学校档案分类编号办法
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。
机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。
档案分类大纲及编号方法说明
档案分类大纲及编号方法说明一、档案分类大纲的制定档案分类大纲是根据档案的属性、内容和用途等特点，将档案分为不同的类别和级别，并按照一定的规则进行编制的文档。
其制定应根据具体的档案管理需求和现实情况，因地制宜地确定相应的分类细则。
一般来说，档案分类大纲应遵循以下原则：1.相关性原则：将具有相同或相近属性、内容和用途的档案归为同一类别或同一级别，以便于检索相关档案。
2.独立性原则：各个类别和级别应独立开来，互不干扰，避免重复或遗漏。
3.可扩展性原则：分类大纲应具备可扩展的特点，能够适应档案的新增和调整。
4.可操作性原则：分类大纲的设计应简单明了，易于理解和操作，方便档案管理员使用。
5.易于检索原则：分类大纲的目录结构和编码方式应能够方便进行检索和查询，提高工作效率。
二、档案分类大纲的内容1.档案级别：按照档案的重要性和保管期限，将档案划分为不同的级别，如机密档案、秘密档案、一般档案等。
2.档案类别：根据档案的属性和内容，将其分为不同的类别，如人事档案、财务档案、行政档案等。
3.档案子类别：在档案类别的基础上，进一步划分为不同的子类别，更加具体明确，如人事档案可划分为员工档案、招聘档案、培训档案等。
4.档案属性：根据档案的特点和用途，进行属性的标注和分类，如电子档案、纸质档案、图像档案等。
5.档案主题：根据档案的内容和主题，进行主题的标注和归类，如会议记录档案、项目执行档案等。
三、档案编号方法的说明档案编号方法是将档案分类大纲的内容和结构以编码的方式表示出来，方便档案的管理和检索。
档案编号方法主要包括以下几个方面：1.编号结构：根据档案分类大纲的内容，制定相应的编号结构。
一般来说，编号结构应包括类别代码、子类别代码、属性代码等。
2.编号规则：根据编号结构，制定相应的编号规则。
编号规则应符合分类大纲的分类逻辑和特点，易于记忆和使用。
3.编号示例：给出一些具体的编号示例，以帮助档案管理员理解和掌握编号方法，提高操作的准确性和规范性。
档案实体分类编号方法
精心整理档案实体分类编号方案一、编制目的为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档(一)(二)三、体系结构和档号的编制(一)体系结构1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。
JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SBCBWSCKSX反映学院SW具有保存一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。
2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。
二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。
3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。
4(二)123分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。
例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025（三）档案的实体排架原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。
档案实体分类大纲和分类编号办法
档案实体分类大纲和分类编号办法一、编制目的为适应我校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案的住处资源作用，为教学、科研、医疗、党政管理工作和社会主义建设事业服务。
根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》的标准，结合我校的工作实际，特编制本法。
二、编制的原则本法的编制，以辨证唯物主义为指导，突出教学、科研档案在学校档案中的核心地位，党政管理档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。
以学校全部档案为对象，以各部门从事社会活动的职能分工为基础，根据档案的内容、特点和形式的规律，按照我校档案形成的领域范畴，把产生于同一活动领域有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的情况下，把同一门类的管理性和业务性文件材料作为有机整体，归入相同的类别。
类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。
类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、实体分类大纲（一）一级类目的划分与标识一级类目是高校档案实体分类的最高层位。
根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群类主要包括党组织、团组织、工会、民主党派及统战工作形成的文件材料。
上级机关与本校党务管理的文件材料。
XZ 行政类主要包括校办、人事、审计监察、武装、保卫、总务、医务、图书情报行政部门的工作总结及上级机关与本校行政管理的文件材料。
JX 教学类主要包括研究生、本科生、专科生、成人教育及继续教育的教学管理、教学实践及教学研究中形成的文件材料。
KY 科研类主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，按其自然形成的规律分为科研准备阶段，研究实践阶段，课题鉴定阶段，成果申报和奖励及推广应用阶段的科技文件。
档案分类方案及编号标准
档案分类方案及编号标准
档案分类方案和编号标准可以根据不同的组织或机构的需求和特点进行制定，以下是
一个常见的档案分类方案和编号标准的示例：
1. 档案分类方案：
- 机构类别：根据机构的性质和领域进行分类，如行政机构、教育机构、医疗机构等。
- 档案类型：根据档案的内容和形式进行分类，如文件档案、图书档案、音像档案等。
- 办公部门：根据机构内各个部门进行分类，如财务部、人力资源部、市场部等。
- 项目或活动：根据不同的项目或活动进行分类，如项目A、活动B、活动C等。
2. 档案编号标准：
- 机构标识：用于标识不同的机构或部门，可以使用字母、数字或符号进行编码，如A表示机构A，B表示机构B。
- 档案类别标识：用于标识档案的类别，可以使用字母、数字或符号进行编码，如
01表示文件档案，02表示图书档案。
- 档案顺序号：每个档案类别内部的顺序号，可以使用数字进行编码，从1开始递增，如01-001表示第一个文件档案。
这样的分类方案和编号标准可以使档案的管理更加规范和高效，方便档案的检索和归档。
同时，在制定方案和标准时，也可以根据具体的需求进行调整和定制。
院校档案分类方案
大学档案分类方案依照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作标准》，结合我校实际，特制定大学档案分类方案，作为尔后我校综合档案室各类档案分类的依据。
一、类目的划分与标识（一）一级类目的划分与标识一级类目是档案实体分类的最高层位。
依照高等学校档案产生的领域范围，结合档案记叙的内容性质，将全宗内档案分为十二个一级类目，其名称、标识符号和要紧内容如下：1、DQ党群：要紧包括学校党群部门形成的文件材料。
2、XZ行政：要紧包括行政职能部门形成的文件材料。
3、JX教学：要紧包括教学治理和教学科研实践活动中形成的文件材料。
4、KY科研：要紧包括科研治理和科研实践活动中形成的文件材料。
五、CP产品生产与科技开发：要紧包括产品生产、科技开发治理及活动进程中形成的文件材料。
6、JJ基建：要紧包括基建治理和项目建设中形成的文件材料。
7、SB仪器设备：要紧包括仪器设备治理和仪器设备申请购买、开箱验收、安装调试、治理利用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
8、CB出版：要紧包括出版工作治理和出版活动中形成的文件材料。
9、WS外事：要紧包括外事工作和外事活动中形成的文件材料。
10、CK财会：要紧包括财务工作治理和会计核算活动中形成的文件材料。
11、SJ上级文件：要紧包括上级机关普发性、非指导性、非指令性的、具有查考价值的文件材料。
12、SX声像：要紧包括学校在教学、科研、治理等活动中形成的具有保留价值的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、幻灯片等不同载体的文件材料。
13、SW实物档案：要紧包括学校各单位集体和个人受到省级以上表彰取得的各类奖状、奖牌、奖杯和具有保留价值的各类实体物件等。
一级类目的标识，采纳类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如"XZ"即"Xing Zheng"（行政）的简称。
（二）二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分。
其标识采纳“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依层次累计为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
某中小学校档案分类编号办法解释(ppt 54页)
9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材 料、建筑材料试验报告 10、隐蔽工程验收记录 11、工程事故处理报告 12、设备和管线调试、调压、试运转记录 13、工程质量检查评定文件 14、竣工验收文件 15、竣工图 16、工程预、决算书 17、查勘鉴定文件 18、维修文件 19、其它文件
C、管理类档案目录
A2．7 运行记录及重大事故分析处理报告。
A2．8 大修计划、记录及变更文件。
A2．9 报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果。
A2．10 技术、质量上的异议和处理结果材料。
(六)会计类
序 号
归档范围
1 上级有关财务会计工作的文件材料
2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等
3 财务档案移交清册
短期 长期 短期 短期 短期 短期 短期
（1）重要的
24
指导学生课外活动（文艺、美术、科技）的计 划、措施、获奖情况及总结
（2）一般的
25 本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等）
26
学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比 赛成绩）
27 初中毕业升学体育考试成绩统计
长期 长期 长期 长期 短期 永久 短期 长期
（二）学籍类
主要包括： 学籍卡片 毕业生登记表 去向跟踪调查表 转学休学退学开除报批表等
（三）教学类 主要包括：反映教学管理、教学实践、教学研究、德 育教育、课堂教学、教师队伍建设、教材和外事交流 等活动中形成的文件材料
教师成长档案包括： 自我简介，个人成长三年规划，主要荣誉，获奖或 发表论文，公开或研究课，精品教案，教科研，教 育教学案例，所教得意学生成就或成果，教学成绩， 政治业务笔记等
件材料
学校档案资料参考分类
学校档案资料分类要全面提高办学水平，必须向科学管理要质量，建好教导处工作档案是科学管理学校的途径之一。
建好教导处工作档案，必须与学校各项工作结合起来，对工作中形成的资料，按内容性质编目登记，分门别类，整理归档。
一、学生类1、《新生录取名册》：包括每年一年级新生由镇、县审批名册以及学籍呈报名册。
2、《在校学生花名册》：包括在校学生、性别、年龄、民族、出身、家庭住址、家长、入学时间、政治面貌、毕业时间等，每年一册，第一页为综合统计。
3、《学籍表》：每年学生从入学到毕业，全程记载其学习情况，每人一张表，。
4、《评优先登记表》：包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀少先队员等，每学期或每学年一统计，按各年级各班填写，便于比照分析。
5、《学困生登记册》：按年级分班填写，包括学生年龄、性别、家长、工作单位、主要问题、帮教措施等。
6、《适龄儿童登记名册》：小学登记6—11岁。
7、8、《休、转、复、退学登记册》：随时记录便于掌握学生流动情况。
9、《享受免费教科书学生花名册》：一学年一登记、一统计。
10、11、毕〔结〕业呈报名册：包括登记表和统计表，一年一册。
12、毕〔结〕业证书存根：一年一册。
二、教师类13、《教师简明情况登记表》：主要掌握教师自然情况，便于管理、使用、教育、提高。
14、《学校基本情况统计表》：包括学生数、班级数、任课教师数，其中男女数，学历情况，教龄情况，一年一统计，长期保存，便于总结学校发展情况，写好校史。
15、《教职工考勤簿》：天天记录，定期统计，累计每个教职工的出、缺席情况，分别记入各自档案。
16、《教师工作量统计表》：重点存入学校总课程表和教师授课一览表，分学期统计，便于了解教师承担工作量情况。
17、《教师调串课登记簿》：以“调课卡”适时调课，学期统计，记录教师因病因事调串课节数，计算教师工作量。
18、《教师业务档案》：包括教师的基本情况，来校年月日，每学期所任课程、班级和节数，每学期考勤情况统计，进修计划及考核情况，每学期教学工作计划，备、教、改检查情况及工作总结、报纸杂志发表的文章、获奖论文、评先评优、证书材料每人立一户头便于查阅。
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学校档案分类编号办法
（一）一级类目的设置
设置十个一级类目，即管理类；学籍类；教学类；校舍类；设备仪器类；会计类；教职工类；照片类；声像类；实物类。
学校亦可根据具体需要增减一级类目。
（二）二级及二级以下类目的设置
1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年度设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限设置。
2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二级类目，按项目设置三级类目。
3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目，按单台（套）设备仪器设置三级类目。
4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。
5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。
7、实物类档案按其种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。
第五条档号的编制
档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。
（一）全宗号
（二）类目号
1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、XJ：学籍、JX：教学、XS：校舍、SB：设备仪器、KJ：会计、JG：教职工、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类。
2、管理、学籍、教学、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写；校舍、设备仪器类档案，其项目有代号的，一般应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采用阿拉伯数字编写。
3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。
4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。
（三）件（案卷）号的编制
1、管理、学籍、教学、照片、声像、实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。
2、校舍、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。
3、会计类档案中的财务报告按“大流水”形式编写件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止件（案卷）号。
（四）间隔号
1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。
2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。
第六条档号示意
（一） GL2006·1—001
件或卷号
保管期限代号
年度代号
管理类代号（二） XJ2006—001
件或卷号
年度代号
学籍类代号（三） XS2·1—001
件或卷号
教学楼代号
基建类代号
校舍类代号
（四） KJ3·2006—001
件或卷号
年度号
凭证类代号
会计类代号
（五） ZP2006·1—00001
件号
保管期限代号
年度代号
照片类代号
（六） SW1·2006—001
件号
年度代号
荣誉证书类代号
实物类代号
第七条档案实体排列
（一）档案实体一般可按管理类、学籍类、教学类、校舍类、设备仪器类、会计类、教职工类、照片类、声像类、实物类等大类顺序排列。
（二）各大类内按下列顺序排列
1、管理、学籍、教学类档案分别在大类内按年度、保管期限、问题顺序排列。
即把同一大类的档案首先按年度分别排列，在各年度内，按永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按问题顺序排列。
2、校舍、设备仪器类档案，分别在大类内按属类、项目（一项工程、一台设备仪器、一个课题）顺序排列。
3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等二级类目分
别排架；在二级类目中分别按年度顺序排列。
4、照片类档案按年度、保管期限、问题顺序排列。
5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度顺序排列。
第八条教职工档案的类目设置、档号编制与实体排列等执行国家有关规定。
第九条本办法由青岛市档案局、教育局负责解释。
第十条本办法自发布之日起执行。
的风是有灵性的，依着风的眼眸，我看到了那一株株桃花读信的倩影，在桃林深处，紫色的青藤爬满那个小屋。
我的小城，桃花已然开成海，像是一场粉色的春梦。
是否，可以赴一场最美的相逢，如是，便不负曾经许下的约定。
守住心底最美风景，是一种风度，一种期望。
让心，随花儿轻舞，让梦，随蝶儿翩跹。
等一缕柔风载满诗意，落满我的小院，好想，牵着你的手走在花开的路上，临摹又一个春的相遇，陌上绿色蔓延，让深情的诗句落在眉弯，打开灵魂的心门，写尽情意绵绵。
春雨如丝，暖了一季寒凉露出温暖，碧水映蓝天，云朵儿似乎摸到嫩草尖尖。
花香十里，暗香盈袖。
我们微笑着，不说话，就十分美好。
生命里，总会有一些人，渐行渐远，偶尔想起，却只是停留在文字里，那一抹淡淡的回忆。
唯有春天，总那么诗意明亮，始终晕染着眉心，让涩涩的往事随风，让一些温暖的记忆温润着心房。
珍惜眼前的幸福，紧握手中的暖意，面向青山绿水，一路微笑，一路行走……
情暖山水间，盈一份诗意于心田，以云的飘逸轻盈过往，以花的姿态拥馨香满怀，以文字的杯盏邀约一曲细水长流。
煮一壶春色，与时光对语。
窗前，柳枝儿发芽，玉兰含苞，时光一直绕指馨香。
心念如这徐徐春风，荡漾成一片流云。
春落人间，一种别样的景致美了心境，所有的疲惫与忧愁也随风而去，微笑着面对生活，用内心的那份热情，那份纯真来经营生活，来创造幸福，何尝不是一种快乐？我的流年，风过，红尘入画；雨落，缠绵入心。
行走在春天里，眼里满是明丽与清澈，一树一树的花开，细碎而芬芳；一片一片的绿地，静美而清新。
嗅着阳光的味道，把自己置身于大自然中，真好！只要心足够明媚，纵然有小小的阴霾也无妨。
我们一路走来，沿途总会有美丽的风景。
于喧嚣红尘中，守着心灵的一方山水。
不乱于心，不困于情，不畏将来，不念过往。
春水初生，耐人寻味。
春雨如丝，丝如媚，绵绵的不着一点儿声息。
踏春而去，不知是哪一处的红尘山水在心间已布满了雅致，心如花开，一朵娴雅的光阴，柔软着眼角的笑意，置身于安暖的春天，一抹浅喜，一怀深爱。
一颗心，便在另一颗心的相随里静好。
春光无限温柔地洒满山川，我愿，生命里所有的远方，都开满春天的芬芳，待一轮明月悄悄爬上西窗，归来的都是安详。
三月，阳光明媚，草色青青，小鸟儿也灵动了起来，叽叽喳喳唱着春天的歌。
这样的日子，适合出去走走，吹吹风，赏赏春天的美景，放松一下身心，这也是一种快乐。
其实，人生就像一场旅行，也许在旅程中我们会拥有某些东西，也会失去一些东西。
但无论怎样，我们一样在阳光下灿烂，风雨中奔跑，做自己的梦，走自己的路。