采购管理系统要点
采购管理注意事项
采购管理注意事项采购管理注意事项企业规模越大，采购金额越高，管理者对程序的设计越为重视。
这里将一般采购作业流程设计应注意的要点阐述如下：1．控制关键点企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，使各项在处理的采购作业在各阶段均能被追踪管制。
譬如在国外采购时，从询价、报价、申请输入许可证、开信用证、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。
2．注意划分权责或任务(1)货物的采购人同时不能担任货物的验收工作。
(2)货物审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。
(3)货物的采购、储存和使用人不能担任账目的记录工作。
(4)货物审核人应同付款人职务分离。
(5)接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同账务记录人分离。
(6)记录应付账款的人不能同时担任付款任务。
3．注意流程的先后顺序及时效控制应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。
譬如，避免同一主管对同一采购案件作多次签核；避免同一采购案件在不同部门有不同的作业方式；避免同一采购案件会签部门过多，影响实效。
4．价值与程序繁简相适应程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。
凡涉及数量比较大，价值比较高或者易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。
5．避免作业过程发生混乱要注意变化性或弹性范围，以及偶发事件的因应法则。
譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。
6．流程设计应适应现实环境应当注意流程的及时改进，早期设计的处理流程，经过若干时间段后，应加以审视，不断加以改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。
7．配合作业方式的改善譬如当手工的作业方式改变为信息化的作业方式时，流程就需要做相当程度的调整或重新设计。
采购管理必须要注意的事项2017-03-17 18:07 | #2楼采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。
如何构建高效的采购管理体系
如何构建高效的采购管理体系如何构建高效的采购管理体系采购管理是企业管理中的重要组成部分，对企业的供应链、成本控制和质量管理起着至关重要的作用。
一个高效的采购管理体系能够帮助企业减少采购成本、提高采购周期效率和保障采购品质。
本文将从流程规范、供应商关系、数字化技术等方面，探讨如何构建高效的采购管理体系。
一、流程规范一个高效的采购管理体系需要建立规范的流程来指导采购活动。
以下是一种有效的采购流程：1. 需求确认：明确采购的具体需求，包括物品、数量、质量标准等，以便后续采购活动能够有明确的目标。
2. 供应商评估：对供应商进行评估，包括评估其资质、信誉度、交货能力等方面。
建立一套供应商评估体系，以确保选择到可靠的供应商。
3. 采购计划编制：根据需求和供应商评估结果，制定采购计划，包括采购时间、采购方式、采购数量等。
4. 采购执行：按照采购计划进行采购活动，确保采购过程中的合规性和法律性，例如签订合同、履行合同义务等。
5. 交货验收：对供应商交付的产品进行验收，确保交付的产品与需求一致，同时对供应商的表现进行评估。
6. 供应商管理：建立有效的供应商管理体系，包括定期评估供应商的绩效、与供应商进行沟通和反馈等，以便保持供应商的稳定性和良好的合作关系。
二、供应商关系供应商关系对于采购管理的效果和效率至关重要。
一个高效的采购管理体系应该建立起稳定、长期的供应商关系，并与供应商建立紧密的合作关系。
1. 选择合适的供应商：在采购前进行供应商评估，选择那些能够满足企业需求并有良好信誉的供应商。
2. 建立合作伙伴关系：与供应商建立稳定且双赢的合作关系，建立长期合作伙伴的意识和信任。
3. 共享信息：与供应商分享企业需求、市场变化和趋势、产品改进等信息，以便供应商能够更好地满足企业需求。
4. 持续改进：与供应商一同进行持续改进，包括提升产品质量、降低成本、提高交货速度等方面的改进，共同推动供应链上的效率与效果。
三、数字化技术数字化技术的应用能够极大地提升采购管理的效率和效果。
专业公司采购系统的重点、难点和突破点
专业公司采购系统的重点、难点和突破点
专业公司采购系统的重点、难点和突破点主要有以下几个方面：
1. 重点：优化采购流程和提高效率。
专业公司采购系统的重点是要通过系统化的管理
和自动化的流程，提升采购流程的效率和准确性。
重点包括供应商选择与评估、采购
需求发布与审批、报价与比价、订单处理与跟踪等环节的优化。
2. 难点：规范化和数据管理。
专业公司采购系统需要建立规范的采购流程和管理体系，并进行好数据管理和分析。
难点包括如何统一采购规范，避免采购人员任意操作，以
及如何整合和利用多渠道的采购数据，为采购决策提供准确、可靠的依据。
3. 突破点：供应链协同和业务智能化。
专业公司采购系统的突破点在于实现供应链的
协同和业务的智能化。
突破点包括与供应商的信息连接和协同，实现供应链的可追溯
性和风险可控性；通过人工智能、大数据分析等技术手段，实现采购业务的智能化，
包括供需匹配、价格预测、库存管理优化等。
总之，专业公司采购系统的重点在于提升采购流程和效率，难点在于规范化和数据管理，突破点在于供应链协同和业务智能化。
在系统建设和应用过程中，需要综合考虑
这些因素，不断优化和创新，以实现更高效、更智能的采购管理。
采购及供应商管理十大要点
采购及供应商管理十大要点采购及供应商管理是企业运营中至关重要的一环，它直接影响着企业的成本和供应链的有效性。
为了确保采购及供应商管理的顺利运作，以下是十大要点需要特别关注：1. 设立明确的采购策略首先，企业需要制定一套明确的采购策略，明确采购的规模、需求和目标。
明确的采购策略可以帮助企业更好地规划采购活动，降低采购成本，同时确保采购的物资和服务符合企业的需求和质量要求。
2. 建立供应商评估机制供应商评估是选择合适的供应商的关键步骤。
建立有效的供应商评估机制，可以从供应商的信誉、财务状况、产品质量、交货能力等多个方面对供应商进行综合评估，帮助企业选出最合适的供应商合作。
3. 建立供应商管理制度在供应商选择之后，企业需要建立供应商管理制度，明确供应商的责任和义务。
供应商管理制度涵盖供应商的交货准时性、质量保证措施、售后服务等方面，确保供应商能够在合同约定范围内履行其职责。
4. 确定合理的采购数量采购数量的确定对于企业的库存管理和成本控制至关重要。
企业需要根据市场需求、销售预测和库存水平，合理确定采购数量，避免过多或过少的采购，提高采购的经济效益。
5. 优化供应链网络供应链网络的设计和优化对于采购及供应商管理具有重要影响。
企业应该评估供应链中的每个环节，寻找最优解决方案，增加供应链的灵活性和效率，降低库存和运输成本，提高客户满意度。
6. 建立供应商绩效评估体系供应商绩效评估是管理供应商合作关系的有效手段。
通过建立绩效评估体系，可以定期评估供应商的服务水平、交货准时性、质量控制等关键指标，及时发现问题并采取措施加以改进。
7. 加强供应商沟通和合作供应商沟通和合作是建立良好的供应商关系的关键要素。
企业应与供应商保持密切联系，及时提供信息和需求，共同解决问题，建立互信和合作的关系。
有效的沟通和合作可以提高采购效果，降低风险。
8. 管理供应商风险采购及供应商管理过程中存在各种风险，如供应商破产、质量问题、交货延误等。
采购管理的十大要点
采购管理的十大要点在企业的运营中，采购管理是一个至关重要的环节。
良好的采购管理能够确保企业获得优质的物资和服务，同时降低采购成本，提高企业竞争力。
以下是采购管理的十大要点：1. 采购需求分析采购管理的第一步是进行采购需求分析。
企业应该明确自己的采购需求，包括所需物资或服务的种类、数量和质量要求等。
通过深入的需求分析，企业可以更好地满足自身的需求，避免采购过剩或采购不足的情况发生。
2. 供应商选择与评估供应商是企业采购的重要合作伙伴，选择合适的供应商至关重要。
企业应该根据自身的需求和要求，对供应商进行评估和筛选。
评估供应商的标准包括供应能力、质量管理、信誉度、价格竞争力等。
选择合适的供应商能够确保企业获得高质量的物资和服务。
3. 采购合同签订在与供应商达成一致后，企业应该与供应商签订采购合同。
采购合同是双方之间的法律约束，应该明确规定物资或服务的品种、数量、质量标准、交货时间、付款方式等重要条款。
签订采购合同能够确保双方权益，避免后续的纠纷和风险。
4. 供应链管理供应链管理是采购管理的重要组成部分。
企业应该建立健全的供应链体系，确保物资的顺畅供应和流通。
供应链管理涉及供应商管理、物流管理、库存管理等方面，企业应该通过信息技术和管理手段等方式，提高供应链的效率和响应能力。
5. 采购流程规范化规范的采购流程能够提高采购管理的效率和准确性。
企业应该建立完善的采购流程，明确采购的各个环节和流程，包括需求发布、供应商选择、合同签订、货物验收等，以确保采购过程的顺利进行。
6. 供应商绩效评估供应商绩效评估是衡量供应商做得好与做得不好的重要指标。
企业应该定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括交货准时率、产品质量、售后服务等。
通过供应商绩效评估，企业可以及时发现问题，采取相应的改进措施，保持与供应商的良好合作关系。
7. 成本控制成本控制是采购管理的重要目标之一。
企业应该通过优化供应链、挖掘潜在的成本降低空间等方式，降低采购成本。
采购流程管理的内容和要点
采购流程管理的内容和要点一、引言采购流程管理是企业中至关重要的一项管理活动，它涉及到从供应商处采购所需的物品、服务或设备，以满足企业的运营需求。
合理的采购流程管理可以确保企业采购过程的高效性、透明度和成本控制，从而提高企业的运营效益和竞争力。
二、采购流程管理的内容2.1 采购需求确认在进行任何采购活动之前，首先需要明确采购需求。
该环节通常由需求方提出，并与相关部门或团队进行沟通和确认。
采购需求确认包括确定所需物品、服务或设备的规格、数量、期望交付时间等。
2.2 供应商寻找与评估确定采购需求后，下一步就是寻找潜在的供应商。
供应商的选择应该基于多个因素，包括价格、质量、交货时间、供货能力、信誉等。
在选择供应商之前，最好进行供应商的评估和筛选，确保供应商能够满足企业的需求。
2.3 采购合同与谈判一旦选择了合适的供应商，就需要与其进行合同的谈判和签订。
采购合同应明确双方的权责、交付时间、付款方式等相关条款。
在谈判过程中，需要确保合同条款的合理性和公平性，同时也要注意保护企业的利益。
2.4 采购执行与监控采购合同签订后，就进入了采购的执行阶段。
在执行过程中，需要确保采购过程的透明度和合规性。
同时，还需要对供应商的交付情况、质量控制等进行监控和管理，以确保采购的顺利进行。
2.5 采购付款与结算采购付款与结算是采购流程中的最后一个环节。
在收到供应商提供的货物、服务或设备后，需要对其进行验收，确认无误后再进行付款。
采购付款与结算的流程应严格遵守相关财务规定，确保资金的安全和准确性。
三、采购流程管理的要点3.1 流程规范化采购流程管理的要点之一是规范化。
流程规范化包括明确采购的各个环节和各个执行步骤，确保每一个环节都能按照既定的规范进行操作。
流程规范化可以提高流程的效率和一致性。
3.2 信息整合与共享采购流程中涉及到大量的信息和数据，包括采购需求、供应商信息、合同条款、交付情况等。
要点之一是整合和共享这些信息。
通过使用信息系统或工具，可以实现信息的集中管理和共享，提高信息的准确性和及时性。
采购部系统化管理建议措施
采购部系统化管理建议措施引言采购部门作为企业重要的职能部门之一，起着保证企业正常运营所需物资的采购和供应链管理工作。
随着企业规模的扩大和国内外市场的竞争加剧，采购部门的任务变得越来越繁重，如何提高采购效率和管理水平成为了一个亟需解决的问题。
本文将从系统化管理的角度出发，提出一些针对采购部门的建议措施。
采购流程优化定义清晰的采购流程采购过程应该明确合理的流程，包括需求审批、供应商评估、合同签订、采购执行和验收等环节。
为了简化流程，可采用电子化采购系统，实现信息的流程化和自动化处理。
引入供应商评估机制建立合理的供应商评估机制，根据供应商的信誉、交货能力、价格及售后服务等因素进行评估和等级划分。
定期对供应商进行评估，确保合作的可靠性和高效性。
加强采购合同管理及时签订和更新采购合同，明确双方的责任和权利，并建立起相应的履约和监督机制。
合同管理要注重记录和归档，以便日后跟踪和核查。
数据化采购分析建立数据管理系统采购部门应建立起完善的数据管理系统，包括采购需求、供应商信息、合同管理和采购执行情况等。
通过数据化分析，可以及时获取采购状况和趋势，做出合理决策和调整。
进行供应链风险评估针对重要物资和关键供应商，进行供应链风险评估，识别潜在的供应链风险，并制定应对措施。
这有助于采购部门及时应对突发事件，确保正常采购供应。
制定采购指标评估体系建立科学合理的采购绩效评估体系，包括成本控制、采购周期、供应商备选比例和交货准时率等指标。
通过对指标的监控和分析，及时调整采购策略和供应商选择，提高采购效率和管理水平。
进一步改善沟通与协作加强内外部沟通采购部门应加强与其他部门的沟通与协作，充分了解各部门的需求和要求，并及时提供相应的采购支持。
与供应商之间也要保持良好的沟通，建立长期稳定的合作关系。
开展培训与交流活动定期组织采购技能培训和经验交流活动，加强团队的学习和成长，提高采购人员的专业素养和应变能力。
建立协同工作机制采购部门应建立起协同工作机制，明确各环节和责任人，并建立及时高效的协同沟通平台，确保工作的顺利推进和协调。
专业公司采购系统的重点难点和突破点
专业公司采购系统的重点、难点和突破点采购作为商业企业整个经营活动的前端行为，已经越来越被商业企业所重视。
随着现代商业的迅猛发展，集团公司、连锁商店和跨国经营等概念的出现，现代企业的专业分工日益细分，也引入了采购与采购管理的概念。
企业在实施有效的计划、组织与控制职能等采购活动的同时，通过实施科学的采购管理，合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点等，以有限的资金保证经营活动的有效开展，为企业降低成本、加速资金周转和提高企业经营质量发挥积极的作用。
第一部分专业公司采购系统的重点及新出现的采购模式在社会化大生产和商品经济条件下，采购是工商企业生产经营活动的重要组成部分。
企业对采购的依赖性越来越大，它不仅影响到企业正常的各项经营活动，而且对提高企业竞争能力，降低经营风险以及对企业的各项经济指标的实现都具有极其重要的作用。
实践证明，企业采购模式（系统）的科学性和先进性是决定企业生存的关键因素。
随着市场竞争的日趋激烈，为扩大市场占有，保持商品价格优势，企业对采购的要求越来越高，重点表现在：一、随着敏捷制造等先进生产方式的应用，要求采购活动更好地适应企业的经营方式，满足经营活动不断调整的需要，加速采购速度，因此，采购的及时性越来越重要。
二、为了适应市场需求的不断变化，企业在调整引进中不断拓展经营范围，因此，采购准确性的要求日益提高。
三、在价格竞争日益激烈的情况下，企业对降低成本和提高销售利润率等提出了更高的要求，因此，采购成本问题也就越来越引起重视。
四、为了提高企业整体竞争力，要求在整个采购管理中，各个环节相互适应，防止彼此脱节，实现资源整合。
五、市场的开放使地域概念彻底破除，因此及时准确的信息成为采购的重要源泉。
纵上所述，我认为，专业公司采购系统的重点应该是：改变传统采购方式；树立采购管理观念；进一步创新采购模式。
在现代企业管理模式下，采购管理的思想、方式和技术要求都发生了相应的变化。
目前，一些比较有影响的专业公司采用了以下一些采购模式：一、统合采购模式在传统销售模式下，采购、库存、配送、销售等相互分离，各自独立，缺乏有效的配合，难以形成总体最佳的效果。
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补充勾稽
• 注意：
– 钩稽完成后，采购发票的钩稽期间不进行改变，原来参与钩稽的费用发票的 钩稽期间也不进行更改，只是更改增加选择新的参与钩稽的费用发票的钩稽 标志和钩稽期间；
– 如果费用发票与采购发票不在同一期间到达，而这一费用发票的费用又与 要分配到这几张采购发票上去,目前系统暂时不支持，只能选择一张采购发 票与一张费用发票进行补充钩稽。遇到这种业务，可以只录入费用发票，而 不进行补充钩稽，人为分配每张采购发票应承担的费用，手工录入成本调整 单，再对这几张成本调整单生成凭证，以确认存货应计入成本的费用； 返回上级
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钩稽操作
• 钩稽界面“查看”下拉菜单选项的作用 • 单据钩稽状态、单据钩稽期间、钩稽日志 • 自动钩稽、手工钩稽
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钩稽界面“查看”下拉菜单选项的作用
• 钩稽数量：商业模式才起作用，商业模式允许部 分钩稽。如果选择了“取未钩稽数量”，则本次 钩稽数量=未钩稽数量，否则，选择“默认为0”， 则本次钩稽数量=0；（注：本次钩稽数量只有在 商业模式才能进行手工修改）
– 与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽 – 发票审核时自动调用钩稽 注：在发票自动钩稽时，如果发票存在连属的费用发票， 或者自动钩稽中的委外加工入库单存在连属的费用发票， 只要该费用发票符合钩稽的条件，则钩稽时自动将费用发 票一起钩稽；
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采购发票和费用发票钩稽的条件
• 本期或前期的已审核、未钩稽的费用发票； • 注意：费用发票的供应商和采购发票的供应商是可
以不一致的。
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拆单
• 当没有选中“采购系统支持部分钩稽”，且选中 “采购发票和入库单数量不一致不允许钩稽”时， 如果入库数量与开票数量不一致，系统提供了拆单 功能，可以对外购入库单、采购发票进行拆单处理， 根据钩稽数量将入库单或采购发票进行拆单，拆分 后将入库数量与开票数量一致的单据进行钩稽，拆 分单据的条件： – 必须是已审核单据； – 必须是尚未钩稽单据，包括未对等核销单据。
补充钩稽
• 补充钩稽应用背景与作用 • 补充钩稽的条件及注意事项 • 商业模式补充钩稽核算流程
– 计入成本 – 不计入成本 • 工业模式补充钩稽核算流程 – 计入成本 – 不计入成本
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补充勾稽—应用背景 • 费用发票跨期到达，其费用仍需计入存货成本， 基于以上需求，系统增加了费用发票与发票的补 充钩稽功能
K/3V11.0.1采购管理系统培训要点 钩稽和补充钩稽核算业务标准流程
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目录
• 钩稽 • 补充钩稽 • Q&A
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勾稽
• 钩稽作用 • 钩稽条件
– 钩稽的条件 – 采购发票和外购入库单钩稽的条件 – 采购发票和费用发票钩稽的条件 • 与钩稽相关的功能（拆单、对等核销） – 拆单 – 对等核销(请参考外购入库单对等核销功能) • 与钩稽相关的系统选项 – 请参考系统选项培训要点相关要点 • 钩稽操作
• 钩稽期间：取外购入库单、采购发票及所在的会计 期间最大单据日询单据钩稽期间（年度）、钩稽人、钩稽 单据等信息；
– 可以进行反钩稽的操作。
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自动钩稽与手工钩稽
• 具体可以参考采购系统选项中与钩稽相关的选项
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钩稽的作用
• 对于采购发票，钩稽是发票与入库单确认的标志， 是核算入库成本的依据。已钩稽的发票才可以执 行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作， 无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当 期发票来核算成本。
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钩稽的条件
• 发票必须为已业务审核、未完全钩稽的发票； • 如果系统选项 “允许钩稽以后期间单据”选中，
则所有期间的发票均可钩稽，否则只允许钩稽当 期或以前期间的采购发票；
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采购发票和外购入库单钩稽的条件 • 两者供应商相同， • 两者的物料、辅助属性必须一致。 • 对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购 方式必须一致； • 对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业 务类型必须一致；
• 自动选择单据：过滤出与采购发票为同一供应商 且未钩稽或部分钩稽所有外购入库单；
• 选择关联单据：过滤出与采购发票有关联关系未
钩稽或部分钩稽的外购入库单；
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单据钩稽状态、单据钩稽期间、钩稽日志
• 单据钩稽状态：工业模式下，只有已钩稽(Y)和未钩 稽（N）两种状态；商业模式下，则有完全钩稽 （Y）、部分钩稽（P）和未钩稽（N）三种状态；
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补充勾稽—条件 • 相应的发票必须已经钩稽（包括部分或全部钩稽）； • 相应的发票的钩稽期间为以前期间 • 发票补充钩稽不需要判断发票和费用发票的供货单 位是否相同，金额的方向是否一致，只要费用发票 已经进行了业务级次的审核就可以进行钩稽，并且 也不再判断发票的供货单位、物料、数量和入库单 是否一致；
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商业模式补充钩稽核算流程
• 计入成本 – 分配逻辑 – 账务处理
• 不计入成本 – 分配逻辑 – 账务处理
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