浅谈实行会计电算化后的会计档案管理(1)
浅谈电算化会计档案的管理
浅谈电算化会计档案的管理浅谈电算化会计档案的管理[摘要] 随着社会的发展和科学技术的进步，我国相当多机构已经开始使用会计软件进行账务处理，会计电算化提高了工作效率，为整个管理工作现代化奠定了基础。
会计实行电算化后，会计档案的管理呈现出新的特点。
本文就电算化后会计档案的形成、保管、应用进行较全面的论述，并提出了管理的具体措施。
[关键词]会计电算化;会计档案;管理随着会计电算化的普及，计算机处理经济业务的比重越来越大，会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率，为实现管理工作现代化奠定了基础。
会计电算化后，会计档案的内容、生成、传输、保管呈现出新的特点，也对会计档案的管理提出了新要求，这就需要我们不断深入研究与总结，以提高电算化会计档案的管理水平。
一、电算化会计档案的内容(1)纸质会计档案。
指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表，财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
(2)非纸质会计档案。
指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。
(3)计算机系统档案。
包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化;计算机操作系统及网络操作系统型号;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。
二、电算化会计档案的生成与管理(一)纸制会计档案生成与管理1.会计凭证的生成方式(1)由原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。
在这种情况下，打印输出生成的记账凭证视同手工填制的会计凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
(2)手工事先作好会计凭证，计算机录入会计凭证，然后进行处理，在这种情况下，保存手工会计凭证与纸质凭证皆可。
实行会计电算化后的会计档案管理
簿 和会 计报表 等会计 核算 专用 材料 ，它是 记 录和反 映 经济业 务 的重 要史 料和证 据 。这些史 料 和证据具 有严
格 的数 据平衡 性 、 时序 性 和严肃 性 ， 得 随意篡改 。各 不
级企 、 事业 单 位实行 会计 电算化 以后 ， 由于产 生 了许多 依 附 于计 算机 磁性介 质上 的数 据与 文件 ，财务人 员 的 所 有 日常工作 以及历 年会 计资 料 的调 阅均 在计算 机上 完 成 ，随之而 使会计 档案 赋予 了许多新 的特 点 。笔者 根据 工作 实践 ，总结 出会 计 电算 化会计 档案 具有 的一
实 行 电算 化 的时 间越长 ，会计 档案 与财务 软件 的 版本数 越多 ， 即会 计 电算 化档 案更 需要科 学管 理 。
２ 会计 电算化 下档 案管 理存在 的 问题 结 合 电算 化 下会计 档案管 理 的新特点 ，笔者 归 纳 实 际 电算 化会 计档 案管 理存在 的一 些 问题 。
２４ 缺 乏 必要 的 计 算 机 维 护 、 － 网络 安 全 人 才
’ 如
３２ 搞好 区域 化 种植 布局 。玉林 市冬 季气 候 温 和 ， ． 无 霜 期长 ， 适宜 多种农 作物 生长 ， 在发展 冬种 过程 中要根 据 冬种 农作 物 的生 物学 特 性 和各 县 （ 、 ） 乡 （ ） 市 区 或 镇
会 计 电算化 档案具 有 易遭破 坏 ， 留痕迹 的特 点 ， 难 同时他 们 又受载 体 的质 量 、 载体存 放环境 、 体存储 信 载
息 的有 效期 等条 件 的影 响 。 １ ． 更 需要加 强管理 ５
的特 点和存 在 问题 进行 剖析 ，提 出做 好会 计 电算 化 档 案管 理 的解决 方案 ， 同仁参考 。 供 １ 会计 电算化 会计档 案 的特点 众 所周 知 ， 统的会 计档 案是指会 计 凭证 、 计账 传 会
浅谈实行会计电算化后的会计档案管理
浅谈实行会计电算化后的会计档案管理【摘要】本文归纳了会计电算化后，会计档案呈现出的新特点，针对会计档案管理应注意的问题，结合本单位自身特点，提出了如何做好会计电算化档案管理的一些措施。
【关键词】电算化；会计档案；管理随着计算机应用的普及，大多数企事业单位的会计系统已由电算化会计系统所代替。
由于电算化会计系统改变了传统的会计档案物质载体，使会计所提供的档案信息以全新的面目出现，会计档案的内涵和外延都发生了深刻的变化，应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视，切实加强本单位电算化会计档案的管理工作。
一、会计电算化后，会计档案呈现出新的特点一般而言，会计电算化档案主要包括打印输出的各种账簿、报表、凭证含原始凭证存储会计数据和程序会计软件的磁盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，它同传统的会计档案一样，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改，实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之赋予了会计档案许多新的特点：（一）会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他介质或光盘存储的会计数据。
（二）会计电算化会计档案的调用需要一定的软硬件环境。
传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。
（三）会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
因此，管理的难度增大了。
（四）对会计档案的安全性、完整性要求更高。
会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
（五）会计电算化档案更需要科学的管理。
浅谈会计电算化会计档案的管理
●李 红 红
摘 要： 随着会计 电算 化技术 的应用 ， 我 国会计 电算化事业 不断发展 。如何做 好会 计 电算化会计 档案的 管理 工作 ，为企 业管理 当
局、 资者与债权人提供 较 为准确 、 时的财 投 及 务信 息， 文章进行 了细致阐述。 关键词 ： 会计 电算化 会计档案 管理 中图分类号 ：２ ０ Ｆ 。 ３ 文献标识码 ： Ａ 文章编号 ：０ ４ ４ １｛ ｏ ８ ０ — ７ — ２ １ ０ — ９ ４ ２ ｏ ）９ １６ ０ 随着会计 电算化技术的应用 ， 国会计 电 我 算化 事业不 断发展 ， 将广 大财会人员从繁重的
型等； 算机操作 系统 、 计 网络操 作 系统 以及 汉 字操 作 系统 ； 财务软 件的编程 语言 、 据库 系 数 统类型； 财务软件 的 系统名称 、 版本号； 财务 软
件 的 销 售 与 维护 公 司的 名 称 、 址 、 地 电话 与联
系人 以及与会计 电算化软件 系统相配套 的各
一
、
际情况和 工作需要按 月或按 季、 按年 打印 ， 但 最迟至 次年 １ 月末应全部 完成此项 工作 。当 然 ， 要根 据税务 、 也 审计 等 管理部 门要 求 ， 及
浅谈电算化下会计档案的管理
案形 成 部 门 ，对 归档 工 作 重视 往往 不 够 ，档案 部 门缺乏 必要 的措施 及 相应 的业 务 指 导 ：造 成 档案 形成 部 门交 什 么 、交 多 少 都 任其 自然 的状 况 ，严 重 妨 碍 了 电子 文 件 、 数据 的归档 。另 外 ，会计 人 员对 会 计 电算 化本 身理 解存 在 偏差 ：许 多企 事 业单 位 的会 计人 员 ，仅 仅将 电算 化 看 成 是 自动运 算 做 账 的工具 ，而忘记 了它本 身所 应 包含 的 管 理会 计分 析 、预 测 、决策 等 功能 ，从 而 心理 上缺 乏 对 会计 电算化档 案管理 的重视 。 ２ 缺乏 明确 的规 章制 度 。 由于没 有 完善 的 、针对 电 ． 子 文件 的制 度 规 范 ，电算 化会 计档 案 的 归档工 作 处 于无 序状 态 。归 档 时仍 旧沿 袭 手工 管理 时 的 老办 法 ，只归 档
计 报告 等纸 质 档案 ，也 包 括应 当依 法 保存 的会 计 档案 移 交 、保管 、销毁清册 等其他 类档 案。（ ） ２ 机读会计 档案 ： 包括 以计 算机 硬盘等 磁性介 质或 光盘 等其他 介质存 储 的 、 只 能 以 电 子数 据 状 态 保存 的会 计 数 据 ，包 括 会 计凭 证 、 会 计账 簿 、会计 报 表 （ 包括 报 表格 式 与计 算公 式 ） 数 等
据 和会 计 数据 库 。（ ３）计 算机 系 统档 案 ：包 括计 算 机硬
的质量 、 放环境 、 储信息 的有效 期 因素 的影响 。因此 ， 存 存 对 电算 化会 计 文档 保管 的安全 性 、完 整性 要求 ，比对传 统会计 档案 的要求更 高 ，需要 更科 学的保管技 术 。
浅谈电算化会计档案管理工作
【 卫生 管理 】
浅 谈 电 算 化 会 计 档 案 管 理 工 作
孙 玲
荆州 ４４０ ） ３０ ０
（ 湖北省荆 州市精神病 医院财务科 ， 湖北
【 摘要】 分析电 算化会计档案与传统的会计档案的区 并 别， 根据电 算化档案管理过程中 容易出 现的问题， 提出相应的 措施和对策。 【 关键词】 电算化； 计； 管理 会 档案；
［ 中图分类号］ Ｒ ９ ．２ １７ ３４ ［ 文献标识码 ］ Ｂ ［ 文章编号 ］ ｏ６ （０６ １ —０３ —０ ３９ ２０ ）０ ８６ ２
电算化会计信息 系统 的档案管理 主要 是指 打印 出的各 种帐簿 、 报表 、 凭证 、 存贮会计数据和 程序的软盘 及其他存贮 介质 ， 系统开发运 行 中编 制 的各 种 文档 以及其他会 计 资料。 会计档案管理是在会计 电算化后会计工作 连续进行 的保 障 ； 是电算化会计信息系统维护的保证 ， 是保 证系统 内数 据安全 完整的关键环节 ， 也使会计 信息得 以充分利用 ＿２。 １Ｊ ．
３２ 针对 电算化 会计 档案 受质量 、 度 、 度 、 ． 温 湿 磁场 等 因素
的影 响较大而 易受破 坏的特点 ， 在管理时应注意如下问题 ：
３ ２ １ 在 选用 保存 会计档 案 的存贮 介质 时 ， 特别 注 意选 ．． 应 用 质量较好 、 可靠性较 高 的介质 ， 存贮 介质 的质量关 系 到会 计档案能否被使用 ， 而纸张的质量只会影响到使用效果 。 ３ ２２ 对存放 在存 贮介 质上 的会计档 案 应写好 保护 字样 ， ．． 存放在 防潮 、 防热 、 防尘 、 防磁的场所。 ３ ２３ 对存放 往年 会计档 案 的介质应 定期 复制 ， 每半 年 ．． 如 复制一次 ， 且最好复制双份存放在不 同的地点 。 ３２ ４ 对使用 时间较长 的存 贮介 质应定期进行 替换 。 ．． ３ ２５ 对硬盘上 的会计 档案应定 期备 份到软盘或光 盘上 。 ．． ３３ 针对 电算化会计 档案 易修 改且 不 留痕 迹这一特 点 ， ． 在
浅谈电算化企业的会计档案管理
一
要的物理知识， 不懂磁性介质的物理特性 ， 将电子档案存 放在磁场附近， 造成备份资料瞬间消失。 由于这些程序文
件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息 系统能够运行的前提条件 ，又是保证电算化会计信息系 统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不
作技能 。 完善各项管理制度以强硬件设施 建设。同时， 加强会计电算化 系统的档案建设 ， 以适应新时期会计电算化提 出的新要 求。 建好用好 电子会计档案， 高会计档案管理工作水平和会计管理 工作效率， 提 更好的服务于企业经济建设 。
【 关键词】 电算化 ； 会计档案； 管理
【 中图分类 号】 Ｆ３． ２１ ４
会计电算化下会计档案管理新特点
１电算化促 进 了会计档 案 内涵 的充实 ．
会计档案的载体本身发生了变化 ，不仅要电子会计
档案， 而且要纸 质会计档 案 ， 这就 意味着会 计档 案拥有 了
在传统的手工操作条件下 ， 从原始凭证的制作到会 计报表的编制， 都是靠人工完成的， 因而具有保存价值的
（ 下转 第 ６ ６页 ）
４ ４一
Ｓ ＮＧＹ ＮＧ Ｉ ｏ９ ２ １ ＨＡ Ｅ Ｊ Ｊ Ｎ ．， ０ ］ ０ 考 文 献】
业 间的并 购活动 日 频繁 ， 来越 多的企业需 要编制合 益 越 并会计报表 ， 合并会计 报表作 为一个 比较 复杂 的问题 ， 逐
月 １日 起施行的《 会计档案管理办法》 规定 ， 采用电子计 算机进行会计核算的单位 ， 不仅要电子会计数据， 而且应 当保存打印出的纸质会计档案 ， 在制度上确立了从电算 化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会 计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他 磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计
浅谈电算化会计档案管理
浅谈电算化会计档案管理彭咏梅湖南省洞庭湖生态环境监测中心随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，在大大减轻财务人员劳动强度，提高工作效率的同时也不同程度地存在着某些问题。
为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。
一、会计电算化会计档案管理新特点要了解电算化下会计档案管理的新特点，首先要明白会计电算化是什么。
国内外对会计电算化定义可一般表述为：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。
通过对电算化会计的明确定义，结合电算化应用的硬件基础以及电算化规范，总结出以下几点电算化会计档案管理的新特点：１．会计档案的载体本身发生了变化。
会计电算化档案存储的范围比传统的会计档案更广，会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，即纸质档案，而且还包括存储在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息。
２．载体本身性质带来的新的特点。
由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。
３．电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案及范围的新特点。
在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。
实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。
由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算、处理。
浅谈电算化会计档案的管理
做 到 日清月 结 。 金 日记 账 每 天在 计 算 机 内登 账 并 打 印输 出后 ， 现
由出 纳 人 员 核 对 现金 库存 ， 对 无 误 后 由 出纳 人员 、 账 人 员 、 核 记
２ １年 ５月 ０１
中 国 管 理 信 息 化
ＣｈｉａＭａ ａ ｅ ｎ ｆ ｒ ｔｏ ｉａｉ ｎ ｎ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｎ ｏ ｍａｉｎ ｚ ｔ Ｉ ｏ
Ｍ ａ ２０１ ｙ， １
第 １ ４卷第 ｌ 期 Ｏ
Ｖｏ ．４． ．０ １ １ Ｎｏ １
浅谈电算化会计档案的管理
周 忠
许 同为 一 人 。 对 于 复 核 后 发 现 有 错 的凭 证 可允 许修 改 ． 修 改 但 后 必 须再 次复 核 。 复核 人 员 的 姓 名 必须 在 机 内随凭 证永 久 记 录 ， 以明 确 责 任 。 系 统 内 审 核 后 的 记 账 凭 证 方 可 用 来登 记 账簿 。 而
会计 师 ， 要 研究 方 向 ： 务 管 理 。 主 财
计 业 务 量 大 小而 定 ， 每 月 不 应 少 于两 次 。 但 数据 资料 备 份 要有 专
人 负责 ， 立 相 应 的 责任 制 。 据 资 料 备 份 包 括对 计 算 机 内 的会 建 数 计 信 息 的 日备份 、 备份 和年 备 份 。 于 计 算机 内 的凭 证 及 总分 月 对
性 、 确 性 。凭 证输 入 计 算 机 后 要进 行 复 核 ， 正 复核 输 入 内容 与原
件 是 否 一 致 ， 止有 意无 意 的 错误 。复 核 人 员 与 输 入 人 员 不 允 防
浅谈电算化后的会计档案管理
实 行 电算 化 的 时 间 越 长 会 计 档 案 与 财 务 软 件 的 版 本 数 越 多
。
利用 无 法 适 应 电算化会 计档 案 的改革 发展
◆ ， 三 1
．
即 会 计 电算 化 档 案 更 需 要 科 学 地 管 理
◆ ， 二
．
、
采取 的 对 策和建 议
。
、
存在的 问题
，
，
个 现 实性 的重 要 问题
些 显 著特点
。
员 的时 间 观 念 不 强 等原 因
．
导 致 不 能及 时按 规 定 将财 务 系统 中的会
，
、
会 计 电算化 会计 档案 的 特点
一
计 资 料 备 份 到 外 存 储 器 中保 存
：
．
有 时又 不 能正 确 进 行 电子 文 档 的备
，
会 计 电算 化 会 计 档 案 具 有 以 下
财会Байду номын сангаас 融
浅 谈 电 算 化 后 的 会 计 档 案管 理
江 苏 省 张 家港 市财 政 局
缪健 明
会 计 数 据 是 指 记 帐凭 证 会 计 帐簿 会 计 报 表 (包 括 报 表 格 式 和
、 、
2
．
档 案 管 理 人 员 的业 务 素 质 有 待 提 高
。
档 案管理 人 员 的素质 和
。
计 算 公 式 ) 等 数 据 以 及 会 计 软件 系 统 开 发 运 行 中编 制 的 各 种 文 档 程
，
能 力 是 决 定 电 算 化 会 计 档 案管 理 自动化 程 度 高 低 的 关 键 因 素
， ，
在电
序 和 其 他 会 计 资料 会 计 档 案是 指 会 计 凭 证 会 计 账 簿 和 财 务 报 告 等
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浅谈实行会计电算化后的会计档案管理(1)
随着我国会计电算化事业的不断发展，如何做好会计电算化会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用。
笔者根据企、事业单位会计电算化工作的实践，就如何做好会计电算化会计档案的管理工作，谈谈个人的看法，仅供参考。
一、会计电算化会
计档案的特点众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表
等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。
各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。
笔者根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：1、会计电
算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。
即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算
机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。
即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的
纸张，更主要的是磁性介质或光盘。
即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
4、会计电算化档案具有易遭破坏，难留
痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
5、实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。
二、如何做好电算化会计档案工作为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必
须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。
l、电算化会计档案的收集。
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔
内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。
财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
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电算化下内部审计监督新模式。