酒店档案管理规定
酒店文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。
第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。
第二章管理职责第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施文件及档案管理工作。
第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；2. 指导各部门文件及档案管理工作；3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。
第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。
第三章文件及档案的收集与整理第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。
1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。
第四章文件及档案的归档与保管第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。
第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。
酒店日常档案管理制度
第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。
第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。
第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。
第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。
第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。
第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。
第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。
第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。
第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。
酒店员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强酒店员工管理，规范员工档案工作，提高档案管理水平，确保员工档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店全体员工，包括正式员工、临时员工和实习生。
第三条员工档案是酒店人力资源管理工作的重要组成部分，是酒店员工信息的重要载体，对酒店的经营管理具有重要作用。
第二章档案管理职责第四条酒店人力资源部负责员工档案的管理工作，具体职责如下：1. 制定员工档案管理制度，并组织实施；2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 对员工档案进行定期检查、清理和更新；4. 做好员工档案的保密工作，确保档案安全；5. 指导各部门做好员工档案管理工作。
第五条各部门负责人对本部门员工档案管理工作负直接责任，应配合人力资源部做好以下工作：1. 及时、准确地向人力资源部提供员工档案资料；2. 严格执行员工档案管理制度，确保档案完整、准确；3. 加强对员工档案的保密管理，防止档案丢失、损坏。
第三章档案收集与整理第六条员工档案的收集范围包括：1. 员工的身份证、学历证书、专业技术资格证书等证件；2. 员工的劳动合同、入职登记表、离职登记表等合同性文件；3. 员工的工资条、考勤记录、奖惩记录等劳动报酬和考勤记录；4. 员工的培训记录、考核记录、工作总结等个人成长记录；5. 其他与员工工作相关的资料。
第七条员工档案的整理要求：1. 按照档案分类、编号、归档等规定进行整理；2. 档案资料应齐全、准确、真实；3. 档案装订整齐，便于查阅；4. 档案存放有序，防止霉变、虫蛀。
第四章档案保管与利用第八条员工档案的保管要求：1. 专人负责，实行人走档留；2. 档案室应保持通风、干燥，防止档案霉变；3. 档案存放地点应安全、防火、防盗；4. 定期对档案进行清理、消毒。
第九条员工档案的利用要求：1. 严格按照档案利用规定，办理借阅手续；2. 不得擅自复制、摘抄档案内容；3. 严禁将档案借出酒店；4. 利用档案的单位和个人，应承担保密责任。
酒店档案管理规定
酒店档案管理规定1. 引言为了保障酒店的档案信息完整、准确、安全，并提高档案管理的效率，制定本酒店档案管理规定。
2. 适用范围本规定适用于酒店所有相关部门及员工，包括但不限于前台、客房部、人事部等。
3. 档案的定义档案是指酒店工作过程中产生的各类纸质或电子记录，包括合同、报表、人事档案等。
4. 档案管理的目标•维护酒店的资料完整性和准确性；•提高档案管理的效率；•保护档案的安全性和机密性；5. 档案管理的原则5.1. 完整性原则所有酒店档案应按照完整原件和副本的要求进行保存，并按照一定的分类和存储规则进行管理。
5.2. 准确性原则酒店档案管理人员应确保档案信息的真实、准确、完整。
5.3. 安全性原则酒店档案应妥善保管，防止遗失、损毁或非法获取。
5.4. 机密性原则酒店档案中的敏感信息应严格保密，仅限授权人员访问和使用。
6. 档案管理的流程6.1. 档案的收集酒店各部门应及时、准确地收集工作中所产生的相关档案，并交由专门的档案管理员进行管理。
6.2. 档案的分类和整理酒店档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的查询和利用。
6.3. 档案的存储和保管酒店档案应按照一定的存储规则进行保管，包括使用防护手段、防火防潮等。
6.4. 档案的利用和查询酒店员工在进行档案查询和利用时，应按照相关规定提出申请，并经过审批后方可进行操作。
6.5. 档案的销毁酒店档案的销毁应按照一定的规定进行，在销毁前需进行相关审核，并做好销毁记录。
7. 档案管理的责任7.1. 酒店所有部门负责人对本部门档案的管理负有直接责任。
7.2. 档案管理员负责对酒店档案进行管理、整理、存储、查询等工作，并保障档案的安全性。
7.3. 酒店员工应按照相关规定正确使用和保管档案，并及时将工作中产生的档案移交给档案管理员。
8. 档案管理的监督和评估8.1. 酒店应定期对档案管理进行监督和检查，发现问题及时纠正。
8.2. 酒店应对档案管理工作进行定期评估，确定改进措施并加以落实。
酒店全生产档案管理制度
第一章总则第一条为了加强酒店安全生产档案管理，确保安全生产档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在安全生产管理中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于本酒店所有安全生产档案的管理工作。
第三条酒店安全生产档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法依规：严格按照国家有关安全生产法律法规和标准，建立健全安全生产档案管理制度。
（二）统一管理：实行集中管理、分级负责、专人负责，确保档案安全、完整、准确。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和操作规程，确保档案管理的科学性、规范性和高效性。
第二章组织与管理第四条酒店设立安全生产档案管理领导小组，负责安全生产档案的全面管理工作。
第五条酒店安全生产档案管理领导小组职责：（一）制定安全生产档案管理制度，并组织实施。
（二）组织安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（三）监督、检查安全生产档案管理工作，确保档案安全、完整、准确。
（四）组织安全生产档案的鉴定、销毁工作。
第六条酒店设立安全生产档案管理员，负责具体实施安全生产档案管理工作。
第七条安全生产档案管理员职责：（一）负责安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（二）对安全生产档案进行分类、编号、编目，建立目录索引。
（三）定期对安全生产档案进行清理、鉴定、销毁。
（四）对安全生产档案的利用情况进行登记、统计、分析。
第三章内容与要求第八条酒店安全生产档案主要包括以下内容：（一）安全生产管理文件：包括安全生产责任制、安全生产规章制度、安全生产操作规程等。
（二）安全生产教育培训记录：包括安全生产教育培训计划、培训内容、培训效果评估等。
（三）安全生产检查记录：包括安全生产检查计划、检查内容、检查结果、整改措施等。
（四）安全生产事故记录：包括事故发生时间、地点、原因、处理措施、责任追究等。
（五）安全生产应急救援记录：包括应急预案、演练记录、救援过程等。
（六）安全生产投入记录：包括安全生产费用预算、使用情况、效益评估等。
酒店销售部档案管理制度
第一章总则第一条为了加强酒店销售部档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合酒店实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于酒店销售部所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和其他形式的档案。
第三条酒店销售部档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）完整、准确、安全原则；（三）方便利用原则；（四）信息化管理原则。
第二章档案分类与归档第四条酒店销售部档案分为以下类别：（一）销售合同类；（二）客户信息类；（三）市场调研类；（四）销售报表类；（五）销售政策类；（六）培训资料类；（七）其他相关档案。
第五条档案归档应当遵循以下要求：（一）归档档案应当是已经完成或者具有保存价值的文件、资料；（二）归档档案应当按类别、时间顺序排列；（三）归档档案应当使用规范的档案盒，注明档案名称、类别、归档时间等；（四）归档档案应当经过整理、鉴定、编号、编目等程序。
第三章档案保管与维护第六条档案保管应当遵循以下要求：（一）档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等要求；（二）档案柜架应当结实、稳定，能够保证档案安全存放；（三）档案应当分类存放，便于查找和利用；（四）档案管理人员应当定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
第七条档案维护应当遵循以下要求：（一）档案管理人员应当定期对档案进行整理、清理，剔除无效档案；（二）对破损、褪色的档案应当进行修复、复制；（三）对电子档案应当定期进行备份，确保数据安全；（四）档案管理人员应当定期对档案库房进行清洁、消毒。
第四章档案利用与保密第八条档案利用应当遵循以下要求：（一）档案利用应当遵循合法、合理、高效的原则；（二）档案利用应当经过档案管理人员的审核，确保档案安全；（三）档案利用应当记录利用情况，包括利用时间、利用人、利用目的等；（四）档案管理人员应当对档案利用情况进行跟踪，确保档案不被滥用。
第九条档案保密应当遵循以下要求：（一）档案管理人员应当严格执行国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密；（二）档案管理人员应当对档案的查阅、复制、借阅等环节进行严格管理，防止泄密；（三）档案管理人员应当对涉及档案的秘密内容进行脱密处理，确保档案的合法利用。
酒店档案室规章制度
酒店档案室规章制度一、总则为规范酒店档案室管理，提高档案工作效率和安全性，特制定本规章制度。
二、档案室管理职责1. 档案室管理人员要保证档案室内档案的完整性和安全性，保障档案的保密性和准确性；2. 档案室管理人员要负责对档案室内档案的管理、整理、借阅和归档工作；3. 档案室管理人员要负责对档案室内设备的维护和安全管理。
三、档案室工作流程1. 档案室的开放时间为每周一至周五，上午9:00至下午5:00；2. 档案室内档案的管理采取电子化管理和实物管理相结合的方式，建立档案管理系统；3. 档案室内的档案应按照日期、部门、内容等分类存放，并建立详细的档案目录；4. 档案室管理人员应及时更新档案目录，保证档案的可查性和追溯性；5. 档案室内的档案借阅要求应填写借阅申请表，经审批后方可借阅档案；6. 档案室内的档案借阅时间不得超过3个工作日，逾期需重新申请借阅；7. 档案室内的档案应定期清理，将无用档案进行销毁或归档处理。
四、档案室安全管理1. 档案室内禁止带入易燃、易爆、腐蚀物品；2. 档案室内禁止吸烟、饮食，保持环境清洁；3. 档案室内应定期进行消防检查，保证消防设备完好；4. 档案室内应安装监控设备，以确保档案室的安全；5. 档案室内的门窗应随时关闭，确保档案室的安全性。
五、档案室信息安全管理1. 档案室内的档案信息仅限工作需要的人员查阅，不得外传；2. 档案室内的电子档案要采取加密措施，防止信息泄露；3. 档案室管理人员要签订保密协议，保护档案信息的安全；4. 档案室内的档案信息如遇丢失或泄露，需立即向上级主管报告并进行处理。
六、档案室管理人员的职责1. 档案室管理人员要遵守本规章制度，严格执行档案室管理规定；2. 档案室管理人员要不定期进行档案管理培训，提高管理水平；3. 档案室管理人员要定期检查档案室内档案的存放情况，保证档案的整齐和可查性；4. 档案室管理人员要及时处理借阅、归还、调取等工作，保障工作效率；5. 档案室管理人员要保证档案室内设备的正常运转和安全使用。
酒店文件及档案管理制度
第一章总则第一条为确保酒店文件及档案的完整、安全、高效管理，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内部所有文件及档案的管理工作。
第三条文件及档案管理应遵循真实性、完整性、时效性、保密性原则。
第二章管理职责第四条酒店设立文件档案管理办公室，负责文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条文件档案管理办公室设负责人一名，负责文件档案管理工作的全面协调和监督。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件档案的管理工作，负责文件档案的收集、整理、归档等工作。
第三章文件档案的分类与归档第七条文件档案分为以下类别：（一）行政文件：包括公司章程、规章制度、会议纪要、请示报告等。
（二）财务文件：包括财务报表、凭证、审计报告等。
（三）人事文件：包括员工档案、招聘录用、培训、考核、奖惩等文件。
（四）业务文件：包括客房管理、餐饮管理、前厅管理、工程维修、安全管理等文件。
（五）合同文件：包括与酒店业务相关的各类合同。
第八条文件档案归档要求：（一）归档文件应真实、完整，内容清晰，格式规范。
（二）归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查找和利用。
（三）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管：（一）文件档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室。
（二）档案室应配备必要的档案柜、档案架等设施。
（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第十条文件档案的利用：（一）查阅文件档案应提前预约，经批准后方可查阅。
（二）查阅者应遵守档案保管规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。
（三）查阅档案后，应将档案归还原处，并做好登记。
第五章文件档案的销毁第十一条文件档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和酒店规定执行。
第十二条文件档案销毁前，应经文件档案管理办公室负责人审批。
第十三条文件档案销毁时，应采取安全、环保的方式，确保销毁彻底。
第六章附则第十四条本制度由酒店文件档案管理办公室负责解释。
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酒店档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
酒店档案管理制度
为健全完善宾馆的各项管理制度，加强对宾馆档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本宾馆实际情况，特制定本制度。
一、归档范围
（一）宾馆重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。
（二）上级机关发来的与本宾馆有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、计划、通知等文件材料。
（三）宾馆对外的正式发文与有关单位来往的文书。
（四）宾馆的请示、报告与上级机关的批复。
（五）宾馆反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。
（六）宾馆的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。
（七）宾馆的财务档案。
（八）宾馆与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（九）宾馆员工人力资源（人事）档案。
（十）本宾馆的历史沿革、大事记及反映本宾馆重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。
二、档案管理体制
宾馆统一由总经办负责管理档案，并设置档案管理员岗位，专人负责档案管理工作。
三、档案管理员的职责
（一）有良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，热心服务，能维护史实，遵纪守法。
（二）掌握系统的档案专业知识，具备比较全面的文化、理论、科学技术知识。
（三）科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。
（四）建立科学总目录、案卷目录。
科学分类，陈列有序。
（五）严防泄密事件发生。
查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。
查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。
严禁个人行为借阅、复制。
单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。
（六）指导各处室收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。
（七）注意防潮、防火、防盗、防虫。
保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。
四、资料的收集与整理
档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。
各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。
（一）宾馆的归档资料实行“年度归档”制度，每年二月份为宾馆档案资料归档期。
（二）宾馆的文书立卷、档案管理工作，采取集中和分散相结会的方法。
宾馆的档案由总经办负责立卷归档；宾馆各部室的档案由各部门立卷后交总经办档案室归档；人事档案由总经办副主任（主管人事、劳资）负责清理归档；财务室档案由计财部经理负责清理归档。
各部门在年初向宾馆档案室移交上一年度
经整理的档案资料（属于平时立卷归档的不在此规定范围内）。
宾馆档案室按规定向省局档案室移交永久保存的档案。
在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各部门经理应积极配合与支持。
（三）凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
（四）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
五、资料归档要求
（一）材料完整齐全。
（二）系统、条理、保持有机联系。
凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。
文件分类准确、立卷合理。
（三）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
（四）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。
对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。
（五）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。
办理移交手续，双方在移交清册上签字。
（六）档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。
六、部门归档要求
（一）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。
（二）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
（三）定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。
文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
（四）记录档案文件材料须用碳素笔写。
在无特殊情况下，须用A4纸。
七、档案管理
酒店档案室做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防霉、防光，对永久档案要重点保护。
对被损坏的档案要及时进行修补。
严格检查制度，发现问题要及时进行处理。
八、档案的借阅
（一）总经理、副总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅、归还手续。
（二）因工作需要，宾馆的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经办主任核批。
（三）宾馆档案密级分为机密、秘密两个级别，机密级档案经总经理批准后，只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经副总经理批准后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经办主任审批。
（四）财务档案资料必须经总经理审批同意后，方可查阅。
九、档案借阅者必须遵守的规定
（一）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
（二）注意安全保密，未经许可，严禁擅自翻印、抄录、转借。
十、档案的销毁
（一）宾馆任何个人或部门非经允许不得销毁宾馆档案资料。
（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《宾馆档案资料销毁审批表》，交总经办主任审核后，报总经理批准后执行。
（三）凡属于机密级的档案资料，必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经办主任批准后方可销毁。
（四）经批准销毁的宾馆档案，档案管理员须认真核对，将批准的《宾馆档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
（五）在销毁宾馆档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经办主任指定专人监督销毁。
十一、档案管理人员要努力学习、钻研业务。
自觉接受局机关档案管理人员和档案管理行政部门的检查和指导。