公司文件的分类
公司档案的分类及管理制度
公司档案的分类及管理制度档案管理是企业重要的组成部分，它对于企业的正常运营和管理起着非常重要的作用。
一个好的档案管理制度可以帮助企业提高工作效率，降低风险，保护和利用企业的重要信息。
下面是关于公司档案分类及管理制度的一些建议。
一、档案分类公司档案应根据不同的属性进行合理的分类。
常见的档案分类有以下几个方面：1.档案按文件性质分类：包括行政文档、经济文档、技术文档等。
2.档案按文件形式分类：包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
3.档案按部门分类：公司各个部门的业务档案分别归档到相应的部门内。
4.档案按时间分类：按照文件产生的时间先后进行分类，包括年度档案、季度档案、月度档案等。
5.档案按业务分类：根据不同的业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、人力资源档案等。
二、档案管理制度档案管理制度是指公司在档案管理方面所制定的一系列规章制度，以便更好地管理和保护公司档案。
下面是一些常见的档案管理制度：1.档案室管理制度：明确档案室的职责、管理权限和工作流程，包括档案的进出管理、归档和检索、档案借阅等。
2.档案目录管理制度：规定公司档案目录的建立、更新和管理规范，确保档案目录的实时性和准确性。
3.档案保管制度：明确公司档案的保管期限、存放位置和保密措施，确保档案的安全性和完整性。
4.档案借阅制度：规定档案借阅的申请和审批流程，保证档案的合法使用，并加强对档案的跟踪管理。
5.档案销毁制度：规定档案的销毁标准和程序，确保档案按照规定的期限进行销毁，避免档案信息泄露和存储空间占用过多。
6.档案数字化管理制度：明确公司档案数字化的要求和流程，推动档案数字化的进程，提高档案管理效率和利用价值。
三、档案管理的注意事项在公司档案管理过程中，还需要注意以下几个方面：1.档案定期检查和整理：定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性，清理无用和重复的档案。
2.档案备份和恢复：对重要的电子档案进行定期的备份和恢复测试，确保档案信息不会因为意外事件而丢失。
公司文件的分类
公司文件的分类A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分类，以部门的字母来代表B、二级分类：按照文件类型划分：一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）A1：合同、协议 A2：公司章程、验资报告、账号、授权书A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（见附件：公司编号表）B、二级分类：按照文件类型划分：一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）A1：合同、协议A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等二级类目：公文类（用字母B表示）B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等B2：公告、通告、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等B3：请示、批复：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项B4：报告、意见：适用于向上级机关汇报工作，对重要问题提出见解和处理办法B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项三级类目：普通文件类（用字母C表示），其他一般性文件四级类目：非文本载体的文件（用字母D表示），如照片、软盘及其他声像资料等按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示E、五级分类：最后为文件的顺序号例：OF－K.B1－0402－M001。
总经理办公室文件分类
总经理办公室文件分类
1. 合同文件类，哎呀，这就像是公司的骨骼一样重要！比如那些和重要合作伙伴签订的合同，不分类放好怎么行？
2. 财务报表类，这可都是公司的钱袋子信息呀！像每个月的财务报告都属于这一类呢。
3. 项目策划类，这简直是公司前进的方向盘呀！各种项目的策划方案都在这里面找。
4. 员工资料类，这可是对同事们的记录呢，就好比每个人的小档案库，比如员工的简历啥的。
5. 会议记录类，这是公司决策的脚印呀！每次重要会议的记录都在这儿呢。
6. 行业报告类，这是了解外界的眼睛呀！那些对行业的深度分析报告就放在这里。
7. 政府公文类，哇塞，这些可是来自官方的指示呢！像政府下发的一些文件。
8. 客户资料类，这不就是公司的宝贝嘛！每个客户的详细信息都在这里保管着。
9. 内部通知类，这就是公司内部的小喇叭呀！像各种放假通知之类的。
我觉得总经理办公室的文件分类真的太重要啦，这样才能让工作更高效、更有条理呀！。
公司文件管理总则
4.1.3负责外来文件在公司执行性的确定。
4.2总办
4。2。1负责行政文件体系的建立及其它体系文件建立的监督。
4。2。2负责三级以上内部文件、所有外来文件的原件以及合同原件的存档（包括书面和电子文档）。
4。2.3负责文件密级的确认.
G
8
制度类
Z
9
细则类
X
10
规范、规程、办法、规定类
D
11
检验规范类
J
12
量规仪器类
Y
13
程序类
C
特征码表：
5。2内部文件
5。2.1文件的编写要求
5.2。1。1所有体系文件之首页及内页一律依本文件格式制定.
5。2。1。2体系文件内需包括以下几点：
5.2。1.2。1目的：说明该程序的控制目的、控制要求。
第四、五位：部门代码或月度代码。
第六位:特征码或序号码.
第七、八位:用数字代表文件序号。
□ □ □ □□ □ □□
文件序号
特征码或序号码
部门代码或月度代码，
部门代码在组织架构图中确定，见附录
月度代码时，1-0代表1-10月，A、B代表11、12月。月份代码适用于外部文件、合同。
文件层级码或年度代码：
文件编号
版本
01
修订次
0
页码
3/9
⑤按保密性分机密、保密、公开文件
机密：指涉及商业秘密、公司财务等绝对秘密的文件，需要控制知密范围和知密对象的文件。
保密:指涉及技术资料、人事资料等须保密的文件，需要控制知密范围和知密对象的文件
公开：可以公开的公司性文件。
公司文件管理制度规定
第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、高效流转，提高公司管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括但不限于公司规章制度、会议纪要、合同、报告、通知、请示等。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保文件内容的安全，防止泄露和丢失；2. 准确原则：确保文件内容的准确无误，符合公司实际情况；3. 高效原则：确保文件流转的效率，提高工作效率；4. 完整原则：确保文件管理的完整性，便于查阅和归档。
第二章文件分类与编号第四条文件分为以下类别：1. 管理类：公司规章制度、内部管理制度、岗位职责等；2. 行业类：行业报告、行业标准、行业动态等；3. 业务类：合同、项目报告、市场分析报告等；4. 会议类：会议纪要、会议通知、会议记录等；5. 通讯类：通知、请示、报告、信函等。
第五条文件编号采用统一格式，包括类别编号、年份、序号，如：管2023-001。
第三章文件起草与审核第六条文件起草人应根据文件内容选择合适的部门或个人负责起草。
第七条文件起草人应确保文件内容准确、完整，并符合公司相关规定。
第八条文件起草完成后，需经相关部门或领导审核，审核通过后方可发布。
第四章文件分发与传递第九条文件分发应根据文件内容、涉及范围和重要性确定分发对象。
第十条文件分发方式包括：1. 电子邮件：适用于紧急、重要的文件；2. 纸质文件：适用于需要签字、盖章的文件；3. 会议：适用于需要集体讨论的文件。
第十一条文件传递应确保文件在规定时间内送达指定对象。
第五章文件归档与保管第十二条文件归档应按照类别、年份、序号进行分类，并建立档案目录。
第十三条文件保管应遵循以下要求：1. 文件存放地点应通风、干燥、防潮、防虫；2. 文件柜应上锁，钥匙由专人保管；3. 文件归档后，应定期进行清理、检查，确保文件完整、安全。
第六章文件查阅与借用第十四条文件查阅需填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。
公司档案分类
公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:〔1〕党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；〔2〕行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等〔3〕经营管理类：经营决策、方案工作、财务管理、物资管理、企业管理等〔4〕生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、平安管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案〔1〕产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等〔2〕科研文字材料：各种合同〔协议书〕、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、创造申请书等〔3〕基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概〔预、决〕算、检验分析材料、施工图样等〔4〕设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷方法〔一〕文书档案的分类整理1、归档原那么遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。
按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。
2、归档整理程序以件为归档单位，逐件整理归档。
按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
“件〞的含义：2．1单份文件，一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册〔本〕为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单〔表〕与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。
公司文件资料管理制度
公司文件资料管理制度XXX制定了公司文件资料管理制度，旨在加强文件资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管。
以下是该制度的具体内容：适用范围：本办法适用于公司所有文件资料的管理。
制定、修改、废除：本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。
管理权责：XXX负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。
作业规定：1.文件资料的分类1.1 文件资料的分类：公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。
公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。
1.2 文件资料的归类范围1.2.1 行政管理类：公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）；部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）；公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照资质及相关资料。
1.2.2 经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况等相关资料；公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等；委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。
1.2.3 技术资料类：基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）；项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）；受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。
1.2.4 人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。
1.2.5 财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。
公司文件管理方法
公司文件管理方法一、文件分类首先，对公司文件进行合理分类是文件管理的基础。
可以根据文件的性质、用途、部门等因素进行分类。
常见的分类方式包括：1、按部门分类将文件按照公司的各个部门进行划分，如行政部、财务部、市场部、研发部等。
每个部门的文件再进一步细分，如行政部可以分为人力资源文件、办公用品采购文件等。
2、按业务流程分类根据公司的主要业务流程，如销售流程、采购流程、生产流程等，对相关文件进行分类。
这种分类方式有助于跟踪业务进展和查找特定业务环节的文件。
3、按文件类型分类将文件分为合同文件、报告文件、通知文件、方案文件等。
这种分类方式直观明了，方便查找和管理同类型的文件。
4、按时间分类按照文件的生成时间进行分类，如年度文件、季度文件、月度文件等。
对于需要定期回顾和总结的文件，这种分类方式很有帮助。
二、文件编号为了便于文件的识别和检索，给每个文件赋予唯一的编号是必不可少的。
文件编号可以采用一定的规则和编码体系，例如：1、部门代码＋业务类型代码＋流水号如行政部的人力资源招聘文件可以编号为“XZRLZP-001”，其中“XZ”代表行政部，“RL”代表人力资源，“ZP”代表招聘，“001”是流水号。
2、年份＋部门代码＋流水号例如 2023 年财务部的第一个文件可以编号为“2023-CW-001”。
3、项目代码＋子项目代码＋流水号如果公司有多个项目在进行，可以采用这种编号方式，如“PJ01-SZ01-001”。
文件编号应在文件的首页或页眉处明确标注，同时建立文件编号与文件内容的对应关系表，以便快速查找和检索。
三、文件存储选择合适的文件存储方式对于文件管理至关重要。
以下是几种常见的文件存储方式：1、纸质文件存储对于一些重要的原始文件，如合同原件、法律文件等，可以采用纸质文件存储。
需要建立专门的文件柜，并按照分类和编号进行存放，同时做好防潮、防火、防虫等防护措施。
2、电子文件存储随着信息化的发展，越来越多的文件以电子形式存在。
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公司文件的分类
A 、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（见附件：公司编号表）
B 、二级分类：按照文件类型划分：一级类目：公司所有资产证据类（用字母 A 表示） A1 ：合同、协议 A2 ：公司章程、验资报告、账号、授权书
A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（见附件：公司编号表）
B、二级分类：
按照文件类型划分：
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）
A1：合同、协议
A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等
B2：公告、通告、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等
B3：请示、批复：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项B4：报告、意见：适用于向上级机关汇报工作，对重要问题提出见解和处理办法B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等
B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
三级类目：普通文件类（用字母C表示），其他一般性文件
四级类目：非文本载体的文件（用字母D表示），如照片、软盘及其他声像资料等
按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件
C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月
D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示
E、五级分类：最后为文件的顺序号
上面说得也有道理，不过房地产公司的文件分类应该按照不同的项目分别保管。
在同一个项目中，应该根据房地产所涉及的5个证件；所谓5证来区分。
另外加上土地方（土地招牌挂），工程部，设计单位，招投标，行政部，销售部门等。