竣工文件编制管理办法
竣工资料管理办法
竣工资料管理办法竣工资料是工程项目竣工验收和质量保证的重要依据，也是项目建设过程的真实记录。
为了加强竣工资料的管理，确保其完整、准确、规范，并及时归档和移交，特制定本管理办法。
一、竣工资料的范围竣工资料应涵盖项目建设的全过程，包括但不限于以下内容：1、项目前期文件，如立项批复、可行性研究报告、规划许可证等。
2、勘察设计文件，包括地质勘察报告、设计图纸、设计变更通知等。
3、施工文件，如施工组织设计、施工日志、技术交底、原材料及构配件质量证明文件、检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。
4、监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理工程师通知单等。
5、竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算、竣工审计报告等。
6、其他与项目建设有关的文件，如会议纪要、往来函件、声像资料等。
二、竣工资料的收集1、各参建单位应指定专人负责竣工资料的收集工作，明确责任，确保资料的完整性。
2、资料收集应从项目启动开始，贯穿项目建设的全过程，随工程进度同步进行。
3、收集的资料应保证原件，如因特殊原因无法提供原件，应提供具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。
三、竣工资料的整理1、按照项目所属的行业和地区规定，以及建设单位的要求，对收集的资料进行分类整理。
2、整理时应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。
3、对整理好的资料进行编目，编制卷内目录、案卷目录等，确保检索方便。
四、竣工资料的审核1、施工单位应首先对自身形成的竣工资料进行自审，确保资料的真实性、准确性和完整性。
2、监理单位应对施工单位提交的竣工资料进行审核，提出审核意见，督促施工单位整改完善。
3、建设单位应组织相关部门和人员对竣工资料进行最终审核，确保符合归档要求。
五、竣工资料的移交1、竣工资料审核合格后，应按照规定的时间和程序向建设单位档案管理部门移交。
2、移交时应办理移交手续，填写移交清单，双方签字确认。
3、建设单位档案管理部门接收后，应进行妥善保管，并按照有关规定向相关部门和单位提供利用。
铁路建设项目竣工文件编制办法(8号文)
铁道部办公厅文件办档[2002]8号关于印发《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》的通知部属各单位，各合资铁路公司，各监理公司：为做好铁路建设项目竣工文件编制移交工作，保证建设项目档案齐全、完整、准确，现印发《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》，请按照执行。
二○○二年三月十五日铁路建设项目竣工文件编制移交办法第一章总则第一条为质量良好地编制铁路建设项目竣工文件，确保顺利交接和归档，根据国家档案局、国家计委关于基本建设项目档案管理的有关规定和铁道部《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2001]117号），制定本办法。
第二条竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。
第三条竣工文件是铁路建设项目的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及铁路设备养护、维修及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。
第四条铁道部档案管理部门负责归口管理全国铁路建设项目竣工文件编制、移交工作的监督、检查、指导。
第五条本办法适用于新建改建铁路等国家铁路、国家与地方铁路企业合资铁路、地方铁路的新增固定资产项目。
专用铁路和铁路专用线的建设项目可参照执行。
第二章竣工文件管理第六条竣工文件编制工作由建设单位负责组织，施工单位负责编制，接管单位档案部门负责协助指导。
建设项目在招、投标和签订施工及监理合同、协议时，应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间以及整理归档的责任。
第七条建设单位应建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度，设立专门机构，指定专人负责，监督、检查、指导竣工文件的编制，并要配备确保档案资料安全的库房和设备。
第八条建设单位要根据本办法和项目规模、项目施工过程中产生的文件材料，规定详细的归档范围和内容，确保文件材料的完整性。
第九条各施工单位要认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，加强对竣工文件编制和交接的管理，将这项工作纳入施工技术管理、优质工程评比、单位总工程师和有关工程技术人员的职责范围。
工程项目竣工文件编制管理办法
竣工文件编制管理办法第一条公司承建的所有工程项目均应编制竣工文件，竣工文件的编制、审核、文整、移交等工作以现场施工管理机构为主体，公司相关单位业务部门应积极协调、配合、检查和指导。
第二条工程项目竣工文件编制管理实行总工程师负责制，各级总工程师是本单位、本部门竣工文件编制与管理的组织者和责任人。
第三条公司各级工程管理部门是竣工文件编制管理的主管部门，在各级总工程师的领导下组织开展基本建设工程竣工文件的编制和管理工作。
第四条公司各级管理机构主要职责一、公司职责1. 制定公司基本建设工程竣工文件编制管理办法；2. 指导公司范围内基本建设工程竣工文件编制工作；3. 配备专业人员进行竣工文件日常业务管理工作；4. 督促竣工文件的移交和归档；5. 负责公司自管项目和授权管理项目竣工文件的归档和保管工作。
二、子公司、专业分公司职责1. 根据公司基本建设工程竣工文件编制管理办法，负责制定本单位基本建设工程竣工文件编制具体实施细则；2. 负责指导、检查本单位基本建设工程竣工文件编制工作，联系和解决现场编制竣工文件中遇到的有关问题；3. 配备专业人员负责本单位竣工文件日常业务管理工作；4. 督促本单位承建项目竣工文件的移交和归档；5. 负责本单位管理项目竣工文件的归档及保管工作。
三、项目经理部职责1. 负责督促、检查、指导下属作业队对竣工文件所需原始资料的收集和整理工作；2. 按照行业管理的要求，负责项目竣工文件的编制、文整、及装订工作；3. 负责约请业主、监理、接管单位以及行业档案管理部门对竣工文件的编制、文整、装订质量进行检查和审核；4. 负责工程项目竣工文件的移交工作。
四、当公司自管项目采用项目经理部（指挥部）、项目分部、作业队三级管理机构的模式时，项目经理部（指挥部）、项目分部职责如下：1. 项目经理部（指挥部）职责⑴负责组织、协调所施工项目竣工文件编制及日常管理工作；⑵负责编制竣工文件中应由项目经理部（指挥部）统一编制的部分；⑶指导、督促下属项目分部竣工文件的编制工作，检查其竣工文件编制质量；⑷负责对下属项目分部所编制的竣工文件进行审核；⑸负责约请业主、监理、接管单位以及行业档案管理部门对竣工文件的编制、文整、装订质量进行检查和审核；⑹负责组织工程项目竣工文件的移交工作。
建设项目竣工文件竣工图的编制办法
△竣工图编制基本内容：由以下两方面组成：即总体方面和专业方面。 ⑴总体方面 1、项目总平面布置图、位置图及地形图； 2、设计图总目录； 3、设计总说明； 4、总体工程图； 5、各单项工程图。 ⑵各专业方面：包括土建工程(含建筑、结构)竣工图；给排水工程竣工 图；电力、照明电气和弱电(包括通讯、避雷、接地、电视等)工程竣工图 ；暖通工程(包括采暖、通风、空调)竣工图；煤气(以及氧气、乙炔气、蒸 气、压缩空气等等)工程竣工图；设备及工艺流程竣工图。具体内容如下： 1、建筑工程竣工图 2、结构工程竣工图 3、给排水工程竣工图 4、电力、照明电气和弱电工程竣工图 5、暖通工程竣工图 6、煤气工程竣工图(氧气、乙炔气、蒸汽、压缩空气等类同) 7、设备及工艺流程竣工图
编制竣工图是施工单位的任务 履行编制竣工图人员应由施工技术人员承担
△编制竣工图的费用： 编制竣工图所需的费用，凡属设计原因造成的，由设计单 位解决；施工单位负责编制所需的费用，由施工单位在建设安 装工程造价中解决；建设单位负责编制和需要复制的费用，由 建设单位在基建投资中解决；建成使用以后需要复制补制的费 用，由使用单位负责解决。这在建设单位或有关部门在与承包 单位签订的合同中要加以明确。
（八）竣工总平面图的编制
竣工总平面图在竣工图中的地位和作用
根据国家有关文件规定建设项目实行总包制的，各分包 单位负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行 施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工 图，总包单位在交工时应向建设单位提供总包范围内的各项 完整，准确的竣工图，因此总包单位，它不仅是为了 给考察和评定工程质量提供依据，而且在建筑物投产后的管 理、维修、扩建等过程中也是可靠的档案资料，在实际应用 中是单体工程竣工图无法代替的。所以，准确的竣工总平面 图是竣工图的综合成果，是竣工图的精华。
浙江省公路工程竣工文件编制办法
浙江省公路工程竣工文件编制办法（修订稿）第一章总则第一条为使我省公路竣工文件编制统一、规范、系统、完整和准确，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002和交通部《公路工程竣工验收办法》(XXX令2004年第3号)、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办发［2001］390号)，结合我省实际制定本办法。
第二条本办法适用全省新建、改建公路工程。
公路大、中修工程可参照执行。
第三条竣工文件是指公路工程在“预可”、立项、“工可”、勘察设计、招投标、施工、交竣工验收及后评价等全过程中所形成的反映项目真实面貌、具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第四条竣工文件是竣工验收的基础资料，必须始终重视资料的积累与管理，要与工程建设同步进行，以保证资料的真实、准确。
竣工文件必须按统一标准和要求进行编制，坚持高标准、高质量。
1第五条各级交通、档案行政主管部门应按照统一领导、分级管理的准绳，依法对所辖范围内公路工程竣工文件资料立卷归档工作举行监督的指导。
按照《国度重点扶植项目档案管理登记办法》和《浙江省重点扶植项目档案管理管理登记办法》规定，及时填报国度和浙江省《重点扶植项目档案管理登记表》，并抄送厅档案室。
第二章职责和分工第六条扶植项目在招标、投标和签定设想、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确商定有关方面提交竣工文件的套数、用度、工夫、质量要求，和对竣工文件的整理、归档责任。
第七条编制单位应将竣工文件编制纳入工程建设项目的管理之中，建立竣工文件编制及管理领导人责任制，明确一位分管领导并建立相应的管理机构和管理网络，配备专职的技术人员或档案人员负责竣工文件的编制工作，确保竣工文件的真实、完整、准确和系统，质量符合归档要求。
编制人员要保持相对稳定。
第八条竣工文件资料应随工程建设进度同步积累与整理，工程竣工时竣工文件也应编制完毕。
设计、施工和监理单位在项目完成时应按本办法的要求向建设单位提交有关项2目竣工文件。
竣工资料编制规则及方法
竣工资料编制规则及方法1.1编制规则竣工资料的编制要符合《项目工程验收规程》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11821-89）的规定，结合工程实际进行立卷，卷内资料的编制规则及方法明确如下：工程施工报告的编制：（1）报告的目录及内容①工程概况描述工程作用和任务、结构形式、规模及主要设计工程量、地质情况、施工难度等。
②工程投标（根据实际情况或写或略）投标过程、投标书编制原则等。
③施工总体布置、总进度和完成的主要工程量施工总体布置、施工总进度以及分阶段施工进度安排（附施工场地总布置图和施工总进度表），分析工程提前或推迟完成的原因，主要项目施工情况等。
④主要施工方法施工中采用的主要施工设备、作业程序、施工方法及应用于本工程的新技术、新设备、新方法和施工科研情况等。
⑤施工质量管理施工质量保证体系及工程施工质量“三检制”实施情况，质量缺陷及事故的处理。
施工质量检测及评价。
⑥文明施工与安全生产⑦价款结算与财务管理合同价款与实际结算的分析，包括合同变更、索赔情况分析、盈亏分析（根据具体情况或写或略）等。
⑧附件a施工管理机构设备及主要工作人员情况表b投标时计划投入的资源与施工实际投入资源情况表c工程施工管理大事记d工程施工主要依据（2）报告名称的定义及规范用语工程验收是以合同项目工程验收为基础的，因此，合同项目工程阶段验收、多项目的合同工程的单项工程交工验收、合同项目工程完工验收施工报告的名称应在（验收的前面寇以合同名称的全称）。
报告中的文字用语、数据、计算式、图表等应一律统一到“竣工”所需要的范畴内来，前后对应准确，表述方式一致。
（3）工程验收报告封面及扉页内容封面内容：①工作报告名称②编制单位（全称、签定合同单位名称）③时间（年、月）扉页内容：①项目法人（签字）年月日②技术负责人（签字）年月日③审批（签字）年月日④校核（签字）年月日⑤执笔（签字）年月日⑥编制单位（公章）注：以上项目内容不可少，但具体名称可自定。
竣工资料编制标准及奖惩办法全
竣工资料编制标准及奖惩办法第一章：总则第一条：竣工文件系指在青岛公共交通配套工程建设的过程中形成，如实反映施工过程及实体状况的具有保存价值的各种文件材料、图纸、音像资料等；确保顺利交接和归档。
根据集团《市工程建设档案管理规定（暂行）》等相关文件制定其本办法。
第二章：竣工文件管理第二条：竣工文件原始资料的收集、整理到竣工验收文件的编制贯穿与项目建设的全过程，必须坚持科学认真、实事求是的态度。
在工程竣工验收时及时提交完整、准确的文件和图纸等。
第三条：竣工文件由工程管理部门专人负责竣工文件的收集、整理、保管、立卷、移交归档工作，以确保资料的完整性和真实性，工程项目监理单位、项目公司在工程进行过程中指导、检查、督促，做好资料收集及予立卷工作。
第三章：竣工文件归档范围第四条：工程竣工档案归档三套，另增加一套竣工图。
正本原件一套（交业主）；副本原件一套（交城建档案馆）；副本复印件一套及增加一套竣工图（交接管单位）。
其中正本按以下归档范围收集、整理、编制；副本按市工程建设规范《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》中有关要求编制归档。
（即文件中打★的作为副本归档范围）正本归档范围如下：一、★索引目录卷（由编制说明、案卷目录、卷内目录组成）其编制说明包括：L概况2、竣工档案编制依据3、组卷情况介绍4、需要说明的问题5、编制人员及编制单位；二、综合管理类：L施工合同及中标通知书2、★开、竣工报告3、施工预算4、施工组织设计批复、审批表及施工组织设计5、★图纸会审记录及设计交底纪要6、技术交底记录7、有关重大工程质量问题的往来文件及会议纪要8、关于工程量、工程费用的工程洽商记录9、监理业务联系单、监理工程师通知单及回复10、★工程质量事故报告及处理记录（若无事故，则出具〃无事故证明书〃）IL施工大事记（施工日志汇编而成）12、施工技术总结；三、施工技术类：L★单位、部位、工序划分表2、★单位（子单位）工程质量竣工验收记录3、★分部、分项（工序）质量评定表及检验批记录4、隐蔽工程验收单，连续墙垂直度检验汇总表5、★测量资料6、★结构及隧道内的裂缝、渗透水点线示意图；防迷流实测数据表7、★地基加固资料（各类加固桩汇总记录，桩位平面布置图，取芯报告）8、★打桩资料9、各类功能性测试报告10、材料质保书及试验报告；四、监理文件（由监理单位根据相关文件独立负责编制组卷，施工单位仅负责汇总）；五、竣工图类：L★涉及竣工图修改的所以依据性资料，即〃修改依据册〃2、★竣工图；六、竣工验收类：L关键部位（工序）工程质量验收证明书与其相关会议纪要，整改消项报告2、★预验收报告及与其相关的会议纪要，整改消项报告。
竣工资料管理办法
竣工资料管理办法第一章总则第一条竣工资料是工程建设的真实记录，是施工技术、管理经验和科研成果的总结，是质量终身制可追溯的文字体现.竣工资料对工程以后的管理运行有着重要的参考价值。
第二条为进一步规范公司工程项目竣工资料立卷档案管理工作，确保竣工资料完整、准确、系统，依据国家及行业有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第三条本办法所称公路工程竣工资料是指从建设项目开工到竣工全过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种载体的文件材料。
第四条本办法适用于中交路桥建设有限公司新增省道225安平线南水北调桥至水泥厂段改建工程项目经理部第五条本办法与建设单位要求不一致的地方，按建设单位要求整理，上交公司的竣工文件必须符合《竣工文件归档管理办法》所列内容。
第二章竣工资料编制管理依据第六条《中华人民共和国公路法》；第七条《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》;第八条《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000）;第九条《公路工程竣（交）工验收办法》(交通部2004年第3号令）;第十条《公路工程竣工资料立卷归档管理办法》（交办发［2001］390号）;第十一条《中交路桥公路工程竣工文件收集归档办法》（编号：ZJLQ/XM-办03-2012)；第十二条《照片档案管理规范》（GB/T11821—89）；第十三条《公路工程质量检验评定标准》(JTG F80/1—2004）第十四条其他有关国家、行业及地方标准、规范及规程。
第十五条《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》(交公路发[2010］65号）（2010年5月执行）第三章组织与职责第十六条公司总工程师为主管领导，公司安全质量环保监督部负责各项目竣工资料的编制指导和监督审核,公司档案室负责竣工文件的接收与归档。
第十七条对于自营项目,项目经理及总工为责任领导，项目质检（技术）部门为竣工资料的责任编制部门，项目其它各部门应有责任和义务给予支持和配合.对于协作项目，公司派驻代表为第一责任人，负责竣工资料的监督管理。
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吉黑公路拉林至五常至省界改扩建工程建设项目竣工文件编制办法拉五公路B2标段项目经理部二00七年十一月六日目录一、内容和适用范围 (3)二、编制依据 (3)三、相关要求 (3)四、组卷 (4)1、建设单位 (甲组文件)档案 (4)2、施工单位 (乙组文件)档案 (4)3、照片档案 (5)4、录音、录像档案 (6)5、购进设备图纸、文件资料档案 (6)6、公路建设项目归档文件的装订 (7)7、公路建设项目案卷的编目方法 (7)五、竣工图 (9)1、竣工图编制的要求 (9)2、竣工图的更改方法 (10)3、竣工图章的使用 (10)Z1标段竣工文件编制办法为使鹤大公路宁安至复兴（改）扩建工程建设项目Z1标段的竣工文件达到标准化、规范化，保证档案的完整、准确、系统，特制定本办法。
本办法未涵盖内容，按国家、行业相关标准、要求及指挥部其他相关文件、办法执行。
一、内容和适用范围本办法适用于鹤大公路宁安至复兴（改）扩建工程建设项目Z1标段桥梁等所有工程项目的竣工文件编制、竣工验收资料整理，最终形成工程档案，移交有关部门。
二、编制依据1、国家档案局、国家计委国档发[1998]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知2、国家计划委员会[1990]1215号关于印发《建设项目（工程）竣工验收办法》的通知3、国家档案局国档发[1992]8号《建设项目（工程）档案验收办法的通知》4、交通部公路发[1995]1081号《关于发布<公路工程竣工验收办法>的通知》5、国家档案局档办字[1996]25号关于征求《基本建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（征求意见稿）》意见的通知6、黑龙江省交通厅发[1999]285号《关于进一步做好重点工程建设项目文件材料编制、整理与归档工作的通知》7、交通部交办发[2001]390号《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》8、鹤大至大连高速公路宁安至复兴段建设指挥部《竣工文件编制办法（试行版）》三、相关要求1、工程文件的收集、积累、竣工文件的编制及工程档案的整理要与工程的立项准备、建设过程、竣工验收同步进行。
2、工程文件质量的要求⑴归档文件材料必须书写工整、字迹清楚、图表清晰整洁、签字手续完备。
⑵文件材质优良，纸张便于长期保管。
⑶不得用褪色的材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制，一律用碳素笔书写。
⑷施工文件中所用表格采用指挥部印发的统一表格（A4纸）填写，如有小于A4纸标准的应用白纸托裱，托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分，文件右边和下边分别与托裱右边和下边靠齐；如有大于A4纸标准的，应折叠成A4规格。
3、收集范围凡是反映与本项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收齐，归入到竣工文件中。
四、组卷竣工文件材料按甲、乙组分别组卷、排序号。
甲组文件保存的是建设单位形成的档案，乙组文件保存的是其他参建单位形成的档案。
1、建设单位 (甲组文件)档案⑴综合管理性文件材料在项目准备阶段形成的文件，如:立项申报与审批文件，可行性报告及批复，征地拆迁、合同、协议，招投标文件，竣工验收阶段形成的文件，按先问题后时间的原则分别组卷。
卷内反映同一问题的文件材料应组为一卷，按时间顺序或重要程度排列。
⑵图纸应按阶段、专业、结构的不同分别组卷，如果图纸在形成后有图纸目录控制其排序的，可在组卷时按设计图纸目录的顺序进行排列。
2、施工单位 (乙组文件)档案施工文件应按合同段、施工工序、问题、时间排列，具体排列顺序见《公路建设项目施工文件归档范围和保管期限表》。
原则上可按以下方法组卷：⑴文件根据《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）按单位、分部（项）工程的划分，分项工程质量评定表及分项工程的各工程质量检验报告单、施工记录表按分项工程施工工序组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程及质量检验报告之上。
⑵原材料出厂证明；成品、半成品出厂证明及各种实验记录等文件按单位工程组卷。
若一个单位工程实验文件较多时，可按若干分部（项)工程组卷。
⑶具体单位 (项)工程的会议纪要、监理文件等往来文件按单位 (项)工程组卷。
⑷重大的质量事故处理要单独组卷，包括事故发生的原因、处理方案、处理结果。
⑸施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可文件应注意归档。
⑹为了方便交工验收可多做一份分项工程质量评定表与分部、单位工程质量评定表集中一卷。
⑺监理独立检查、抽检的标准实验或平行实验依照施工文件排序方法进行单独组卷 (便于对照比较)。
监理工程师质量管理文件及检查文件不包括施工单位的自检质量文件，而施工单位的自检文件部分包括监理工程师的质量管理文件。
⑻由于变更文件的特殊性，变更文件组卷不能直接附在被变更竣工图的次页中，在整理时，应以一个单项工程、单位工程为单位，把涉及到该单项 (单位)工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项 (单位)工程的变更通知单目录。
如文件材料数量少，可组成一卷，卷内按专业、文件顺序排列；如文件材料数量多，可按专业分别组卷。
若一张图纸由多张修改通知单修改的，这些通知单集中组卷。
在施工过程中工程联系单按文种组卷，与修改通知单相同。
3、照片档案照片档案的构成由照片、底片和文字说明三部分组成，归档时缺一不可。
底片是照片档案最原始材料，归档时要使每张照片附有一张底片。
照片档案要以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明(即“分组说明”)，如果某次活动只收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。
文字说明要求简短、完整、明了。
其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
其编写要求：⑴事由：照片反映事件、事物的情由。
⑵时间：事件发生或事物变化、产生的时间或照片拍摄的时间(用阿拉伯数字表示)。
⑶地点：被摄物所在的具体地点。
⑷人物：照片反映主要人物的姓名、单位和身份。
⑸背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景。
⑹摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
如果一组有密切联系的照片写分组说明，每张照片的其他要素可以简写。
如:一组初步设计审查会的照片，有反映会议前与会者查看线路现场，留下会议代表察看地形的照片。
同时，在会议室具体讨论时又会形成一些照片，把这一次会议形成的若干张照片作为一组照片，写一个分组说明。
说明这一组照片的内容、开会的时间、地点、照片上的人员情况 (主要部门)、会议议题、结论及拍摄人等。
有分组说明的照片只要注明该照片的背景或人物即可，这组照片只拟写一条题名，将分说明放在该组照片之前面，即空出一张照片的位置放置分说明。
一个单项工程的建设也一样，开工时一般要举行仪式，这时，我们要把施工前的地形、地貌拍摄下来。
一些领导参加奠基，这个仪式也可以形成若干张照片，这若干张照片也应写一个分说明，卷内目录可按一组照片拟写一条题名填写。
对于某次活动只收集了单张照片，则要以单张照片为单位拟写文字说明和填写有关各项内容。
伴随着施工进程，各阶段都留一些反映施工具体过程的照片，它们是工程竣工文件的主要组成部分，项目竣工时应将照片移交三份给建设单位。
施工、监理单位移交照片档案前，根据分说明写出照片的总说明，总说明应该介绍整个项目或单位工程施工、竣工、管理情况。
如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关内容。
4、录音、录像档案凡是归档的声像档案，必须图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明，录像带刻光盘后必须同时归档，录像带是原版、原件。
录音、录像档案以自然盒 (盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要贴有标签，注明内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、保管期限等，并填写目录。
声像档案实行两套制，以复制件提供利用。
借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。
5、购进设备图纸、文件资料档案设备部分的图纸、文件一般装璜比较考究，总原则是保持原貌。
已经成本成册装订好的只要符合牢固、整齐要求，可不重新拆开装订，但必须编上档案号，补写案卷题名和卷内目录。
外文部分要将题名翻译成中文，常用的部分应全文翻译。
若保管单位内没有编页号的要补编页号。
6、公路建设项目归档文件的装订装订的案卷卷内文字材料、图纸统一为A4型标准。
鉴于公路建设项目相当部分的施工图纸是装订成册的A3规格，为了便于长久保管和利用，竣工图采用装订和不装订两形式，A3规格的竣工图装订成册后对折叠成A4规格入盒；大于A3图幅按(GB10609.3—8)《技术制图复制图的折叠方法》的规定折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”(档号章由档案部门完成)。
文件材料一般采用机器装订(无绳胶装)，具体要求为:⑴装订前去除原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张。
⑵检查案卷封面、卷内目录、备考表等是否符合GB/Tl182-89规定标准。
⑶每卷厚度，文件材料一般以每卷160页为宜，如同类文件数量较多，可分成几卷，但每卷有各自的卷皮、目录和备考表，并在卷盒及卷皮的案卷题名中揭示内容。
⑷每卷内容排列顺序为：案卷封面—卷内目录—文件—备考表。
底图既不能装订，也不能折叠。
整理时把同一项目的底图纸目录按顺序排列，装入大牛皮纸袋中平放或卷成筒装入硬纸筒保存，如同一项目的底图数量较多，也可分成几袋或几筒，然后放入底图柜中保存。
为方便查找，每个项目应以张为单位编底图目录，编制内容包括：序号、归档时间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注。
7、公路建设项目案卷的编目方法编目工作是档案整理的重要程序，其目的是固定文件材料在一个案卷内的位置及每个案卷在整套项目档案中的位置。
编目工作内容可分为编制页号、档案号、卷内目录、档案总目录、备考表、案卷封面和档案索引目录。
其目的：一是能清楚地提示出文件材料的整理成果，达到固定排列顺序，反映案卷内的成份和内容；二是能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称、术语、符号。
⑴编页号公路建设项目文件材料的编号的目的是为了便于确切地统计出案卷内的文件材料的数量，确保其完整性，同时也为档案利用提供方便。
装订的案卷一律编页号，顺序均从“001”开始，一页一号。
有些技术说明书，如果是已装订成册的出版物，并有序号的，可以不重新编号，只需在备考表中说明此序号共有多少页。
编制页号时，正面在右下角编号，反面在左下角编号。
案卷采取不装订形式时，案卷内的文件材料要按卷内目录顺序排列，散页文件和A3、A4型规格图纸装订成册。
⑵编写卷内目录卷内目录是对案卷内的每一份文件材料、图纸的确切登记表格，编制内容包括：顺序号、文件编号、责任者(形成文件单位、合同是两个单位形成的应写签章单位)、文件材料题名、日期、页次、备注等。