文书档案管理复习 (1) 2
01.复习提纲《文书与档案管理》(文书部分)2015学年第一学期期末考试复习提纲
《文书与档案管理》（文书部分）期末考查复习提纲一、名词解释（12选5）（10分）1、文书P10文书的定义是行为主体在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要在一定书写材料上形成的具有应用性和特定格式的文字材料。
2、文书工作P10文书工作是通过相互衔接的一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。
3、请示P39请示是下级单位要求上级单位对某一事项或某一问题做出指示、给予答复、审核批准时所用的请求性公文。
4、文书文体P62文书文体是指现行文书为适用行政事务和公共事务管理而形成的体裁和样式。
5、文书稿本P77文书稿本是指同一内容和形成文件，根据其在撰写、审核、印制过程中的作用和使用的不同需要，形成的文稿和文本。
6、定稿P78定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。
7、正本P78正本是根据定稿印制的用于向外发出的正式文本，是依据定稿制作的供发给主送机关使用的，具有法定效用的正式文体。
8、文书处理P86文书处理是在公务活动中围绕文书的撰写、印制、收发及归档等一系列环节所进行的工作，是文书工作的重要阶段，是党政机关、企事业单位管理活动中的经常性的重要工作。
9、行文制度P89行文制度是指在行文时要遵守的原则、规定和要求，它是由行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面共同组成的内容。
10、收文办理P99收文办理是文书部门收进外单位发来的文件材料，在单位内部及时运转直到阅办完毕的全过程。
11、文书整理归档P120文书整理归档是机关文书部门将已经办理完毕、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
12、归档P138归档是指文书部门将整理好的案盒文件定期向档案部门进行移交以便集中保管的工作。
二、填空题（全部在书上）（20分）填空题P24填空题P5填空题P81填空题P117填空题P139三、选择题（全部在书上）（15分）多选题P25多选题P57选择题P82选择题P117多选题P139四、操作题（25分）最新规范公文格式标注五、问答题（13选6）（30分）1、宋元时期的文书与文书工作有何特点? P4（两自然段）宋代在文书程式方面，开了文书摘要之先河，实行“引黄”之制，即在文书的封皮上标明文书的主要内容和递送的日期，这次文书程式的变革起了重要的推进作用。
文书档案管理_复习
第一章 文书与档案 文书的概念及其内涵。 文书的本质属性是什么，如何理解？ 文书的特点。 名词解释：法定作者。 文书、文件、公文的联系与区别。 档案的概念及其内涵。 文书转化为档案的三个条件。 档案的本质属性是什么，如何理解？ 档案的特点。 档案的基本价值、现实作用。 按载体分类，档案有哪些类别？ 国家档案全宗的构成。 文书与档案的联系和区别。试结合“文件生命周期理论”加以说
法〉的通知》 4、《××市人民政府关于工商银行××分行“4.9”交通事故情况的通
报》
简答题
1、简述联合行文的规则。
阐述题
试阐述档案管理工作的管理性和服务性。
明。
第二章 文书档案的起源和流变 文书档案诞生和发展的三个条件。 纸张何时成为文书的主要载体？
第三章 文书工作概述 文书工作内容的三大环节。 文书工作的基本任务。 文书工作的基本原则。 文书工作的要求。
第四章 文书的形成 名词解释：公务文书 公文的作用。 按使用范围划分，文书有哪四类？ 写出国家行政机关13种法定性公文的名称。 名词解释：通用文书；专用文书。 按来源划分，文书有哪几类？按行文关系划分，文书有哪几类？
第九章 档案的检索与利用 档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利
用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档 案信息服务。
档案检索工具的基本职能。 名词解释：档案著录；档案标引。 名词解释：《中国档案分类法》；《中国档案主题词表》 按编制方式分，检索工具有哪些种类？
按文件密级和阅读范围划分，文书有哪几类？ 文书种类的选用依据。
简述公文格式标准化的意义。 什么是公文格式？ 公文文面组成要素分为哪几部分？ 公文眉首包括哪些组成要素？ 发文字号的构成。 公文主体的构成要素有哪些？ 什么是公文标题“三要素”？ 公文版记的组成要素。 主题词的概念。 文件标注主题词的作用。 草稿的含义和种类。 定稿的含义和特点。 正本的含义和种类。 副本的含义及产生原因。 文书语言表达的总要求。 文秘人员草拟公文的主要步骤。
文书档案管理课程复习
文书档案管理课程复习一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）1、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。
A、1～2月份或6月份B、3月份或9月份C、6月份或12月份2、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。
A、传阅B、登记C、签注3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。
A、永久B、30年C、10年4、单份文件整理的最终“产品”是（）。
A、册B、案卷C、件D、张5、承办是公文处理过程中的（）。
A、首要环节B、重要环节C、中心环节D、次要环节6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。
A、16年和50年B、30年和10年C、30年和15年二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）1、公文结构的必备要素有( ).A、标题B、正文C、成文日期D、责任者2、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。
A、上级文件B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件D、红头文件3、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。
A、穗档函（2006）1号B、穗档〔2006〕1号C、穗档办〔2006〕1号D、穗档字〔2006〕1号4、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。
A、主要职能活动B、基本历史面貌C、在维护国家、单位和职工权益D、所有活动5、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。
A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定D、本单位工作职能及文件产生情况6、公文标题由（）组成。
A、公文的责任者B、公文的事由C、公文的文种D、公文的年度三、判断题（共8 小题，每题 5 分）1、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。
文书档案管理_复习
文书档案管理_复习第一篇：文书档案管理_复习《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
文书档案管理期末复习
文书档案管理期末复习档案管理竞赛试题一、填空题（共10题，每题1分）1、我国第一部关于档案和档案工作的法律---《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日起施行。
2、《档案法》中规定的“档案”，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、档案工作的原则是统一领导、分级管理。
4、凡属公司归档范围的文件材料，必须按档案管理规定向负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
5、归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
6、编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。
7、归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，是决定档案存亡的基本手段，是提高档案管理效益的科学措施，是提高档案质量的重要途径8、填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”。
9、如备注中需要说明的条目太多，可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。
10、归档章格式包括4项内容：全宗号、保管期限、室编件号、总页数二、单选题（共6题，每题2分）1、《中华人民共和国档案法》的修正时间是（）A. 1996年7月5日B. 1988 年1月1日C. 1996年1月1日D. 1988年7月5日2、在（）中进行查询电子文档的操作A. 文档模板管理B. 文档查询C. 文档管理器D. 文档打印3、在（）中进行添加柜、卷宗的操作A. 借阅管理B. 归还管理C. 发放管理D. 归类管理4、在（）中可以执行打印卷宗封面，目录和备考表的操作A. 报表管理->文档类报表->富仁宗卷报表B. 报表管理->文档类报表->技术类文档清单C. 报表管理->变更类报表->变更信息一览表D. 文档管理->文档打印->富仁宗卷报表5、电子文档的默认版本号为（）A. 10B. 00C. 20D. 016、归档文件目录包括（）A. 柜号、责任者、文号、题名、备注B. 柜号、文号、题名、日期、备注C. 柜号、责任者、文号、题名、页数D. 柜号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注三、多选题（共6题，每题3分，多选或选错不得分，少选得2分）1、归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种（）等文件材料进行收集的过程。
文书处理与档案管理复习资料.doc
第二节收文办理、公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理收文办理是机关单位对来口外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。
包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
一、收文的范围上级来文、下级来文、不相隶属来文1・上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。
二、收文的程序(-)签收1.1•签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收吋间。
2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。
3.注意事项：认真清点检查(封口，份数)(二)登记1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。
2•收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用3.登记的范围：(1)上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件(2)下级机关的请示性、报告性文件(3)重要的、带有密级的刊物、资料(4)机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等不必等级的文件、材料包括：(1)各种公开的和内部不保密的出版物(2)-般性的简报（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。
手续简便，环节少，但不方便查找。
B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。
5.登记的形式：薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记（三）初审初审的重点：1.是否应当由本机关办理2.是否符合行文规范3.文种、格式是否符合要求4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签5.是否符合公文起草的其他要求补充：份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字Z间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。
《文书档案管理》期末总复习题
《文书档案管理》期末总复习题《文书档案管理》期末总复习题一、填空题：1.文书是以___________处理________的凭证性工具。
2.版面格式包括__________部分、_________部分、___________部分。
3.行文方向，亦称行文去向或行文走向，现行公文按行文方向分，可分为、、。
3.发文字号由、、三部分组成。
4.文书工作者应具备___________素养、___________素养、__________素养。
5.收文处理程序中的“收进阶段”，包括________、_______、_________、翻印、________、________。
6.我国文书工作的组织形式，主要分为和两种。
7.收文处理总程序包括和两个阶段。
8.分发的“三主优先”原则指的是优先、优先、优先。
9.公文一般包括_________、________、正文、_____________、发文机关、_____________、机关印章等项目。
10.公文发文日期，应以__________和__________的日期为准。
11.主题词是揭示公文的____________和________，以供电子计算机检索处理的12.目前我国国内使用的规范公文用纸，一般采用型和型。
13.文件版头由_________________和______二字构成。
___________。
14.对外机关来文或来电的办复形式有多种形式，比较常用的有：（1）___________;(2)____________;(3)____________;(4)__________。
15.公文的发文处理程序包括__________阶段和___________阶段。
16.完整的公文标题一般由、和三部门组成。
17.文书管理按管理的形式可分为和两种类型。
18.会签文件应当遵循以下原则：（1）___________的原则；（2）_____________的原则；（3）___________的原则。
文书工作与档案管理复习资料
文书工作与档案管理复习资料1、简述发文环节。
答：发文办理主要包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（★）2、请示与报告的区别。
答：①、概念的不同：请示是主要适用于下级向上级机关请示问题，并要求上级对所请示的问题给予批示或答复；报告则是主要适用向上级机关汇报工作，反映情况，福上级机关的询问。
②、对象的要求不同：请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。
③、发文时间不同：请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
④、结束语不同：请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
（★）3、文书的概念。
答：第一、“文书”是指物。
即国家机关、社会团体、企事业单位在公务人员活动中或者个人、家庭、家族在私务活动中形成的文字、图表、声像等记录资料；第二“文书”是指人。
即在国家机关、社会团体、企事业单位里从事文书起草、处理、保管等相关的专职人员。
（★）4、文书的构成要素：文书主要是由符号、物质、信息三要素构成的。
（★）5、文书工作的基本特征。
答：①政治性；②服务性；③规范性；④时限性；⑤机要性。
（★）6、文书工作的含义。
答：文书工作也成文书处理工作，是指公务文书的形成、处理和管理等一系列相互衔接的程序和手续。
（★）7、文书工作经历了哪些发展阶段？答：①奴隶社会文书工作的发展；②封建社会文书工作的发展；③民国以后文书工作的发展。
8、文书工作的基本内容是什么？答：①公务文书的制作形式；②公务文书的传递；③公务文书的办理；④公务文书的管理；⑤公务文书的归档或销毁。
9、文书工作的基本原则与要求是什么？答：（1）基本原则：①时效性；②实事求是；③保密；④少而精。
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文书档案管理复习1.文书：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
文书的本质属性：现实执行性2.档案：档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和材料。
档案的属性：原始记录性（本质属性）、利用价值性（档案存在的依据）、科学文化性3.文书与档案的区别：1.性质和形式不同。
文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会活动中具有针对性、指导性、现实执行性；档案室保存起来的历史信息，在需要考察利用时菜具有凭据性、见证性、借鉴性。
文书是为了先行应用而产生的，档案是为了今后的利用而遵照一定的规律组成和保存的。
文书是零散的，单份的；档案是组合的，集中的，多分的。
2、作用和目的不同。
形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律的组合起来，已备利用，发挥历史的价值作用。
3、存在和发挥效用的时间不同。
文书由于是现行应用的，处理完之后就失去效用；档案室以备将来使用的，具有存在的长期性、永久性，通常情况下，存在的越久也就越珍贵，价值也越大。
4、档案的基本原则和要求：集中统一地管理国家全部档案（组织原则和管理体制）、维护档案的完整与安全，这是档案工作的基本要求。
便于社会各方面的利用，这是档案工作的根本目的。
5.档案工作机构：一、档案室。
档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。
二、档案馆。
档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。
三、档案事业管理机构。
档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。
6.文书稿本：文书的稿本是指文书的文稿和文本。
同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本文稿形成过程：前期：草稿（草稿和草案都是文件的原始稿本，反映文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。
）；形成期：定稿（文件的标准稿，进过修改审批后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，是缮印和发出正式文件的标准和依据）、正本（根据定稿印制或缮写，供向外发出的正式文本）；形成后期：副本，又叫“抄本”，根据公文正本复制、誊抄的其他文本。
只有正本的部分内容的，称为摘录副本或节录副本。
作用：代替正本，供传阅、参考和备查使用。
7、文书处理：行文制度，即公文通行必须遵守的制度。
包括两方面基本内容，即行文关系、行文方式与行文规则。
文书处理程序，又简称文书处理，是指文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。
文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。
发文：发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。
主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、用印、登记、分发等环节。
草拟（拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程。
它是发文处理的首要环节。
公文撰拟质量的高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。
1.交拟2.起草）；审核：文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。
审核重点：是否确需行文、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、行文方式是否妥当、公文格式是否符合《办法》规定、蚊子、审核完毕填写审核意见，注明姓名与日起；签发：签发是单位领导人对文稿作最后审定，同意发出并签署。
签发时要签署全名和年月日，字迹要清楚；联合发文要“会签”，受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。
复核：文稿送印前，文秘部门复查处理程序是否完整、附件材料是否齐全、文件格式是否规范等等。
缮印：缮印是指根据领导签发的定稿印制文件正本。
校对问题：初校与复校相结合、以定稿为依据、若发现定稿中的文字、标点符号有错漏等，应作为问题向有关人员提出。
、校改时文字要牵出版心。
用印与签署：公章是单位权威、责任和信用的标志，盖印是证实公文效力的一种标志。
缮印好了的公文盖上印章才生效。
签署是以领导人名义发文时，需签署具体领导人姓名，据已生效。
登记：登记是为待发文件注册，以便对发文的管理、统计和核查。
一般采用簿册式按年度登记发文。
登记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注。
分发是指将文件通过正规方式发送给受文单位。
机要文件由专人转送机要部门通过机要通信渠道传送；一般文件由文件处理部门指派专人送当地邮局邮寄。
收文：收文处理是指对所收文书进行的一系列工作。
主要的工作程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等签收。
签收是收件人在对方的传递文书单或文簿上签字，以示文书收到。
审核、检查、清点登记登记是对收进的文书进行注册。
有簿册式、联单式、卡片式等登记方式。
审核收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。
审核的重点包括：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
拟办是文秘部门负责人对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期，不可在文件上写、画。
批办批办是领导人对来文由谁办理及如何办理作出决定并批示。
承办承办是指有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对来文进行具体处理。
承办包括两方面的工作内容：1.办事。
具体执行或办理针对来文所提出的事项。
2.办文，即根据领导批办意见办理复文。
（这也是本机关发文处理的起始）催办文秘人员对文书办理情况的督促、检查，防止漏办或延误。
催办是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。
注办由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况、需要说明的问题和办理结果等情况。
8、文书整理与归档含义：文书整理归档，是将办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料，作为档案保存，按照他们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之程序化的过程。
以“件”取代“卷”归档文书以“件”为单位，体现的是“文件级”管理思想。
“件”的界定有四种情况：一是以“自然件”为一件；二是文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册（本）等为一件；四是来文与复文合为一件。
“自然件”是基本件，而后三种情况实质是“自然件”在外延上的适度延伸，是具有自然、内在、有机联系的“组件”。
“件”是文书制发、传递、处理的基本单位，同时也是文书归档的基本单位。
我国文书整理工作的这一改革举措，其优点是：1．以客观标准取代主观标准2．文书整理更简便易行和具有确定性3．有利于整理手段的现代化4、更加符合文书整理的基本原则（二）以“案盒”取代“案卷”1．方便文书档案的借阅和查找2．方便档案的复制与保密3．简化了装订手续四、文书整理归档的基本原则和质量要求（一）文书整理归档的基本原则1．遵循文件形成的客观规律2．保持文件之间的有机联3．区分文书的不同价值4．便于保管和查找利用分类方案类目是按照文书整理的原则拟制出来的归档文书的类别和条目。
类别的编制：1、按保管期限分类保管期限一般分为永久、长期、短期三个期限。
在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备一定数量的档案盒。
归档文书一般先按保管期限分开整理，然后再考虑其他分类。
2、按组织机构分类即按机关部门名称划分，可直接采用各个组织机构的名称作为类名。
3、按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行划分，如综合类、组织类、宣传类、政法类、技术类等等。
按问题分类不受机构的限制。
按问题分类要注意各类之间应划分清楚，不能互相包含，类名应该清晰明确。
类与类之间可按重要程度和系统性排列。
采用问题分类的，如果机关的职能和任务没有明显的变化，可以长期使用，某年增加某项临时工作任务的，可以另外增加有关类别。
每类同样可以编制一些具体事项条目，如果每类形成的文件不多，也可不分条目。
4、按年度分类（先保管期限，再年度）初步整理就是平时整理，即平时把逐步形成的应归档文书，依据文书分类方案，以“件”为单位装订，随时归整到相关类目，装入案盒。
注意点：1、及时收集已经处理完毕的文书材料2、细心装订 3、定期检查系统整理即在平时归整的基础上，进一步系统整理与编制目录。
文书的系统整理应按照国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》进行。
一、确定案盒内文书：1、检查调整 2、案盒内文件的排列：以“件”为单位，排列方式有:按事由结合实践、按事由结合重要程度、成套性文件集中排列、短期保管文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列3、盒案内归档文件的编号二、填写案盒事项档案的收集与鉴定档案收集工作的基本要求：1、加强档案馆（室）外调查和指导。
2、积极推行入馆（室）档案的标准化。
3、保证归档和入馆档案的齐全完整。
4、维护全宗和全宗群的相对完整性。
档案制度的内容：归档范围、时间、质量要求、手续影响档案价值的因素：由档案自身特点和社会利用的需要两个方面论述p235 案例判定档案的价值，首先要明确档案的保存价值是由什么决定的。
（一）档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础。
如档案的内容、形成者、时间、文种、外形特点、可靠性、有效性、保存状况等。
（二）社会利用需要是决定档案保存价值的重要因素。
社会利用需求的广泛性和阶段性。
档案保管期限表的含义与结构：档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。
它是鉴定档案保存价值，确定档案保管期限的依据和标准。
档案保管期限表的结构:由顺序号、条款、保管期限、附注及总的说明等部分组成,条款和保管期限是最基本项目。
其类型有：1、通用档案保管期限表：由国家档案行政管理机关编制，俗称“通用表”。
2、专门档案保管期限表：由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制。
3、同系统机关档案保管期限表：由主管领导机关编制。
4、同类型机关档案保管期限表：由档案事业管理机关或主管领导机关编制。
5、机关档案保管期限表：各机关根据本机关档案的具体情况编制，专供本机关鉴定档案时使用。
编制档号：档号是档案馆在整理和管理档案的过程中，对档案的编号档号的结构：全宗号、案盒目录号、案盒号、页号和件号例如：1-2-16-18 指的是这份文件属于档案馆内第1号，全宗中的第2号，案盒目录中的16号，案盒中的18页或第18件文件9、档案检索档案著录：档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
赋予其分类标识的过程，称为分类标引。