销售贸易型公司管理规定
贸易公司业务管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司贸易业务运作，提高贸易业务管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有从事贸易业务的部门、员工及合作伙伴。
第三条公司贸易业务管理应遵循公平、公正、诚信、互利的原则。
第二章组织架构与职责第四条公司贸易业务管理由贸易部负责，下设市场部、采购部、销售部、物流部等部门。
第五条各部门职责如下：1. 市场部：负责市场调研、市场推广、客户关系维护等工作。
2. 采购部：负责采购计划、供应商选择、采购合同签订等工作。
3. 销售部：负责销售计划、客户开发、销售合同签订等工作。
4. 物流部：负责货物运输、仓储管理、物流成本控制等工作。
第三章业务流程第六条市场调研与客户开发1. 市场部负责定期进行市场调研，分析市场趋势，为公司制定贸易策略提供依据。
2. 市场部根据调研结果，制定客户开发计划，拓展公司业务范围。
第七条采购管理1. 采购部根据销售部需求，制定采购计划，选择合适的供应商。
2. 采购部与供应商签订采购合同，明确采购条款、交货时间、质量标准等。
3. 采购部对供应商进行质量、交货、服务等评估，确保采购质量。
第八条销售管理1. 销售部根据市场调研结果，制定销售计划，明确销售目标、销售策略等。
2. 销售部与客户签订销售合同，明确销售条款、价格、交货时间等。
3. 销售部对客户进行满意度调查，提升客户服务质量。
第九条物流管理1. 物流部根据采购、销售部门的需求，制定物流计划，确保货物安全、及时、高效地运输。
2. 物流部负责仓储管理，确保货物储存环境符合规定，降低损耗。
3. 物流部对物流成本进行控制，提高公司利润。
第四章质量管理第十条公司贸易业务应严格按照国家标准、行业标准和企业标准进行质量管理。
第十一条采购部在采购过程中，对供应商的产品质量进行严格把关。
第十二条销售部在销售过程中，对客户进行产品质量教育，确保客户满意。
第五章财务管理第十三条公司贸易业务财务管理应遵循国家法律法规和公司财务制度。
贸易类公司管理制度
第一章总则第一条为规范公司贸易业务管理，提高贸易业务效率，降低经营风险，保障公司利益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有贸易业务，包括采购、销售、物流、结算等环节。
第三条公司贸易业务管理应遵循以下原则：1. 合法合规：遵守国家法律法规，遵循市场规则，确保贸易业务合法合规。
2. 诚信经营：坚持诚信为本，诚实守信，建立良好的商业信誉。
3. 高效运作：优化业务流程，提高工作效率，降低运营成本。
4. 风险控制：建立健全风险管理体系，有效防范和化解贸易风险。
第二章采购管理第四条采购部门负责制定采购计划，选择供应商，签订采购合同。
第五条采购部门应按照以下程序进行采购：1. 制定采购计划：根据市场需求和库存情况，制定采购计划。
2. 询价：向多家供应商询价，比较价格、质量、交货期等因素。
3. 选择供应商：根据询价结果，选择合适的供应商。
4. 签订采购合同：与供应商签订采购合同，明确双方权利和义务。
5. 采购执行：监督供应商按照合同约定履行义务，确保采购质量。
第三章销售管理第六条销售部门负责制定销售策略，拓展市场，签订销售合同。
第七条销售部门应按照以下程序进行销售：1. 制定销售策略：根据市场需求和公司产品特点，制定销售策略。
2. 拓展市场：通过各种渠道，拓展销售市场。
3. 签订销售合同：与客户签订销售合同，明确双方权利和义务。
4. 销售执行：监督销售团队按照合同约定履行义务，确保销售质量。
第四章物流管理第八条物流部门负责组织货物运输、仓储、配送等工作。
第九条物流部门应按照以下程序进行物流管理：1. 制定物流计划：根据销售计划，制定物流计划。
2. 组织运输：选择合适的运输方式，确保货物安全、及时运输。
3. 仓储管理：合理规划仓储空间，确保货物储存安全。
4. 配送管理：根据客户需求，合理安排配送，确保货物按时送达。
第五章结算管理第十条结算部门负责制定结算方案，办理结算业务。
第十一条结算部门应按照以下程序进行结算管理：1. 制定结算方案：根据合同约定，制定结算方案。
贸易公司进销存管理规章制度细则
贸易公司进销存管理规章制度细则一、概述贸易公司的进销存管理是保证运营顺利进行的关键环节之一。
为规范公司内部的进销存管理流程，提高工作效率，确保贸易业务正常运作，制定一套合理的规章制度尤为重要。
本文将详细介绍贸易公司进销存管理的规章制度细则。
二、进货管理1. 供应商选择：贸易公司需要通过货源的准确性、供货稳定性、质量保证以及价格合理度等方面综合评估供应商，确保选择合适的供应商进行进货。
2. 进货合同签订：每笔进货需签订进货合同，明确进货的产品名称、数量、价格、质量标准、交付时间等细节，以确保双方权益。
3. 进货验收：贸易公司在收到货物后应按照合同约定进行验收，检查产品的数量、质量等，如有问题及时与供应商联系协商解决。
4. 进货入账：完成进货验收后，贸易公司应及时将进货信息录入财务系统，以确保财务记录的准确性。
三、销售管理1. 客户选择：贸易公司需要根据客户的信誉度、市场需求以及付款能力等方面选择合适的客户进行销售。
2. 销售合同签订：每笔销售需签订销售合同，明确销售的产品名称、数量、价格、交付时间等细节，以确保双方权益。
3. 销售订单处理：根据客户订单，贸易公司需及时妥善处理销售订单，安排产品发货，并妥善跟踪产品的物流配送情况。
4. 销售收款管理：贸易公司应建立完善的收款流程，妥善处理客户付款事宜，确保资金的及时回笼。
四、库存管理1. 库存监控：贸易公司应建立库存监控系统，及时了解产品库存情况，避免库存过多或不足。
2. 库存盘点：定期对库存进行盘点，确保库存数与实际数量一致，并及时做好记录。
3. 库存周转率计算：贸易公司需定期计算库存周转率，分析和评估产品的销售情况，及时调整进货和销售策略。
4. 库存报废处理：对于过期、损坏或无法销售的产品，贸易公司应及时处理，做好库存报废记录，并有相应的报废处理流程。
五、信息管理1. 数据录入：贸易公司应及时将进货、销售和库存等信息录入计算机系统，确保准确性和可追溯性。
贸易公司销售管理规章制度
贸易公司销售管理规章制度第一章总则第一条为规范贸易公司销售管理行为，提高销售部门绩效，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于贸易公司所有销售人员。
第三条销售人员应按照本规章制度的要求履行职责，做到诚实守信，积极主动，服从管理，为公司创造价值。
第二章销售人员权限第四条销售人员应遵守公司规章制度，服从公司领导的安排，不得擅自变更合同内容，不得私自泄露客户信息。
第五条销售人员只能根据公司规定的价格进行销售活动，不得随意调整价格，违者将受到公司处罚。
第六条销售人员应保守商业秘密，不得泄露公司机密信息，严禁私自使用公司资源谋取私利。
第三章销售活动规范第七条销售人员应根据公司销售计划开展销售活动，做好客户拜访、洽谈等工作，确保销售业绩的达成。
第八条销售人员应严格按照合同规定的交货时间、付款方式等执行，不得拖延交货，不得私自拆除产品包装。
第九条销售人员应保证销售产品的质量和数量，不得出现虚假宣传，不得销售假冒伪劣产品。
第四章绩效考核第十条公司将根据销售人员的实际销售业绩进行绩效考核，对表现优秀的销售人员给予奖励，对表现不佳的销售人员采取相应的处罚措施。
第十一条销售人员应定期向公司提交销售报告，如实反映销售情况，做到客户及时跟进，解决问题。
第五章处罚措施第十二条对于违反本规章制度的销售人员，公司将给予相应的处罚措施，包括警告、罚款、降职甚至开除。
第十三条销售人员应对自己的行为负责，如发现其他销售人员存在违规行为，应主动向公司举报。
第十四条公司将对本规章制度进行定期检查和评估，对工作人员的执行情况进行监督，确保规章制度的有效执行。
第六章其他规定第十五条本规章制度自发布之日起正式生效，销售人员应在规章制度下做好销售工作，配合公司管理层的工作。
第十六条对本规章制度的解释权归公司所有，公司保留对本规章制度的修改和补充的权利。
第十七条本规章制度未尽事项，由公司另行制定规定。
以上为贸易公司销售管理规章制度，希望销售人员能够认真遵守，以规范自己的行为，提高销售绩效，为公司的发展贡献力量。
出口贸易公司管理制度范本
第一章总则第一条为加强本公司出口贸易业务的规范化管理，确保公司经营活动的有序进行，提高经济效益，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司全体员工，包括但不限于销售、采购、物流、财务等部门。
第三条本制度遵循国家法律法规、国际贸易规则及公司章程，确保公司业务健康发展。
第二章员工守则第四条员工应遵守国家法律法规，忠诚于公司，积极履行岗位职责。
第五条员工应具备良好的职业道德，保守公司商业秘密，维护公司形象。
第六条员工应积极参加公司组织的培训，提高自身业务能力和综合素质。
第三章销售管理第七条销售部门负责制定销售策略，开拓市场，完成销售任务。
第八条销售人员应熟悉产品知识，为客户提供优质服务，维护客户关系。
第九条销售部门应定期对销售情况进行总结和分析，提出改进措施。
第四章采购管理第十条采购部门负责采购原材料、设备等，确保公司生产需求。
第十一条采购人员应选择优质供应商，签订采购合同，降低采购成本。
第十二条采购部门应定期对采购情况进行评估，提高采购效率。
第五章物流管理第十三条物流部门负责出口货物的运输、仓储、配送等工作。
第十四条物流人员应确保货物安全、准时送达，降低物流成本。
第十五条物流部门应定期对物流情况进行评估，优化物流流程。
第六章财务管理第十六条财务部门负责公司财务核算、资金管理等工作。
第十七条财务人员应严格遵守财务制度，确保财务数据真实、准确。
第十八条财务部门应定期对财务状况进行评估，提高财务管理水平。
第七章绩效考核第十九条公司实行绩效考核制度，对员工的工作绩效进行评估。
第二十条绩效考核包括销售业绩、采购成本、物流效率、财务状况等方面。
第二十一条绩效考核结果与员工薪酬、晋升等挂钩。
第八章奖惩制度第二十二条公司对表现优秀的员工给予奖励，对违反规定的员工进行处罚。
第二十三条奖励形式包括：晋升、加薪、奖金等。
第二十四条处罚形式包括：警告、记过、降职、辞退等。
第九章附则第二十五条本制度由公司人力资源部负责解释。
第二十六条本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
贸易公司业务管理制度
第一章总则第一条为加强我公司贸易业务的规范化管理，提高业务效率，降低经营风险，确保公司经营目标的实现，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有贸易业务，包括采购、销售、仓储、运输、结算等环节。
第三条公司贸易业务管理应遵循以下原则：1. 合法合规原则：严格按照国家法律法规和相关政策执行业务活动。
2. 客户至上原则：以客户需求为导向，提供优质服务。
3. 风险控制原则：建立健全风险管理体系，确保业务安全。
4. 效率优先原则：优化业务流程，提高工作效率。
第二章业务流程管理第四条采购管理1. 采购部门根据市场调研和销售计划，制定采购计划。
2. 采购部门选择合适的供应商，进行供应商评估和选择。
3. 采购部门与供应商签订采购合同，明确采购商品、数量、价格、交货期等条款。
4. 采购部门跟踪供应商履约情况，确保采购商品质量。
第五条销售管理1. 销售部门根据市场调研和库存情况，制定销售计划。
2. 销售部门负责与客户洽谈，签订销售合同，明确销售商品、数量、价格、交货期等条款。
3. 销售部门跟踪客户需求，提供售后服务，提高客户满意度。
4. 销售部门定期分析销售数据，调整销售策略。
第六条仓储管理1. 仓库部门负责商品入库、出库、盘点等工作。
2. 仓库部门确保商品储存安全，定期检查仓库环境。
3. 仓库部门优化仓储布局，提高仓储效率。
第七条运输管理1. 运输部门根据销售合同，选择合适的运输方式。
2. 运输部门与物流公司签订运输合同，明确运输责任。
3. 运输部门跟踪货物运输情况，确保货物安全送达。
第八条结算管理1. 结算部门根据销售合同，与客户进行货款结算。
2. 结算部门确保货款结算及时、准确。
3. 结算部门定期分析财务数据，优化结算流程。
第三章风险控制第九条建立健全风险管理体系，对采购、销售、仓储、运输、结算等环节进行风险评估。
第十条加强合同管理，确保合同条款明确、合规。
第十一条建立供应商、客户信用评估制度，降低信用风险。
第十二条建立突发事件应急预案，提高应对能力。
贸易公司销售部管理制度
一、目的为规范贸易公司销售部管理，提高销售业绩，提升公司市场竞争力，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于贸易公司销售部全体员工。
三、组织架构1. 销售部经理：负责销售部整体工作，组织实施公司销售策略，协调各部门关系。
2. 销售团队：负责具体销售任务，包括客户开发、订单处理、售后服务等。
3. 销售助理：协助销售团队完成销售任务，负责客户信息收集、跟进等。
四、职责与权限1. 销售部经理职责：（1）制定销售计划，组织实施销售策略；（2）负责销售团队建设，选拔、培训、考核销售人员；（3）协调各部门关系，确保销售工作的顺利进行；（4）完成公司领导交办的其他工作。
2. 销售团队职责：（1）执行销售计划，完成销售目标；（2）负责客户开发、维护，建立良好的客户关系；（3）处理订单，确保订单按时完成；（4）收集市场信息，为销售部经理提供决策依据；（5）完成公司领导交办的其他工作。
3. 销售助理职责：（1）协助销售团队完成销售任务；（2）负责客户信息收集、整理、跟进；（3）协助销售团队处理订单；（4）完成公司领导交办的其他工作。
五、销售流程1. 市场调研：销售团队对目标市场进行调研，了解客户需求，制定销售策略。
2. 客户开发：通过电话、网络、展会等渠道，寻找潜在客户，建立客户档案。
3. 跟进沟通：与客户保持良好沟通，了解客户需求，提供产品解决方案。
4. 订单处理：接到订单后，及时处理，确保订单按时完成。
5. 售后服务：关注客户使用产品的情况，解决客户问题，提高客户满意度。
六、考核与激励1. 考核方式：以销售业绩、客户满意度、团队合作等方面为考核指标。
2. 激励措施：（1）根据销售业绩，给予相应提成和奖金；（2）设立优秀员工奖，对表现突出的员工进行表彰；（3）提供晋升机会，鼓励员工提升自身能力。
七、附则1. 本制度由贸易公司销售部负责解释；2. 本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不符的，以本制度为准。
贸易公司产品销售管理制度
第一章总则第一条为规范公司产品销售管理，提高销售效率，保障公司利益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有产品销售活动，包括国内销售、出口销售和代理销售。
第三条本制度遵循公平、公正、公开的原则，确保销售活动的合法性、合规性。
第二章销售目标与计划第四条销售部门应根据公司年度经营目标和市场情况，制定年度销售计划，包括销售目标、产品结构、市场策略等。
第五条销售计划应经公司管理层审批后实施，并根据市场变化及时调整。
第六条销售部门应定期对销售计划执行情况进行跟踪和分析，确保销售目标的实现。
第三章销售渠道管理第七条公司销售渠道包括直销、分销、代理、电商平台等多种形式。
第八条销售部门应建立完善的销售渠道管理体系，明确各渠道的职责和权益。
第九条对直销渠道，销售部门应加强对销售团队的培训和管理，提高销售技能和服务水平。
第十条对分销渠道，销售部门应与分销商建立长期稳定的合作关系，定期评估分销商的销售业绩和服务质量。
第十一条对代理渠道，销售部门应与代理商签订明确的合作协议，明确双方的权利和义务。
第十二条对电商平台，销售部门应选择信誉良好、流量大的平台进行合作，并定期对平台销售数据进行监控和分析。
第四章销售流程管理第十三条销售流程包括市场调研、产品报价、合同签订、订单处理、物流配送、售后服务等环节。
第十四条销售部门应建立标准化的销售流程，确保各环节的顺利进行。
第十五条市场调研：销售部门应定期收集市场信息，分析竞争对手，了解客户需求，为产品销售提供依据。
第十六条产品报价：销售部门应根据客户需求和市场行情，合理制定产品报价。
第十七条合同签订：销售部门应确保合同条款的合法性和完整性，并及时与客户签订合同。
第十八条订单处理：销售部门应建立订单处理系统，确保订单的及时、准确处理。
第十九条物流配送：销售部门应与物流公司建立合作关系，确保产品按时、安全送达客户手中。
第二十条售后服务：销售部门应设立专门的售后服务团队，为客户提供优质、及时的售后服务。
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销售贸易型公司管理规定 LELE was finally revised on the morning of December 16, 2020公司管理制度总则1.目的：为规范公司运作与行政管理，规范员工的行为，使公司之发展有制度上的保证，特制订公司管理制度。
2.制订原则：可行性原则：公司各项制度的制定讲求务实，不制定过高的标准。
有效性原则：公司的各项规章制度一旦制定，在被明令废止之前就必须得到一丝不苟的执行，未经特别豁免，任何人不得违背。
标准化原则：力求公司的行政行为和业务行为的标准化；个性化原则：公司以人性化管理为主，强调员工的自律和自觉，充分尊重员工的个性。
3.效力：本制度自公布之日起生效，原制度与本制度冲突的，以本制度为准。
解释权：本制度的解释权归公司所有。
企业文化1．公司的宗旨：通过向客户提供全方位的产品服务，实现公司与客户的共同发展；通过充分尊重、挖掘和培养员工的潜能，实现员工与公司的共同成长。
2．企业文化：团队力量与资源共享积极沟通与全面理解目标明确与高效运作专业素质与不断创新3．员工行为准则：3．1工作时间，必须称呼同事的职位（无职位者除外），不得直呼其姓名，可以直称其职位，如总经理；或者姓+职位简称，如吴总；或者以小、老+姓氏，如小张，老王等。
3．2个人形象规范，待人接物文明；3．3办公秩序严肃、紧张、有序、安静；3．4学无止境，不断向书本、业务、同事、客户、社会学习；3．5爱惜公物，勤俭节约，提倡环保；3．6做事以做人为先，尊重理解他人，如同尊重理解自己；3．7不以损害公司及同事利益的方式谋取私利；3．8不断树立、维护与提高公司品牌与形象。
4．工作制度和观念：4．1首问制：下级必须服从和完成上级的工作安排、指示和督导。
若因故无法完成该项安排、指示或有不同意见，必须加以解释，并由上级决定后另行安排或处理。
对于上级的另行安排和处理有异议的，可以越级申诉。
4．2复命制：事必有复，复必有时；4．3时间观念：运用时间表进行时间管理，今日事，今日毕；4．4职业观念：处处体现专业素质和职业风貌；4．5保密观念：严守公司与客户商业秘密，保证商业情报安全；4．6双赢观念：个人职业规划与公司利益协调发展，实现个人与公司之共同发展。
公司组织构架1．公司实行整合营销策略（IMC），提高管理效率；经营内容包括水泵、风机、发电机组等机电产品，为客户树立统一的目标和企业形象，将统一的产品服务信息传达给消费者。
2．公司实现一对一责任制，实现职责分工。
3．公司业务实行开放式管理机制，倡导企业目标与业务团队利益的一致性；4．公司运作强调充分授权与完全责任的统一。
5．公司的组织架构如下图所示：3)负责业务开拓和战略谈判；4)建立和完善对外公众关系；5)协调和督导业务团队的业务进程；6)拟定和修改公司管理制度；7)提出公司机构设置和和工资调整方案；8)负责新聘员工的审核录用；9)审核公司对外协议、合同和重要文件;代表公司签署上述文件；2．总经理助理：汇报对象：直接对总经理负责，全面负责公司信息资源与服务品质管理，确保各项风险的防范与控制。
协作伙伴：与总经理分工协作，相互配合形成管理团队。
直接下级：财务总监、营销副总、行政副总及各部门主管。
主要职责:1)对于公司的总体发展战略、政策和策略提出建议；2)负责公司的知识管理和内部资源共享建设；3)制订公司的保密制度和风险防范制度;4)对于经营市场从技术与风险等角度提出建议；负责审核经营市场总体方案设计、各类具体操作文件以及其他与市场有关的各类往来函件等，以确保产品服务的技术可行性与产品质量；5)负责审阅公司所有其他的各类往来文件，并签署意见；6)负责对下级的督导、培训与考核；7)负责安排新聘人员的上岗前培训；8)督导业务团队的业务进程；9)提出相关专业问题并负责召集相关专业人员进行专题研讨；10)在总经理外出期间临时负责公司日常运作；11)负责每月的综合考核；12)负责设立标准文件库与工具箱；定期向上级汇报工作，完成上级下达的工作任务。
3．营销副总汇报对象：总经理、总经理助理协作伙伴：行政副总、财务总监、直接下级：大区经理、门店经理、市场部经理、售后服务部经理主要职责:1)对公司市场开拓战略提出建议；2)参与并执行市场开拓策略与计划;3)独立开拓客户与渠道4)负责组建并领导业务团队开拓市场;5)负责经营市场的总体策划，在方案获得批准后负责实施；6)协调业务团队对内对外分工，并对市场工作结果负责；7)每周确认市场部成员的工作时间表;8)负责对下级的督导、培训与考核，并将培训与考核意见呈报总经理；9)负责市场调查，定时收集、整合和提供市场信息。
10)完成上级下达的其他工作。
4．行政副总汇报对象：总经理、总经理助理协作伙伴：营销副总、财务总监、直接下级：采购经理、行政经理、人事经理、仓库主管、车队队长主要职责:1)在分管总经理的领导下，全面负责行政管理部的各项工作。
2)建立健全公司的规章制度体系，并负责行政管理类制度的具体执行。
3)建立健全公司的文书管理规范标准，体现公司的良好形象。
4)营建企业内部良好的企业文化，强化企业精神、团队精神的宣传。
5)加强与各相关政府机构、行业协会等单位沟通，有效为公司提供良好的服务和支持。
6)策划和主持公司的大型活动，并负责予以实施。
7)参与策划及市场方案的制定完善工作。
8)主持日常公司内部工作会议。
5.财务总监：汇报对象：总经理。
协作伙伴：行政副总、营销副总直接下级：会计、出纳、打单员和对单员。
主要职责:1)协助制订公司的财务计划;2)完善公司的财务制度;3)负责成本规划和控制;4)负责与合作厂商的联系和合作事宜;5)负责对下级的督导、培训与考核，并将考核意见呈报上级。
6)负责财务管理优化，不断收集、整合和提供新的优化建议。
6.大区经理汇报对象：营销副总。
直接下级：驻外业务主管、分店经理主要职责:1)做好市场规划，正确分析市场状态和客户能力，拟定市场拓展思路；2)带领团队走访经销商，了解各类竞品情况，按照公司政策、制度进行市场拓展，完成拓展目标3)定期（每周一次）和经销商管理团队召开会议，加强公司与代理商团队的联系。
4)市场信息、竞品信息的收集、整理和反馈；5)和各部门保持紧密联系，执行和协助各部门的工作要求，寻求各部门的工作支持；6)确定公司下发的各项物料如：POP、海报等按时到位；7)了解代理商和经销商的库存状况，协助其处理，并及时反馈总部；8)真实调查市场信息，协助公司进行区域广告投放和审批工作；9)定期建立和维护客户档案；10)管理部门各项费用支出，监控预算执行情况；11)按时完成月、周、日工作计划，并每日检查各岗位人员工作进度?附表：《岗位职责》员工行为规范1．着装：1．1员工个人仪容仪表不仅仅展现个人精神面貌，而且体现着公司的行业形象；1．2上班时间需注重个人仪容、仪表、着装整洁。
2．接听电话：2．1所有员工必须在第一时间接听电话；2．2总机接听电话须先说“XX机电，您好!”；员工接听电话时须说“您好!”，与客人交谈时应注意使用各种礼貌用语：“对不起”、“请稍等”、“再见”、“谢谢”；2．3被找员工不在位置上或因忙不能接听电话时，其他员工应代接电话，并解释原因，记录留言等信息；2．4接听电话应控制音量，以不影响他人为原则；2．5上班时间内须尽量避免接打私人电话，确有要事时，通话应简短扼要。
3．待客：3．1外来人员原则上在会议室会面，保证公司内部办公环境；3．2事先预约有访客的，应提前通知公司秘书，以安排会议室，并提供访客服务；3．3任何员工在公司工作区域内遇见访客询问或张望，均应主动带领至相关人员处，确保访客在公司内一定有人作陪，避免访客自行在公司内四处查找；3．4业务客户和重要访客离开公司时，应由具体接待的员工为客户开门并送至电梯口或大门口；3．5谢绝访客翻动、阅读、使用公司与员工个人用品，注意公司与客户的商业机密；3．6最后一个离开公司的员工有义务检查公司各种设备是否关闭，并确保公司大门上锁。
办公室管理规定1．总则：办公室由公司秘书统一管理，建立《办公室管理手册》（见附件），实行当事人登记制度；2．传真管理：传真机由公司秘书管理与维护，并负责开关机。
接收传真：全部传真原则上由公司秘书负责接收，并逐页统一编号。
在《传真管理表》登记后，第一时间传送或通知至相关部门及个人，收件人须签收，重要传真要复印备份。
发送传真：公司传真采用统一格式，经副总经理审阅同意签发后，由公司秘书登记后统一发出；3．复印管理：需要复印公文的员工需先向公司秘书声明并在《复印管理表》上进行登记后由公司秘书统一复印。
4．信件管理：公司所有信函由公司秘书统一收发，并由收发件人在《信件管理表》上登记。
5．文档管理：文本文档：5.1.1各业务团队应指定专人对文本文件进行归类管理，并在市场完成以后，检查文件是否有缺失（如有缺失需说明原因），交公司统一存档；5.1.2总经理的文本文档由秘书统一整理归档，查阅与复印需经本人同意。
电子文档：5.2.1公司秘书每天上午、下午两次统一接收公司邮箱的邮件；5.2.2员工在服务器中的电子文件夹的建立和管理应按照标准化格式，电子文档应进行归类整理，并妥善保管个人密码；5.2.3网络安全：员工在公共区的文档应注意保密；员工的电子文档要注意定期备份，以防病毒损害。
6．图书、报刊管理：图书：6.1.1图书一经购买，由公司秘书统一盖章登记入库，方可借用；6.1.2图书借阅必须填写《书报管理表》后借出，原则借阅时限为一个月，每次最多借阅三册；6.1.3员工必须妥善保管公司图书，若有损坏、遗失，限一月内购还，否则照原价两倍赔偿。
报刊、杂志：6.2.1公司秘书每日将当日报纸夹至报架上，并保留最近五天的报纸；6.2.2每周进行剪报，剪剩的旧报纸保存两个月；6.2.3期刊架上放置近两期期刊，每半年装订成册，并收藏，保存期2年。
采购及订阅手续：图书采购及报纸、期刊、电子杂志等资料的订阅采购程序参照“办公用品管理制度(SZ-10-007)”。
7．办公设备管理：办公设备包括传真机、复印机、投影仪、手提电脑、桌式电脑、数码相机、录音机等；除桌式电脑分配给个人专用外，其余设备均由网络管理员管理,个人借用投影仪、手提电脑、数码相机、录音机等，必须进行登记，使用完毕立即归还，总经理特别批准的除外;员工应爱惜公司的办公设备,注意保持机器清洁；使用时要严格操作规程，严禁私自拆卸、移动机器设备；电脑运行环境由公司统一安装设置，个人不得无故修改系统设置；修改、安装软件需得管理员许可;认真做好网络安全防范措施，若有发现问题应及时向管理员报告，尽量避免意外情况发生。
8．车辆管理：公司车辆由专职驾驶员驾驶，公司人员因业务需要派车的，应提前提出申请，办公室统一安排后方能出车，驾驶员应填写《出车登记表》；每月还必须填写《车辆费用统计表》；不得公车私用。