电子文件的生命周期与质量控制

电子文件的生命周期与质量控制屠跃明内容摘要本文从研究传统文件生命周期入手，对电子文件的生命周期进行了比较分析，明确将电子文件生命周期前移到电子文件管理系统的设计之中，提出了电子文件的全过程管理，对电子文件生命周期中的各个环节进行控制，进而把握和提高电子文件的质量。

关键词电子文件生命周期质量控制一、对电子文件的几点认识1.电子文件是社会发展和信息技术进步的时代标志与产物随着计算机与网络技术的成熟应用，人类的各项活动已经越来越离不开计算机，特别是电子技术在公务和商务等各个方面的广泛应用（电子政务、金融、ERP、ARP等管理系统平台），使电子文件在社会各个领域的广泛出现成为社会发展的必然。

在当今社会各项活动中，电子文件已经成为人类信息流通的主要形态，档案工作者必须清醒地认识到这种变化是不可逆转的，是不以档案管理者的意志为转移的，因此应以理智的心态来面对这种趋势和变化。

2.电子文件对传统档案工作的挑战电子文件并没有改变从文件到档案的基本属性，但是从文件到档案转变的过程中，电子文件的载体形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都发生了根本性的变化。

这种变化使原有传统的档案文件管理理念必然受到冲击，同时也为档案工作的发展带来巨大的机遇和挑战。

原国际档案理事会秘书长查尔斯·凯斯凯姆蒂先生把这种以适应大规模的文件生成和进入电子文件时代为特征的变革称为“20世纪的档案革命”，美国档案学家戴维·比尔曼先生把电子文件出现而造成的变化称之为“重新创造档案”。

3.电子文件的描述电子文件是通过电子计算机进行操作、处理和传输的文件，电子文件的类型有文本文件、图像文件和数据文件等多种形式。

许多使用者常常误认为电子文件就是单一的文本文件或是图像文件，其实这只是电子文件被认知的表面部分，常规的电子文件是由文件内容信息和元数据（保存描述信息）共同构成，国际档案管理专家把电子文件中的文件与元数据关系形象地比喻为信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

4.电子文件的特性电子文件具有信息的共享性（借助网络平台能被所有利用者使用）、利用便利性（传递速度快、高保真且不受地域限制）、设备依赖性（信息的非人工识读性）、系统环境依赖性（系统平台之间的兼容性）、信息的可变性（易更改、可复制）、信息的物理结构与逻辑结构关系的复杂性等等。

对于上述各项电子文件特性的了解和认知，对今后电子文件的管理十分重要。

5.电子文件存在的主要问题任何新生事物的产生必然伴随着困扰它的问题存在，而对这些问题的研究解决恰恰是事物进步和发展的体现。

电子文件与传统纸质文件具有相同的功效，于是作为文件的存在和使用，电子文件的真实性、完整性和有效性问题迎面而来，这是作为各项管理和信息传递的基本要求，这些问题如不能解决，必然直接影响电子文件被作为文件的广泛使用。

在此基础上，电子文件作为各项活动记录保存社会记忆，电子文件的安全性问题和长期有效保存问题是不容忽视的重要问题。

因此，寻求对存在实际问题的解决思路和方法，是消除电子文件管理隐患的有效途径。

二、传统文件生命周期分析档案学的基础理论由文件生命周期理论、文件价值理论和档案全宗理论等组成。

结合这些理论先来分析传统文件的生命周期过程。

1.传统文件生命周期的四个阶段文件生命周期的理论由来已久，但最早的文件生命周期是从文件的现行使用阶段开始，当时只有现行使用、阶段保存和永久保存3个阶段。

直到20世纪中期，国际档案界发现了文件的形成阶段，并将文件生命周期的时间前移，变成了4个阶段一直延续至今。

文件生命周期理论与文件价值理论密不可分，每一阶段都是文件自身从被赋予价值到不同价值大小的直接体现，而在生命周期的不同环节当中文件的存放地点也自然按照规律进行转变。

如图1所示，图中所指第一价值是指文件形成者和文件内容涉及者对档案信息的利用；第二价值是指外界（第三者）对档案信息的利用。

图1 传统文件生命周期各阶段情况2.传统文件在生命周期中的运动规律文件在生命周期的各个阶段中进行着有规律的运动，如图2所示。

每个阶段之间都有明显的界限，文件从形成过程开始，经过签名盖章才使文件正式生效并具有价值；现行使用的文件经过文件鉴定之后，才能区分出有价值文件归档备存，将无价值文件予以剔除；符合保管年限（满20年）的档案进行再次鉴定后，将最有价值的全宗档案移交档案馆，作为国家记忆进行安全保存和满足社会利用。

图2 传统文件运动规律3.传统文件生命周期中不同阶段的相互关系文件是各项工作的副产品，只要开展工作就必然会产生文件。

因此所有工作的工作对象就是文件，同理，档案工作的工作对象是档案案卷，档案馆工作的工作对象是一个个档案全宗。

从文件——案卷——全宗是同一事物的不同阶段，揭示了同一事物不同阶段的递进关系（当然每一次递进是有条件限制的），所以从档案馆工作——单位档案工作——各项工作之间都是密切相关的，前期的工作好坏将直接影响到下一环节的工作质量。

在归档环节中将已经办理完毕的文件、具有保存价值的文件（文件鉴定）、系统整理并保持有机联系的文件，按照要求完成文件——档案的递进；在档案进馆环节中将一个立档单位各类档案的集合、具有长久保存价值的档案（档案鉴定）、符合规定年限的档案、经过系统整理编目可查的档案，按照规定完成档案——全宗的递进。

工作与文件的具体相互关系如下图所示：图3 工作与文件之间的相互关系三、电子文件生命周期分析1．电子文件生命周期的阶段划分方法在传统文件生命周期理论基础上，电子文件生命周期又有了新的发展。

尽管有不同的划分方法，但总体上是将电子文件的生命周期再次前移，也就是将电子文件生命周期前移到电子文件的概念（设计）阶段。

图4 电子文件生命周期的划分方法比较图4所列电子文件生命周期的不同划分方法，笔者倾向于国际档案理事会1997年在《电子文件管理指南》中的3个阶段划分方法，即电子文件形成阶段与传统文件生命周期相同，把传统文件生命周期中的现行使用、阶段保存和永久保存3个阶段统一整合为电子文件的维护阶段，唯一不同的是在电子文件形成阶段之前增加了一个的概念（设计）阶段，使电子文件的生命周期再一次向前移。

正如中国人民大学冯惠玲教授所阐述：对电子文件生命全程的管理和监控措施应该延伸到电子文件管理系统的设计之中。

2．电子文件生命周期的三个阶段图5 电子文件生命周期三阶段通过图5比较得知，电子文件生命周期的概念（设计）、形成和维护3个阶段实际上反映了电子文件管理系统研制、电子文件产生和电子文件管理的不同过程，在不同阶段其工作内容、工作目的和工作所涉及相关人员均不相同。

四、电子文件质量的掌控环节了解摸索电子文件生命周期的规律，目的是在电子文件生命周期的不同阶段中采取有针对性的措施（从体制、制度、标准、技术、管理流程等诸多环节入手），进而把握和掌控电子文件的质量，保证历史记忆的真实完整，提供安全有效的电子文件信息管理和服务。

主要从电子文件生命周期的概念阶段、形成阶段和维护阶段的工作流程中切入，了解和掌握控制电子文件质量的重要环节所在。

1．概念（设计）阶段——前端控制概念（设计）阶段极为重要，强调的是进行前端控制。

此阶段应有足够的档案意识，具体体现在档案的超前意识、管理意识和后顾意识3个方面，这是掌控电子文件质量的关键环节。

档案超前意识是在电子文件管理系统设计之初，就要让档案部门参与电子文件管理系统的设计，并在设计中提出完整的建档需求内容并融入在系统之中。

档案管理意识体现在电子文件管理系统的设计能够满足后期数字档案管理需要的应用平台，并充分留有功能扩展的空间，系统中所有文件格式模版设计应当符合国家与行业的数字档案管理标准与要求，便于今后数字档案信息的管理和共享。

档案后顾意识的重点是在系统设计中充分考虑到电子文件的长久保存问题（安全性）、海量数据的管理与利用问题（服务性）、软硬件环境和系统平台变化带来的影响（条件性）等等，以便于数字档案的后期管理。

2．形成阶段——对象（承办人和电子文件）控制在电子文件的形成阶段，关键是对电子文件本身及其产生电子文件的承办者这两个对象的控制，这是直接影响电子文件质量的重要环节。

对“人”控制是指对承办人首先要提高建档意识，明确和落实提高电子文件质量的责任，能够熟练掌握系统的使用，并在工作中严格按照电子文件形成和管理流程规定操作（不漏项），确保电子文件在这一环节的顺利进行。

对“文”控制是指对电子文件形成过程的质量控制，要求系统能够真实完整的记录电子文件形成的全过程，通过严谨的工作流程保证电子文件的完整性，完善元数据相关的所有信息内容，同时采用数字签名、电子水印、身份验证、操作留痕、加密技术等技术手段确保电子文件内容的真实性。

3．维护阶段——管理流程控制电子文件的归档鉴定。

归档是指电子文件由承办部门向档案管理部门移交的过程，实际上是电子文件管理权的转移，特别要注意不同系统产生的电子文件，务必在转移数据时进行无损传输。

电子文件的鉴定主要是鉴定其真实性、完整性和有效性。

鉴定真实性就是确认电子文件的内容和保存描述信息等与形成时的原始状况是否一致；鉴定完整性是检查电子文件的内容与保存描述信息等信息有无缺损；鉴定有效性是查验电子文件是否具有可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

电子文件的整理保管是指对接收的电子文件要按照档案要求管理，如添加档号、归档时间、归档说明与电子水印等；并在系统中进行分类登记、定位保存、建立索引等；同时要定期检查电子文件是否读出能用，信息载体的安全可靠等等。

电子文件的检索利用是指读者利用电子文件的途径与管理。

包括定期进行管理信息发布，让使用者了解所藏信息内容、检索途径与利用方式，系统可根据需要进行用户权限管理和电子文件信息的存取控制。

数据的长期保存是电子文件管理的一项极其重要任务。

包括及时备份数据（异地备份）、适时进行数据迁移、档案信息的开放描述和数模整合技术的应用等多种技术手段，应当根据各单位的实际情况和需要，制定整体的数据长期保存方案。

电子文件的集成管理——数字档案馆。

从目前国际档案管理趋势看，数字档案馆是解决电子文件管理的理想方案，数字档案馆是所有管理系统的有机组成部分、是各项管理系统有价值信息数据的最终出口与归宿、是电子文件流程管理与利用的集成系统、是电子文件管理的高级阶段。

数字档案馆能够根据电子文件的生命周期对电子文件进行全过程的系统管理和控制。

4．加强电子文件的全过程管理保障电子文件质量的关键是要加强电子文件的全过程管理。

前面是根据电子文件生命周期理论，对电子文件三个不同阶段过程中影响电子文件质量的关键点进行了分析和罗列，但这些关键环节对电子文件质量掌控的具体方法、流程重组、管理措施和实现途径需要进行专门研究并在工作中不断探索实践。