行政文秘的时间管理实务.pptx
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行政文秘的时间管理
1. 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”——拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的“电话粥” 6. 源源不断的信息
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行政文秘的时间管理
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 里是哪里
n 没时间做计划 n 工作是程序化，规律化，根本没必要做
计划 n 计划常常被打断 n 不喜欢被计划束缚 n “船到桥头自然直”
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行政文秘的时间管理
1. 要事第一
n “大石头”理论与“二八”定律 n ABC法则 n 办事的优先次序 n 并行工作法
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行政文秘的时间管理
2. 以终为始
n 是必须要做的吗？ n 不完成会怎样？ n 是自己想要的吗？ n 和目标直接相关吗？ n 回报及收益高吗？
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行政文秘的时间管理
3. 学会说“NO！”
1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还
要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定
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行政文秘的时间管理
3. 学会说“NO！”
6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
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行政文秘的时间管理
办公室排毒DIY
n 自我检测问题：
1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
n 提出办公室改善建议。
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行政文秘的时间管理
二. 时间管理的陷阱
n 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
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行政文秘的时间管理
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 里是哪里
n 没时间做计划 n 工作是程序化，规律化，根本没必要做
计划 n 计划常常被打断 n 不喜欢被计划束缚 n “船到桥头自然直”
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行政文秘的时间管理
1. 要事第一
n “大石头”理论与“二八”定律 n ABC法则 n 办事的优先次序 n 并行工作法
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行政文秘的时间管理
2. 以终为始
n 是必须要做的吗？ n 不完成会怎样？ n 是自己想要的吗？ n 和目标直接相关吗？ n 回报及收益高吗？
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行政文秘的时间管理
3. 学会说“NO！”
1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还
要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定
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行政文秘的时间管理
3. 学会说“NO！”
6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
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行政文秘的时间管理
办公室排毒DIY
n 自我检测问题：
1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
n 提出办公室改善建议。
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行政文秘的时间管理
二. 时间管理的陷阱
n 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
管理文秘第三章办公室管理时间管理ppt课件
• 适当保密； • 处理好变更的约会。 • 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； • 尽量不要在星期一的早上安排上司的约 会； • 在前往其他公司拜会他人，应该预留半 小时左右的时间在路途上； • 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意 酌留弹性。
• 外企招人的性格 测试
• 这个测试是菲尔博 士在著名女黑人欧 普拉的节目里做的， 比较准确。答案是 依现在的您，不要 依过去的您。这是 一个目前很多大公 司人事部门实际采 用的测试。
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 . 书面约会 . 当面约会. 约会卡片
4. 注意事项
• 配合领导的时间表； • 不要让领导在出差回来当天安排约会； • 不要在节假日安排约会； • 重要约会应在约见前与对方联络一次， 确认此事； • 订好或确定好约会的场所； • 及时通知对方赴会； • 提醒领导赴会；
•
1.你何时感觉最好？
a)早晨 b)下午及傍晚
c)夜里
•
2.你走路时是……
a)大步的快走 b)小步的快走 c)不快，仰著头面对著世界 d)不快，低著头 e)很慢
•
3.和人说话时，你……
a)手臂交叠的站著 b)双手紧握著 c)一只手或两手放在臀部 d)碰著或推著与你说话的人 e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用 手整理头发
周 一 二 三
月 份 次
四
北京 上海
五
香港 西安
六
休假 休假
周三：推介 周一：面试 会（主会议 导游（1会 室） 议室） 周一：经理 办公会议
四
５、日志系统
1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间 内组织领导活动计划，一般分为纵横两 种方式。 2）日志的方法
行政文秘的时间管理实务
行政文秘的时间管理实务时间管理是每个行政文秘工作中必须具备的一项必要能力。
良好的时间管理能够提高工作效率，提升工作质量，并帮助行政文秘更好地处理各项工作任务。
本文将从时间规划、任务分配和优先级确定三个方面介绍行政文秘的时间管理实务。
一、时间规划时间规划是时间管理的第一步，行政文秘需要根据工作需求进行合理的时间规划，确保工作任务在适当的时间内得以完成。
在时间规划时，行政文秘可以采用“一周一计划”的方法，即每周开始前，制定一份详细的工作计划，将重要的工作和具体的任务详细安排下来。
同时，还可以考虑使用电子或纸质日程表来记录每天的工作安排和重要的时间节点，以便随时查看和调整。
在进行时间规划时，行政文秘还需注意合理安排工作的时间段。
通常，早晨是大脑最为清醒的时间，可以安排一些需要高度思考和决策的工作任务；而下午则适合处理一些简单的事务性工作。
此外，还应该合理安排休息和放松的时间，以避免长时间连续工作带来的疲劳。
二、任务分配在行政文秘的工作中，任务分配是一个非常重要的环节。
行政文秘需要根据各个任务的紧急程度和重要程度进行合理的分配，将工作任务分解成具体的步骤，并根据情况给予合适的时间。
对于较为紧急和重要的任务，行政文秘可以将其优先安排在工作计划的前列，确保其在最短时间内得以完成。
同时，行政文秘还可以根据自身的时间管理能力和工作实际情况，将适当的工作任务分配给其他同事或下属，以减轻自己的工作负担。
在任务分配时，需要充分考虑每个人的能力和职责，避免出现工作任务过于集中或不合理的情况。
三、优先级确定确定工作任务的优先级是时间管理的重要一环。
行政文秘需要根据工作的紧迫程度和重要程度，将工作任务划分为紧急重要、紧急不重要、不紧急重要和不紧急不重要四个级别，并根据优先级制定相应的处理策略。
紧急重要的任务需要立即处理，可以通过调整其他任务的优先级或向上级汇报来争取更多时间；紧急不重要的任务可以委托给其他人或推迟处理；不紧急重要的任务可以合理安排时间进行处理；而不紧急不重要的任务可以考虑暂时搁置或削减。
文秘时间管理与日程安排课件(PPT 52页)
文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
地点
备注
09：00办公室程Fra bibliotek09：30
会议室
带A文件
10：30
办公室
信函
10：45
办公室
文件经理签字
11：00
办公室
修打字机
11：30
办公室
会见贝尔先生
12：00
银行
美元
14：30
办公室
活动内容 工作人员会议日 会议开始进行 会议结束，整理 信函分类处理， 打字机维修工维 约会提醒：王总 汇款：人民币、 工作人员会议记
造性和迫切性
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2）最迫切具有时间上的迫切 性
（3）有后果
B 重要不紧 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活 动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。
4、秘书日志内容
包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
地点
备注
09：00办公室程Fra bibliotek09：30
会议室
带A文件
10：30
办公室
信函
10：45
办公室
文件经理签字
11：00
办公室
修打字机
11：30
办公室
会见贝尔先生
12：00
银行
美元
14：30
办公室
活动内容 工作人员会议日 会议开始进行 会议结束，整理 信函分类处理， 打字机维修工维 约会提醒：王总 汇款：人民币、 工作人员会议记
造性和迫切性
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2）最迫切具有时间上的迫切 性
（3）有后果
B 重要不紧 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活 动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。
4、秘书日志内容
包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）
秘书__时间管理与日程安排.pptx
（三）日程安排的形式
1、年预定表、 2、月预定表、 3、周预定表、 4、日预定表（日程表）
年预定表 （未完）
一月
5日(星期一) 8日(星期四)
开工典礼 董事长视察
二月 三月
2日(星期二) 9日(星期一) 25日(星期三)
2日(星期一) 3日(星期二) 25日(星期三)
常务董事会 公司纪念日 成本会议
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报
复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖延
❖ 帕金森定律 ❖ 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 ❖ 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排
过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间。
文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
A 独处。把应做的工作列出清单
T-003 第五讲 行政文秘人员时间管理
什么是时间管理
• “时间管理”所探索的是如何减少时间浪 费，以便有效地完成既定目标。由于时间 所具备的四个独特性，所以时间管理的对 象不是“时间”，它是指面对时间而进行 的“自管理者的管理”。
时间就是生命
一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的
• • • • • •
睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：6年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：5年 学习：7年 开会：3年 打电话：1年 找东西：1年 其它：3年
如何进行有效的时间管理
12、20/80时间管理法
穆尔 冰箱
如何进行有效的时间管理
13、日程表时间管理法
“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？”
“这件事是否可以交给别人去干？”
“是否还有更好的方法？”
如何进行有效的时间管理
14、善用省时工具
电话； 移动电话； E-mail； 网址；
请写出你签写前面表格的直接感受
如何进行有效的时间管理
4、“今年是你生命中的最后一年”法
你打算如何去度过？
如何进行有效的时间管理
5、时间价值分析法 时间价值表：
年收入 （万元） 2 4 6 8 10 年工作时间 （天） 254 254 254 254 254 且工作时间 （小时） 8 8 8 8 8 每天价值 （元） 78.74 157.48 236.22 314.96 393.70 每小时价值 （元） 9.84 19.68 29.52 39.36 49.20 每分钟价值 （元） 0.16 0.33 0.48 0.66 0.80
然后再开始完成第二项、第三项……；
每天都要这样做，养成习惯；
如何进行有效的时间管理
20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此， 也叫巴莱多定律； 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的 优质客户； 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的 20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。
《秘书时间管理》课件
委婉表达拒绝之意
在拒绝时，要委婉地表达自己的想法，避免伤害对方的感情。
提出替代方案
在拒绝的同时，可以提出一些替代方案或建议，以满足对方的需求 。
05
时间管理工具介绍
日程表的使用
总结词
日程表是秘书进行时间管理的有效工具，可以帮助秘书规划工作、安排会议和 任务。
详细描述
日程表可以帮助秘书将工作安排得井井有条，避免遗漏重要事项。秘书可以将 会议、任务和约会等事项按照时间顺序记录在日程表中，以便随时查看和调整 。
工作任务繁重
总结词
01
工作量大、时间紧迫
详细描述
02
秘书在工作中经常面临大量的工作任务，需要在有限的时间内
完成，这使得时间管理变得尤为重要。
解决方案
03
制定详细的工作计划，合理分配时间，优先处理重要和紧急的
任务。
突发事件频繁
总结词
计划被打乱、时间紧张
详细描述
秘书工作中经常出现突发事件，导致原有的工作 计划被打Байду номын сангаас，需要迅速应对。
04
提升秘书时间管理能力的策略
制定合理的工作计划
01
02
03
制定优先级
根据任务的紧急程度和重 要性，合理安排工作计划 ，确保优先处理重要且紧 急的任务。
分解任务
将大型项目或任务分解为 若干个小任务，有助于更 好地安排时间和资源，提 高工作效率。
设定时间限制
为每个任务设定合理的时 间限制，避免拖延和浪费 时间，确保按时完成工作 。
提升职业形象
秘书能够准时完成工作，展现出高效 、专业的形象，有助于提升职业声誉 。
如何持续提高时间管理能力
学习时间管理技巧
在拒绝时，要委婉地表达自己的想法，避免伤害对方的感情。
提出替代方案
在拒绝的同时，可以提出一些替代方案或建议，以满足对方的需求 。
05
时间管理工具介绍
日程表的使用
总结词
日程表是秘书进行时间管理的有效工具，可以帮助秘书规划工作、安排会议和 任务。
详细描述
日程表可以帮助秘书将工作安排得井井有条，避免遗漏重要事项。秘书可以将 会议、任务和约会等事项按照时间顺序记录在日程表中，以便随时查看和调整 。
工作任务繁重
总结词
01
工作量大、时间紧迫
详细描述
02
秘书在工作中经常面临大量的工作任务，需要在有限的时间内
完成，这使得时间管理变得尤为重要。
解决方案
03
制定详细的工作计划，合理分配时间，优先处理重要和紧急的
任务。
突发事件频繁
总结词
计划被打乱、时间紧张
详细描述
秘书工作中经常出现突发事件，导致原有的工作 计划被打Байду номын сангаас，需要迅速应对。
04
提升秘书时间管理能力的策略
制定合理的工作计划
01
02
03
制定优先级
根据任务的紧急程度和重 要性，合理安排工作计划 ，确保优先处理重要且紧 急的任务。
分解任务
将大型项目或任务分解为 若干个小任务，有助于更 好地安排时间和资源，提 高工作效率。
设定时间限制
为每个任务设定合理的时 间限制，避免拖延和浪费 时间，确保按时完成工作 。
提升职业形象
秘书能够准时完成工作，展现出高效 、专业的形象，有助于提升职业声誉 。
如何持续提高时间管理能力
学习时间管理技巧
行政文秘的时间管理课件(PPT34张)
6 ．筛选信息
迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁
运筹他人的时间
时间管理矩阵图
紧急 不紧急
·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理
·危机
重 要 ·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 ·准备事项 不 重 要
·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件
错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
效率专家挑错办公室
（图2）60分
错误1 错误2 错误3 错误4 错误5 错误6 占据 公共通道和私人空间交叉 接待空间在办公室尽头 秘书与主管座位离开太远 电脑显示器朝向不对，造成反光 办公室没有隔板，声音干扰严重 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜
6.
要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息
1. 要事第一
“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法
2. 以终为始
是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？
·许多凑热闹的活动
·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件
·看太多的电视
五、时间管理的工具
1．月历 2． 行事历与甘特表 3． 效率手册 4． 商务通与订房卡 5． 闹钟 6. 其它工具
六. 你的计划
确立目标
探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事
小办公室排毒案例（续）
主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
自我检测问题：
1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
提出办公室改善建议。
二. 时间管理的陷阱
1. 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”——拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的“电话粥” 6. 源源不断的信息
·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件
·许多凑热闹的活动
·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理
·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件
·看太ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ的电视
不重要
五、时间管理的工具
1．月历 2． 行事历与甘特表 3． 效率手册 4． 商务通与订房卡 5． 闹钟 6. 其它工具
1. 要事第一
“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法
2. 以终为始
是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？
3. 学会说“NO！”
1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还
要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 里是哪里
没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做
计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而
导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖 延
第五讲 行政文秘的时间管理
广东众行管理顾问有限公司提供
课程程序
1．分析时间 2．诊断工作环境，提高工作效率 3．立即改变 4. 跨越时间管理陷阱
5. .... .
一. 分析时间
每天留出时间进行回顾，调整优先次序， 舍弃无效的工作
分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠
的。
诊断工作环境，提高工作效率
办公室里弥漫的4大效率毒素： 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰
讨论：
如何排除办公室4大效率毒素？ .... .
办公室“排毒4味丸”
第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌
第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰
主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
接待空间，以保证不会给下属造成干扰
秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
不会影响其他同事
下属：不受干扰的个人办公空间
效率专家挑错办公室
（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干
扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。
控制
6．源源不断的信息
纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报 纸、杂志、期刊、报告
电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话
三. 如何跨越时间陷阱
1. 要事第一 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说“NO！” 4. 办公桌上的“5 S”运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息
效率专家挑错办公室
（图3）70分
错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能
效率专家挑错办公室
（图4）满分
优点1 充分利用有阳光的窗口位置 优点2 私人空间和公共空间交叉减少 优点3 利用隔板阻断过多噪音 优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰
办公室排毒DIY
5．有效、恰当地利用电话
选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做
到心中有数
6 ．筛选信息
迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁
运筹他人的时间
.... .
时间管理矩阵图
紧急
不紧急
重要
·危机
·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 ·准备事项
错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
效率专家挑错办公室
（图2）60分
错误1 公共通道和私人空间交叉
错误2 错误3 错误4 错误5 错误6
占据
接待空间在办公室尽头 秘书与主管座位离开太远 电脑显示器朝向不对，造成反光 办公室没有隔板，声音干扰严重 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜
3. 学会说“NO！”
6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
4．办公桌上的“5 S”运动
整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理
六. 你的计划
确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之
定期检讨
谢谢大家！
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20. 12.120.12.1Tuesday, December 01, 2020
帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。
4．文件满桌病
安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好
5．喋喋不休的“电话粥”
不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的
小办公室排毒案例
办公室面积：14平方米 办公室人员：
主管1人 秘书1人 下属3人
办公设备：
文件柜、公用电脑、5张办公桌等
小办公室排毒案例（续）
个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任
务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排
的） 下属：单项（个人任务）
小办公室排毒案例（续）
1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
提出办公室改善建议。
二. 时间管理的陷阱
1. 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”——拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的“电话粥” 6. 源源不断的信息
·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件
·许多凑热闹的活动
·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理
·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件
·看太ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ的电视
不重要
五、时间管理的工具
1．月历 2． 行事历与甘特表 3． 效率手册 4． 商务通与订房卡 5． 闹钟 6. 其它工具
1. 要事第一
“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法
2. 以终为始
是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？
3. 学会说“NO！”
1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还
要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 里是哪里
没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做
计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而
导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖 延
第五讲 行政文秘的时间管理
广东众行管理顾问有限公司提供
课程程序
1．分析时间 2．诊断工作环境，提高工作效率 3．立即改变 4. 跨越时间管理陷阱
5. .... .
一. 分析时间
每天留出时间进行回顾，调整优先次序， 舍弃无效的工作
分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠
的。
诊断工作环境，提高工作效率
办公室里弥漫的4大效率毒素： 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰
讨论：
如何排除办公室4大效率毒素？ .... .
办公室“排毒4味丸”
第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌
第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰
主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
接待空间，以保证不会给下属造成干扰
秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
不会影响其他同事
下属：不受干扰的个人办公空间
效率专家挑错办公室
（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干
扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。
控制
6．源源不断的信息
纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报 纸、杂志、期刊、报告
电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话
三. 如何跨越时间陷阱
1. 要事第一 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说“NO！” 4. 办公桌上的“5 S”运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息
效率专家挑错办公室
（图3）70分
错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能
效率专家挑错办公室
（图4）满分
优点1 充分利用有阳光的窗口位置 优点2 私人空间和公共空间交叉减少 优点3 利用隔板阻断过多噪音 优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰
办公室排毒DIY
5．有效、恰当地利用电话
选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做
到心中有数
6 ．筛选信息
迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁
运筹他人的时间
.... .
时间管理矩阵图
紧急
不紧急
重要
·危机
·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 ·准备事项
错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
效率专家挑错办公室
（图2）60分
错误1 公共通道和私人空间交叉
错误2 错误3 错误4 错误5 错误6
占据
接待空间在办公室尽头 秘书与主管座位离开太远 电脑显示器朝向不对，造成反光 办公室没有隔板，声音干扰严重 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜
3. 学会说“NO！”
6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
4．办公桌上的“5 S”运动
整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理
六. 你的计划
确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之
定期检讨
谢谢大家！
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20. 12.120.12.1Tuesday, December 01, 2020
帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。
4．文件满桌病
安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好
5．喋喋不休的“电话粥”
不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的
小办公室排毒案例
办公室面积：14平方米 办公室人员：
主管1人 秘书1人 下属3人
办公设备：
文件柜、公用电脑、5张办公桌等
小办公室排毒案例（续）
个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任
务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排
的） 下属：单项（个人任务）
小办公室排毒案例（续）