视频会议系统管理制度各种范文
安全生产视频会管理制度(三篇)
安全生产视频会管理制度是为了确保安全生产视频会议的顺利进行和安全管理的需要而制定的一套规定和制度。
以下是一份安全生产视频会管理制度的范本供参考：一、会议目的：1. 提升员工的安全意识和安全知识；2. 分享和传达最新的安全制度和规定；3. 交流和总结安全事故案例，学习和吸取经验教训；4. 协调和解决相关部门在安全生产中的问题和困难。
二、会议安排：1. 定期召开安全生产视频会议，一般不超过一个季度；2. 会议时间不宜过长，一般控制在1-2小时内；3. 会议地点应选择安全、稳定的会议室或场所；4. 召开会议前，应提前通知参会人员，确保参会人员到场。
三、主持人和记录人：1. 主持人：主持会议的人员应具备一定的安全知识和管理能力，能够熟练操作视频会议系统，确保会议的顺利进行；2. 记录人：负责记录会议的主要内容和决议，及时整理并保存会议记录。
四、会议内容：1. 会议开场：主持人宣布会议开始，并简要介绍会议目的和议程安排；2. 安全事故分析：交流和总结最近发生的安全事故案例，分析事故原因和责任；3. 安全知识传达：向参会人员传达最新的安全制度、法规和操作规程；4. 经验分享：邀请安全管理经验丰富的员工分享和讲解实际案例，提供实用的安全管理建议；5. 问题解答：针对参会人员在安全生产中遇到的问题和困难，提供解决方案和建议；6. 会议总结：总结会议的主要内容和决议，并安排下一次会议的时间和议程。
五、会议记录：1. 记录会议的主要内容和决议；2. 会议记录应详细、准确，包括会议时间、地点、主要参会人员、讨论内容、决议等；3. 会议记录应保存并备查，方便后续查询和参考。
六、安全生产视频会议的操作规程：1. 提前进行技术测试，确保视频会议系统的正常运行；2. 指定专人负责会议的视频会议设备的操作；3. 会议期间应保持会议现场安静、整洁，不得有其他人员进入；4. 尽量减少会议中出现的技术故障，确保会议流畅进行。
以上是一份安全生产视频会管理制度的范本，具体制度和规定可根据实际情况进行调整和完善。
视频会议系统管理制度各种范文
视频会议系统管理制度(暂行)为进一步规范管理XXXX有限公司（以下简称公司）视频会议系统，充分发挥视频会议系统提升效率、节省成本的功能作用，特制定本制度。
第一条公司所属各项目公司应指定一名视频会议系统专管员（以下简称专管员）负责视频会议系统设备的日常管理和维护，并将名单上报至公司行政中心网络部。
第二条专管员应对视频会议系统设备进行登记，列出清单。
如遇设备故障，专管员应及时向公司管理中心行政管理部报告并组织维修，确保视频会议系统正常运行。
第三条专管员应设置视频会议系统设备操作密码，并不得在该设备上安装与视频会议系统无关的软件。
严禁其他无关人员操作该系统设备。
第四条视频会议开始前，主办方应做好以下相关准备工作：（一）拟定议题议程；（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、议程等；（三）提前一天通知参会单位或个人。
第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后，各参会单位专管员必须在视频会议开始的一小时前配合主会场专管员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。
第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。
参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。
第七条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。
会议结束后，各分会场应及时将视频会议效果上报公司管理中心行政管理部。
第八条参会人员应保持良好的会风，参会人员应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。
第九条会议主办方全权负责会议内容的保密工作。
参会人员及记录员对会议内容负有保密的义务。
【转自】关于印发视频会议系统管理办法的通知为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了《交通视频会议系统管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
视频会议管理规定范本（2篇）
视频会议管理规定范本一、背景简介随着现代科技的迅猛发展，视频会议已经成为商务交流和远程协作的重要工具。
为了确保视频会议的顺利进行，保证会议的高效性和安全性，特制定以下视频会议管理规定。
二、会议准备1. 提前确定会议时间和地点，并将相关信息通知参会人员。
2. 确定主持人和记录人，以确保会议的秩序和记录的准确性。
3. 根据会议议题制定会议议程，明确会议内容和时间安排。
4. 确保视频会议设备和网络连接的正常运行。
三、参会人员要求1. 参会人员应按时参加会议，如有特殊情况需要请假，应提前通知主持人或组织者。
2. 参会人员应着装得体，保持良好的仪容仪表，以展示公司形象和个人素质。
3. 参会人员在会议期间应保持专注，不得进行其他与会议无关的活动或交谈。
4. 参会人员应尊重其他与会人员的意见和观点，提倡理性交流和合作。
四、会议流程要求1. 在会议开始前，主持人应简要说明会议目的和议程，并确保各参会人员了解和同意。
2. 在会议期间，主持人应按照议程的安排依次进行讨论和决策。
3. 主持人应控制会议时间，确保会议的高效性，避免不必要的延迟和拖沓。
4. 在讨论过程中，主持人应确保每位参会人员有机会发言，并鼓励不同意见的交流和讨论。
5. 会议结束前，主持人应对会议内容和决策进行总结，并确认下一步行动计划。
五、会议记录和归档1. 会议记录人应将会议过程中的重要内容、决策和行动计划进行详细记录。
2. 会议记录应明确记录参会人员的姓名和发言内容，以保证记录的准确性和追责的便利性。
3. 会议记录应及时整理和电子归档，方便参会人员查阅和日后的回顾。
4. 会议记录的保密性和安全性应得到充分的保障，防止未授权的人员获取和篡改。
六、会议安全和保密1. 视频会议系统的登录和使用权限应受到合适的管理，防止非法入侵和恶意使用。
2. 在视频会议期间，应注意会议内容的保密，不得将会议信息泄露给未经授权的人员。
3. 针对重要议程和机密信息的涉及，可以采取额外的安全措施，如加密通信和限制会议参与人员的范围。
视频会议管理制度
视频会议管理制度第一篇：视频会议管理制度视频会议管理制度为了正确、规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频会议能够长期有效的进行,特制定本制度。
一、生产调度室1、负责视频会议室管理2、负责传达沁秀公司召开视频会议通知。
3、负责通知机电科监测队与主会场进行视频和音频的效果调试。
二、机电科监测队1、负责与主会场进行视频和音频的效果调试。
2、负责视频会议系统设备保管和维护、提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。
3、负责会议结束后要及时将各项设备电源关闭。
三、办公室：负责视频会议记录。
四、基建后勤科：负责会议室卫生打扫。
五、设备管理1、视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设备、音箱设备等构成。
2、视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。
3、严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。
4、视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时，不得随意更改。
五、会议管理1、调试完毕，必须将麦克调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。
2、所有参会人员必须提前5分钟到达会场，保持会议严肃性，严禁迟到、早退现象。
3、视频会议进行过程中，各参会人员应保持会场安静，会议中如需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。
第二篇：视频会议管理制度（本站推荐）1.1.视频会议系统使用管理制度为进一步规范管理视频会议系统,提高工作效率,积极稳妥推进视频会议系统建设,特制定本制度第一条视频会议系统设备应由其视频会议系统管理员负责日常管理和维护。
如遇设备故障,应及时向各行信息中心报告并维修。
第二条视频会议系统管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。
在视频会议召开前一天,应按规定程序对相关设备进行全面检查。
视频会议系统管理工作总结范文5篇
视频会议系统管理工作总结范文5篇篇1一、引言在过去的一年中，视频会议系统作为公司重要的远程沟通工具，在推动公司内部协作与外部交流方面起到了关键作用。
作为负责视频会议系统管理工作的团队，我们肩负着保障系统稳定运行、优化会议体验的重要职责。
现将本年度的工作进行如下总结。
二、工作内容概述1. 系统日常维护与管理2. 会议技术支持与培训3. 系统优化与升级4. 问题跟踪与反馈机制建立三、重点成果1. 系统稳定运行：通过定期维护和检查，视频会议系统实现了全年XX%的稳定运行，支持了数百场重要会议。
2. 技术支持能力提升：建立了完善的培训机制，提高了参会人员对系统的熟悉程度，有效解决了会议中出现的技术问题。
3. 系统升级与功能增强：根据用户需求，对视频会议系统进行了多次升级，新增了多项功能，如屏幕共享、实时字幕等。
4. 问题跟踪与反馈机制：建立了问题跟踪与反馈机制，确保每一个问题得到及时解决并防止再次发生。
四、遇到的问题与解决方案1. 问题一：部分参会人员技术不熟悉。
解决方案：定期组织技术培训，并设立在线帮助文档和客服支持。
2. 问题二：网络波动影响会议质量。
解决方案：优化网络配置，建立备用线路，确保网络稳定性。
3. 问题三：系统升级带来的兼容性问题。
解决方案：进行全面兼容性测试，与开发团队紧密合作，解决兼容性问题。
五、自我评估/反思在过去的一年中，我们团队在视频会议系统管理方面取得了显著成绩，但也存在一些不足。
如面对突发问题的应急响应速度还有待提高，系统管理的精细化程度需进一步加强。
我们将持续改进工作态度，深化专业技能，提高服务质量。
六、未来计划1. 持续优化系统性能，提升用户体验。
2. 加强与技术开发团队的沟通与合作，推动系统升级与创新。
3. 完善培训机制，提高参会人员对系统的熟悉程度。
4. 建立更加高效的应急响应机制，应对可能出现的突发问题。
5. 加大监控力度，确保系统安全稳定运行。
七、总结本年度视频会议系统管理工作虽然面临诸多挑战，但通过团队的努力，我们取得了显著的成绩。
视频会议系统管理制度
视频会议系统管理制度
为了确保视频会议系统安全、灵敏、稳定的运行性能～保证会议效果特制定视频会议管理制度:
一、会议室管理
1、配备会议室管理员～要求责任心和事业心～且能处理一些简单的技术故障的人员担任。
2、在接到上级会议通知后～管理人员要提前两小时准时打开设备～对视频会议系统相关设备进行调试与维护～检查网络是否连通、摄像头是否开启、调音台是否按照规定恢复标准音频音量位置。
保证随时与省局主会场进行调试通话～如实反应市局的视听情况～使之达到最佳效果。
3、视频会议设备的放置环境要符合要求～做到干燥通风、气温适宜～并有良好的接地设备～达到防水、防火、防盗、防雷击要求。
4、管理员应爱护会议设备～设备必须专用～不得挪作他用,禁止他人随意开启或挪动设备～禁止私自更改视频设备的设置～设备整洁干净、卫生良好～设备发生故障时～严禁擅自打开、维修视频设备。
5、会议结束时～管理人员根据要求及时关掉设备、关闭电源～恢复设备的备用状态。
二、会场纪律
1、参会人员必须提前10分钟到达会场～严禁迟到、早退现象。
2、进入会场时要把手机关机或调至振动状态。
3、进入会场后～禁止抽烟、喧哗。
2。
视频会议管理制度-模板
视频会议管理制度
1、视频会议申请
1.l股份公司及各地公司如需召开视频会议，应提前2天通知行政部，预定视频会议室，行政部提前1天整理将在第二天召开视频会议的会议名称、会议时间、参会人员、会议电子文档等信息，以书面形式通知信息部；
1.2信息部根据视频会议计划表，向集团信息工程部申请视频会议室，由集团信息工程部开通视频会议。
2、会议设备管理
2.1会议室由行政部统一管理，会议设备由信息部负责维护和支持；
2.2各部门应指派一名人员作为视频会议室管理员，参加信息部组织的视频会议设备使用培训，掌握会议设备的使用知识；
2.3各部门召开视频会议前30分钟，由该部门视频会议管理员调试会议系统，包括视频、音频和会议软件等等，如遇到严重的设备故障或技术问题，由信息部技术人员负责协助会议管理员解决；
2.4各部门要爱护会议设备，不得磕碰、损坏会议设备，发现设备问题要及时报信息部维修或更换。
3、视频会议过程管理
3.1会议召开过程中，由各部门视频会议管理员进行会议现场管理，包括音量的调节、视频图像的调节、摄像头角度、会议文件的共享、会议信息的发布以及会议秩序的维护；
3.2各部门视频会议应严格控制时间和进度，不得超出预定的会议时间；
3.3视频会议期间要保持安静，避免人声嘈杂降低会议效果。
会议召开过程中，发言方发言时，不发言方必须关闭视频会议系统中发言按钮；
3.4视频会议期间请将手机调制静音或震动状态；
3.5会议结束后，应关闭所有会议设备，退出视频会议系统。
4、视频会议设备由股份公司统一采购；
5、各地公司必须建设2个视频会议室，保证视频会议使用。
视频会议系统管理工作总结范文6篇
视频会议系统管理工作总结范文6篇篇1一、引言在过去的一年中，我负责了公司视频会议系统的管理工作，从系统的规划、部署到日常运营维护，我深感责任重大。
在此，我将对过去一年的工作进行全面的总结，并提出未来工作的展望。
二、工作内容概述1. 系统规划与部署在公司视频会议系统建设初期，我主导了系统的规划与部署工作。
结合公司实际需求，确定了系统的架构、硬件设备选型及软件配置。
同时，与各部门沟通协作，确保系统的顺利部署和上线。
2. 系统维护与升级在系统运行过程中，我负责日常的监控与维护工作，确保系统的稳定运行。
同时，根据业务需求及技术的发展，对系统进行升级和优化，提高系统的性能和安全性。
3. 培训与支持针对系统使用部门，我组织多次培训，提高各部门员工对视频会议系统的操作能力和使用效率。
同时，提供技术支持，解决使用过程中的问题，确保系统的正常使用。
三、重点成果1. 系统稳定运行通过一年的努力，公司视频会议系统实现了稳定、高效的运行，支持了多次重要的视频会议，提高了公司的沟通效率。
2. 系统升级与优化根据业务需求及技术的发展，我对系统进行了多次升级与优化，提高了系统的性能和安全性，满足了公司日益增长的视频会议需求。
3. 培训与普及通过组织多次培训，提高了各部门员工对视频会议系统的操作能力和使用效率，实现了系统的普及和使用。
四、遇到的问题和解决方案1. 问题：系统偶尔出现卡顿现象。
解决方案：对系统进行优化和升级，提高硬件设备的性能，解决卡顿问题。
2. 问题：部分员工对系统操作不熟悉。
解决方案：组织培训，提供操作指南，提高员工对系统的操作能力。
五、自我评估/反思在过去的一年中，我尽职尽责地完成了视频会议系统的管理工作，取得了一定的成绩。
但在系统管理和维护过程中，还存在一些不足和需要改进的地方。
如系统优化和升级的速度需要加快，以满足公司日益增长的业务需求。
同时，还需加强与各部门的沟通与协作，提高系统的使用效率。
六、未来计划1. 持续优化与升级系统，提高性能和安全性。
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视频会议系统管理制度（暂行）为进一步规范管理XXXX 有限公司（以下简称公司）视频会议系统，充分发挥视频会议系统提升效率、节省成本的功能作用，特制定本制度。
第一条公司所属各项目公司应指定一名视频会议系统专管员（以下简称专管员）负责视频会议系统设备的日常管理和维护，并将名单上报至公司行政中心网络部。
第二条专管员应对视频会议系统设备进行登记，列出清单。
如遇设备故障，专管员应及时向公司管理中心行政管理部报告并组织维修，确保视频会议系统正常运行。
第三条专管员应设置视频会议系统设备操作密码，并不得在该设备上安装与视频会议系统无关的软件。
严禁其他无关人员操作该系统设备。
第四条视频会议开始前，主办方应做好以下相关准备工作：（一）拟定议题议程；（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、议程等；（三）提前一天通知参会单位或个人。
第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后，各参会单位专管员必须在视频会议开始的一小时前配合主会场专管员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。
第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。
参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。
第七条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。
会议结束后，各分会场应及时将视频会议效果上报公司管理中心行政管理部。
第八条参会人员应保持良好的会风，参会人员应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。
第九条会议主办方全权负责会议内容的保密工作。
参会人员及记录员对会议内容负有保密的义务。
【转自 】关于印发视频会议系统管理办法的通知为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了《交通视频会议系统管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
交通视频会议系统管理办法第一条为规范交通视频会议系统的管理，保证系统的正常运行，特制定本办法。
第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条以部名义召开的视频会议，须经分管副部长和部长批准；以司局名义召开的视频会议，须经主管副部长批准。
召开视频会议的签报均应经办公厅会签。
使用视频会议系统举办讲座、培训等，由主办业务司局领导批准。
交通系统各单位名义召开视频会议，如需使用交通视频会议系统，由各单位领导批准并报交通视频会议系统技术保障和管理部门备案。
第四条中国交通通信中心是交通视频会议系统的技术保障和管理部门。
交通视频会议系统各使用单位也应明确系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。
第五条以部或司局名义召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，按以下程序办理：会议发起司局通过部机关内部办公网的“会议室预订系统” 提前2 个以上工作日预订视频会议室，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。
得到确认后，会议发起司局应提前1 个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送部通信中心。
第六条交通系统各单位召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，须按以下程序办理：会议发起单位应提前3 个以上工作日通过“交通视频会议服务系统”填报《交通视频会议申请表》（见附表1 ），打印并加盖公章后，传真至部通信中心。
得到确认后，发起单位应提前1 个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送部通信中心。
如会议需交通部机关有关司局参加，并使用部机关视频会议室，发起单位应在申请表中加以说明，参会司局按本办法第五条预订会议室。
第七条会前准备注意事项：（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“交通视频会议服务系统”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。
联调时，各系统管理员应按照《交通视频会议系统调试情况记录表》的检查项目（见附表2），逐项检查系统状况。
（二）会议开始前1 小时，各参会单位的系统管理员应到达工作岗位开始值机。
（三）如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。
第八条会议期间注意事项：（一）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰；（二）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息；（五）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；（六）参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正；（七）参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态；（八）会场内禁止吸烟等。
第九条会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。
系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。
第十条会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。
第十一条会议结束当天，各参会单位系统管理员应及时通过“交通视频会议服务系统” 填写《交通视频会议系统使用情况登记表》（见附表3 ），以便准确掌握情况，加强对视频会议系统的管理。
会议的录音、录像资料应妥善保存。
第十二条各单位应定期对其视频会议系统进行自检。
部通信中心将组织对交通视频会议系统的整体例行检测（检测内容见附表4），各单位应配合参加。
第十三条各单位应在其视频会议室设置值班电话，并将号码告知部通信中心。
视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱及视频会议室电话）如发生变更，应及时通知部通信中心。
第十四条各单位应加强可视电话（桌面视频会议终端）的管理，系统管理员应定期对可视电话进行检测，保证其正常稳定运行，同时做好对使用人的培训和服务工作。
第十五条本办法由交通部科技教育司负责解释，各单位可根据本办法制定实施细则。
第十六条本办法自发布之日起施行。
《交通视频会议系统管理暂行办法》（厅科教字[2006]25 号）同时废止。
主题词：印发视频会议△ 办法通知抄送：部属有关单位浙江大学关于印发《浙江大学网络视频会议管理办法（试行）》的通知浙大发〔2008 〕15 号各学院，各部门，各校区管委会，直属各单位：为进一步推动机关效能建设，提高工作效率，学校将启用网络视频会议系统。
为规范和加强网络视频会议系统的管理，现将《浙江大学网络视频会议管理办法（试行）》印发给你们，请认真贯彻执行。
执行中有何问题和建议，请及时向校长办公室和网络与信息中心反映。
二○○八年五月九日浙江大学网络视频会议管理办法（试行）第一条为充分发挥学校网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）的效能，确保网络视频会议规范、高效、安全运行，特制定本办法。
第二条启用视频会议系统是学校加强效能建设，进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。
各部门（单位）要高度重视，充分运用视频会议系统召开会议。
第三条视频会议系统的使用管理由校长办公室统筹协调，网络与信息中心、各校区管委会等单位协同配合。
各部门（单位）具体职责分工如下：（一）校长办公室负责视频会议的统筹规划及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见，拟订全校性视频会议方案并组织实施，审核部门（单位）申报的视频会议方案，协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作，协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。
（二）网络与信息中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的技术维护，拟订视频会议操作规范并组织实施，安排专业人员负责相关技术保障，组织开展必要的专业培训等。
（三）各校区管委会负责视频会议系统和场地使用的日常管理和服务，包括视频会议系统设备、麦克风、投影仪、音响、视音频及网络模块等设施的日常使用和维护，组织落实视频会议操作规范，安排专门人员参加必要的专业培训，并负责会前、会中、会后的相关服务和联络工作。
（四）视频会议系统设备产权归网络与信息中心；负责各校区视频会议室管理的单位应与网络与信息中心签订相关设备代管协议，按规定做好日常安全保障工作。
第四条利用视频会议系统组织召开会议，应按以下规定办理：（一）学校决定召开的全校性会议，具体由党委办公室、校长办公室协调落实。
（二）经批准由部门（单位）组织召开的全校性会议，主办部门（单位）一般应提前五个工作日向校长办公室提交会议方案，经校长办公室审批同意后方可安排。
（三）各部门（单位）组织召开会议，应向校长办公室报批并送有关校区管委会备案。
（四）部门（单位）内部召开会议，应向有关校区管委会报批。
第五条需使用视频会议系统与校外系统对联的，主办部门应报经有关校区管委会批准，并提前三个工作日报网络与信息中心开通。
如需召开国际网络视频会议的，主办部门应按规定支付互联网国际流入量费。
第六条全校性视频会议由党委办公室、校长办公室名义印发会议通知。
会议通知应明确会场设置要求、系统联调测试时间、主会场的技术支持、相关会务安排、联系人和联系电话等事项，并及时抄送网络与信息中心和各校区管委会。
第七条视频会议主办单位应在视频会议召开的三个工作日之前主动与网络与信息中心等单位联系，做好相关设备调试及技术保障工作。
视频会议因故推迟或取消，主办单位应及时告知有关单位。
第八条视频会议会场应当满足会议需要，环境整洁，设备齐全在会议召开期间，参会人员应当着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动。
不安排发言的分会场应将麦克风置于静音状态。
第九条视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。
第十条各校区管委会和部门要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行，应结合实际，制订本校区、本单位视频会议管理办法。
第十一条本办法自发布之日起实施，由校长办公室负责解释。
关于印发《南阳烟草商业视频会议系统管理办法》的通知时间：2010-9-27 15:39:00 点击：147 各直属单位，机关各部门: 现将《南阳烟草商业视频会议系统管理办法》印发给你们，请遵照执行。
二○一○年九月二十六日南阳烟草商业视频会议系统管理办法第一条为加强全市行业视频会议系统管理，规范会议流程，提高会议质量，特制定本办法。
第二条全市行业视频会议系统（以下简称视频会议系统）是通过数据专线建立的市到县之间互联互通的实时通讯平台，并与全省视频会议系统实现无缝对接，接受全省视频会议系统的统一管理。
视频会议系统的主会场设在市公司，分会场设在各县分公司。
第三条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各类会议及培训应积极利用视频会议系统召开，以充分发挥其效能。