法务档案管理制度
法务相关管理制度
法务相关管理制度一、总则为加强公司法务工作的管理，保障公司的合法权益，维护公司的声誉，提高公司运营的合规性和风险防范能力，在公司领导的支持下，制定本管理制度。
二、法务管理目标1. 遵守法律法规，确保公司业务活动的合法性和合规性；2. 预防和控制公司的法律风险，保障公司的合法权益；3. 为公司的决策提供法律意见和风险评估，提升公司的决策效率；4. 建立良好的法律合作关系，提供优质的法律服务支持；5. 建立高效的法律工作机制，提升法务团队的工作效能。
三、法务管理机构公司设立法务部，法务部负责制定和实施公司的法务管理制度，保障公司的合法权益。
四、法务部职责1. 制定和完善公司的法务管理制度和流程；2. 提供法律咨询服务，为公司的决策提供法律意见和风险评估；3. 审查公司的合同和文件，确保合同和文件的合法性和合规性；4. 督促公司各部门开展法律培训，提升员工的法律意识和合规素养；5. 跨部门协调和处理法律纠纷，维护公司的合法权益；6. 建立法律风险管理制度，预防和控制公司的法律风险。
五、法务部工作流程1. 收集和分析法律信息，了解各项法律法规的最新动态；2. 根据公司的具体情况，制定和完善公司的法务管理制度；3. 为公司的决策提供法律意见和风险评估，评估公司面临的法律风险；4. 审查公司的合同和文件，确保合同和文件的合法性和合规性；5. 开展法律培训，提升员工的法律意识和合规素养；6. 处理公司的法律纠纷，跟踪纠纷的进展，保障公司的合法权益。
六、法务部工作要求1. 严守法律法规，不得违法违规；2. 精通法律知识，具有较强的法律分析能力和法律风险评估能力；3. 具有良好的沟通协调能力和团队合作精神；4. 具有高度的责任感和保密意识，不得泄露公司的商业机密。
七、法务部工作机制1. 建立健全的法务管理制度和流程，确保法务工作的有序开展；2. 定期召开法务部例会，总结和评估法务工作的进展情况，并提出改进意见；3. 协调公司各部门的法务工作，加强法务部与各部门的合作和沟通；4. 建立法务工作档案，保存法律文件和法律文书，防止丢失和篡改。
法务部管理制度
法务部管理制度一、总则法务部作为公司的重要职能部门，承担着保障公司合法合规运营、防范法律风险、维护公司权益的重要职责。
为了规范法务部的工作流程，提高工作效率，确保法务工作的质量和效果，特制定本管理制度。
二、法务部的职责与权限1、法律咨询与建议为公司各部门提供日常法律咨询服务，解答法律问题，提供专业的法律建议，确保公司的经营管理活动符合法律法规的要求。
2、合同管理（1）负责起草、审核、修订各类合同、协议等法律文件，确保合同条款的合法性、完整性和有效性。
（2）监督合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的法律问题。
3、法律风险防控（1）参与公司重大经营决策，对决策事项进行法律风险评估，提出风险防范措施和建议。
（2）建立和完善公司法律风险防控体系，定期开展法律风险排查和评估工作。
4、法律纠纷处理（1）代表公司处理各类法律纠纷，包括协商、调解、仲裁和诉讼等，维护公司的合法权益。
（2）对已发生的法律纠纷进行总结和分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷的再次发生。
5、法律培训与宣传（1）组织开展法律培训活动，提高公司员工的法律意识和法律素养。
（2）宣传公司的法律政策和规章制度，营造良好的法治氛围。
三、法务人员的任职要求与职责1、任职要求（1）具备法律专业本科及以上学历，通过国家司法考试，取得律师执业资格证书者优先。
（2）具有扎实的法律专业知识和丰富的实践经验，熟悉公司相关法律法规和政策。
（3）具备良好的沟通能力、协调能力和团队合作精神，工作责任心强，严谨细致。
（4）具有较强的分析问题和解决问题的能力，能够独立处理法律事务。
2、职责（1）遵守公司的各项规章制度，保守公司机密。
（2）按照本管理制度的要求，认真履行工作职责，按时完成工作任务。
（3）不断学习和掌握新的法律法规和政策，提高自身的业务水平和工作能力。
四、工作流程与规范1、法律咨询流程（1）公司各部门提出法律咨询需求，填写法律咨询申请表，说明咨询事项的背景、问题和要求。
公司法律文书档案管理制度
公司法律文书档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司法律文件档案管理工作，保障公司法务工作的顺利进行，提高公司法律风险防控能力，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门的法律文件档案管理工作。
第三条公司法律文件包括但不限于合同、协议、法律意见书、裁定书等，适用于所有形式的法律文件。
第四条公司法律文书档案管理应当遵循法律法规、公司规章制度的规定，加强合规意识，做到规范、便捷、高效。
第二章法律文书档案管理的组织机构和职责第五条公司设立法律文书档案管理委员会，负责公司法律文书档案管理工作。
第六条法律文书档案管理委员会成员由公司领导任命，包括公司法务部门负责人、行政部门负责人、资讯部门负责人等。
第七条法律文书档案管理委员会的职责包括但不限于：1. 负责制定公司法律文书档案管理制度和规范；2. 审批公司重要法律文书的存档和归档计划；3. 监督公司各部门的法律文书档案管理工作；4. 协调解决公司法律文书档案管理中的重大问题。
第八条公司各部门应当设立法律文书档案管理岗位，具体负责本部门的法律文书档案管理工作。
第九条公司法务部门是公司法律文书档案管理的主要承办机构，负责公司法律文书的登记、存档、归档、借阅和销毁工作。
第十条公司资讯部门负责公司法律文书档案的信息化管理工作，包括但不限于文件库建设、电子文档管理和归档等。
第三章法律文书档案管理的流程第十一条公司法律文书档案的流程包括登记、存档、归档、借阅和销毁。
一、登记1. 公司各部门应当及时将收到的法律文书登记在公司法律文书档案管理系统内，并编号。
2. 登记内容应包括法律文书名称、文书类型、文号、发文单位、收文日期等信息。
二、存档1. 存档指将法律文书保存在公司法律文书档案室内，确保文书的原始性和完整性。
2. 存档时间为法律文书签收之日起计，具体根据公司规定的存档期限进行保存。
三、归档1. 归档指将存档的法律文书按照一定的分类标准整理归档，并制定归档目录。
2. 归档内容应当包括文书名称、文号、存档日期、归档位置等信息。
法务部文件归档制度范本
法务部文件归档制度范本一、总则第一条为加强法务部文件的管理，规范文件归档工作，保障文件的安全、完整和可用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于法务部在工作中产生的各类文件归档管理工作。
第三条法务部文件归档工作应遵循真实性、完整性、及时性、安全性的原则。
二、文件归档范围和分类第四条文件归档范围包括：1. 法务部制定的各类规章制度、政策文件；2. 法务部与其他部门签订的合同、协议等法律文件；3. 法务部收到的各类来文、函件、电子邮件等；4. 法务部发出的各类文件、函件、电子邮件等；5. 法务部内部会议记录、工作总结、工作报表等；6. 其他具有保存价值的文件资料。
第五条文件应按照内容、形式和来源等进行分类，具体分类方案由法务部制定并报公司档案管理部门备案。
三、文件归档要求第六条文件归档应遵循以下要求：1. 文件应使用统一的文件格式和印章，字迹清晰，表述准确；2. 文件应注明密级、保密期限、紧急程度等标识；3. 文件应按照分类方案进行归档，目录清晰，便于查找；4. 文件归档应填写归档登记表，记录文件的基本信息；5. 文件归档应确保原件和复印件、电子文件和纸质文件齐全、一致；6. 文件归档应及时，不得拖延或遗漏。
四、文件归档流程第七条文件归档流程如下：1. 文件产生部门对文件进行审核、审批；2. 文件产生部门将审批通过的文件交法务部；3. 法务部对文件进行归档，填写归档登记表；4. 法务部将归档文件整理、装订、编号，并存放于指定的档案柜或档案室；5. 法务部定期对归档文件进行查阅、复制、借阅等操作，并做好相关记录；6. 法务部对归档文件进行定期检查、维护，确保文件的安全、完整和可用。
五、文件归档管理人员的职责第八条法务部负责人为本部门文件归档工作的第一责任人，负责对文件归档工作的组织和监督。
第九条法务部档案管理人员负责具体实施文件归档工作，履行以下职责：1. 负责文件归档的接收、审核、登记、归档；2. 负责文件归档资料的整理、装订、编号、存放；3. 负责文件归档资料的查阅、复制、借阅等操作；4. 负责文件归档资料的定期检查、维护；5. 负责文件归档资料的统计、报告工作；6. 履行其他与文件归档相关的职责。
医院法务档案管理制度
医院法务档案管理制度第一章总则第一条为了规范医院法务档案的管理工作，保障医院法务工作的正常开展，提高法务工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院所有法务档案的管理工作，包括但不限于合同、诉讼、仲裁、行政、人事等法律事务的档案。
第三条医院法务档案管理工作应遵循以下原则：（一）合法性原则：法务档案管理工作必须符合国家法律法规和医院规章制度的要求。
（二）真实性原则：法务档案应真实反映法律事务的全过程，不得篡改、伪造。
（三）完整性原则：法务档案应完整保存，不得遗漏。
（四）保密性原则：对涉及医院秘密和个人隐私的法务档案，应严格保密。
（五）便于利用原则：法务档案应便于查阅、使用，提高工作效率。
第二章档案收集与归档第四条法务档案的收集范围：（一）合同类档案：包括与医院业务相关的各类合同、协议、备忘录等。
（二）诉讼、仲裁类档案：包括诉讼、仲裁案件的起诉状、答辩状、判决书、仲裁裁决书等。
（三）行政类档案：包括行政监管、行政处罚、行政许可等文件。
（四）人事类档案：包括与员工签订的劳动合同、解除劳动合同协议、员工培训、考核、奖惩等相关文件。
（五）其他法律事务档案：包括法律咨询、法律意见书、法律培训等相关文件。
第五条法务档案的归档要求：（一）归档时间：法务档案应在法律事务完成后一个月内归档。
（二）归档材料：归档材料应齐全、完整，包括正本、副本、电子版等。
（三）归档手续：归档材料应由法务部门负责人审核，报分管领导批准后，填写归档登记表，办理归档手续。
第三章档案保管与利用第六条法务档案的保管：（一）法务档案应按照档案类别、时间顺序进行分类存放，确保档案的整洁、有序。
（二）法务档案的存放应选择干燥、通风、防潮、防火、防盗的场所。
（三）法务档案的保管应指定专人负责，定期检查、维护。
（四）法务档案的保管期限应按照国家档案管理部门的规定执行。
第七条法务档案的利用：（一）查阅法务档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、范围、期限。
法务部诉讼档案管理制度
一、目的和依据为加强法务部诉讼档案管理，确保诉讼档案的完整、准确、安全，提高工作效率，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及公司相关规章制度，制定本制度。
二、管理范围本制度适用于公司法务部涉及的所有诉讼档案，包括但不限于：1. 民事诉讼档案；2. 行政诉讼档案；3. 刑事诉讼档案；4. 仲裁案件档案；5. 其他涉及诉讼的档案。
三、档案分类及编号1. 档案分类：根据诉讼类型、案件性质、案由等因素，将诉讼档案分为以下类别：（1）民事案件档案；（2）行政案件档案；（3）刑事案件档案；（4）仲裁案件档案；（5）其他诉讼档案。
2. 档案编号：按照类别设立编号，具体如下：（1）民事案件档案：XX法民字第XX号；（2）行政案件档案：XX法行字第XX号；（3）刑事案件档案：XX法刑字第XX号；（4）仲裁案件档案：XX法仲字第XX号；（5）其他诉讼档案：XX法其他字第XX号。
四、档案收集与整理1. 档案收集：法务部负责收集诉讼过程中的所有文件，包括但不限于：（1）起诉状、答辩状、上诉状等诉讼文书；（2）证据材料；（3）庭审笔录；（4）判决书、裁定书、调解书等法律文书；（5）其他相关文件。
2. 档案整理：收集到的档案按照以下要求进行整理：（1）按照档案分类、编号顺序排列；（2）对档案进行编号、装订；（3）填写档案目录、封面；（4）对档案进行鉴定、剔除。
五、档案保管与使用1. 保管：法务部负责诉讼档案的保管工作，具体要求如下：（1）档案室应保持通风、干燥，避免阳光直射；（2）档案柜应定期清洁、消毒；（3）档案存放应按照类别、编号顺序排列；（4）档案应采取防潮、防霉、防虫、防鼠等措施。
2. 使用：诉讼档案的使用应遵循以下原则：（1）查阅档案需经法务部负责人批准；（2）查阅档案时，需填写查阅登记表；（3）查阅档案后，应及时归还，不得擅自复印、拍照、借阅；（4）涉及国家秘密、商业秘密的档案，不得擅自查阅、复制。
法务档案的管理制度
法务档案的管理制度一、总则为规范和强化法务档案管理工作，提高法务档案的整理、保管和利用效率，促进公司法务工作的科学化、规范化和制度化，特制定本法务档案管理制度。
二、管理范围本法务档案管理制度适用于公司内所有与法务相关的档案管理工作，包括法务合同、诉讼案卷、法律文件、法律研究资料等。
三、管理责任1. 公司领导层负责法务档案管理工作的统筹和指导。
2. 法务部门负责具体的法务档案管理工作，包括档案的整理、归档、保管和利用等工作。
3. 公司全体员工都应当遵守法务档案管理制度的规定，依法妥善处理法务档案。
四、档案的分类及管理1. 档案的分类（1）法务合同档案：包括公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类法律文件；（2）诉讼案卷：包括公司参与的诉讼、仲裁案件的相关文件；（3）法律文件：包括国家法律法规、政策文件等；（4）法律研究资料：包括法务部门的研究报告、案例分析等。
2. 档案管理（1）档案的整理：对各类法务档案进行分类、编号、归档，建立档案目录和案卷目录；（2）档案的保管：建立档案保管制度，确定档案保管人员，保管人员负责档案的安全保管和保密工作；（3）档案的利用：合理调配法务档案资源，提高档案利用率，便于查阅和使用。
五、档案的处理1. 档案的采集法务部门负责对法务相关的文件、资料进行采集，并建立档案清单。
2. 档案的整理（1）法务档案一般按照时间顺序进行整理，保证档案的连续性和完整性；（2）档案整理过程中，应当根据档案的重要性、保密级别等进行分类、标注。
3. 档案的存储（1）对于电子文件，设置专门的网络存储空间，进行定期备份和加密保护；（2）对于纸质文件，设置专门的档案室，进行防火、防盗、防潮等措施。
4. 档案的保密（1）法务档案的保密级别根据文件内容和涉密程度确定，对机密档案要进行加密处理；（2）严格控制档案的查阅和复制，确保档案的安全保密。
六、档案的利用1. 查阅规定（1）员工可根据工作需要向法务部门提出档案查阅申请；（2）档案查阅需提供必要的证明文件，经过合法审批。
法务档案管理制度
第一章总则第一条为规范法务档案管理，确保法务档案的完整、准确、安全，提高法务工作效率，根据国家有关法律法规和公司规章制度，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及法务活动的档案管理，包括但不限于合同、协议、法律文件、诉讼材料、仲裁材料、内部管理制度等。
第三条法务档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保法务档案的完整性，不得遗漏、损毁、篡改档案资料。
2. 准确性原则：确保法务档案的准确性，档案内容应与实际法律文件相符。
3. 安全性原则：确保法务档案的安全，防止档案资料泄露、丢失或被非法使用。
4. 效率性原则：提高法务档案管理效率，确保法务工作顺利进行。
第二章组织机构与职责第四条公司设立法务档案管理领导小组，负责法务档案管理的组织、协调和监督工作。
第五条法务档案管理领导小组的主要职责：1. 制定和修订法务档案管理制度。
2. 组织实施法务档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 监督检查法务档案管理的执行情况。
4. 负责处理法务档案管理的重大事项。
第六条法务部门设立法务档案管理员，负责法务档案的具体管理工作。
第七条法务档案管理员的主要职责：1. 负责法务档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 负责法务档案的检索、查询、统计、分析等工作。
3. 负责法务档案的保密工作。
4. 负责法务档案管理制度的执行和监督。
第三章档案收集与整理第八条法务档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集的档案资料应包括法律文件的原件、复印件、电子版等。
2. 准确性：收集的档案资料应准确无误，与实际法律文件相符。
3. 及时性：收集的档案资料应及时归档，不得延误。
第九条法务档案的整理应遵循以下原则：1. 分类整理：根据档案的性质、类别、时间等因素进行分类整理。
2. 编号归档：对整理好的档案进行编号，建立档案目录。
3. 标题规范：档案标题应规范、简洁、明了，便于检索。
第十条法务档案的归档应遵循以下原则：1. 及时归档：法务档案应在法律文件形成后的规定时间内归档。
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商标、专利、著作权
综合部法务
档案室
永久
机密
诉讼
公司
各类诉讼材料
综合部法务
档案室
十年
秘密
内部往来
部门
公司内部与综合部法务发生的外来文件
综合部法务
档案室
三年
一般
外部往来
公司
外协单位及外部单位、机构与综合部法务文件往来
综合部法务
档案室
三年
一般
4.2.1所有档案一律由综合部法务档案管理人员接收、整理、归档
4.2.9档案管理人员在档案材料齐全情况下，应当立即整理、归档，并制作相关台账，每份档案归档归档，应当在档案封面处填写编号，并在档案封二处详细填写档案内容，份数、页数，并标注原件或复印件、传真件、电子档。每个季度应当对再上一季度完整存档的档案进行装订。
4.3.1档案编号规则
4.3.1.1合同档案编号规则：公司主体名称—部门名称—年度及合同版本—流水号
编制
审批
存档
综合部法务
档案资料查阅单
查阅人：
查阅时间：
查阅档案名称：
查阅文件名称：
查阅事由：
部门意见：
是否需要复印： 是 □ 否 □
复印份数及张数：
总经理批示：
文件销毁登记表
编号：
申请销毁部门
申请人
销
毁
原
因
审批人
销毁执行人
监销人
销毁时间
2011年7月24日
销毁文件名称
销毁文件编号
数量
备注
3.1综合部法务负责*****上述档案的统一管理，并指定档案管理专员具体负责相关文书、资料档案的接收、收集、整理、立卷、副本制作、保管工作，档案管理直接责任人为综合部法务负责人。
档案类别
档案
级别
基本范围
保管责任部门
保管
地点
延续保存期限
密级
合同
公司
各类合同、协议
综合部法务
档案室
十年
秘密、机密、绝密
知识产权
财务部
财务合同
*****-CW-160101-001
品牌部
品牌部合同
*****-PP-160101-001
电商部
电商部合同
*****-DS-160101-001
市场销售部合同
市场销售部合同
*****-SCXS-160101-001
产品部服装
服装合同
*****-CP-F-160101-001
服装辅料
*****-CP-FF-160101-001
*****
4.3.2.2部门编号：
部门名称
使用编号
综合部
ZH
财务部
CW
市场销售部
SCXS
产品部
CP
4.3.2.3根据现有公司部门合同编码列表如下：
综合部
综合部法务合同
*****-ZH-FW-160101-001
综合部劳动合同
*****-ZH-LD-160101-001
综合部行政后勤合同
*****-ZH-HQ-160101-001
4.2.2档案管理人员在接收相关档案时应当建立书面台账，由档案移交人签字确认，并且每月将书面台账转换为电子台账。
4.2.3业务部门不得私自存放合同、商标、专利、著作权等档案原件，原件在具体业务完成七日内应当提交综合部法务档案管理人员处并在相关台账上登记签字。
4.2.4档案管理人员在接收档案时应当审核档案的完整性，对于档案材料不完整、不真实的，应当当场说明，并要求整改，对于可以先行保存的部分档案应当先行放在临时保管柜，并且及时要求并追回其他相关材料以便归档。具体业务部门在档案管理人员要求下应当于三个工作日内整理齐全相关档案提交综合部法务，对于丢失档案的，应承担相关责任。
服装辅料开发
*****-CP-FFK-160101-001
产品部鞋类
鞋类合同
*****-CP-X-160101-001
鞋类辅料
*****-CP-XF-160101-001
鞋类辅料开发
*****-CP-XFK-160101-001
4.3.2.4合同版本编号：
合同版本
使用编号
我司范本
A
我司草拟或出具的合同
4.3.1.2合同档案流水号=小部门代号、月日、合同立项序列号、合同类型编号
4.3.1.3其他档案编号规则：公司主体名称—文件类型—年度—流水号
4.3.1.4其他档案流水号=文件原始编号
4.3.1.5小部门代号由各中心拟定，送综合部法务备案。
4.3.2编号
4.3.2.1公司编号
公司名称
使用编号
*****
B
对方草拟或出具的合同
C
对方范本
D
4.3.2.5文件类型：
文件类型
使用编号
商标
SB
专利
ZL
著作权
ZZ
诉讼
SS
档案密级
审批程序
一般ห้องสมุดไป่ตู้
申请人-〉部门负责人-〉法务
秘密
申请人-〉部门负责人-〉法务-〉总经理
机密、绝密
申请人-〉部门负责人-〉法务-〉总经理
7.1《档案资料查阅单》
7.2《文件销毁审批清单》
审核
单位名称
*****
密级
一般
文件编号
*****/ZH-FW-DA-2016001
文件名称
法务档案管理制度
版本编号
第一版，第0次修改
页 数
8页
1.1为了规范企业的档案管理，便于档案的查阅，并确保文件档案的安全性特制定本制度。
2.1本制度适用于*****合同档案；商标、专利等知识产权档案；诉讼档案；公司内部与综合部法务发生联系的往来文件如：通知、决定、会议纪要、内部联络单、申请、财务报表、凭证等；外协单位及外部单位、机构发给我司的函件、通知、决定等。