2021年退休人员人事档案管理制度
2021年人事档案管理制度
2021年人事档案管理制度人事档案管理制度?人事档案管理制度第一章总则第一条财产保险股份有限公司为加强公司员工档案管理,有效地保护和利用人事档案,规范人事档案管理工作,依据《中华人民共和国档案法》、《企业员工档案管理工作规定》制定本制度。
第二条本制度适用于总、分公司所有后线管理人员的人事档案管理工作。
第二章人事档案的管理第三条适用范围3.1 员工人事档案分为员工历史档案和员工在职档案。
员工在进入公司前的个人档案,称为员工历史档案。
员工历史档案的管理按国家人事档案法律法规执行,不在本制度管理范畴内。
3.2 本制度涉及的员工在职档案是指员工在公司工作期间,因招聘录用、绩效考核、薪酬管理、在职培训、劳动合同管理及离职手续办理等产生的和个人相关的有存档价值的文书、电子文件、实物等形式的材料。
3.3 在公司人事管理信息系统中存放的员工个人档案是员工在职档案的有效组成部分。
第四条管理部门4.1 总公司人事行政管理部及分公司综合管理部作为人事管理部门,负责各级员工的在职档案管理。
4.2 总公司人事行政管理部负责总公司、机构管理中心、分公司班子及财务负责人的在职档案管理；分公司综合管理部负责前述人员之外的分公司所辖其他人员的在职档案管理。
第五条管理部门职责5.1 保管员工档案；5.2 收集、鉴别和整理员工档案材料；5.3 办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；5.4 登记员工工作变动情况；5.5 为有关部门提供员工信息；5.6 做好员工档案的安全、保密、保护工作；5.7 办理其他有关事项。
第三章员工在职档案的内容第六条在职档案的内容,包括但不限于：6.1 本人填写的应聘简历、员工登记表、面试评估表、录用通知书、录用声明、离职证明等招聘录用材料；6.2 新员工培养记录表、转正申请表、转正面谈表等试用期内的材料；6.3 员工绩效评估表、考核面谈表、个人绩效改进计划表等绩效考核材料；6.4 员工薪酬核定表、薪酬变更通知等薪酬管理材料；6.5 员工培训申请书、培训服务期协议、专项技术培训支付凭证（复印件）、培训记录等在职培训材料；6.6 解除劳动合同协议、离职申请单、解除劳动合同书、解除、终止劳动合同证明等离职材料；6.7 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；6.8 任免、职称等材料；6.9 政审材料、参加中国共产党、民主党派的材料；6.10 奖惩材料；6.11 其它有较大价值的可供参考的材料。
2021年干部人事档案有关规定
When your heart is tired, take a rest.同学互助一起进步（WORD文档/A4打印/可编辑/页眉可删）干部人事档案有关规定干部人事档案管理人员工作职责1、保管干部人事档案，为国家积累档案史料。
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
3、办理干部人事档案的查阅、借阅、转递和统计。
4、登记干部职务、工资的变动情况。
5、为有关部门提供干部的情况。
6、做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。
7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术。
9、定期向档案馆(室)移交死亡干部的人事档案。
10、办理其他有关事项。
查(借)阅干部人事档案的原则1、干部人事档案主要是供党委和组织人事部门在干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等工作时使用，其他一般不予查阅。
干部亲属入党、入团、升学、参军等政审，应由干部本人所在单位党组织出据证明材料，调查人不得查阅干部人事档案。
编写党史、军史、革命斗争史、地方志和撰写人物传记等，一般不得查阅干部人事档案，可直接向干部本人采访。
如该干部已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传的有关部分。
凡因了解干部的入党、入伍时间和与他人案件有密切关系，而该干部已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其人事档案取得证明材料的，要从严掌握，经批准后，只能查阅有关材料。
2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。
3、非党领导干部和非组织人事部门不予查阅干部人事档案，因工作需要了解干部的情况时，需经党委(党组)负责人同意后由档案管理部门提供有关情况。
查阅干部人事档案的手续1、查阅单位必须填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案规定办理审批手续。
不得凭借调查介绍信和行政介绍信查阅干部人事档案。
新时期企业退休人员人事档案社会化管理模式王敏
新时期企业退休人员人事档案社会化管理模式王敏发布时间：2021-11-11T08:56:26.408Z 来源：基层建设2021年第25期作者：王敏[导读] 中国特色社会主义建设中企业退休人员属于国家宝贵的人力资源。
根据调查发现，我国企业退休人员的数量不断提高。
在新时期社会保障体系制度改革的情况，在企业职工退休后，需要终止劳动关系云南建投路面工程有限公司摘要：中国特色社会主义建设中企业退休人员属于国家宝贵的人力资源。
根据调查发现，我国企业退休人员的数量不断提高。
在新时期社会保障体系制度改革的情况，在企业职工退休后，需要终止劳动关系，人事档案需要调整，从企业管理转变到社会管理。
对企业退休人员人事档案的社会化管理，可以充分发挥退休人员的力量，更好维护退休人员的利益，有利于保持社会稳定。
关键词：新时期；企业退休人员；人事档案；社会化管理模式企业退休人员社会化管理模式是指在企业职工退休后，办理退休手续，与原企业解约，人事档案转到社区或者街道办，并形成社会管理关系[1]。
其中养老金的发放，也会通过社会化发放。
随着新时期社会保障体系制度改革，企业退休人员的人事档案社会化管理模式得到一定的成效，但是也存在一些问题。
本文中主要讲解新时期企业退休人员人事档案社会化管理模式的情况。
1 企业退休人员人事档案社会化管理中的问题1.1管理机构没有统一由于很多企业退休人员人事档案的社会化管理开始时间较短，没有国家出台的社会化管理的细则，因此，在企业退休人员人事档案管理过程中存在拒绝接收，相互推诿的情况。
有些地方退休人员的人事档案由退休人员所在的社区，街道承担，有的由公共就业服务部门承担，有的由民营的人力资源服务中介机构承担，有的由社会保险机构进行承担。
1.2档案托管的机构没有将经费纳入政府的财政预算中由于新时期国家社会保障体系改革才衍生出企业退休人员人事档案的管理工作，由于退休人员数量太多，对于人事档案的利用率较高，就有较强的专业性要求，需要必要场地以及专业管理人员，必要的维护投入。
2021年人事档案审核制度
Mistakes are occasional mistakes, but misses are always regrets.同学互助一起进步（WORD文档/A4打印/可编辑/页眉可删）人事档案审核制度１．人事档案管理部门须每年年底对人事档案进行一次检查核对。
在档案库房发生火灾、档案丢失、大批档案移交等特殊情况时还须随时进行检查。
２．检查的主要内容：库房、档案柜及包装材料是否符合要求，库房设施是否达到“六防”要求。
３．核对的主要内容：档案的实有数量与底帐是否一致，人档是否统一（避免产生有档无人、有人无档的现象）；档案的编号是否正确、与底帐是否致，档案存放的位置与编号是否相符；档案接收、转出、借出、归还后，是否进行了相应的登记、注销和还原；档案及档案材料是否损毁、丢失或错装。
４．检查核对主要由干部档案管理部门自查，必要时也可由上级主管部门组织互查。
检查时必须有检查记录，检查结束后，对发现的问题，应及时向领导汇报，并尽快加以解决。
干部人事档案安全保密制度一、为保证干部人事档案的安全，存放档案必须配置铁质档案柜，保管500卷以上档案的单位，必须实行专用档案库房、阅档室、档案管理人员办公室“三室公开”，有条件的`争取做到“四室有别”。
二、所有管档单位，都应达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温“六防要求”。
三、档案库房和档案柜，由管理人员专门管理，管档人员因工作变动，应事先把工作移交好，办好交接手续后方能离开工作岗位。
四、档案库房和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃、易爆等妨碍档案安全的物品。
五、保管的干部人员档案必须登记造册。
六、工作人员离开库房时要关灯，锁好门窗，单独使用电闸应拉下电闸。
七、干部人事档案是党的机密，无关人员未经允许不得进入库房。
八、档案工作人员，不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容。
九、严禁任何个人私自保存他人的档案和本人的档案。
十、不准用电话索取或提供有关干部的全面或部分情况。
十一、不准任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所。
2021年人事档案整理流程
Knowledge is obtained from hard work, and any achievement is the result of hard work.（WORD文档/A4打印/可编辑/页眉可删）人事档案整理流程人事档案整理流程档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。
以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。
一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。
文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
2021年人事档案考核管理制度
Creative imitation is not about others, but about transcendence and re-creation.悉心整理祝您一臂之力（WORD文档/A4打印/可编辑/页眉可删）人事档案考核管理制度一、从员工聘用之日起，人力资源部应为每位员工建立一份完整的员工档案，并妥善保存：1、员工档案的内容由该员工学习、工作过的单位或部门负责人和员工本人提供，人事档案主要由手写档案、电脑存储档案两部分组成。
2、个人档案在员工终止合同时封存，并传递至由员工新单位或本人户籍所在地的人才交流中心或职业介绍所。
二、员工人事档案主要包括以下两部分的内容：1、按照国家要求所建立的档案的内容：（1）履历材料：个人履历表包括教育、培训及工作经历、配偶及子女情况等；（2）自传材料：自传或自传性质的材料（3）鉴定、考察、考核材料：自我鉴定、鉴定材料、考察材料、教职工年度考核；（4）学历技术职务等材料：高校招生报考登记表、毕业生登记表、专业技术职务评审表、医师资格认定申请审核表等；（5）政治历史审查材料；（6）入党、团材料；（7）奖励、处分材料（8）工资任免等材料：工资升级审批表、调动人员工资审批表、正常晋升工资审批表、调整工资标准审批表、干部任免审批表、出国人员审查表等；（9）其他参考材料。
2、按照jci要求所建立的档案的内容：（1）建档范围：医院正式职工、派遣制医院职工、医院返聘医师、进修人员、在读研究生、实习学生、复旦后勤工作人员（2）档案内容：1)姓名及姓名的更改、婚姻状况、职务职称变动、学历情况、家庭住址、电话号码、e-mail地址等基本信息；2)员工岗位职责；3)试用期、年度工作评价；4)有效执照、证书等的复印件；各种证书包括：学历学位（其中医师职业人员的本科学历学位证书属必备证书）、执业证书、资格证书、上岗证书等。
5)岗前培训（包括：新职工上岗前培训记录、医院岗位培训记录、科室岗位培训记录等）。
2021年人事档案管理说明
Only when you can control your emotions can you control your life, because people who are dragged down by their own emotions are the most helpless and helpless.同学互助一起进步（WORD文档/A4打印/可编辑/页眉可删）人事档案管理说明人事档案管理说明广州仲裁委员会人事档案管理规定为规范和加强广州仲裁委员会(以下简称本委)的人事档案管理，实现本委干部人事档案工作的制度化，科学化，更好地为本委的仲裁工作服务，根据本委实际，特制定本规定。
一、指导思想本委人事档案工作的指导思想是：以邓-小-平建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指导，以中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》及有关文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。
二、人事档案的查(看)阅因工作需要查阅和借用干部人事档案，须遵守下列规定：(一)查阅单位应按照借用干部人事档案的规定办理手续，并填写《查阅干部档案审批表》。
不得凭借调查证明材料或介绍信查阅干部档案。
(二)有关单位或者个人查阅档案时，本委人事档案管理部门有权根据规定确定是否提供和提供哪些材料。
(三)档案一般不外借。
如确需借出使用，应说明理由，经有关人事部门和本委领导批准，并严格办理登记手续，限期归还，不得擅自转借他人，以保证档案的绝对安全。
(四)查阅档案材料必须在档案室内进行。
未经批准，不得将所查阅材料带出档案室，查阅单位摘录材料内容的，经认真核实才能用印。
档案查阅后，档案管理人员必须与查阅人当面清点档案材料，以防丢失。
(五)借用、查阅档案的单位或者个人，不得擅自-拍摄、复制档案内容。
因工作需要从档案中取证的，必须经有关人事部门和本委领导批准方能复制(拍摄)。
2021档案管理办法
中华老字号开发有限公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，使之制度化、规范化，更好地为公司的正常运转和发展服务，根据《企业档案管理规定》、《中国老字号集团公司档案管理办法》等规定，特制定本办法。
第二条档案工作是公司管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。
第三条公司的档案，是指公司在生产、经营、管理和进行基本建设活动时形成的对国家、社会、企业有利用价值和保存价值的各种文件资料（包括不同的载体形式）。
第四条该办法仅适用于本公司。
第二章档案管理体制第五条档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动，涉及党、政、群各个部门，公司将档案管理工作列入公司发展规划，由总经理直接管理。
第六条公司档案管理工作归口总经理工作部。
设专门的档案资料存放室，并配备一名专职档案人员，负责本公司档案管理具体工作。
第七条档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，根据档案管理工作的需要建立健全档案工作各项规章制度。
档案工作人员要遵纪守法，忠于职守，熟悉和了解公司的各项管理活动。
第八条档案工作主要负责人应具备中级及以上专业技术职务水平和工作能力。
第九条档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第三章文件材料的形成和归档第十条公司文件材料的形成、积累，应纳入到生产、经营、基建等各项活动的工作计划和管理程序；纳入到各部室的职责范围和有关人员的职责中。
第十一条凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门归档，任何部门和个人不得据为己有。
第十二条对归档文件材料的基本要求（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；（二）归档的文件材料应为原件；（三）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。
归档的文件材料如不符合上述要求，档案工作人员有权要求有关人员进行重新整理和补充。
第十三条对归档文件的质量要求（一）归档文件应全面系统地反映公司的历史面貌；（二）一份文件、一个事由其内容应完整无缺，已破损的文件予以托被、修复。
退役军人事务部等7部门关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见
退役军人事务部等7部门关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见文章属性•【制定机关】国家档案局,教育部,人力资源和社会保障部,财政部,退役军人事务部,中央军委政治工作部,中国共产党中央军事委员会国防动员部•【公布日期】2021.11.09•【文号】退役军人部发〔2021〕65号•【施行日期】2021.11.09•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文退役军人事务部等7部门关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见退役军人部发〔2021〕65号各省、自治区、直辖市退役军人事务厅（局）、教育厅（教委）、财政厅（局）、人力资源社会保障厅（局）、档案局，新疆生产建设兵团退役军人事务局、教育局、财政局、人力资源社会保障局、档案局，各战区、各军兵种、军委机关各部门、军事科学院、国防大学、国防科技大学、武警部队政治工作部（局、处）: 为有效解决退役军人人事档案管理利用面临的突出问题，进一步提升工作的科学化、制度化、规范化、信息化水平，根据《中华人民共和国退役军人保障法》、《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》、《军队档案条例》等法律法规规定，结合进入新发展阶段做好退役军人工作的新任务新要求，现就加强和改进退役军人人事档案管理利用工作提出如下意见：一、总体要求（一）指导思想。
坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平强军思想和习近平总书记关于退役军人工作重要论述，聚焦退役军人人事档案管理利用工作面临的老难题和新挑战，创新思路举措，加强顶层设计，积极稳妥实施，推动形成权责清晰、管理规范、服务优质、运转高效、安全可靠的退役军人人事档案工作制度机制，更好地维护退役军人合法权益，服务国防和军队建设，服务经济社会发展。
（二）基本原则。
——加强统筹设计。
坚持服务全局、立足现状、着眼长远，围绕退役军人人事档案管理利用，加强科学设计，厘清部门职责，完善政策措施，健全工作机制，夯实基层基础，确保工作高质量发展。
关于国有企业退休人员人事档案社会化管理的探索
关于国有企业退休人员人事档案社会化管理的探索摘要：国有企业退休人员人事档案管理社会化转型是国有企业转变职能定位、提高市场竞争力的时代要求。
全面深化改革国有企业退休人员人事档案的社会化管理，就要解决国有企业退休人员的人事档案社会化管理的历史遗留问题，这样才能保证国有企业退休人员的人事档案社会化管理工作正常有序地进行。
基于此，本文首先就国有企业退休人员人事档案社会化管理的意义展开了分析，然后阐述了其管理中存在的问题，最后就其管理中存在的问题提出相应的解决方案。
关键词：国有企业；退休人员；人事档案社会化管理引言退休人员档案是指已办理完退休手续的国有企业职工的人事档案，是原企业人事档案的组成部分。
退休人员社会化管理档案移交是指国有企业按照退休人员接收地社会保险经办机构或专业档案管理机构的要求，对退休人员的档案进行规范化分类、整理、装订，移交给接收地社会保险经办机构或专业档案管理机构进行保管，并提供利用服务。
1国有企业退休人员人事档案社会化管理的意义1.1助力国企职能定位转变我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能，除了需要完成生产任务、实现盈利目标外，还具有退休人员管理，国企办教育、国企办医疗，职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能，导致企业负担过重，严重拖累了生产效率。
剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。
目前，国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成，推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题，有助于理顺政府与国企的职责界限，使国企从公共性职能中解放出来，集中精力专注主营业务，提高市场竞争力。
1.2提高档案管理服务水平国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构，由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少，聘任专职档案管理员人力成本较高，导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发，而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作，或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位，由此造成从业人员业务素质不高，缺乏必要的上岗培训与继续教育，无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。
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退休人员人事档案管理制度
退休人员人事档案管理制度范本
在现在社会，我们每个人都可能会接触到制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是为大家收集的退休人员人事档案管理制度范本，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
第一章总则
第一条为做好企业退休人员社会化管理服务工作，规范街道(乡镇)社会保障事务所(以下简称社保所)接收、转移、管理退休人员人事档案，有效地保护和利用档案，维护档案的安全，确保档案的完整性、准确性和真实性，根据原劳动部、国家档案局《关于颁发的通知》(劳力字[1992]33号)的规定，制定本试行办法。
第二条企业退休人员的人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察退休人员的依据，是国家档案的组成部分。
第三条实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理工作，在国家档案行政管理部门宏观管理和组织协调下，由市、区(县)两级劳动服务管理部门(社会化管理服务机构)领导与指导，实行分类管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业退休人员人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法律、法规和制度。
第二章档案管理机构和职责
第五条街道(乡镇)社保所是负责对实行社会化管理服务的企业退休人员人事档案管理的具体业务部门，应指定专人管理企业退休人员的人事档案。
第六条已实行社会化管理的企业退休人员因死亡或依法宣告失踪或者出国不归者，在社会保险关系自然终止后，其档案材料由社保所存放于专柜集中保管，不得销毁或转移他处。
第七条社保所档案管理职责：
(一)妥善保管退休人员的人事档案，做好退休人员档案的安全、保密、保护工作;
(二)收集、整理退休人员档案材料;
(三)办理退休人员人事档案的查阅、借阅和转递手续;
(四)登记退休人员材料变动情况;
(五)负责办理档案的接收、转移工作;
(六)出具与档案材料有关的证明材料;
(七)办理其他有关事项。
第三章档案的内容
第八条企业退休人员人事档案的内容和分类：
(一)履历材料;
(二)自传材料;
(三)鉴定、考核、考察材料;
(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);
(五)政审材料;
(六)加入中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;
(七)奖励与评选先进、劳模材料，处分、劳教与刑罚材料;
(八)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休审批、退职审批等材料;
(九)提供组织参考的材料。
第四章档案的.保管条件
第九条为确保退休人员人事档案的绝对安全，各街道(乡镇)社保所必须选择或建立防火、防潮的专门档案库(室)，配置档案柜或密集架，档案加面积每千卷不少于20～50平方米，并应设置空调、去湿、灭火等设施。
第十条档案库(室)的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库(室)的清洁和库(室)内适宜的温度、湿度(要求：温度14℃～24℃，相对湿度45%～65%，库内不准存放无关物品)。
第十一条无关人员不得进入档案库，档案库内严禁吸烟，不得明火进入库房。
第十二条各街道(乡镇)社保所应设置专门的档案查阅和档案管理人员办公室。
档案库(室)、阅档室和档案管理人员办公室，三室分开。
不得在库房内阅档或办公。
第五章档案接收、管理、保管
第十三条街道(乡镇)社保所接收档案时，以《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》(附件1)和企业移交的档案材料分类目录清单为依据，对接收的档案材料进行现场核对，清点无误后由接收人签字。
企业退休人员人事档案材料不全的，特别是影响退休人员养老金待遇的有关审批表，要求企业补齐;对因各种原因不能补办的有关审批表，要在办理移交手续时，由企业专门写明缺少材料的原因和具体审批表名称，由企业经办人签字并加盖公章，并由街道(乡镇)社保所将企业出具的补充材料放入本人档案。
第十四条街道(乡镇)社保所对退休人员进入社会化管理后所形成的或接收的档案材料要及时收集、整理立卷，保持档案的完整;档案室的档案要分门别类，科学系统地排列，摆放整齐。
档案编号统一采用市技术监督局编发的街道(镇)编码加以序号，档案盒侧面的位置号应采用不干胶粘贴，以便档案流动时变更存放位置。
第十五条退休人员的人事档案材料统一使用A4办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十六条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
第十七条严禁任何人私自保存本人或他人档案，或利用档案材料营私舞弊。
对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。
对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十八条退休人员人事档案的管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第六章档案借阅
第十九条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(一)因工作需要查阅档案材料，需持盖有党政机关、人民团体、企事业单位组织、人事部门公章和查阅人姓名、身份的介绍信，方可办理查阅登记手续。
查阅档案的，不得将档案材料带出查阅室。
(二)借阅使用退休人员档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅。
档案除特殊情况外不得借出查阅。
如必须借出查阅时，应在介绍信中说明理由，经街道(乡镇)社保所领导批准后履行借用登记手续，并在五个工作日内归还。
(三)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
对违反者，应视情节轻重依法追究其法律责任。
(四)因工作需要从档案中取证的，须请示街道(乡镇)社保所领导，经批准后才能复制办理并加盖公章。
第七章档案的转递
第二十条退休人员实行社会化管理服务的企业(含职介或人才中心)，应按照有关规定，对移交的退休人员人事档案与相关材料进行整理，列出清单并装订成册;持《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在办理转移社会保险关系手续时，将其档案转移至退休人员户口所在地区县社会化管理服务机构。
企业不存在的，由退休人员本人持市社保中心社会保险关系转移通知单，到区(县)社保经办机构办理社会保险关系转移手续后到区(县)社会化管理服务机构签订《北京市企业退休人员社会化管理服务交接书》(附件2)，办理移交退休人员的人事档案与相关材料的手续。
第二十一条区(县)社会化管理服务机构，对户口在本区(县)的退休人员人事档案与相关材料，分别转移到其户口所在地街道(乡镇)社保所。
第二十二条已实行社会化管理服务的企业退休人员因户口所在地发生变更，需要办理档案转移手续时，须首先办理社会保险关系转移手续。
第二十三条退休人员持区(县)社保经办机构开具的社会保险转移手续，到区(县)社会化管理服务机构办理档案转移，由转出地的区(县)社会化管理服务机构填写《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在市集中交换时移交转入地区(县)社会化服务机构;转入地区(县)社会化管理机构接收后，向转入地街道(乡镇)社保所移交。
第二十四条已实行社会化管理服务的企业退休人员其户口在本区内变更的，档案由转出地街道(乡镇)社保所出具同意转移证明，报区(县)社会化管理服务机构，再由区(县)社会化管理服务机构向转入地街道(乡镇)社保所移交。
第二十五条已实行社会化管理服务的企业退休人员户口迁移到外省市的，档案由退休人员迁出地的户口所在地的街道(乡镇)社保所保管。
第二十六条街道(乡镇)社保所管理的失业人员，在办理退休审批手续后，档案由其户口所在地的街道(乡镇)社保所继续管理。
第二十七条企业移交前死亡的退休人员，其档案由企业保管;注销企业退休人员，在移交前死亡的，由其上级主管部门保管。
第二十八条转递档案应遵守下列规定：
(一)档案由专人送取，不准邮寄或本人自带;
(二)转出档案，必须按统一规定的《企业退休人员转移通知书》(附件3)的项目登记，密封包装后封口盖公章;
(三)应转出的材料，不得扣留或分批转出;
(四)接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。
逾期一个月，转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第八章证明出具
第二十九条证明出具工作由档案管理人员负责。
档案不在街道(乡镇)社保所的退休人员，不属于街道(乡镇)社保所出具证明的范围。
第三十条有关部门规定必须出具的证明，出具的证明内容要严格依据档案材料和基本信息和登记表中的相关记录，而档案材料和基本信息登记中没有相关记录，应由相关部门出具可资证明。
第三十一条出具证明应真实、准确。
证明内容经街道(乡镇)社保所领导审阅后，加盖公章。
第九章附则
第三十二条本试行办法由市劳动服务管理中心负责解释。
第三十三条《关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定》见附件4。
第三十四条本试行办法自下发之日起执行。
各区(县)劳动服务管理中心(社会化管理服务机构)、街道(乡镇)社保所可结合实际情况制定实施办法或细则。