ERP系统下电子会计档案保管

兰台世界２０１３·７月中旬ＥＲＰ系统下电子会计档案的保管研究□青海省疾病预防控制中心卢世艳青海大学窦元名本文分析了E RP 系统对于电子财务档案管理的影响，并针对其管理优势略作分析，提出了几点更好的优化E RP 系统下电子会计档案管理的措施，希望能为E RP 系统下企业电子会计档案的保管提供参考。

E RP 系统电子会计档案保管研究摘要关键词企业的快速发展不断提升会计档案管理的水平和需求，面对不断升级的电子会计档案系统，如何更好地在信息技术的支持下实现电子会计档案的保管，更好地为企业决策、发展服务，是当前电子会计档案管理的重点研究课题。

传统会计档案管理中，涉及多项会计资料，包括会计凭证、账簿、报表等等，它记录了不同时期企业的经济业务情况，对于企业整合自身发展资料更好实现未来发展的决策具有重要意义。

随着财务管理系统信息化的升级，这些资料被录入电子系统，成为依附在计算机磁性介质上的资料与文件，企业的档案管理与操作重点向计算机转移，在方便了工作的同时，也有许多问题需要解决。

下面我们针对ＥＲＰ系统下电子会计档案的保管略作分析与研究。

一、ＥＲＰ系统对于电子会计档案管理的影响ＥＲＰ系统的应用将会为企业的财务管理带来巨大变化，它的高度集成性会改变企业管理现状，实现内部业务与会计核算的同步，实现物流、信息流与资金流的统一，因此，企业内部会计档案的管理模式也必将随之发生变化。

根据ＥＲＰ系统的应用特点，其对于电子会计的档案管理的影响主要体现在以下几个方面。

会计凭证会在原始手工凭证的基础上，增加多类嗲你凭证，档案种类不仅更加细化，在相关性的延伸上也更加多元化，企业的经济活动将会较为全面地显示在电子会计凭证信息中，同时电子凭证会与企业各个环节的运行相挂钩，可以说影响到了企业的整个运行与发展。

涉及企业运行多个方面的ＥＲＰ系统管理，在企业运行过程中会不断产生大量的管理信息凭证，这些凭证信息的管理不仅会增加管理难度，在管理模块化方面的趋势性也更强，因此，对于电子会计档案的归集、打印、保管等管理模式会产生较大冲击，对于企业财务管理部门的运行能力也是一种考验。

电子会计档案的变化与传统财务系统管理系统的功能和应用差别都较大，以应用ＳＡＰ开发的ＥＲＰ系统，不仅系统中调整的难度较大，在打印出的凭证格式与内容等方面与传统财务信息系统的差异也较大，这与目前执行的新会计规范准则有一定的冲突，因此，应用ＥＲＰ系统支持的企业，必须对传统的财务记账、管理、审核模式进行相应变化，对于财务管理团队也要实施相关支持。

二、ＥＲＰ系统下电子会计档案管理优势１．分类管理优势。

与传统会计档案管理的“统一管理”理念与模式不同，ＥＲＰ系统下的管理是细致的“分类管理”。

传统“统一管理”模式必须对所有过往的会计记账等资料进行连续编号，并且按照编号进行统一装订，收录管理，但是ＥＲＰ系统的独特优势能够在保持管理效益的同时，将这种管理更加细致化，这主要是通过它特殊的纵向与横向分类管理而实现的。

所谓纵向分类管理主要是基于业务流程而进行，将不同业务模块所产生的记账资料进行编号就可以分门别类地进行管理，并且能够按照连续编号进行资料的整合，不仅能够有效节省时间，在资料的相关度分类上也具有一定优势，这对于后期的复核和审计来说起了积极的作用，减轻了工作负担，提升了工作效率，在调取和使用相关资料时能够根据相关度和分类快速进行有效回溯，可以说是很好的应用方式。

横向分类管理主要体现在对会计凭证的管理方面。

我们知道，随着ＥＲＰ系统下电子会计档案管理模式的转变，会计凭证的概念与应用也有所变化，传统会计凭证主要以手工原始凭证为主，ＥＲＰ系统下的凭证除了原始凭证外，还多了电子基础凭证和会计记账凭证，并且由于实施信息化馆例，这种凭证的存在和使用状态也大不一样。

我们以某公司的ＥＲＰ系统下的凭证管理为例，它现阶段的会计凭证主要有集成凭证（计划部门、销售部门等）、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证（包含不可打印的ｃｏ凭证以及资产凭证）等。

这些凭证除了以原始手工凭证和计算机数据状态存在之外，还包含着大量的企业数据集成和链接信息，将这些信息与电子基础凭证连接在一起的话，就能还原出大量的企业经济活动信息，从采购到生产到营销等等环节，信息都有被泄漏的可能。

这种集成化的信息如果只是按照原始凭证的管理方法进行的话，可以说完全无法发挥其优势作用，同时在管理上难度较大，因此，必须将原始凭证进行分离，单独编号管理，并且按照设定在记账凭证属性项下的编号信息与原始凭证进行链接，形成横向分类管理，这样才能使电子凭证的管理事半功倍，做好信息的保护与利用。

２．数据管理新形式。

传统会计档案受管理和应用形式所限，并非是实时数据，而是对一定时期内财务活动和数据的总结与反映，且在数据形成后，不需要其他数据的支持，能够独立存在，因此在管理中，当数据档案形成后，这些即成数据不会发生变动或更改，即使丢失和转移后，现有数据也不会受到影响，这种情况下，数据的实时更新就显得分外艰难，同时对于决策的辅助和支持作用也较为有限。

但是应用ＥＲＰ系统后，这些账簿与报表的数据状态不仅无法像原来那样以独立数据的形式存在，还必须与多种数据相联系，能够完成实时数据的更新，即使表面上看起来与原来的数据形式差别不大，但是在查询和输出方面已经由原来的基础数据支持实现了数据的升级支持，可以说是一种质的飞跃。

这种情况下的会计档案资料不仅准确性更高，时效性更强，同时也不会因为个别步骤的失误影响整体数据的管理与运行，传统的记账功能就被弱化，成为了支持力度更强的输出与查询数据管理。

这种优势性能对于企业的发展来说是非常有利的，但是同时在数据的安全性与专业性管理上也提出了更高的要求，尤其是在影响全局的基础数据方面，准确率、更新率都必须严格，而即使这样才能形成连续性和有效性都更强的后续查询，从而更好地服务于会计档案管理。

２９兰台世界２０１３·７月中旬三、ＥＲＰ系统下会计档案管理措施ＥＲＰ系统在运行过程中与传统财务信息管理系统的区别较大的特殊性致使它的凭证管理、打印、装订、保管等操作难度都较大，出现了一系列的使用问题，为更好地发挥ＥＲＰ系统的使用优势，针对其应用过程中所出现的问题，我们针对ＥＲＰ系统下会计档案的管理措施略作分析，对应用中需要注意、规范的事项进行总结。

１．变更保管模式。

档案管理模式多以集中式和分散式为主，但是在ＥＲＰ系统应用过程中，单独任何一种模式都会降低管理效益，因此，可以按照以利润为中心的管理形式对会计凭证进行统一编号，采取集中式与分散式相结合的管理模式，更好地实现对会计账簿、债权债务等资料凭证的管理。

这种模式不仅能避免资料数量过多所带来管理不便、查询难度增加等问题，还能够有效降低档案的归集数量，降低爆管成本，可以说是ＥＲＰ系统应用优势的提升与完善。

２．加强稽核、管理力度。

ＥＲＰ系统的应用会加强会计稽核的力度，对于加强原始凭证格式的标准化管理有着极强的应用效果。

与传统会计凭证的生成流程和管理流程相比都产生了较大的变化，在应用过程中想要确保信息的准确性与规范性，稽核工作的力度必须加强，对于线内、线外工作人员的要求也更高。

在工作中提升稽核质量的重要措施就是将传统的填制完成后记账提前至账务处理前，这样对于企业原始凭证的管理也是极为有益的，在标准化与流程上都会发生优化，稽核的规范性、合法性与质量都会有所提升。

稽核力度的加强对于企业业务的台账管理也有着明显的改善作用，会计资料的完整性会更好，但是与此项业务相关的资料数量将会变得更多，并且无法与会计凭证一起进行装订，但是这部分资料同时又是财务核算、审计所必须的资料，因此为保证资料的完整，就必须采用业务台账的形式对内容进行分门别类的管理，这会提升财务工作的管理力度。

３．合理分类，加强档案管理质量。

根据实际工作情况需要，将ＥＲＰ系统下的会计凭证进行合理分类，一方面方便归集管理，另一方面为工作更好地服务。

在日常工作中，要在ＥＲＰ系统辅助下，加强对电子会计档案的检查与管理，提升管理水平和质量，配合企业发展更好的为工作服务，同时也确保这些重要资料的安全与完整，为进一步实施二次核算与数据更新提供保障。

加强管理质量后，这些档案的系统性与长久性得到保障，对于日后的立卷、归档与管理有着积极意义。

管理过程中，要定期不定期对相关会计凭证、账单等进行盘点、检查与监督，加强财务管理的力度，实现企业电子会计档案的统一规范化管理，这对于提升会计档案对企业发展的辅助作用具有重要意义。

ＥＲＰ系统下的电子会计档案数据关联性加强，与传统运作模式相比出现了较大变化，按照传统媒介方式进行保存已无法满足会计凭证和账簿对于会计核算的作用，因此需要根据企业应用、发展的实际情况，在内部进行调整，不断提升管理质量和水平，这样才能更好地应用ＥＲＰ系统实现电子会计档案的保管。

参考文献[1]钱惠彩.E RP 系统环境下的油田档案管理[J ].档案管理,2012（4）.[2]张向红.E RP 系统下的会计档案管理[J ].中国石化,2008（3）.[3]刘鸣.E RP 系统下会计档案管理[J ].财会通讯（综合版）,2007（7）.[4]冯姗姗.E RP 系统：人力资源管理先进武器[J ].合作经济与科技,2007（9X ）.………………………………………………………………………………………………………………………………………………………ＧＩＳ时空数据模型在房产档案管理中的应用本文在对GIS 时空数据模型特征及房产档案数据综合分析的基础上，总结了房产档案数据特征，提出一种适用于房产档案管理的时空数据模型，同时分析了该时空数据模型的数据结构及实现方法。

时态G l S 时空数据模型房产档案时态查询摘要关键词随着房产业务的不断拓展，房产档案数据的变化越来越频繁。

房产档案数据量丰富，具有种类多、信息量大等特点，如何快速有效地存储这些海量房产档案数据是当前研究的热点问题。

房产档案数据作为城市基础信息的重要组成部分，一方面是城市发展程度评价的重要指标，能够为城市规划提供决策依据；另一方面关系到居民的个人财产利益，为居民的切身利益提供法律保护依据。

相对传统的静态ＧＩＳ而言，时态ＧＩＳ与静态ＧＩＳ的主要区别在于对时间信息的处理，静态ＧＩＳ仅表现当前地理实体的现实状况，而时态ＧＩＳ不仅能显示地理实体的当前状态，而且还能够保存并有效的管理历史变化数据。

时态ＧＩＳ的重要应用即是重建历史状态、跟踪变化、预测未来。

将“时态”信息引入到房产档案数据管理中，其重要性主要表现在以下几个方面：（１）方便地描述某一时刻房屋的状态，如产权人、面积等；（２）可以动态地跟踪某一房屋的历史变化状况，查清房屋信息的来龙去脉，如产权人变更等；（３）可以统计、分析不同时间段内，城市房产价格、空间分布等信息，为城市的未来发展提供决策依据。