第五章 销售与应收款管理系统分析与设计

第五章销售与应收款管理系统分析与设计本章学习提示本章重点：销售与应收款管理系统的客户档案设置，科目设置，期初余额设置，内部数据流程；单据记账；往来核销。

本章难点：销售与应收款管理系统的内部数据流程与外部数据关系；单据记账。

第一节销售与应收款管理系统文档与模型销售与应收款管理是企业信息一体化解决方案中的两个不同系统，销售管理系统属于供应链管理系统，应收款管理系统属于财务系统。

由于二者联系紧密，一般集成使用，所以将销售管理系统和应收款管理系统作为一个相对的整体系统进行分析与设计。

销售与应收款管理系统的具体目标包括：及时反映销售计划完成情况；及时完成销售的日常核算和管理；提供销售决策支持信息。

一、销售与应收款管理系统文档销售与应收款管理系统中使用的主要文档如表5-1所示：表5-1 销售与应收款管理系统中使用的主要文档文档名称基本目标制作部门接收部门销售订单登记该笔销售的详细信息，是销售发货单、销售发票等单据的参考单据销售部门销售部门销售发货单依据销售订单，登记发出货物的信息销售部门仓储部门销售发票依据销售订单或销售发货单，登记该笔销售的财务信息财务部门财务部门收款单依据销售发票等单据，登记该笔销售收回的款项财务部门财务部门（一）销售订单销售订单是购销双方共同签署的、用以确认购销活动的标志。

销售订单格式如表5-2所示：表5-2 销售订单销售订单订单编号订单日期销售类型客户名称发货地址销售部门业务员定金发运方式收款条件产品编码产品名称数量单位单价税率金额103(二)销售发货单销售发货单是销售部门在确定销售订货时，向仓储部门发出的发货通知单。

销售发货单格式如表5-3所示：表5-3 销售发货单销售发货单发货编号发货日期销售类型订单号客户名称发货地址销售部门业务员发票号发运方式收款条件仓库产品编码产品名称数量单位单价金额(三)销售发票销售发票是销售业务中最重要、也是最终的环节，是供应链管理与财务系统联系的主要数据通道，决定了财务系统中销售收入、销售税金、应收款的核算。

销售发票格式如表5-4所示：表5-4 销售发票销售发票发票号开票日期销售类型订单号客户名称客户地址开户银行账号税号销售部门业务员收款条件产品编码产品名称数量单位单价税率金额(四)收款单收款单是用来记录企业因为销售而收到的款项。

收款单格式如表5-5所示：表5-5 收款单收款单104105单据编号 收款日期 客户名称 款项类型 结算科目 金 额 客户银行 客户账号 票 据 号 销售部门 业 务 员 收款条件二、销售与应收款管理系统模型企业从销售到收款结算的业务循环所要经过的环节一般表现为：销售部门负责与客户签订销售订单，销售订单通过审核后分别传递到仓储部门、财务部门、客户；销售部门根据审核后的销售订单开具货物清单分别传递给客户和仓储部门；仓储部门负责发出货物并开出销售出库单；财务部门负责开出销售发票、销售结算和账簿登记。

销售及应收款管理的业务处理涉及的职能部门包括销售部门、仓储部门、财务部门和客户(外部部门)，其业务处理模型如图5-1所示：图5-1 销售、应收款管理业务处理模型从销售、应收款管理系统的业务处理模型可以看出，销售与应收款管理系统的业务处理主要包括销售订单、销售出库、销售核算、销售结算四个环节。

在这四个环节中，既包含着物流的流动，又包含着资金流的流动，同时还包含着交易数据在总账系统与存货等系统之间的信息流。

因此，销售与应收款管理系统是物流、资金流、信息流的统一体。

(一)销售订单销售部门根据客户的销售订单，填写销售订单多联，经销售部门和财务部门审核后，分别传递到仓储部门、财务部门、客户，然后依据审核后的销售订单编制销售发货单，传递给仓储部门和客户。

因此，销售订单是销售与应收款管理系统的数据起点。

(二)销售出库仓储部门根据销售部门的销售订单和销售发货单，组织产品发货，填写或签署销售出库单，登记产品出库数量账，并将有关单据传递到财务部门。

(三)销售核算财务部门收到销售部门、仓储部门、运输部门转来的销售订单、销售出库单、运输单等单据后，向客户出具销售发票，并依据上述单据编制与销售收入、销售成本、销售费用、销售税金有关的记账凭证传递销售 部门财务部门销售订单 发货单 销售订单催款单发货单签订订单 客户仓储 部门 出库单货物销售发票 收款单到总账系统，登记销售明细账和总账。

(四)销售结算财务部门根据销售订单、出库单、销售发票以及结算方式，签发收款结算凭单给客户，并编制记账凭证，登记银行存款、应收账款等相关账簿。

根据销售订单的收款条件，定期向销售部门提供催款通知单。

各期期末对应收账款进行账龄分析，提列坏账准备金。

第二节销售与应收款管理系统流程描述一、销售与应收款管理系统的流程重构通过销售与应收款管理系统的文档和模型可以看出，虽然销售与应收款管理工作都是围绕如何提高效率，快速准确地反映业务事实而进行的，但是这些处理形式存在明显的局限性，容易造成数据重复登记，数据不一致；信息滞后且准确性降低和信息深加工难度大等问题。

结合上述业务处理形式的分析，利用信息技术来消除其处理方式所固有的缺陷，应从如下几个方面对流程进行优化。

(一)整个流程共享统一的数据库在业务流程中，整个业务处理的数据起点是销售订单，销售部门、仓储部门、财务部门的业务处理都与销售订单相关，因此，在销售与应收款管理系统中，应以销售订单文件为主数据库文件，各部门和岗位的业务处理都必须依据销售订单文件中的基本数据输入其他数据，如参照销售订单的基本数据输入销售发货单、销售发票、销售收款单的相关数据。

(二)实现业务流程的集成在销售与应收款管理系统中，销售订单被输入审核后，仓储部门的发货出库业务、财务部门出具销售发票与结算业务、财务部门的收款业务，都可以销售订单为依据进行相应的业务处理，实现销售与应收款管理与总账处理、库存管理、存货核算的业务协同和数据共享。

(三)实现销售、发货和收款的动态管理对于一般企业而言，销售、发货及收款三个环节由不同部门、不同人员处理，这三个环节之间的信息传递与共享对于有效管理销售流程至关重要。

因此，销售发票的数量应该决定销售发货单的数量，并通过发票数量控制出库数量，通过销售发票的关键数据项目，如客户编码、客户名称、金额等控制收款对象和结算金额，保证数据的一致性。

二、销售与应收款管理系统的外部数据关系分析从销售与应收款管理系统的业务处理模型图中可以看出，销售部门的销售管理系统是企业供应链管理的最后环节，主要完成单据的录入和审核，包括销售订单的录入和审核、销售发货单的录入和审核、销售发票的录入和审核、代垫运杂费的录入和审核。

财务部门的应收款管理系统主要依据销售发票和收款单等单据完成应收款的核算及其统计分析。

销售与应收款管理系统的外部数据关系如图5-2所示：106107图5-2 销售与应收款管理系统的外部数据关系销售与应收款管理系统与其他系统的数据关系说明：1.通过销售管理系统录入并审核销售订单，依据销售订单参照录入并审核销售发货单、销售发票以及代垫运费单。

2.传递销售发货单到库存管理系统中，修改并生成销售出库单。

3.在库存管理系统中，由仓库保管员发出货物，并对销售出库单进行审核签字。

4.在存货核算系统中，对已审核的销售出库单记账并编制结转销售成本的转账凭证。

5.通过应收款管理系统，依据销售发票确认产品销售入，依据销售订单中的结算方式和代垫运费单确认债权关系，编制应收款的记账凭证.6.总账系统接收应收款管理系统和存货核算系统的记账凭证，审核记账凭证并登记相关账簿。

三、销售与应收款管理系统的数据流程分析总账系统应收款管理系统库存管理系统存货核算系统销售管理系统 销售 发货单 销售 订单审核录入销 售订单代垫 运费单销售 发票销售 出库单 自动 生成 单据 记账编制 凭证应 账款记账凭证临时文件审核记账审核审核审核审核 自动 生成编制 凭证108(一)销售与应收款管理系统的数据流程通过对销售与应收款管理系统的文档与模型、外部数据关系的分析，结合计算机数据处理的特点，可抽象出销售与应收款管理系统的顶层数据流程，如图5-3所示：图5-3 销售与应收款管理系统的顶层数据流程图销售与应收款管理系统的顶层数据流程图概述了系统与外部实体的数据关系。

由销售部门录入销售管理的基础数据和应收款管理的期初数据，完成系统的基础数据设置，如客户档案、部门档案、职员档案、结算方式、收款条件、销售方式等。

在日常业务处理中，由销售部门录入销售订单、销售发货单，由财务部门录入销售发票和收款单，通过系统对各种销售发票、收款单的处理，生成记账凭证传递到总账系统，输出催款单传递到销售部门，输出相关信息传递到管理部门，如销售统计表、发货统计表、发票使用明细表、销售人员业绩统计表、销售增加分析表、销售结构表、销售毛利表、应收款周转率分析表、应收款账龄分析表等。

顶层数据流程图揭示了销售与应收款管理系统的边界，明确了系统与外部实体的数据关系，对其进一步分解，便形成销售与应收款管理系统的详细数据流程图，如图5-4所示：基础数据和期初数据 销售订单 收款单记账凭证管理信息 催款单销售发票 销售发货单P1销售与应收款管理系统财务 部门销售 部门管理 部门销售 部门 财务 部门109图5-4 销售与应收款管理系统的数据流程图上述销售与应收款管理管理系统数据流程图是基于销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统、应收款管理系统集成应用的模式。

销售管理系统主要录入并审核销售订单，并依据审核后的销售订单录入销售发票，然后向应收款管理系统传递销售发票数据；应收款管理系统主要通过读取销售管理系统的销售发票数据和直接录入收款单，生成销售收入、应收款项的记账凭证，并传递到总账系统。

销售与应收款管理系统的数据流程图说明如下：1.基础设置通过基础设置将企业的基础数据和期初数据录入到客户档案等基础设置文件中。

2.期初记账通过期初记账处理，将客户档案中的期初余额数据记录到应收款明细账文件中。

3.单据录入在日常业务处理中，由销售部门和财务部门通过销售管理系统录入销售订单、销售发货单、销售发票，其单据数据分别存储在销售订单文件、销售发货单文件、销售发票文件中。

财务部门通过应收款管理系统录入收款单，其单据数据存储在收款单文件中。

4.单据记账由财务部通过应收款管理系统读取销售发票数据，生成销售收入的确认凭证，增加应账收款，同时更新应收款明细账文件。

由财务部通过应收款管理系统录入收款单，生成应收款项的收款凭证，减少应收账款，同时更新应收款明细账文件。

P1.1基础 设置基础数据 期初数据 客户档案文件P1.3单据录入收款单文件 销售发票文件P1.2 期初 记账P1.4单据记账 销售订单文件 应收款明细账文件P1.5 分类 汇总应收款汇总文件P1.6 统计 分析销售订单 销售发货单销售发票收款单销售发货单文件 库存管理销售情况统计表 应收款账龄分析表P1.7 编制 凭证 总账 系统5.分类汇总在期末，通过应收款管理系统对应收款明细账进行汇总处理，了解应收账款总体情况。