采购作业管理办法
采购作业管理办法
交期或进度控制
[采购单清单]
有无变 更交期
[订单变更通知 单]
验收Βιβλιοθήκη 入库或出库文件编号 版 次
4. 流程说明
东莞歌美科技电子有限公司 采购作业管理办法
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4.1 采购部根据[生产计划表]，对供应商提出物料需用求报价。 4.2 核对每家厂商价格及相关事项。 4.2.1 核对后与供应商议价，若为不用询价的部品，直接下[采购单清单] 通知交货或承作。 4.2.2 需要议价的部品，与协力厂商议价。 4.3 议价 OK，填写[采购单清单]，通知交货或承作。 4.3.1 不能与供应商议妥价格的，须重新议价或重新寻求供应商。 4.4 在协力厂商承作过程中，跟进好物料质量及交期进度控制工作。 4.4.1 若交期有变更 A．交期变更影响出货时，填写[交期变更通知]并知会业务部。 B．业务根据变更与客户联络订单交期，若不能达成客户订单交期，将取 消订单处理。 4.4.2 若交期无变更 A．物料送进验收，验收不合格时，依 4.4.1 作业处理。 B．物料验收合格，仓管员根据检验单入库，再由生产领用出库。
程 序 书 修 改 记 录
修改日期 序号 修 改 内 容
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1． 目 的
东莞歌美电子科技有限公司 采购作业管理办法
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本程序书的目的是使采购正常作业，使公司所需物料及其它用品得到及时购进。
2．适用范围 公司内部物料及其它用品的购置.
3．权 责
3.1 采购部： 3.1.1 物料的申请需用求。 3.1.2 物料的询价及议价。 3.1.3 通知供应商物料的承认及物料采购交期的跟进。 3.2 业务部：物料交期影响出货时，订单交更或取消的沟通。
3．流 程 图
采购作业管理制度
采购作业管理制度一、目的建立采购规则：明确采购的程序、购买渠道和标准，确保采购活动的合规性和透明度。
优化采购流程：规范采购作业流程，缩短采购周期，提高采购效率，降低采购成本。
提升供应商管理：加强对供应商的选择、评估和管理，确保供应商的稳定性和质量可靠性。
加强采购团队配合：明确各岗位职责和工作流程，加强内部协作和沟通，有效推动采购作业的顺利进行。
二、内容1.采购流程管理明确采购的准入条件和流程，包括需求确认、报价比较、合同签订、采购执行等环节。
同时，建立采购流程的监督和审批机制，确保采购过程的合规性和透明度。
2.供应商管理建立供应商库，对供应商进行筛选、评估和分类管理。
在建立和维护供应商关系的同时，加强对供应商的日常监督和管理，保障供应商的稳定性和质量可靠性。
3.采购合同管理规定采购合同的签订流程和标准化要求，并建立合同的履行监督机制。
确保采购合同的合法性和合规性，降低合同履行过程中的风险。
4.费用控制和核算制定费用控制和核算制度，确保采购过程中的费用合理和有效控制。
建立采购成本核算方法和标准，为采购决策提供准确的成本分析数据。
5.信息化支持建立采购管理平台，实现采购流程的信息化管理。
通过电子采购系统、采购库存管理系统等，提高采购的透明度和效率。
三、实施步骤1.制定制度和流程采购部门根据企业的实际情况，制定相应的采购作业管理制度和流程。
制度应明确各岗位职责、工作流程和审批机制，确保规章制度的严格执行。
2.培训和沟通采购部门应对员工进行相关培训，使其熟悉并理解采购作业管理制度。
同时，加强内部沟通和协作，确保各部门的配合和支持。
3.实施和监督采购部门对采购作业管理制度的实施和执行进行监督和审核。
及时发现和解决问题，并对采购流程和作业进行优化和改进。
4.持续改进采购部门不断总结和分析经验，及时根据实际情况对采购作业管理制度进行优化和改进。
对制度的执行情况进行评估和反馈，以提高采购作业管理水平。
通过建立采购作业管理制度，企业能够明确规定采购流程、优化供应商管理、加强采购合同管理、控制采购成本，从而实现更高效、更合规的采购作业管理。
采购管理办法
采购管理办法（拟稿）目录第一章总则 (5)第二章采购总体要求 (3)（一)采购要求 (3)（二)采购申请 (3)（三）子公司及部门自行采购权限 (4)（四)询价、比价、议价 (4)（五)合同签订 (5)（六)采购经办人行为规范 (5)第三章采购计划流程管理 (6)（一)管理范围 (6)(二）相关程序及业务流程 (6)第四章采购作业控制管理 (6)（一)管理范围 (6)（二）相关程序及业务流程 (7)第五章大宗物资和设备采购管理 (8)（一）管理范围 (8)（二)采购程序 (8)(三）评审机构 (9)(四）相关要求 (9)第六章采购合同管理 (10)（一）管理范围 (10)(二）相关程序及业务流程 (10)第七章采购验收管理 (11)(一)管理范围 (11)（二)相关程序及业务流程 (12)（三）质量验收标准 (12)第八章采购报销管理 (14)（一)管理范围 (14)（二)相关程序及业务流程 (15)第九章供应商信息管理 (16)（一）管理范围 (16)（二）相关程序及业务流程 (16)第十章附则 (17)— 2 —第一章总则第一条为加强集团公司及子公司各项采购活动的管理和控制,特制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于集团公司及子公司下列物品的采购:1、固定资产:房屋及建筑物，机器、机械和其他生产设备，生产经营有关的器具、家具、工具,大型游乐设备，电子设备和运输工具等。
2、存货：商品、包装物、委托代销商品和各种工程材料等。
3、低值易耗品：日常办公用品、低值易耗物资材料等第三条采购活动的执行部门公司所有的采购活动统一由公司的所指定的相关专业部门负责执行,原则上采取“管理使用与部门职责对应”。
具体规定为：1、综合部：负责固定资产、办公用品、低值易耗品的采购.2、工程物业部：负责工程物料、工程维修工具、器具等采购.3、市场部:负责营销推广、广告宣传产品采购。
4、营运服务部：负责运营服务、票务、讲解、演艺道具及场馆设施等采购。
采购作业管理办法
采购作业管理办法1.目的为了规范企业采购行为，加强对采购的监督管理，努力降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本办法。
2.适用范围公司所有采购的实施3.职责与权限3.1总经办采购员执行本程序，负责寻找供商、谈判、询议价货比三家，制定采购计划以及后续的采购实施、跟踪和统计报表、反馈。
3.2使用部门、仓库负责对供商产品的验收，以及提供产品物料表（BOM）。
3.3企管部负责对供商及合同的复审、谈判、稽核，对“采购订单”审核签名确认。
4.定义4.1生产物料：指生产过程中所必须的、直接构成生产成本且随制造产品一起出售的物料总称，也指BOM表所含有的物料，由生产中心申购。
4.2委外加工：指委托外协供应商按本公司的产品图纸/技术标准对零部件进行加工制造的活动，由生产中心申请。
4.3非生产性物料：指相关维修、设备、总务后勤等物料采购，由企管部门申购。
5.工作程序5.1采购技术资料5.1.1所有采购的生产物料在批量采购前，总经办-采购人员可到部门按“文件控制程序”领取产品图纸和相关技术标准，经加盖受控印章后转交供应商。
5.1.2若采购物料为供应商自行开发，总经办-采购人员必须要求供应商提供相关技术资料，由企管部会同生产技术部门进行评审会签备案，作为进货检验的依据。
5.1.3在供应商批量供货期间，因某种原因导致生产物料技术标准的变更，按“采购合同”执行。
5.2采购流程5.2.1申购作业由总经办-采购人员依据生产需求及物料库存需求情况填写“物料申购单”，其它部门需请购物料或辅助材料时，由需求部门填写“物料申购单”至部门最高主管审核后转交采购人员核对无误后办理采购。
委外加工同“采购作业流程”进行，经总经理审批后交采购人员按“外包外协加工管理规范”执行。
5.2.2询价作业：采购在填写“采购订单”前，对已使用过之原物料行情有变动时应先进行询价作业，询价应以原来供应本公司且有能力、有信誉、有经验之合格供应厂商作为优先询价对象。
采购作业管理制度
采购作业管理制度一、总则为规范公司采购作业管理，提高采购效率，降低采购成本，保障采购安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有采购作业，包括采购流程、采购审核、供应商管理、采购合同、采购付款等方面。
三、采购流程1. 采购需求提交：各部门根据自身业务需求填写采购申请单，包括物品名称、规格、数量、用途、提供的供应商信息等。
2. 采购部门审核：采购部门负责审核各部门提交的采购申请，确认采购需求的合理性、真实性和紧急性。
3. 供应商比选：采购部门根据采购需求，寻找并筛选相关供应商，进行比价、比选，最终确定合作供应商。
4. 采购合同签订：与供应商协商并签订采购合同，明确双方责任、物品规格、价格、交货期限、验收标准等。
5. 采购付款：按合同约定的付款方式和期限，及时支付供应商货款。
6. 物品验收：采购部门负责对货物品质进行检查，确保和采购合同一致。
7. 入库及资产管理：验收合格的货物进行入库管理，由财务部门进行资产登记和管理。
8. 采购记录归档：对每一笔采购作业进行详细记录和归档，确保采购流程的全程可追溯。
四、采购审核1. 采购申请审核：采购部门负责对采购申请进行审核，确保采购需求的合理性和紧急性。
2. 供应商资质审核：采购部门负责对供应商的资质进行审核，包括商业注册证明、税务登记证明、三证合一等。
3. 采购合同审核：法务部门负责对采购合同进行法律审核，确认合同内容的合规性和合法性。
4. 采购付款审核：财务部门负责对采购付款进行审核，确保支付凭证的真实性和合规性。
五、供应商管理1. 供应商资料管理：建立供应商台账，对不同供应商的基本情况、商业资质、交易记录等进行详细记录。
2. 供应商绩效考核：根据供应商的产品质量、交货准时性、售后服务等方面进行绩效考核，及时对供应商进行奖惩。
3. 供应商信用管理：定期对供应商的信用情况进行评估和跟踪，确保与信誉良好的供应商开展合作。
4. 供应商沟通协调：建立健全的供应商沟通机制，及时解决供应商与公司之间的问题和矛盾。
采购作业管理规定
服务用品的验证
• 对采购回来的相关物品，应按以下要求进行相应的检验或 验证 • 1）接到供货商配送物品之后，由库管员、办公室文员、 部门负责人，三方对配送的物品是否满足规定要求进行检 验或验证；如价格、型号、质量等进行验证。 • 2）采购物品若检验合格，三方在送货单上签字确认，库 管员进行入账登记，之后，按领料物品的相关规定领取相 关物品。 • 3）若相关物品检验不合格，由库管员通知相关供货商作 退货或换货处理。
• 4）物品领用完毕后，库管员在《物品方法记录表》中做 好相关记录，并要求领用人员在记录表中签名确认。 • 5）库管员正常工作时间周一至周六08：00-12：00，14： 00-18：00；对讲机：3频 呼叫 07； • 保洁部领料时间为周一至周六11：30-12：00，17：3018：00，其他时间不发放物品 • 工程部领料工作时间内均可，其他时间领料直接与库管联 系 • 运送部、秩序维护部及办公室领料，需在工作时间之内领 料
பைடு நூலகம்
服务用品的发放
• 1）领料人员应经领班以上管理人员的批准的《物品领料 单》到库房领料。一般情况下，对未持有经审核的《物品 领料单》的领料人员。库管员应拒绝为其发放相关物品。 • 2）特殊情况下，库管员经部门管理人员确认，可在其急 需物品时先将相关物品发放给领料人员，之后再要求领料 人员补写《物品领料单》。一般情况下，领料人员应在领 料的当日内补写《物品领料单》交库管员。若因夜间紧急 领料，则应在第二天白天上班时补齐领料手续。 • 3）物品领用应严格按照“以旧换新”规定，尤为工程部 及保洁部，若没有库管员应拒绝为其发放相关物品。
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采购作业管理规定
采购作业管理规定
1 2 3 4
服务用品的采购 服务用品的验证 服务用品的发放 内容
采购作业文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范公司采购作业流程，提高采购效率，确保采购质量，降低采购成本，特制定本管理规定。
第二条本管理规定适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。
第三条采购作业文件管理规定遵循以下原则：1. 法规遵循原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度；2. 效率优先原则：优化采购流程，提高采购效率；3. 质量保证原则：确保采购物资的质量符合公司要求；4. 成本控制原则：合理控制采购成本，实现经济效益最大化；5. 透明公开原则：采购活动公开透明，接受监督。
第二章采购组织与管理第四条公司设立采购管理部门，负责制定采购政策、制定采购计划、组织实施采购活动、监督采购过程等。
第五条采购管理部门应具备以下职责：1. 负责制定采购作业文件，明确采购流程、标准和要求；2. 组织采购人员的培训，提高采购人员的业务素质；3. 监督采购活动的执行，确保采购活动的合规性；4. 定期对采购活动进行评估，总结经验，改进不足；5. 协调与供应商的关系，维护公司利益。
第六条采购人员应具备以下条件：1. 具有良好的职业道德和职业操守；2. 具备相关专业知识，熟悉采购业务流程；3. 具有较强的沟通协调能力和团队合作精神；4. 具备一定的市场分析能力和风险控制能力。
第三章采购计划与预算第七条采购管理部门应根据公司生产经营计划，制定年度采购计划，明确采购物资的种类、数量、质量要求、价格范围等。
第八条采购计划应包括以下内容：1. 采购物资的名称、规格、型号、数量；2. 采购物资的质量要求；3. 采购物资的价格范围；4. 采购物资的交货时间；5. 采购物资的供应商；6. 采购预算。
第九条采购预算应根据采购计划、市场价格和公司财务状况进行编制，并报公司领导审批。
第四章采购流程第十条采购流程包括以下环节：1. 需求申请：各部门根据生产、经营需要提出采购申请；2. 采购计划：采购管理部门根据需求申请，制定采购计划；3. 询价与比价：采购人员对供应商进行询价，并进行比价；4. 供应商选择：根据询价结果和供应商资质，选择合适的供应商；5. 合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务；6. 采购执行：按照合同约定，组织采购物资的验收、入库、付款等；7. 采购评估：对采购活动进行评估，总结经验，改进不足。
企业公司项目采购作业管理制度
项目采购作业管理制度第1章总则第1条目的为了规范项目采购作业的过程，对项目采购价格、质量、交期等各环节进行控制，以保证采购到的物资符合公司项目要求，特制定本制度。
第2条适用范围本制度适用于企业对物资或服务的采购作业管理控制工作。
第3条职责权限1.项目经理(1)负责项目采购工作的整体管理工作。
(2)对采购价格、质量、交期、结算等标准进行审核，并对验收结果进行审批。
2.项目采购人员(1)负责询价、议价、供应商选择、采购合同签订、结算申请等工作。
(2)负责项目采购作业计划的编排与制订工作。
(3)负责采购交期控制、供应商联络等各项工作。
(4)协助项目质量管理人员进行项目采购验收。
3.项目质量管理人员负责所购物资或服务的质量验收工作，并出具“项目采购验收单”。
第2章项目采购合同签订管理第4条合同签订原则1.项目采购人员按照公司项目采购的相关规定，与供应商进行充分谈判后，方可签订项目采购合同。
2.项目采购人员签订采购合同时，必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，绝不允许在签订经济合同时谋取私利，违者将依法严惩。
第5条采购合同内容项目采购合同中必须对所需资源进行详细说明，具体内容如下图所示。
4法律事项及其他权责说明3付款方式、付款时间和条件等2交付日期、交付方式、交接事项等1所需物资或服务的名称、规格、计量单位、数量要求、质量标准等采购合同的内容第6条合同签订权限1.对项目运营或公司具有战略意义的项目采购，或订单总额大于100万元的采购，由公司分管副总与合格供应商签订采购合同。
2.项目重要物资或服务，以及订单总金额为20万~100万元的采购，由项目经理签订采购合同。
3.一般物资及订单总金额为20万元以下的采购，由项目经理授权项目采购主管签订采购合同。
4.其他项目采购人员可在授权的范围内以电话、传真订货等其他合同方式订购物资。
第3章项目采购实施过程管理第7条制订项目采购作业计划1.在项目运营过程中，项目采购人员应根据编制好的项目采购计划及项目进度、资源需求等情况，在项目规划时期编制项目采购作业计划。
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2.8.2 檢驗設備類：工程部
2.8.3 生產設備類：生產部/工程部
2.8.4 事務設備類：管理部
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採購作業管理辦法
版次
A1
管理辦法
生效日期：2020年6月1日
頁次
(6)-(6)
3. 附則
3.1附件
3.1.1 請購單(附件1)
3.1.2 採購議價單(附件2)
1.4.3 事務用品：文具用品、庶務用品。
1.4.4 設備：電腦設備、檢測設備、生產設備、辦公傢俱等。
1.4.5 修護支出：廠房設備、電腦設備、檢測設備、生產設備、辦公傢俱‥‥等之維修保養費用支出。
1.4.6 庫存管理品：需於E.R.P系統作庫存出入管理者，例：外購商品、生產性原物料等。
1.4.7 非庫存管理品：不作E.R.P系統庫存出入管理者，直接向資材單位領用之文具用品、庶務用品，由資材單位列帳管理。
2.7 退(換)貨作業
2.7.1采購單位接到不良通知時﹐即時通知廠商作退(換)貨處理.
2.7.2接到工廠端材料異常特采單產生異常工時扣款﹐開立外部聯絡單(附件8)注明供應商材料料號﹑品名規格﹑數量﹑異常原因﹑所產生之異常工時及扣款金額經權責主管審核后﹐要求供應商回簽做為扣款依據。
2.8 設備請購及修護之權責單位
2.2.3針對生管單位於原物料之申請時，應包括生產線與業務單位之修理備用材料。
2.2.4採購單位人員必須提供各原物供應廠商之預定購置作業時間及最低訂購量及最小包裝量提供給各請購單位，做為請購材料時之依據。
2.2.5各單位開立「請購單」後，需異動時，應即時提供採購單位修正其異動部分。
2.2.6各單位於申請提出時，應在「請購單」中詳列需求特殊材料、註明業務訂單、型號﹑規格、交期及數量，特殊機型材料備註業務訂單、設備模具等註明用途,以利採購人員作業。
2.3 詢﹑議價及交期確認
2.3.1 採購單位於接獲核准之請購申請時，根據實際情況分類處理。
2.3.1.1請購物品金額較小(1000元以下)時﹐依據市場情況做詢﹑議價決定其采購對象，無需采購議價單，但應附相關票據
文件
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採購作業管理辦法
版次
A1
管理辦法
生效日期：2020年6月1日
頁次
文件
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管理辦法
生效日期：2020年6月1日
頁次
(1)-(6)
1. 總則
1.1 制定目的
為落實本公司原物料、零組件、各項物品的採購作業管理，以確保所購買之材料、零件、設備品質穩定、價格合理，特訂定本辦法。
1.2 適用範圍
凡本公司外購物品、生產性原物料、事務用品、設備及修護支出之採購作業。
3.1.3採購單(附件3)
3.1.4採購變更通知單(附件4)
3.1.5核決權限表(附件5)
3.1.6合格供應商名冊(附件6)
3.1.7送修申請單(附件7)
3.1.8外部聯絡單(附件8)
(3) 文件修改、廢止之審議
(4) 採購之申請
1.4 名詞定議
文件
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採購作業管理辦法
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A1
管理辦法
生效日期：2020年6月1日
頁次
(2)-(6)
1.4.1 外購商品：本公司對外採購物品，依買賣方式直接銷至客戶之商品。
1.4.2 生產性原物料：生產本公司產品之直接材料、間接材料、耗材等。
2.1.4 文具事務之請購
每月由各部門提出需求，由資材單位匯總並依「文具用品管理辦法」執行。
2.2 請購作業
2.2.1 各單位於需求發生時，在ERP系統中key in「請購單」(附件1)。
2.2.2 「請購單」一式四聯轉呈核決權限主管確認後，第一聯轉採購單位做為訂購作業之依據，第二聯轉資材作為收料之依據﹐第三聯轉財務作為請款之依據﹐第四聯自存。
研發單位針對研發中所發生的物料需求提出申請進行請購作業﹐但必
須提供規格(圖面、樣品‥‥)再由採購單位轉交供應商。
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採購作業管理辦法
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生效日期：2020年6月1日
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(3)-(6)
2.1.3 設備之請購與維修
由需求單位提出申請，並依「設備管理辦法」及「模具管理辦法」執行。
1.5 相關辦法
1.5.1文具用品管理辦法
1.5.2 設備管理辦法
1.5.3 模具管理辦法
1.5.4 儲運作業管理辦法
1.5.5 廠商委採管制辦法
2.作業內容
2.1 請購分類
2.1.1資材提出之請購
資材單位於接獲業務確認之訂單或有需求產生時，核對廠內庫存備料，如發生不足時，即進行對外請購作業。
2.1.2 研發單位提出之請購
文件
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採購作業管理辦法
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生效日期：2020年6月1日
頁次
(5)-(6)
2.5.3 採購單位依資材單位提出之「請購單」轉成「采購單」後，應負責依請購單位所訂日期購入材料，倘若情況特殊請購單位有變更時，應以所修正之數量及日期為準。
2.5.4 「采購單」依據「核決權限表」之規定執行審核，核准後傳真予廠商；廠商於「采購單」空白處簽名傳真回本公司，以利交期及訂購量之控管。
2.3.3 修護支出性採購，申請單位需填寫「送修申請單」(附件7)金額1﹐0001元以上(依核決權限表核決)(附件5)由采購單位填寫「採購議價單」。
2.3.4 採購人員依據「采購單」之料品編號、數量、交期通知廠商，如廠商無法如期交貨時，採購人員須回覆申請單位確立新交期並在ERP系統內維護最新交期。
2.4 詢價之核決
2.4.1 設備之請購核決
(1) 設備之請購需提供設備需求評估報告、首次需求之設備需提供新設備評估報告註明條件、參數、特性等依核決權限簽核后，入ERP系統內開立「請購單」依「核決權限表」進行審核.。
2.5 採購作業
2.5.1採購單位接到已核准之「請購單」確定廠商﹑單價及交期后開立「采購單」。
2.5.2採購單位開立「采購單」交核決主管簽核。
2.5.5 請購單位修正數量及交期時，採購單位人員應以公司之利益為前提，全力爭取配合。
2.6 採購變更
2.6.1採購數量、價格或廠商(交期)變更時，採購單位應開立「採購變更通知單」(附件4)，依核決權限表採購案件之權限進行審核並以mail或傳真予廠商確認(交期變更不需列印簽核)。
2.6.2 若申請單位交期需做變更時﹐由申請單位及時E-mal通知采購單位,由采購單位執行變更并與供應商作交期確認﹐再回饋申請單位。
1.3 相關權責
1.3.1管理部
(1) 採購單位
(A)文件之執行與制作
(B) 採購之執行
(C) 文件遺失、補分發之申請
(D) 文件修改、廢止之審議
(2) 總務單位
(A) 文件登錄與編碼發行
(B) 原版文件之保管
(C) 文件補發作業
(D) 文件管制作業
1.3.2 其他相關單位
(1) 文件之遵行
(2) 文件遺失、補分發之申請
(4)-(6)
2.3.1.2 請購物品金額較大(1000元含以上)時﹐應尋求相應之供應商進行詢議價作業。
2.3.1.3 大批量且常用之物品,應核對「合格供應商名冊」(附件6)進行詢﹑議價作業。
2.3.2 針對2.3.1.2﹑2.3.1.3項中之採購對象如為本公司首次購入之物品時，需填寫「採購議價單」(附件2),記錄詢﹑議價資料并在ERP系統10-2-8內建檔維護。