信息化时代办公自动化系统的功能需求
办公自动化系统简介
办公自动化系统简介一、概述办公自动化系统是指利用计算机技术和软件工具来提高办公效率和管理水平的一种综合性信息化系统。
它通过集成各种办公软件和硬件设备，实现办公流程的自动化、信息的共享与协同办公，从而提高工作效率、降低办公成本，提升企业的竞争力。
二、系统组成1. 办公软件办公自动化系统包括文字处理、电子表格、演示文稿等常用办公软件，如Microsoft Office、WPS Office等。
这些软件提供了丰富的功能和工具，可以满足各种办公需求。
2. 电子邮件和日程管理办公自动化系统还包括电子邮件和日程管理工具。
通过电子邮件，员工可以快速、方便地进行沟通和信息交流。
而日程管理工具则可以匡助员工安排和管理自己的工作日程，提醒重要事件和会议。
3. 会议和协同工具办公自动化系统提供了会议和协同工具，如视频会议、在线协作平台等。
这些工具可以匡助员工远程参预会议、共享文件和资源，实现远程协同办公，提高工作效率。
4. 文档管理系统文档管理系统是办公自动化系统的重要组成部份。
它可以匡助企业管理和组织各种文档，实现文档的版本控制、共享和检索。
员工可以通过文档管理系统快速找到需要的文档，避免重复劳动和信息孤岛。
5. 流程管理和审批办公自动化系统还提供了流程管理和审批功能。
通过定义和管理流程，可以实现各种业务流程的自动化，提高办公效率和准确性。
审批功能可以匡助员工快速提交和审批各种申请，加快决策和执行速度。
三、系统优势1. 提高工作效率办公自动化系统通过自动化办公流程和集成各种办公工具，可以大大提高工作效率。
员工再也不需要手动处理繁琐的办公事务，可以将更多时间和精力投入到核心业务上。
2. 降低办公成本办公自动化系统可以减少人力和物力资源的浪费，降低办公成本。
通过电子化文档管理和流程自动化，可以减少纸质文档和印刷成本。
同时，系统的集成和共享功能可以避免重复购买和使用办公设备和软件。
3. 提升信息安全办公自动化系统可以提升信息安全性。
OA办公系统需求分析
OA办公系统需求分析随着信息化的发展，办公自动化系统已经成为现代企业不可或缺的一部分。
而其中最为重要的就是OA办公系统。
OA办公系统是一种提高企业办公效率、优化组织管理、加强内部沟通与协作的信息化工具。
本文将对OA办公系统的需求进行分析。
一、办公效率提升1.2流程协同：系统能够支持企业内部各类常见流程的定义、管理和自动化执行，提高流程执行效率。
1.3日程管理：系统应支持用户管理个人和团队的日程安排，包括会议安排、任务跟踪等。
二、组织管理优化2.1岗位职责管理：系统能够清晰描述企业各个岗位的职责和权限，确保每位员工都明确自己的角色和责任。
2.2人事管理：系统应能够对员工的基本信息、考勤情况、绩效评价等进行管理，方便人事部门进行数据分析和决策。
2.3组织架构：系统需要能够展示企业的组织架构，包括部门、团队、岗位等关系，便于员工了解整体组织结构。
三、内部沟通与协作3.1企业内部邮件：系统需提供企业内部邮件功能，包括收发邮件、附件管理等。
3.2即时通讯：系统应支持实时聊天功能，方便员工之间的快速交流和沟通。
3.3团队协作：系统需提供团队协作功能，包括项目管理、任务分配、文件共享等，提高团队合作效率。
四、安全性与权限管理4.1访问权限：系统需对用户进行权限管理，确保不同用户只能访问其具备权限的内容。
4.2数据安全：系统需具备数据备份和恢复功能，以保障用户数据的安全性和稳定性。
4.3审计日志：系统应能记录用户操作日志，方便管理人员进行数据追溯和审计。
五、易用性和扩展性5.1界面友好：系统应具备良好的用户界面设计，易于操作和学习。
5.2自定义配置：系统需支持用户根据实际需求进行自定义配置，满足不同企业的特殊需求。
5.3可扩展性：系统需具备良好的可扩展性，支持随着企业发展进行功能升级和扩展。
综上所述，OA办公系统需求分析主要包括办公效率提升、组织管理优化、内部沟通与协作、安全性与权限管理、易用性和扩展性等方面。
办公自动化的概念、功能及发展趋势
办公自动化的概念、功能及发展趋势标题1：办公自动化概念的解析办公自动化是一种以电子化手段对办公室工作流程进行管理和优化的方式。
它的目的是提高工作效率、降低办公成本、减少人力资源的浪费，并满足日益增长的企业信息化需求。
办公自动化系统主要包含文档处理、信息处理、数据管理、预算计划、会议管理、邮件处理和工作流程管理等方面。
通过了解办公自动化的概念，可以更好地理解其功能和作用。
标题2：办公自动化的主要功能办公自动化的主要功能有以下方面：1. 文档处理：办公自动化系统可以管理和控制企业文档，并提高文档处理效率。
2. 数据管理：办公自动化系统可以对企业数据进行管理和处理，并提供实时数据分析功能，帮助企业制定更好的经营决策。
3. 工作流程管理：办公自动化系统可以对企业的工作流程进行管理和优化，自动化的流程控制可以减少人为的操作错误。
4. 预算计划：办公自动化系统可以帮助企业进行财务、预算管理，自动化的预算计划可以提供更准确的预算数据。
5. 会议管理：办公自动化系统可以协助企业进行会议管理，包括日程安排、会议通知和会议纪要等。
6. 邮件处理：办公自动化系统可以对企业收发邮件进行自动化管理，并提供邮件归档和搜索等功能。
7. 信息处理：办公自动化系统可以对企业的信息进行管理和处理，包括客户信息、供应商信息和员工信息等，让企业的信息化管理更加高效和便捷。
标题3：办公自动化系统的发展历程办公自动化系统的发展经历了三个阶段：1. 单功能时代：早期的办公自动化系统以单一功能为主，主要包括文字处理和数据处理等。
2. 多功能时代：随着技术的发展和市场需求的增长，办公自动化系统开始向多功能和集成化方向发展，逐渐具备了文档处理、信息处理、会议管理、预算计划和工作流程等功能，并且成为企业信息化的重要工具。
3. 云时代：当前，云计算技术的快速发展使得办公自动化系统更具高效性和便捷性，同时也降低了使用成本和实施难度。
标题4：办公自动化系统的优缺点分析办公自动化系统的优点：1. 提高工作效率：以电子化的方式进行管理和优化，可以提高工作效率和减少人力资源的浪费。
OA办公系统需求方案
OA办公系统需求方案1.引言2.目标和目的3.功能需求4.非功能需求5.系统架构6.项目计划7.风险管理8.结论引言OA办公系统是一种基于互联网的办公自动化系统，旨在提高企业的工作效率和管理水平。
本文将详细介绍OA办公系统的需求方案，包括目标和目的、功能需求、非功能需求、系统架构、项目计划和风险管理等方面。
目标和目的OA办公系统的目标是为企业提供一个高效、方便、安全、可靠的办公自动化平台，以实现企业信息化的管理。
其主要目的是通过信息化手段，提高企业的工作效率和管理水平，降低企业的运营成本和管理成本。
功能需求OA办公系统的主要功能需求包括：人力资源管理、财务管理、客户关系管理、项目管理、文档管理、信息发布、工作流程管理等。
其中，人力资源管理包括员工档案管理、考勤管理、薪酬管理等；财务管理包括预算管理、会计核算、报销管理等；客户关系管理包括客户档案管理、销售管理、售后服务等；项目管理包括项目计划、进度管理、成本管理等；文档管理包括文档存储、文档检索、文档共享等；信息发布包括公告发布、新闻发布、通知发布等；工作流程管理包括流程设计、流程审批、流程监控等。
非功能需求OA办公系统的非功能需求主要包括：安全性、可靠性、可用性、易用性、可扩展性。
其中，安全性是指系统需要具备一定的安全保障措施，以保护企业的信息安全；可靠性是指系统需要具备高可靠性，确保系统的稳定性和可靠性；可用性是指系统需要具备较高的可用性，以满足企业的日常工作需求；易用性是指系统需要具备良好的用户界面和用户体验，以提高用户的使用满意度；可扩展性是指系统需要具备一定的可扩展性，以适应企业的业务发展需求。
系统架构OA办公系统的系统架构采用B/S架构，即浏览器/服务器架构。
其中，浏览器作为客户端，通过互联网访问服务器端的应用程序，实现各项功能。
服务器端采用分层架构，包括展示层、业务逻辑层、数据访问层等，以实现系统的高效、稳定、安全运行。
项目计划OA办公系统的项目计划分为三个阶段：需求分析阶段、设计开发阶段、测试上线阶段。
办公自动化OA系统的主要功能
办公自动化OA系统的主要功能标题：办公自动化OA系统的主要功能引言概述：办公自动化（Office Automation，OA）系统是一种集成了各种办公管理功能的软件系统，可以帮助企业提高工作效率、降低成本，实现信息化办公。
本文将介绍办公自动化OA系统的主要功能，帮助读者更好地了解OA系统的作用和价值。
一、文件管理功能1.1 文档管理：OA系统可以帮助用户管理各种文档，包括文档的创建、编辑、存储、共享和版本控制等功能。
1.2 文件搜索：用户可以通过关键词搜索功能快速定位需要的文件，提高工作效率。
1.3 权限管理：OA系统可以设置不同用户的权限，保护公司重要文件的安全性。
二、流程管理功能2.1 流程设计：OA系统可以根据公司的业务需求设计各种流程，包括审批流程、报销流程等。
2.2 流程监控：用户可以实时监控流程的进度和状态，及时发现问题并进行调整。
2.3 自动化通知：系统可以自动发送提醒和通知，避免流程中出现疏漏。
三、协作办公功能3.1 日程管理：用户可以在OA系统中设置个人日程安排，并与团队成员共享日程信息。
3.2 会议管理：系统可以帮助用户安排会议时间、地点，并发送会议邀请函。
3.3 项目管理：OA系统可以帮助团队成员协作完成项目任务，包括任务分配、进度跟踪等功能。
四、报表统计功能4.1 数据分析：OA系统可以根据用户输入的数据生成各种报表和图表，帮助用户进行数据分析和决策。
4.2 定制报表：用户可以根据自己的需求定制报表模板，方便生成符合公司要求的报表。
4.3 实时数据更新：系统可以实时更新数据，确保报表的准确性和及时性。
五、移动办公功能5.1 移动端支持：OA系统可以在手机、平板等移动设备上使用，方便用户随时随地处理工作。
5.2 审批流程：用户可以通过移动设备完成审批流程，提高工作效率。
5.3 数据同步：系统可以实现移动设备与PC端数据的同步，保证数据的一致性。
结论：办公自动化OA系统的主要功能涵盖了文件管理、流程管理、协作办公、报表统计和移动办公等方面，可以帮助企业提高工作效率、降低成本，实现信息化办公。
OA需求分析范文
OA需求分析范文OA系统需求分析一、引言办公自动化（Office Automation，OA）系统是一种基于计算机技术的办公管理工具，旨在提高办公效率、降低人工成本并改善办公环境。
随着信息化时代的到来，越来越多的企业选择采用OA系统来进行办公管理。
本文将对OA系统的需求进行分析。
二、需求分析1.功能需求（3）日程管理：系统应具有日程安排、提醒、会议预约等功能，帮助用户进行时间管理。
（5）流程审批：系统应具有审批流程定义、审批单填写、审批单处理等功能，帮助用户进行流程管理。
（6）报表统计：系统应具有各类报表的生成、导出、打印等功能，方便用户进行数据分析与决策。
（7）权限管理：系统应具有用户权限管理、角色管理、部门管理等功能，保证不同用户能够访问到合适的功能。
（8）系统设置：系统应具有系统参数设置、日志管理、数据备份与恢复等功能，保证系统的正常运行与安全性。
2.性能需求（1）稳定性：系统应具有良好的稳定性，能够长时间运行而不出现崩溃或死机等情况。
（2）响应时间：系统应具有快速的响应时间，用户在进行操作时，不会感到明显的等待。
（3）并发处理能力：系统应具有较高的并发处理能力，能够容纳大量用户同时访问与操作。
（4）数据安全性：系统应具有严格的数据安全措施，保护用户的数据不被未授权的人员访问、篡改或删除。
3.用户界面需求（1）界面友好：系统的界面应简洁明了，功能布局合理，用户能够迅速找到所需功能。
（2）易于操作：系统的交互方式应简单直观，用户不需要经过复杂的培训即可上手使用。
（3）界面美观：系统的界面应具有良好的美观性，使用户使用起来更加愉悦。
4.可维护性需求（1）模块化设计：系统应采用模块化的设计思想，各个模块之间低耦合高内聚，方便系统的维护与扩展。
（2）易于修改：系统的代码应易于修改，方便根据用户反馈或需求变更进行适当的调整。
（3）易于升级：系统应具有良好的扩展性，能够在后续的版本迭代中方便地进行升级。
办公自动化系统
办公自动化系统办公自动化系统是一种利用计算机技术和软件应用来提高办公效率和管理效能的系统。
它通过集成办公软件、网络通信、数据库管理等多种技术手段，实现办公流程的自动化、信息的集中管理和协同办公的目标。
下面是对办公自动化系统的详细描述。
一、系统概述：办公自动化系统是一个综合的信息化平台，旨在提高办公效率、简化办公流程、优化资源配置、促进信息共享和协同办公。
该系统包括但不限于以下功能模块：文档管理、任务分配、会议管理、日程安排、邮件通讯、人力资源管理等。
二、系统特点：1. 高度集成化：办公自动化系统将各种办公软件整合在一个平台上，用户可以通过一个登录界面访问所有功能模块，避免了频繁切换软件的麻烦。
2. 灵便可定制：系统具备良好的可定制性，可以根据企业的实际需求进行功能模块的选择和定制，满足不同企业的特殊需求。
3. 多用户协同办公：系统支持多用户同时使用，用户可以共享文档、任务、日程等信息，并进行实时协同编辑和讨论，提高工作效率和团队合作能力。
4. 数据安全性：系统采用严格的权限管理机制，保证用户数据的安全性和隐私保护，管理员可以根据需要设置用户权限，控制用户对系统资源的访问和操作权限。
三、功能模块：1. 文档管理：用户可以在系统中创建、编辑、存储和共享各种文档，支持版本控制、权限管理和全文检索等功能，方便用户管理和查找文档。
2. 任务分配：管理员可以将任务分配给不同的用户，用户可以查看自己的任务列表、完成情况和进度，提高任务管理和执行效率。
3. 会议管理：用户可以创建会议、邀请参预者、安排会议日程、记录会议记要等，方便会议的组织和管理。
4. 日程安排：用户可以记录个人和团队的日程安排，设置提醒功能，匡助用户合理安排时间和提醒重要事项。
5. 邮件通讯：系统提供内部邮件功能，用户可以发送和接收邮件，支持邮件附件的发送和下载，方便用户之间的沟通和协作。
6. 人力资源管理：系统提供员工信息管理、考勤管理、请假管理等功能，匡助企业统一管理人力资源，提高人力资源管理效率。
办公自动化系统
办公自动化系统办公自动化系统是一种利用计算机及相关技术，为办公室提供高效、便捷、智能化的管理和操作的系统。
它可以帮助企业提高工作效率、降低成本、提升服务质量，实现办公工作的数字化、自动化和集成化。
一、系统概述办公自动化系统是基于云计算、大数据、人工智能等技术的综合应用系统，主要包括办公协同、文档管理、会议管理、人力资源管理、财务管理等模块。
通过集成各个模块，实现信息的共享、流程的自动化、决策的智能化，提升企业的管理水平和竞争力。
二、系统功能1. 办公协同：提供团队协作、任务分配、日程安排、邮件管理等功能，实现多人协同办公，提高工作效率和沟通效果。
2. 文档管理：实现文档的上传、下载、版本控制、共享、权限管理等功能，方便员工之间的文件交流和共同编辑。
3. 会议管理：支持会议预约、邀请、议题管理、会议纪要等功能，提升会议的效率和管理水平。
4. 人力资源管理：包括员工信息管理、招聘管理、考勤管理、绩效管理等功能，实现人力资源的全面管理和优化。
5. 财务管理：提供财务报表、费用申请、报销管理、预算控制等功能，实现财务流程的自动化和规范化。
三、系统特点1. 高度集成：各个模块之间实现数据的共享和交互，避免信息孤岛和重复录入，提高工作效率和数据准确性。
2. 灵活定制：根据企业的实际需求，可以进行定制化开发，满足不同企业的特殊需求和业务流程。
3. 安全可靠：采用先进的数据加密和权限管理技术，保障数据的安全性和机密性，防止信息泄露和非法访问。
4. 用户友好：界面简洁、操作便捷，提供多种操作方式和快捷键，降低员工的学习成本和上手难度。
5. 数据分析：通过大数据分析和人工智能算法，对企业的数据进行挖掘和分析，提供决策支持和业务预测。
四、系统应用办公自动化系统适用于各类企事业单位，如政府机关、金融机构、医疗机构、教育机构等。
它可以帮助企业提高工作效率，降低管理成本，提升服务质量，实现数字化转型和智能化升级。
五、系统实施1. 系统需求分析：根据企业的实际需求，进行系统的需求分析和规划，明确系统的功能模块和实施目标。
OA办公系统需求方案
OA办公系统需求方案一、需求背景办公自动化系统是信息化时代各类企事业单位必不可少的工具。
办公自动化系统的普及，将提高工作效率、提升工作质量、节约资源、降低成本。
本文将就OA办公系统的需求提出方案。
二、需求分析1.功能需求（1）办公协同：包括日程安排、工作计划、会议管理、任务分配等。
（2）文件管理：包括文档存储、版本控制、权限管理等。
（3）电子邮件：包括收发邮件、邮件归档、邮件筛选等。
（4）人力资源管理：包括员工档案管理、考勤管理、薪资管理等。
（5）财务管理：包括财务报表、费用报销、预算管理等。
（6）客户关系管理：包括客户信息管理、客户沟通记录、销售机会管理等。
（7）知识管理：包括知识库、技术文档、学习资源等。
2.性能需求（1）稳定性：系统需要保证高可靠性，确保数据不丢失。
（2）安全性：系统需要具备权限控制功能，保护机密信息不被泄露。
（3）扩展性：系统设计应具备良好的扩展性，以适应未来业务发展和功能迭代的需求。
（4）响应速度：系统需要在用户频繁访问时保持稳定的响应速度。
3.用户需求（1）界面友好：系统应具备简洁、直观的界面，方便用户操作和查询。
（2）易用性：系统应提供用户友好的操作方式，降低培训成本。
（3）多终端适应性：系统应能适应不同终端，比如电脑、手机、平板等。
三、需求方案1.办公协同需求（1）日程安排：提供个人和团队的日程安排功能，支持日程共享、提醒等。
（2）工作计划：支持个人和团队的工作计划编制、执行跟踪等。
（3）会议管理：支持会议预约、会议通知、会议记录等功能。
（4）任务分配：支持任务创建、分配、跟踪和反馈等功能。
2.文件管理需求（2）版本控制：支持文档版本管理，允许用户查看历史版本并进行比较。
（3）权限管理：为不同用户或用户组设置不同的文档访问权限。
3.电子邮件需求（1）收发邮件：支持邮件的收发、草稿保存、定时发送等功能。
（2）邮件归档：支持邮件的归档和快速检索。
（3）邮件筛选：提供智能的邮件分类和过滤功能，减少垃圾邮件的干扰。
基于人工智能的智能办公系统研究与应用
基于人工智能的智能办公系统研究与应用在当今信息化时代，人们的办公需求愈来愈高。
为了提高办公效率，减少人为因素，越来越多的企业开始使用基于人工智能的智能办公系统。
本文将从智能办公系统的定义、功能、应用等方面，对其进行全面探讨。
一、智能办公系统的定义智能办公系统是一种基于人工智能技术的企业管理应用系统。
它不仅可以提供日常管理工作的支持，还能根据公司需求提供个性化解决方案。
该系统具有高度的响应速度和高效的资源调配能力，可以极大地提升企业的工作效率。
二、智能办公系统的功能1. 办公自动化：智能办公系统可以自动化处理公司的日常文档、表格、邮件、文件等办公事务。
通过该系统，员工可以直接在线编辑、传输和共享文档，有效地提高了工作效率。
2. 信息管理：智能办公系统可以帮助企业管理大量的信息资源。
员工可以通过搜索、分类、标记等功能，快速查找到所需的信息。
同时，该系统还可以生成统计报表，帮助企业更好地了解业务状况。
3. 智能决策：智能办公系统可以为公司的决策者提供支持和建议。
通过数据挖掘、分析比对等技术，系统可以根据企业数据和业务发展趋势，提供个性化的解决方案，帮助决策者做出正确的决策。
4. 移动办公：智能办公系统还可以提供移动办公功能。
员工可以使用手机、平板电脑等移动设备随时随地访问和处理企业信息，方便快捷。
三、智能办公系统的应用1. 企业管理：智能办公系统可以帮助企业管理人员进行绩效考核、人力资源管理、财务管理等工作，提高工作效率和管理水平。
2. 金融服务：智能办公系统可以应用于银行、保险等金融服务领域，帮助处理贷款审批、保险理赔、客户服务等任务，提升客户满意度。
3. 健康医疗：智能办公系统可以帮助医院管理和优化医疗资源，为医疗工作提供更高效、精准的服务。
4. 教育培训：智能办公系统可以帮助教育机构管理学生信息、课程表、作业等，提供更加便捷、自主的学习服务。
四、智能办公系统的未来随着技术的不断发展，智能办公系统也在不断改进和升级。
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有一些分公司的系统和相关流程是独立的。
如[图2]在广东地区，广东省分公司、广州市分公司、深圳分公司、珠海分公司无论是行政还是各自使用的业务系统，都是在总公司系统中增加或开发了一些适应当地市场的功能或子系统，但这些公司同属经济发达的珠三角区域，在区域经济融合的大环境下，原本是小区域所要求的特色服务逐步变成局部区域市场要求的共性服务。
由此，流程相通、资源共享成为市分公司级急切解决的IT建设需求，应建立一套适合其发展战略的协同办公OA系统，使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化。
一、办公自动化在企业管理中的主要表现办公自动化系统的实施，对企业办公管理所起到的积极影响有很多，其主要表现在以下三个方面：(一)效率的提高办公的效率能得到大幅度的提高，下表是某企业实施办公自动化系统前后的时间与效率为30%-50%的提高。
(二)流程的改善从改善流程角度分析，主要体现在两个实用因素：同步进行：如业务、理赔与财务部可以同步进行会审，业务管理、理赔部门侧重合同的责任执行方面，财务部侧重合同的资金方面。
可越过性：如遇到较急的业务处理或赔款处理会审时，一些环节不一定必须参与的环节可以越过。
(三)办公成本的降低办公成本降低。
实施办公自动化，真正做到无纸化办公，可大幅度的节省办公费用。
如：日常往来函件，传真可通过以发送，既提高了传递速度，又节省了复印纸张。
交通成本降低。
分公司与总公司、分公司之间以及分公司内部由于地域的限制，沟通十分不便，往往由于一项业务的报批，车辆往来的油耗费及路桥费消耗十分严重。
实施以后，一些报批可以在网上授权进行，交通费用大大降低。
第一章办公自动化现状人保财险公司有1万多个机构网点，320多个地（市）级承保、理赔/客服和财务中心的庞大机构。
建立了核心的业务处理系统，负责涵盖机动车辆险、财产险、船舶货运险、责任信用险、意外健康险、能源及航空航天险、农村保险全险种的业务处理。
作为业务处理及行政管理的辅助，还建立了财务系统，负责财务结算；邮件系统负责处理业务往来的内外部函件；人事管理系统负责人事、劳动关系、薪酬管理；电子商务系统负责主推广产品；销售管理系统负责销售人员及销售业绩的管理；这一系列系统形成了人保财险一套复杂的管理体系。
但这些系统都相对独立，缺乏一个有效的系统将这些专门的系统进行有效的连接。
保险业作为服务性行业，又是作为国家经贸对外开放的重点，十年间，中国市场增加了近20家的经营主体，为了保证把握市场，经营过程中的各类数据及市场需求信息进行收集、整理、传输、存储和加工，并根据业务需求生成相关经营报表和统计报表，以及各类静、动态曲线和图表。
从而利用各种数据信息对经营趋势和市场前景做出合理的分析，进而对经营环节进行控制和调整，为制定企业发展策略提供科学的依据。
但核心业务系统、财务系统、办公系统的独立运作，公司原有的网络信息系统由于缺乏统一的标准，导致信息资源共享利用率较低。
如:一个业务团队某一时期的经营报表，现在的操作模式是从总公司的核心系统中逐一抽取有关的数据项，再用EXCEL等办公司软件编辑成所要的数据标准或样式，再通过纸质及邮件方式交有关部门审核及主管经理加批，各审批环节完成后再通过邮件下发，并以短信方式通知有关岗位。
IT技术越来越先进和实用。
要建立办公自动化系统就要支撑业务战略、体现业务需求，IT管理软件符合企业管理和业务需求，关注管理软件的系统功能，合理地把业务需求转换为系统需求，以达到降低成本提高效率的初。
上例中如实施多系统融合的OA系统后一个业务团队某一时期的经营报表的抽取及分发过程变为，操作员在OA中发出抽取指令及条件，OA系统自动连接业务系统生成并下载数据到OA的临时表，OA系统按条件将数据进行分类生成报表，并分发至各审批岗，审批岗各自完成电子签署后OA系统将最终报表分发至业务团队，全过程减少了报表人工加工、人工分发、催办等工作环节，节省了人力资源开支及办公开支，提高了效率。
第二章分支机构层级的办公自动化需求一、分支机构建立办公自动化系统的可行性在人保财险的四层行政管理体系中的地市级分公司处于第三层，市级分公司层及以下的分支机构在整个大企业的信息化管理中存在IT资源相对受限特点。
市级分公司行政上又处于对局部市场的管控地位，管控范围覆盖其下层的县市级分公司，县市级分公司还下设若干营业点。
地市级分公司不具有核心数据库的直接编辑、修改权，但有本地区数据的数据库级读取权，有二次开发的基础。
由于市级分公司开始出现业务员及客户这种在总公司、省级分公司层中不存在的信息需求群体，因此在进行办公自动化系统的需求分析时应充考虑业务员、客户的需求，才能及时掌握市场动向，有降低投入提高产出比。
宝洁公司之所以在全球化的竞争下依然能保持它的优势，一个很重要的原因就是，保洁注重在当地进行品牌管理，关注本地客户的消费习惯，同时将各种解决方案通过GBS（Global Business Services全球业务服务）实现全球资源共享。
在GBS的帮助下，一些获得成功的“宝洁方案”被各地的分支部门所熟知，其他地区的工作人员可以以此参考，减少了很多摸索过程。
这个是信息化促进经营发展的一个案例。
二、分支机构办公自动化系统应具备的特点在人保财险市分公司层的办公自动化应具有实用性、灵活性、可靠性与容错性、安全性与保密性、易管理与易维护等特点：（一）实用性以实用性为首要原则。
在设计和实施办公自动化系统时，要充分利用目前核心业务系统网络及设备、数据资源，又要充分考虑与现存各个系统之间的数据接口及办公自动化系统未来各个工作环节工作流程的合理性与先进性，又要考虑到从目前的半手工工作模式向自动化工作模式转变过程的渐进性和平滑性。
（二）灵活性办公自动化系统应具有高度的灵活性和可配置性，以收发文件子系统为例，除可以满足基本邮件的收发功能外，还应有从其它系统中生成的表报、文件的接收及分发处理能力。
机构层次可进行多级别设置，即可以设置为分公司、支公司、业务员室等多级组织。
（三）可靠性与容错性办公自动化系统的运行要求能很好地贯穿于各个面向市场或客户的单位的管理行为之中，稳定可靠，应该对用户的任意操作行为有容错、纠错功能。
系统数据在采集、传输等过程中，应该保持准确完好，达到较高的信息准确率。
（四）安全性与保密性办公自动化系统的安全性是重中之重。
因此系统应通过对用户权限的严格控制，实现对服务器、数据库、以及字段级的多层安全保密控制，防止非法用户侵入、存储。
（五）易管理与易维护办公自动化系统的软件要求能做到可根据需要不断升级更新。
在版本升级等维护过程中，客户端无须或只须做少量的维护工作，可以与多个内外部系统形成数据接口或生成接口文件。
如：与电信运营商的短信平台二次对接，以利于内部的信息发布或客户服务短信的收发；可以语音设备连接，便于建立语音平台等。
业务员的业务绩报表，考核数据可简单生成内部网面进行公告等。
同时也应考虑到各单位的机构和人员的变动以及变动后对数据所需要进行的维护与修改。
应该具备更新数据的自动备份功能。
三、地市级公司需求的获取市级公司负责对辖区内各县级公司、营业务网点进行行政管理、业务管控、市场经营管控等职能，自上而下的总版系统只能满足有共通性特征的信息传递,对有地方特点或个性化要求的功能还需要按实际获取系统需要。
1、需求获取可能是软件开发中最困难、最关键、最易出错及最需要沟通交流的活动。
系统的需求包括四个不同的层次：业务需求、用户需求和功能需求、非功能性需求。
2、系统用户在很多方面存在着差异，例如：使用系统的频度和程度、应用领域和计算机系统知识、所使用的系统特性、所进行的业务过程、访问权限、地理上的布局以及个人的素质和喜好等等。
根据这些差异，你可以把这些不同的用户分成不同的用户类。
3、最常见的需求获取方法是召开会议或者面谈，会议通过紧密而集中的讨论得以将用户代表与开发人员间的合作伙伴关系付诸于实践并能由此拟出需求文档的底稿。
可以讨论使用实例清单，对每个清单合并去掉重复项，加上补充内容就可以得到一份总的清单，开发成员通过检查每一个使用实例，在把它们纳入需求项目所定义的范围内，形成最终的需求报告。
四、分支机构办公自动化系统应具的基本功能(一)从功能分地市级公司的OA系统应具有以下功能：1、公文管理功能。
市分公司以下机构在公文处理上多以向下转发上级执行要求，向上转发下级公司的申请，在上下级机构间进行公文协同；公文处理应能结合电子签章系统实现电子公文控制和签批；与WORD无缝集成，在拟稿、改稿过程自动调用WORD对发文过程中的任一稿进行修改，并记录每一步的修改记录（修改内容、修改人、修改时间等）;公文管理还包括收发文查询、维护、流程监控、下载监控等功能模块。
2、档案管理功能。
实现各级机构档案的登记、维护、查询、归档及盒号、件号管理。
3、日常办公功能。
管理与个人日常工作息息相关的工作，它包括规章制度管理、公告、信息发布和基于数据库的电子邮件。
实现了工作流程的自动化。
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。
各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
4、个人办公功能。
管理个人相关的信息，它包括日程安排、个人文档、个人通讯录等功能。
5、客户管理功能。
包括对根据核心业务系统的规范定义客户服务方案，提取及整理数据，与短信系统对接，定期向客户发放服务信息，如：节日信息、灾害天气警示、保险到期信息等。
6、系统集成功能。
分公司的OA办公平台还需对其他的业务系统进行集成，实现了单点登录和报表集成。
只需要登陆一次，就可以在不同的信息化系统中进行操作，避免了在不同系统之间来回切换的繁琐。
系统间的集成能大大提升信息的快速传递、集中整合、协同共享、准确控制、再生增值，从而提升企业对资源的管理和配置能力，保障全流程、全过程、全产业链信息化的信息质量和效率。
7、信息共享功能。
应能实现人事管理、知识管理、分权管理，尤其重视保险业务相关的流程审批在系统中的落地，实现与其他业务系统的数据关联，打破了信息化带来的“信息孤岛”问题，传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，文档的查阅、检索也存在很大的难度。
办公自动应能使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。
企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合他身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。
(二)从使用群体分地市级分公司的OA系统应具有以下功能：从不同使用群体来分，市分公司级应重点针对行政管理人员、业务员、客户三个不同的需求方向进行规划：1、针对行政管理人员的需求办公自动化系统除了覆盖基本的如: 收文管理、发文管理、内部签报、会议申请、用车申请、用款申请等流程应用，还应提供了大量的公共信息和个人信息模块。