公司档案分类
公司档案的分类及管理制度
公司档案的分类及管理制度档案管理是企业重要的组成部分，它对于企业的正常运营和管理起着非常重要的作用。
一个好的档案管理制度可以帮助企业提高工作效率，降低风险，保护和利用企业的重要信息。
下面是关于公司档案分类及管理制度的一些建议。
一、档案分类公司档案应根据不同的属性进行合理的分类。
常见的档案分类有以下几个方面：1.档案按文件性质分类：包括行政文档、经济文档、技术文档等。
2.档案按文件形式分类：包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
3.档案按部门分类：公司各个部门的业务档案分别归档到相应的部门内。
4.档案按时间分类：按照文件产生的时间先后进行分类，包括年度档案、季度档案、月度档案等。
5.档案按业务分类：根据不同的业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、人力资源档案等。
二、档案管理制度档案管理制度是指公司在档案管理方面所制定的一系列规章制度，以便更好地管理和保护公司档案。
下面是一些常见的档案管理制度：1.档案室管理制度：明确档案室的职责、管理权限和工作流程，包括档案的进出管理、归档和检索、档案借阅等。
2.档案目录管理制度：规定公司档案目录的建立、更新和管理规范，确保档案目录的实时性和准确性。
3.档案保管制度：明确公司档案的保管期限、存放位置和保密措施，确保档案的安全性和完整性。
4.档案借阅制度：规定档案借阅的申请和审批流程，保证档案的合法使用，并加强对档案的跟踪管理。
5.档案销毁制度：规定档案的销毁标准和程序，确保档案按照规定的期限进行销毁，避免档案信息泄露和存储空间占用过多。
6.档案数字化管理制度：明确公司档案数字化的要求和流程，推动档案数字化的进程，提高档案管理效率和利用价值。
三、档案管理的注意事项在公司档案管理过程中，还需要注意以下几个方面：1.档案定期检查和整理：定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性，清理无用和重复的档案。
2.档案备份和恢复：对重要的电子档案进行定期的备份和恢复测试，确保档案信息不会因为意外事件而丢失。
人事档案的分类标准
人事档案的分类标准人事档案是用来记录和管理员工个人信息和工作经历的重要文档，也是企业人力资源管理的重要基础。
合理的人事档案分类标准能够帮助企业有效管理员工信息，提高信息检索的效率。
下面是人事档案的常见分类标准：1.档案类型分类：根据处理方式不同，可以将人事档案分为持续档案和历史档案两类。
-持续档案：指员工在公司服务期间产生的各类档案资料，比如员工合同、培训记录、绩效评估等。
这类档案需要持续更新和管理，以保持信息的最新、完整和准确。
-历史档案：指员工离职后产生的档案，如离职证明、离职调查表、证照复印件等。
这类档案不需要频繁查阅，通常存放在历史文件库中，但也需要长期保留。
2.档案内容分类：根据档案记录的内容特点，可以将人事档案分为个人档案、任职档案和奖惩档案三类。
-个人档案：包括员工的个人身份信息、教育背景、家庭状况等基本信息，用于对员工进行基本信息核查、职业发展规划等。
-任职档案：包括员工的入职申请、任职资格认证、岗位职责描述、工资变动记录等信息。
用于员工入职、调动、晋升等过程中的证明和参考。
-奖惩档案：包括员工的奖励记录、考核评分、纪律处分等信息。
用于员工绩效考核、奖惩管理和晋升决策。
3.档案时效分类：根据档案的时效性，可以将人事档案分为永久档案、长期档案和短期档案三类。
-永久档案：对于某些关键员工或重要指标文件，应该永久保留，如高级管理人员的资历证明、企业核心价值观等。
-长期档案：对于公司需要长期保存并且可能会频繁使用的档案，如员工合同、学历证书等。
-短期档案：对于一些需要保存但不常用的档案，如年度绩效评估表格、培训记录等。
这些档案可以放在备份档案库或云存储中，以节约实体存储空间。
4.档案保密级别分类：根据档案的保密级别，可以将人事档案分为绝密档案、机密档案、内部档案和公开档案四类。
-绝密档案：包含公司商业机密、雇员个人隐私等涉及非常重要的机密信息，只有少数有授权的人可以查阅和处理。
-机密档案：包含员工薪资、健康状况等敏感信息，只有与此相关的人员有权限访问。
档案分类表8大类(23页)
档案分类表8大类（23页）一、行政管理类（第13页）1.1 政策法规文件本类档案主要包括国家法律法规、公司规章制度、政策性文件等，涉及公司运营管理的各个方面。
1.2 会议纪要记录公司各级会议的召开时间、地点、参会人员、讨论内容及其决议事项。
1.3 人事档案包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等人事变动相关资料。
1.4 财务报表涵盖公司年度、季度、月度财务报表，以及重要财务事项的审批文件。
二、业务管理类（第47页）2.1 市场营销资料包含市场调查报告、营销策划方案、广告宣传资料等。
2.2 销售合同与订单记录公司与客户签订的销售合同、订单及相关附件。
2.3 采购合同与订单记录公司与供应商签订的采购合同、订单及相关附件。
2.4 客户服务档案包括客户咨询、投诉、售后服务等记录。
三、技术研发类（第810页）3.1 研发项目文档涵盖项目立项、研发过程、成果验收等环节的资料。
3.2 技术标准与规范收录公司各项技术标准、操作规程等文件。
3.3 专利与知识产权包括公司申请的专利、著作权等知识产权相关资料。
四、生产管理类（第1113页）4.1 生产计划与调度记录生产计划、生产进度、生产调度等相关资料。
4.2 质量管理包括质量管理体系文件、产品质量检验报告等。
4.3 安全生产涵盖安全生产规章制度、事故应急预案、安全生产检查记录等。
五、仓储物流类（第1415页）5.1 仓库管理制度包括仓库管理制度、仓库操作规程等。
5.2 物料进出库记录记录物料进货、领用、退库等环节的信息。
5.3 物流配送单据涵盖物流配送合同、配送单、运费结算等资料。
六、固定资产类（第1617页）6.1 固定资产清单详细记录公司固定资产的名称、规格、数量、购置日期等信息。
6.2 设备维护保养记录包括设备维修、保养、检定等记录。
七、企业文化类（第1820页）7.1 企业文化活动记录公司举办的各类文化活动、员工福利等。
7.2 企业宣传资料包括企业简介、宣传册、宣传片等。
企业档案管理的分类方案
企业档案管理的分类方1.按档案类型分类：◆行政档案：包括公司的组织结构、管理制度、规章制度等行政管理相关的文件。
◆财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、银行对账单等与财务管理相关的文件。
◆人力资源档案：包括员工合同、培训记录、绩效评估、招聘资料等与人力资源管理相关的文件。
◆项目档案：包括项目计划、合同、进度报告、项目评估等与项目管理相关的文件。
◆客户档案：包括客户合同、联系记录、销售报告等与客户关系管理相关的文件。
2.按时间分类：◆当前档案：包括最新的、经常使用的文件，通常放置在办公室或易于访问的地方。
◆永久档案：包括具有长期保存价值的文件，如公司章程、重要合同等，通常存档在专门的存储空间中。
3.按部门或功能分类：◆行政部门档案：包括行政管理部门的相关文件。
◆人力资源部档案：包括人力资源管理部门的相关文件。
◆财务部档案：包括财务管理部门的相关文件。
◆销售部档案：包括销售管理部门的相关文件。
◆技术部档案：包括技术开发或研发部门的相关文件。
4.按项目或客户分类：◆按照公司参与的不同项目进行分类，每个项目建立独立的档案，并包含与该项目相关的所有文件。
◆按照客户或合作伙伴进行分类，将与每个客户相关的文件整理在一个档案中，以便追踪和管理。
5.按地理位置分类：如果企业在不同地区或国家有分支机构或办事处，可以根据地理位置将文件进行分类。
请注意，以上分类方案可以根据企业的具体情况进行调整和组合，以满足企业的管理需求。
此外，建议在制定档案管理方案时，考虑到文件的保密性、安全性和可检索性，确保档案的有效管理和使用。
企业档案分类方案
企业档案分类方案
企业档案是指企业在经济活动中所产生的各种文字、图表、图片、录音、录像等信息载体的集合体，是企业管理中非常重要的一
部分。
由于企业档案数量众多，种类繁多，为了实现档案管理的系
统化、科学化，企业应该对档案分类进行科学规划。
本文将从具体
的角度出发，探讨企业档案分类方案。
一、按照储存媒介分类
1. 纸质档案
纸质档案是指印刷在纸张上的文件、证照等，是企业中最常见
的档案形式。
根据档案的重要程度和必要性，分为普通档案、重要
档案等。
2. 电子档案
电子档案是指数字化处理的文件、照片、录音、录像、数据库
等信息载体。
根据档案的重要性和必要性，出示合法的电子签名或
电子印鉴可作为证据。
3. 影像档案
影像档案是以底片或数字化的方式储存的档案，包括微缩胶片、电子扫描图像等。
这样的档案具有保存期限长、可复制等特点。
二、按照档案类型分类
1. 财务档案。
档案的分类文档
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
四、文书档案管理的整理方法
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
公司档案分类、归档范围、保管期限表
位
2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。
长期
3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明
10年
4、公司出国人员涉外保密承诺书
10年
5、外事活动的审批文件
10年
6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件
10年
3、其他外事事务材料。
法律事务
4
1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。
财务管理
财务管理
3
1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
永久
财
务
部
2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
10年
3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
10年
4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
永久
5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
a4
a4
a4
生产管理
1
1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。
短期
生
部
部
2、各类统计报表。
长期
3、生产调度工作计划、总结、报告
长期
4、生产调度会议纪要
长期
5、生产调度的职责、制度、规程
长期
6、生产活动综合分析材料。
短期
7、其他材料。
质量管理
2
1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。
10年
行
政
管
理
部
企业档案分类、归档范围、保管期限表
11、其他资产管理材料。
董事会
5
1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。
永久
董事办或总经办
2、年度历次董事会决议及会议记录等。
永久
3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。
长期
4、董事会公告、通知、决定。
长期
5、上市公司季报、年报。
长期
6、其他董事会有关材料。
监事会
6
1、监事会决议、报告。
永久人资部员工y永久人资部离职档2辞职离职审批表申请表短期人资部辞退其他档3开除相关证明材料短期自离死亡生产技术管理类经营管理类行政管理类党群工作类文书档案综合管理档案案印章类荣誉证类类产品样品类特殊载体档案录音类录像类照片类声像档案财务报告类会计账簿类会计凭证类会计档案全宗档案基本建设类设备仪器类科研技改类产品生产类科技档案赠品类其他类字画类资格证类干部职工档案教育训练档案人事管理档案人事档案磁盘类硬盘类u盘类光盘类资料档案具有参考价值的自编资料图书类电子档案其他类其它审计类实物档案全宗档案工会工作类宣传工作类纪检工作类党务工作类党群工作档案在职档离职档教育训练档案干部职工档案人事管理档案人事档案资料档案其他档产样品荣誉证类印章类资格证类赠品类字画类其他类电子档磁盘类硬盘类光盘类u盘类行政管理档案具有参考价值的自编资料图书类科技档案经营管理档案生产技术管理会计档案特殊载体档案实物档录音类录像类照片类声像档审计类报表凭证账簿其他类基本建设设备仪器技改类科研类产品类档案和信息类计量标准类科技管理类安全管理类生产管理类质量管理类能源管理类环境管理类物业管理类知识产权管理信用管理合同管理类产品销售类物资管理类企业管理类经营决策类生产经营计划划工作类统计工作类财务管理类资产管理类董事会监事会工商管理类医疗卫生类后勤福利类法律事务类外事事务类安全保卫类行政事务类
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公司档案分类
根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:
一般有以下几类:
一、文书档案:
（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；
（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等
（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等
（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等
三、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案
职工的招聘、履历、培训等
五、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等
六、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等
企业档案的分类立卷办法
（一）文书档案的分类整理
1、归档原则
遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。
按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。
2、归档整理程序
以件为归档单位，逐件整理归档。
按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
“件”的含义：
2．1单份文件，一份文件为一件；
2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；
2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；
2．4文件处理单（表）与被处理文件合为一件；
2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。
3、分类
按年度---部门---保管期限逐级进行分类。
由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。
4、装订
4．1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。
装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。
在每页的右下角（背页的左下角）编页码。
各单位可自行尝试不同的装订方法，但所选的装订材料不能生锈，不能对纸张产生直接或间接的损害。
4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制。
4．3在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响以后将该文件拆订、扫描）。
5、排列
先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。
6、编号
6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章（格式见附图1），并填写有关栏目的内容。
6．2档号章的项目及填写内容：
类别号：文书档案的类别号为A。
期限：即保管期限，分两类，填写“长久”或“短期”。
年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。
机构：不分机构编档号的单位此栏可不填。
件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。
6．3在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
7、装盒
7．1档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的脊背填写“档号”。
（样式见附图3）。
每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。
7．2填写盒内文件备考表。
盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。
整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名。
日期：填写归档的年、月、日。
8、编目
8．1编制《档案目录》
8．1．1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。
8．1．2“目录夹封面”（格式见附图4）内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”（格式见附图2）项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。
8．1．3“归档情况登记表”（格式见附图5）内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。
不同的保管期限分开不同的登记表填写。
8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。
8．1．5“归档文件目录”（格式见附图6）应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。
件号：参见6．2。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。
文号：文件的发文字号。
题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
原文没有标题的应当加拟标题，外加“[ ]”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“ [ ]”号，附于原标题之后。
日期：指文件形成的日期。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号，以四位阿拉伯数据表示公元纪年。
页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。
文件格式：指归档文件对应的电子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8．1．6各种保管期限的归档文件目录，按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满。
8．1．7“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交图书档案中心。
8．2编制其它检索工具。
各单位应根据实际需要，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。
9、电子文件管理
9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。
9．2图书档案中心要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁带机等进行备份，要求至少备份两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。
9．3各单位统一使用图书档案中心（以下简称中心）设计的档案管理系统，统一将数据传送到中心的档案数据库服务器，中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。
另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。
9．4处理电子文件，应使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的电子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg。
9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅，要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。
档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库，同时会在本机的指定目录留下文件副本，其文件名与档号相同。
9．6一般情况下，图书档案中心使用一套数据库副本供查阅，另一套数据封存且不得外借。