件收拾整理完毕的日期.。