酒店档案管理的规定
酒店文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。
第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。
第二章管理职责第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施文件及档案管理工作。
第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；2. 指导各部门文件及档案管理工作；3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。
第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。
第三章文件及档案的收集与整理第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。
1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。
第四章文件及档案的归档与保管第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。
第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。
酒店日常档案管理制度
第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。
第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。
第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。
第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。
第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。
第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。
第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。
第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。
第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。
酒店档案管理规定
酒店档案管理规定1. 引言为了保障酒店的档案信息完整、准确、安全，并提高档案管理的效率，制定本酒店档案管理规定。
2. 适用范围本规定适用于酒店所有相关部门及员工，包括但不限于前台、客房部、人事部等。
3. 档案的定义档案是指酒店工作过程中产生的各类纸质或电子记录，包括合同、报表、人事档案等。
4. 档案管理的目标•维护酒店的资料完整性和准确性；•提高档案管理的效率；•保护档案的安全性和机密性；5. 档案管理的原则5.1. 完整性原则所有酒店档案应按照完整原件和副本的要求进行保存，并按照一定的分类和存储规则进行管理。
5.2. 准确性原则酒店档案管理人员应确保档案信息的真实、准确、完整。
5.3. 安全性原则酒店档案应妥善保管，防止遗失、损毁或非法获取。
5.4. 机密性原则酒店档案中的敏感信息应严格保密，仅限授权人员访问和使用。
6. 档案管理的流程6.1. 档案的收集酒店各部门应及时、准确地收集工作中所产生的相关档案，并交由专门的档案管理员进行管理。
6.2. 档案的分类和整理酒店档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的查询和利用。
6.3. 档案的存储和保管酒店档案应按照一定的存储规则进行保管，包括使用防护手段、防火防潮等。
6.4. 档案的利用和查询酒店员工在进行档案查询和利用时，应按照相关规定提出申请，并经过审批后方可进行操作。
6.5. 档案的销毁酒店档案的销毁应按照一定的规定进行，在销毁前需进行相关审核，并做好销毁记录。
7. 档案管理的责任7.1. 酒店所有部门负责人对本部门档案的管理负有直接责任。
7.2. 档案管理员负责对酒店档案进行管理、整理、存储、查询等工作，并保障档案的安全性。
7.3. 酒店员工应按照相关规定正确使用和保管档案，并及时将工作中产生的档案移交给档案管理员。
8. 档案管理的监督和评估8.1. 酒店应定期对档案管理进行监督和检查，发现问题及时纠正。
8.2. 酒店应对档案管理工作进行定期评估，确定改进措施并加以落实。
酒店全生产档案管理制度
第一章总则第一条为了加强酒店安全生产档案管理，确保安全生产档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在安全生产管理中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于本酒店所有安全生产档案的管理工作。
第三条酒店安全生产档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法依规：严格按照国家有关安全生产法律法规和标准，建立健全安全生产档案管理制度。
（二）统一管理：实行集中管理、分级负责、专人负责，确保档案安全、完整、准确。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和操作规程，确保档案管理的科学性、规范性和高效性。
第二章组织与管理第四条酒店设立安全生产档案管理领导小组，负责安全生产档案的全面管理工作。
第五条酒店安全生产档案管理领导小组职责：（一）制定安全生产档案管理制度，并组织实施。
（二）组织安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（三）监督、检查安全生产档案管理工作，确保档案安全、完整、准确。
（四）组织安全生产档案的鉴定、销毁工作。
第六条酒店设立安全生产档案管理员，负责具体实施安全生产档案管理工作。
第七条安全生产档案管理员职责：（一）负责安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（二）对安全生产档案进行分类、编号、编目，建立目录索引。
（三）定期对安全生产档案进行清理、鉴定、销毁。
（四）对安全生产档案的利用情况进行登记、统计、分析。
第三章内容与要求第八条酒店安全生产档案主要包括以下内容：（一）安全生产管理文件：包括安全生产责任制、安全生产规章制度、安全生产操作规程等。
（二）安全生产教育培训记录：包括安全生产教育培训计划、培训内容、培训效果评估等。
（三）安全生产检查记录：包括安全生产检查计划、检查内容、检查结果、整改措施等。
（四）安全生产事故记录：包括事故发生时间、地点、原因、处理措施、责任追究等。
（五）安全生产应急救援记录：包括应急预案、演练记录、救援过程等。
（六）安全生产投入记录：包括安全生产费用预算、使用情况、效益评估等。
酒店档案室规章制度
酒店档案室规章制度一、总则为规范酒店档案室管理，提高档案工作效率和安全性，特制定本规章制度。
二、档案室管理职责1. 档案室管理人员要保证档案室内档案的完整性和安全性，保障档案的保密性和准确性；2. 档案室管理人员要负责对档案室内档案的管理、整理、借阅和归档工作；3. 档案室管理人员要负责对档案室内设备的维护和安全管理。
三、档案室工作流程1. 档案室的开放时间为每周一至周五，上午9:00至下午5:00；2. 档案室内档案的管理采取电子化管理和实物管理相结合的方式，建立档案管理系统；3. 档案室内的档案应按照日期、部门、内容等分类存放，并建立详细的档案目录；4. 档案室管理人员应及时更新档案目录，保证档案的可查性和追溯性；5. 档案室内的档案借阅要求应填写借阅申请表，经审批后方可借阅档案；6. 档案室内的档案借阅时间不得超过3个工作日，逾期需重新申请借阅；7. 档案室内的档案应定期清理，将无用档案进行销毁或归档处理。
四、档案室安全管理1. 档案室内禁止带入易燃、易爆、腐蚀物品；2. 档案室内禁止吸烟、饮食，保持环境清洁；3. 档案室内应定期进行消防检查，保证消防设备完好；4. 档案室内应安装监控设备，以确保档案室的安全；5. 档案室内的门窗应随时关闭，确保档案室的安全性。
五、档案室信息安全管理1. 档案室内的档案信息仅限工作需要的人员查阅，不得外传；2. 档案室内的电子档案要采取加密措施，防止信息泄露；3. 档案室管理人员要签订保密协议，保护档案信息的安全；4. 档案室内的档案信息如遇丢失或泄露，需立即向上级主管报告并进行处理。
六、档案室管理人员的职责1. 档案室管理人员要遵守本规章制度，严格执行档案室管理规定；2. 档案室管理人员要不定期进行档案管理培训，提高管理水平；3. 档案室管理人员要定期检查档案室内档案的存放情况，保证档案的整齐和可查性；4. 档案室管理人员要及时处理借阅、归还、调取等工作，保障工作效率；5. 档案室管理人员要保证档案室内设备的正常运转和安全使用。
酒店文件及档案管理制度
第一章总则第一条为确保酒店文件及档案的完整、安全、高效管理，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内部所有文件及档案的管理工作。
第三条文件及档案管理应遵循真实性、完整性、时效性、保密性原则。
第二章管理职责第四条酒店设立文件档案管理办公室，负责文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条文件档案管理办公室设负责人一名，负责文件档案管理工作的全面协调和监督。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件档案的管理工作，负责文件档案的收集、整理、归档等工作。
第三章文件档案的分类与归档第七条文件档案分为以下类别：（一）行政文件：包括公司章程、规章制度、会议纪要、请示报告等。
（二）财务文件：包括财务报表、凭证、审计报告等。
（三）人事文件：包括员工档案、招聘录用、培训、考核、奖惩等文件。
（四）业务文件：包括客房管理、餐饮管理、前厅管理、工程维修、安全管理等文件。
（五）合同文件：包括与酒店业务相关的各类合同。
第八条文件档案归档要求：（一）归档文件应真实、完整，内容清晰，格式规范。
（二）归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查找和利用。
（三）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管：（一）文件档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室。
（二）档案室应配备必要的档案柜、档案架等设施。
（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第十条文件档案的利用：（一）查阅文件档案应提前预约，经批准后方可查阅。
（二）查阅者应遵守档案保管规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。
（三）查阅档案后，应将档案归还原处，并做好登记。
第五章文件档案的销毁第十一条文件档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和酒店规定执行。
第十二条文件档案销毁前，应经文件档案管理办公室负责人审批。
第十三条文件档案销毁时，应采取安全、环保的方式，确保销毁彻底。
第六章附则第十四条本制度由酒店文件档案管理办公室负责解释。
酒店人事档案管理规定
酒店人事档案管理规定为了更好地管理酒店人力资源，规范酒店人事档案管理工作，完善人事档案建设机制，提高档案信息的利用效率，保证酒店人事档案的合法性、真实性、完整性和保密性，特制定本规定。
一、适用范围本规定适用于全体员工的人事档案管理。
二、人事档案的建立和归档1.建立酒店员工档案的时机酒店员工档案应在其报到前一天审核通过后及时建立，包括个人基本信息、学历证书、职业资格证书、健康证明、身份证明及其他有关材料。
其中身份证复印件、就业登记证、学位证书等不宜存于员工本人手中。
2.人事档案资料的保存期限酒店员工档案要妥善保管，档案资料原则上永久保存，但凡因年限或其他原因需要销毁或转移的，需在规定时间内按规定程序办理。
3.人事档案的分级管理和归档酒店员工档案分为一、二、三级管理，分别对应不同的保密等级和查阅权限。
一级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，对外不予开放，保密性极高。
二级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，需要经过一定程序才能查阅。
三级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，各部门经过授权可以进行查阅。
三、人事档案查询和使用员工本人不随意抽查、阅览、复制、泄露任何与自己无关的文件材料。
员工档案、档案转移、档案复制等必须有书面申请，经审批后方可查阅、使用。
资料中涉及法律、财务、纪检等方面文件材料必须在经过法律顾问、财务经理和纪检部门同意后，才能对外开放。
未经员工所知情书面同意，不得擅自向个人或单位提供个人档案内容。
四、人事档案的保密1.酒店员工档案应加强保密管理，确保档案信息的封存，不得随意泄露。
2.门卫、保洁员等工作人员在安全门岗位离岗前，必须关闭电脑并锁屏，离开岗位时酒店员工档案必须保持最高级别的密级。
如发现档案遗失或泄露，应立即报告人事部，并启动紧急保密预案。
五、违规处理1.如发现泄密或丢失行为，要及时上报有关主管部门，追查原因，做好身份审查，吸取教训，加强保密意识教育。
2.对于恶意泄露、盗用档案等违法行为，将移交公安机关处理。
酒店业务档案管理制度
一、总则为规范酒店业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高酒店管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。
二、档案范围1. 酒店与政府、行业组织、合作伙伴、客户等之间的往来文件；2. 酒店经营、管理、服务等方面的规章制度、计划、总结、报告；3. 酒店员工培训、考核、奖惩等人事档案；4. 酒店财务、资产、采购、销售等业务档案；5. 酒店客户投诉、纠纷处理等客户服务档案；6. 酒店设施设备维护、改造、更新等工程档案；7. 酒店举办各类活动、会议的档案资料；8. 酒店其他具有保存价值的资料。
三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责制定、修订和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 酒店各部门负责人对本部门业务档案的管理负总责，确保档案的完整、准确、安全；3. 酒店档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
四、档案管理要求1. 档案收集：各部门应按照档案范围，及时、准确地收集业务档案，并按时间顺序整理成册；2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订，确保档案的整齐、有序；3. 档案归档：档案管理员应在档案整理完成后，及时将档案归档至档案室，并填写档案归档登记表；4. 档案保管：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案的安全、完整；5. 档案利用：档案管理员应根据档案利用需求，提供档案查阅、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员应根据国家有关规定和酒店实际情况，对失去保存价值的档案进行销毁，并办理销毁手续。
五、档案保密1. 酒店业务档案属于内部资料，未经授权，任何人不得查阅、复制、泄露；2. 档案管理员应严格保密，不得将档案信息泄露给无关人员；3. 酒店员工应自觉遵守档案保密规定，不得利用档案信息谋取私利。
六、档案管理考核1. 酒店档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，对档案管理不到位、造成档案损失的部门进行通报批评；2. 酒店档案管理员应定期接受业务培训，提高档案管理水平；3. 酒店将档案管理工作纳入年度考核，对档案管理成绩突出的个人和部门给予表彰和奖励。
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酒店档案管理规定
1、行政办主管酒店档案工作，对酒店档案实行统一管理，监督指导，并对档案工作人员进行培训。
行政办设立兼职档案管理员1名，各部设兼职档案管理员1名。
2、酒店档案指酒店在经营及公务活动中形成的对酒店有保存价值的各种文字、图片、音像等资料。
3、酒店各部门和全体员工均有保存档案的义务。
各部门须指定人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，熟悉档案管理知识。
4、各部门应按照酒店档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向行政办转交有关资料（见附录一、二、三）。
各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，行政办应提供方便并按规定办理借用查阅手续。
5、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为己有或者拒绝归档，管理人员应按规定保管档案。
对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，情节严重的将予以开除。
（1）损毁、丢失或者擅自销毁部门应保存的档案；
（2）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝向组织和档案工作人员转交；
（3）擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案；
（4）涂改，伪造档案；
（5）玩忽职守，造成档案损失。
6、部门管理档案，无特殊情况，必须在一年后统一上交行政办归档。
7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显着的单位或者个人，将由总经理给予奖励。
附录一、酒店文书立卷归档
1、收发文。
酒店收发文由酒店归档，部门收发由部门归档。
2、会议资料。
酒店及各部门召开的专业会、研讨会单独由行政办立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等。
3、各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦由行政办归档。
4、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部。
5、上级单位发给酒店的文件由人事部归档。
6、关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档至人事部。
9、立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分券。