电子文件生命周期新探

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关于空军通信装备IETM的研究与实现

随着高新技术通信装备的投人和使用，部队对技术资料的依赖越来越大，要求越来越高。国外的
先进经验表明：应用交互式电子技术手册技术（卜ＥＭＩｅｃｅｔｎＴｈｉｌｕ）主要优Ｔ一ｎｒｔＥｃｉｅｎａＭｎａ，ｔａｉｌｒｃｃａｌｖｅｏｃ
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面友好、功能完善的指导思想，研究和开发１１的１４＂１Ｔ过程，要始终实用第一的原则，不搞花架子，尽可能科学、实用，部队的使用、简捷、满足训练和技术保障的要求，发挥效益。同时，要着眼发展，尽可能采用先进、成熟的软件和技术，有利于技术方便改进和发
３２．．４装备电路图学习实现电原理图、方框图、电路板图的浏览、查询；浏览、查询图形时，可以对图形放大或缩小；通过预先设定，实现电路图与元器件库的关键器件交互查
询。
３空军通信装备１Ｍ的设计方案Ｅ３
３１系．统结构根据部队训练和技术保障需求，空军通信装备ＥＩＩＭ的系：＇统软件基本结构和组成，应该主要包括：电台原理学习模块；电台安装架设指南模块；）维护维修规范模块；操作使用规程模块；技术指标查询模块；元器件查询模块；系统软件维护模块。详见图
随着电子技术和信息技术的飞速发展，我军通信装备正在向着集成化、小型化、智能化方向迈进，技术含量日益增大，技术保障日益复杂。同我们样，还面临着军队员额尤其是军官比例缩小、而装备种类不断增多的现实矛盾。如何保证新装备在最短时期内形成保障能力是我们Ｒ待研究解决的重要课Ｒ题。就装备的技术手册而言，我们还停留在技术说明书和使用说明书的水平。技术说明书和使用说明

信息化背景下人事档案管理问题探析——基于生命周期理论视角

沈阳师范大学学报二○二二年第四期收稿日期：圆园22原03原12基金项目：国家社会科学青年基金项目（17CTQ048）作者简介：秦芳，女，辽宁沈阳人，北京航空航天大学助理研究员，材料学博士，主要从事教育学与档案学研究；高传君，女，辽宁沈阳人，辽宁大学技术经济学博士研究生，主要从事技术经济学研究。

信息化背景下人事档案管理问题探析———基于生命周期理论视角秦芳彧1，高传君2（1.北京航空航天大学科学技术研究院，北京100191；2.辽宁大学经济学院，辽宁沈阳110036）摘要：人事档案作为人才信息的重要载体，在信息资源管理和人力资源管理中发挥着重要作用。

基于信息化背景，利用生命周期理论，在对人事档案动态性、分散性、服务性及风险性等特点进行阐述的基础上，深入分析档案管理在规范性、信息化建设及服务效率等方面存在的不足及成因，并针对性地提出健全管理制度、强化审核补缺、推进科学信息化、重视信息数据挖掘等对策建议。

这将有助于提升人事档案的服务绩效，提高档案信息利用率，推动人事档案管理的创新发展。

关键词：档案管理；生命周期理论；信息化中图分类号：G203文献标识码：Ａ文章编号：1674-5450（2022）04-0080-07一、引言信息化与大数据的飞速发展为档案管理带来了新的机遇与挑战。

2021年修订通过的《中华人民共和国档案法》中，分章单独论述档案信息化建设的相关内容，其重要程度不言而喻。

因此，在信息化背景下研究人事档案管理问题具有重要的理论价值与现实意义[１]。

人事档案是选任领导干部和评鉴人才的重要基础，对于事业单位发展具有重要意义。

早在2018年11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中，首先，明确其为党的重要执政资源的重要意义，对管理者的专业性、政治站位和责任意识提出了更高的要求；其次，对人事档案的日常管理工作提出规范性要求[２]。

同时，突出了档案审核及相应处理办法，审核工作全面从严。

值得注意的是，条例特别提出要提升档案信息化建设水平，以更好地适应大数据时代的发展和技术进步要求[３]。

关于档案管理“双轨制”模式的探析

中国军转民 69研关于档案管理“双轨制”模式的探析■ 陈燕本文介绍了档案管理“双轨制”模式的涵义，针对档案的纸质文件与电子文件的各自特点进行了详细分析，对于档案管理“双轨制”在一段时期内存在的必要性进行了初步的探析，指出档案管理“双轨制”模式是适应现代档案管理要求的必然趋势，是档案管理无纸化进程中一个必不可少的发展阶段，并进一步提出构建符合时代特征和现代科技水平的档案管理“双轨制”模式的实施办法。

随着社会的发展，我们已经从根本上改变传统的办公模式。

文件的起草、审核、签发、传递、阅办、以及接受、查询、存档、利用等都要运用计算机和网络技术来实现。

数字时代的到来，纸质档案的命运和电子档案的发展趋势日益成为档案学术界关注的话题。

部分学者认为，随着社会各界对电子文件和电子档案的认识逐步深入，电子档案完全取代纸质档案的情形并非只是设想；反对者则认为，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其在真实性、可靠性方面存在风险，纸质档案始终处于无可替代的重要地位。

目前，我国各系统各单位所管理的档案普遍处于电子档案与纸质档案并存的状态，即档案管理“双轨制”。

1.档案管理“双轨制”涵义双轨制是指纸质文件和电子文件二者的共存。

即:两种版本的文件同时随业务流程运转。

实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本,业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理。

档案“双轨制”管理包括了三层含义。

“双轨制”的第一层含义就是要在现有的基础上继续加强对纸质档案的管理和研究。

“双轨制”的第二层含义就是要跳出传统纸质档案管理的模式，寻找出一条符合时代要求和科技发展特征的电子文件管理之路。

随着时代的发展，“双轨”不可能永远地平行下去，随着科技的不断进步，总有“并轨”的时候。

“并轨”之后的单轨，并不是对“双轨”取舍其一，而是对“双轨”的复合，是对传统管理理念与现代科学技术的整合，是一种升华了的单轨，这也正是档案“双轨制”管理的第三层含义。

电子档案管理背景信息

电子档案管理背景信息（来源于鹿城档案地方志网）一、电子档案管理背景信息1．社会信息化浪潮中大量电子文件产生办公自动化：电子公文、上报信息计算机辅助设计（CAD）：电子图纸互联网上信息传递：电子邮件电子商务：电子协议合同、电子货币——电子文件要不要管？怎么时候管？怎么管？2．电子文件管理是摆在档案工作者面前的现实问题▲电子文件管理是新世纪对档案工作者的要求省人大、政协会议上有关档案提案办公自动化迅速发展的需要（顺德市政府要求档案馆接收电子文件）快捷、方便的利用需求（社会上查档利用者的呼吁）▲相关行业、部门的电子化进展图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。

科技情报所：国际性的科技情报数据信息库各单位的信息中心：现行文件、资料信息库▲电子文件管理是档案事业本身求创新、求发展的需要管理方法的发展：文件整理原则——不组卷，按件保管集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室）开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案服务工作的发展网上服务、自动服务人员素质的提高▲基本对策《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。

档案信息化建设，已列入我省《“十五”国民经济和社会信息化专项规划》，与“浙江电子政务”、“社会公共服务领域信息化”等协调、有序发展。

二、电子文件、电子档案基本特征1．基本概念▲电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

▲电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

2．基本特征⑴电子文件的数字化信息形态⑵电子文件对设备及标准的依赖性⑶电子文件载体的非直读性⑷电子文件信息与载体的可分离性⑸电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑹电子文件信息共享性及不安全性⑺电子文件的易修改性⑻电子文件逻辑归档的可能性▲电子文件的好处：接收方便，归档及时齐全；存储空间小，可统一管理；共享性，利用快捷；减轻档案员手工劳动，效率提高；▲需要解决的问题：理论基础问题管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…）技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…）人员队伍建设▲如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性①鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准②技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等③建立并执行严格的管理制度：电子文件全过程管理、电子文件制作制度④建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录三、档案部门在电子文件管理的进展情况1．国际研究新动态国际档案理事会93年开始着手研究电子文件的管理。

文件连续体理论与文件生命周期理论文件运动理论研究之一

文件连续体理论与文件生命周期理论文件运动理论研究之一一、本文概述本文旨在深入探讨文件连续体理论与文件生命周期理论的核心内容，分析两者在文件运动理论研究中的重要地位及其相互关系。

文章首先将对文件连续体理论和文件生命周期理论的基本概念进行界定，阐述各自的核心理念和主要特点。

随后，文章将对比两种理论在文件运动过程中的不同视角和侧重点，分析它们各自在文件生成、流转、存储和利用等环节的指导作用。

在此基础上，文章将进一步探讨两种理论的融合与互补，以及在信息化背景下如何更好地运用这些理论来优化文件管理实践，提高文件利用效率，从而为企业、组织和个人提供更加高效、便捷的文件管理服务。

通过本文的研究，希望能够为文件运动理论研究提供新的视角和思考，为文件管理实践提供有益的借鉴和指导，同时也为相关领域的学术研究和实践应用提供有益的参考。

二、文件连续体理论文件连续体理论是文件学中的一个重要理论，它提供了一种全新的视角来理解和管理文件的生命周期。

这一理论的核心思想是将文件视为一个连续的、不断发展的整体，而不仅仅是单个孤立的文档。

在文件连续体理论中，文件的生命周期被视为一个连续的过程，而不是一系列孤立的阶段。

这意味着文件的形成、使用、保存和处置是一个连续的、动态的过程，每个阶段都与其他阶段紧密相连，共同构成了文件的整体生命周期。

文件连续体理论强调文件的连续性和动态性，认为文件在不同的生命周期阶段中保持着一定的联系和关系。

这种联系和关系不仅体现在文件的内容和形式上，还体现在文件的管理和利用上。

因此，在文件管理中，应该注重文件的整体性和连续性，确保文件在不同阶段之间的顺畅过渡和有效衔接。

文件连续体理论还提出了“文件连续体”的概念，即文件在其生命周期中形成的一个连续的、动态的整体。

这个整体包括了文件的形成、使用、保存和处置等各个阶段，以及各个阶段之间的过渡和衔接。

通过对文件连续体的全面考虑和管理，可以更好地保证文件的完整性和可利用性，提高文件管理的效率和质量。

会计师事务所审计档案电子化方式探究

随着我国注册会计师行业业务规模和整体实力的快速发展，会计师事务所的职业责任和职业风险也不断加大，对会计师事务所审计档案管理提出了新的更高要求。

囿于传统观念和电子化审计档案难以证明档案的真实、可靠、完整的现实困难，注册会计师行业在实现审计档案电子化方面不能摆脱或减轻对纸质审计档案的依赖，成为当前行业发展必须厘清和解决的重要障碍。

依据最高人民法院最新颁布的《关于民事诉讼证据的若干规定》及其理解与适用，本文基于电子证据法律效力视角，探究会计师事务所审计档案电子化的实现策略，为事务所发展提供一点有价值的参考。

一、会计师事务所审计档案电子化背景分析（一）会计师事务所审计档案电子化是大势所趋会计师事务所审计档案是指会计师事务所按照法律法规和执业准则要求形成的审计工作底稿和具有保存价值、应当归档管理的各种形式和载体的其他历史记录。

审计档案电子化就是借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统纸质的审计档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。

会计师事务所采用电子审计档案与传统纸质档案相比有诸多优势。

1.电子审计档案采用电子数据存储，集约化管理，占地少、储存保管成本低。

而纸质审计档案占用场地空间较大，尤其是审计档案保管时限长，随着业务量的快速增长，保管数量巨大的纸质审计档案给会计师事务所造成较大压力。

2.电子审计档案能够实现信息共享和协同。

大数据背景下，电子审计档案的采集和数据的处理都是通过计算机网络进行，时间短、速度快、可实现线上远距离传输和多人同时查阅同份档案，信息资源共享性高、协同性强。

3.电子审计档案时效性强、工作流程简化。

审计作业和质量控制过程可以通过网络实现无纸化作业和管理，解决了传统纸质件传递流程繁杂冗长，管理不规范和出错等问题，减少了人员沟通协调中的时间消耗，减轻工作人员工作量，提高工作效率。

4.电子审计档案出错易修改、重置和纠错，监督检查方便，数据还可进行备份保存，防范自然灾害、意外事故和人为破坏等问题的出现。

电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考

电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考一、本文概述随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件已经成为现代社会中不可或缺的信息载体。

与此电子文件的管理问题也日益凸显，其中，“单套制”管理作为一种新型的文件管理方式，正逐渐受到人们的关注。

本文旨在辨析电子文件“单套制”管理的相关概念，探讨其理论基础和实践应用，以期为我国电子文件管理提供有益的参考和启示。

本文将首先明确电子文件“单套制”管理的定义和内涵，阐述其与传统文件管理的区别与联系。

接着，文章将分析电子文件“单套制”管理的理论基础，包括信息生命周期理论、电子文件真实性保障理论等，以揭示其科学依据和实践价值。

在此基础上，本文将深入探讨电子文件“单套制”管理的实践应用，包括其在各个领域的应用案例、优势与挑战等，以期为我国电子文件管理的实践提供借鉴和指导。

文章将总结电子文件“单套制”管理的未来发展趋势，展望其在未来电子文件管理领域的应用前景。

通过本文的阐述和分析，我们期望能够为读者提供一个全面、深入的了解电子文件“单套制”管理的视角，为我国电子文件管理的理论研究和实践应用提供有益的参考和启示。

二、电子文件与“单套制”管理概念辨析随着信息技术的飞速发展，电子文件作为一种新型的信息记录方式，已经在各个领域中得到了广泛的应用。

而“单套制”管理作为一种新型的档案管理模式，也逐渐受到了人们的关注。

那么，电子文件与“单套制”管理之间又存在怎样的联系与区别呢？我们需要明确电子文件的概念。

电子文件，是指通过计算机等电子设备生成、处理、存储和传输的数字信息记录。

它具有信息存储的高密度性、处理的高效性、传输的便捷性等优势，但同时也面临着易修改、易丢失等风险。

因此，对于电子文件的管理，需要采取更为严谨、科学的方法。

而“单套制”管理，则是指在一个组织或系统中，只保留一份电子文件作为正式档案，取消纸质档案或其他形式的副本。

这种管理模式可以有效地减少存储空间、降低管理成本、提高工作效率，但同时也对电子文件的安全性、完整性、真实性提出了更高的要求。

电子元器件的生命周期管理与库存优化

电子元器件的生命周期管理与库存优化一、引言在电子领域中，电子元器件在产品设计、生产制造和售后服务等各个环节都扮演着重要角色。

电子元器件的生命周期管理和库存优化对于确保供应链的稳定性和降低成本具有重要意义。

本文将探讨电子元器件生命周期管理的挑战以及库存优化的方法。

二、电子元器件生命周期管理的挑战1. 不可控制的供需变化电子元器件市场变化频繁，供需关系常常难以预测。

有时元器件供应短缺，有时则面临过剩。

这种不可控因素给企业的生产计划和库存管理带来巨大挑战。

2. 技术更新迅速电子领域的技术变革日新月异，新一代产品的推出往往伴随着元器件的更新换代。

过时的元器件库存可能会面临报废或堆积的风险，从而浪费资金和空间。

3. 供应链的不稳定性电子元器件的供应链涉及众多环节，包括原材料供应商、制造商、分销商等。

如果供应链中的任何环节出现问题，都可能导致生产中断或延误。

因此，供应链的稳定性对于电子元器件的生命周期管理至关重要。

三、电子元器件生命周期管理的方法1. 建立全面的供应链合作伙伴关系与可靠的供应链合作伙伴建立长期合作关系，可以确保供应的稳定性。

通过与供应商密切合作，可以更早地了解到元器件的变化趋势，提高对市场动态的认知。

2. 加强产品设计与元器件选择在产品设计阶段，应充分考虑元器件的可替代性和可获取性。

选择那些长期供应可靠、具备替代品选择的元器件，可以降低供应风险。

3. 定期评估库存状况定期评估库存中的元器件，剔除过时产品并及时更新。

同时，应分析过去的销售数据和趋势，合理预测未来的需求量，避免过量或缺货的情况。

四、库存优化的方法1. 实施先进的库存管理系统利用先进的库存管理系统可以自动化数据收集和分析，提高库存可见性，减少人工错误。

库存管理系统还能帮助企业实时跟踪库存，及时预警并解决库存过剩或不足的问题。

2. 供应链协同管理与供应链中的各个环节建立协同机制，共享信息，与供应商和客户实现快速响应。

通过准确预测需求、共同制定库存策略和订单计划，可以降低库存成本和风险。

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学术探讨
《浙江档案》!""!#$
运动。”!文件作为人类活动基本的管理工具，无疑是具有物质属性的，文件正是在永无止息的运动中发挥着其特有的功能。对于传统文件的运动机理我们已有较为深入的研究，但面对“新生代 ”的电子文件，我们的研究还有待深入。然而，有一点是明确的，只要电子文件同样具有物质属性，那么它必然也具有运动的属性。
如果违反这两条规则，就在肯定文件与档案的本质区
别之时，也同时否定了它们之间不可分割的血肉联
系，不利于正确把握文、档运动规律和实现文、档一体
化管理。
综上所述，笔者认为，进一步深入研究文件生命周
最后，电子文件也有生命周期。事物是运动的，一事物发生、发展、完结的历史，就是该事物相对完整的过程。一个具体事物相对完整的过程“ 必然包含着若干具体过程、若干部分或者若干阶段。这若干具体过程、若干部分或阶段彼此相互联系和贯通，但又彼此区分和制约，各自都有自己特定的内涵。”"电子文件的运动过程也必然包含着若干阶段。因为文件外观形态— — — 信息的记录方式和载体材料的演变，如由文字的到图像的、声音的、数字的，由甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张到胶片、磁带、磁盘等，只意味着文件种类的增加，而不会改变其本质属性。如果文件外观形态的演变会导致其本质属性改变的话，则它不再是文件而应是另一种事物。可见，文件是一个普遍概念!概念"，它的外延包括所有种类的文件，而它的内涵则是揭示所有种类文件的共同本质，即“文件就是人们在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的记录材料。 ”#因此，电子文件作为一种文件，应该同传统文件一样也具有生命周期。文件连续体理论将文件看成一个连续的无明显分界的现象，其缺陷是明显的，即 “在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同职责，未对现行文件、半现行文件与档案之间的差别予以充分辨析。”$当然，由于电子文件的运行和管理系统环境不同于传统的文件，因而单纯依据文件生命周期理论对电子文件的运动过程进行分析是不够的。
一辩证唯物主义告诉我们：“ 世界是
电子文件生
潘
命连根
周期新探
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物质的，物质是运动、变化和发展着的。 ”"文件这一客观事物作为人类管理活动的重要工具，处在不断的运动、变化和发展过程之中。电子文件同样如此。
首先，电子文件具有物质属性。电子文件因其生成的特殊性决定了它与传统文件有很大的区别，但最大的区别是其信息形态的数字化，并由此导致了其信息和载体的可分离性，因而我们常称电子文件是“ 虚拟文件 ”。由于电子文件的生成和处理都是在计算机软硬件平台支持下完成的，离开了计算机软硬件平台，电子文件既看不见也摸不着。那么，电子文件是否还具有物质属性呢 +其实，电子文件是 — 种 “ 非实物 ”的物质存在形态，如同物理学中的电磁场、引力场 — 样，是不以人的意志为转移的。“ 因为，从本质上讲，电子文件和纸张文件具有同样的真实性，因为它们具有同样的物质性。‘ 虚拟性 ’与‘ 虚假性 ’无关。”#承认不承认电子文件的物质属性，是辩证唯物观和形而上学观的根本区别。
期理论的完整性与文 —档运动规律的整体性建设，对
于合理组织文档一体化管理方式，提高文书工作和档
案工作的效率与质量；对于系统地研究文书、档案管理
工作的规律与特点，构建文书与档案管理学理论体系；
二目前档案学界对电子文件生命周期的研究，主要有如下几种观点： #、#$$% 年国际档案理事会电子文件委员会在《电子文件管理指南》中，依据“ 文件从孕育、生成到存在的过程 ”%，将电子文件的生命周期划分为概念阶段、形成阶段、维护阶段 !以下简称三阶段论 "。概念阶段，实指设计阶段，即电子文件管理信息系统的研制、设计和安装阶段；形成阶段，指电子文件在电子环境中产生的阶段；维护阶段，指电子文件产生之后直至销毁或永久保存的整个过程。 &、浙江大学何嘉荪教授依据文件运动过程中内在价值的变化轨迹，将电子文件的生命周期划分为文件的孕育形成阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段、文件的永久保存阶段 &!以下简称四阶段论"。 ’ 、天津师范大学李福君副教授通过对上述三阶段论与四阶段论的融合，提出了电子文件生命周期的五阶段论，即电子文件管理信息系统的设计、安装、调试阶段，电子文件孕育、形成阶段，电子文件现实使用阶段，电子文件的暂时保管阶段，电子文件永久保存阶段!"#!以下简称五阶段论"。上述各种观点，笔者认为都不够完善。三阶段论的缺陷是没有对电子文件形成后的运动过程加以具体揭
学术探讨
文件生命周期理论作为现代档案学重要的基础理论，对传统的文件和档案管理实践具有普遍指导意义。但是，随着计算机和网络技术的飞速发展，办公自动化的日益普及，电子文件大有取代传统纸质文件之势。如此，我们必须面对一个问题，即文件生命周期理论是否适用于电子文件+对此，档案学界有两种不同意见：一是认为电子文件必须依附于硬件和软件系统环境生存，它存在于多元时空范围，而不是孤立的存在于时间和空间点上，因而不再有明显的运动阶段，所以用文件生命周期理论管理电子文件存在严重问题，由此特别强调用文件连续体理论作为电子文件最优化管理的理论基础!；一是认为电子文件也是文件，也有生命周期，因而文件生命周期理论，只要注入新的理念，同样可以解释电子文件的运动过程，因而文件生命周期理论仍然是电子文件管理的理论基础。在此，笔者将就电子文件的生命周期问题作些探讨。不妥之处，请批评指正。
示，因而对电子文件形成后的管理活动缺乏指导意义。四阶段论和五阶段论虽然在—定程度上弥补了三阶段论的缺陷，即具体揭示了电子文件形成后的运动过程，但和三阶段论一样将电子文件管理系统的生命周期和电子文件的生命周期试图糅合在—起加以论述，因而使得电子文件管理系统的运动过程和电子文件的运动过程的揭示都不够清晰。
形成的，因此不同时期的文件与文件之间、档案与档
案之间，无论在适用对象上，还是在具体作用上，都没
有也不能有直接的线性联系，只能也只有通过另一事
物%档案或文件#的中介作用才得以间接地联系起来。
其次，电子文件具有运动属性。 “ 物质是运动着的物质，运动是物质的
转化为文件的条件提供了具体的途径。!"#文、档相互转化的主、客体基本条件是，一方面主体根据一定社会发展及自身需要对客体所贮信息予以认知和判断，另一方面客体能为主体的认知和判断提供必不可少的信息依据，二者缺一不可。!$#档案转化为现行文件的现实条件主要有，或为解决历史遗留问题，或为再现历史原状旧貌，或为重新开发历史文化资源，或为重新恢复传统工艺，或为继续中断了的科学实验活动，或为上马生产属于过去研制的新产品等。%&#档案转化为文件的方式主要有两种，一是直接转化，或以全文转化为现行文件，或以摘录转化为现行文件的一部分；一是间接转化，即以摘要或概要的方法将档案信息溶入现行文件。$ 、它为正确认识文件与档案的性质及文、档相互关系提供了可供操作的客观标准。具体来说，%"#从表象上看，文件和档案似乎为同一种事物，但规则 " 说明它们之间既有密切的联系，实质上又是两种不同性质的客观事物，存在着不可混淆的分界线。%$#规则 $、& 说明档案是过去活动中产生的文献资料，它与现在及后来活动中形成的文件材料之间，在时间和空间上是一种不可替代的关系，在内容和形式上是一种继承发展的关系。如果违反这两条规则，就等于承认篡改历史、伪造档案的合理性与合法性，肯定历史可以倒退。%&#规则 ’、( 说明不同时期的文件、档案是在不同时期的社会活动中根据主体的需要而