EXCEL函数在审计中应用

作为一名审计工作者，谈到EXCEL软件可能大家都十分熟悉，因为它是我们审计工作中得力的好帮手，其使用率也已远远的超过了WORD文字处理软件。

随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的工作底稿必将成为未来的发展趋势。

但是，仅就目前大家在日常工作中使用EXCEL软件的功能来说，还仍局限在加减乘除的简单运算功能，常使用的函数无非是SUM、AVERAGE、IF等一些较简单的函数。

笔者在本文中将给同志们介绍一些大家可能不太熟悉，但是，一旦掌握后将会大幅度提高我们审计工作效率的EXCEL功能。

同时，笔者也期望能够抛砖引玉，大家能一起来发掘和交流自己的一些使用经验或小窍门，以求在保证审计质量的前提下，更好地提高本所审计工作效率。

一、EXCEL中宏的运用谈到宏，大家既熟悉又陌生。

熟悉，是因为在打开某些EXCEL文档时，电脑会出现安全警告，并提示我们对该宏的安全性进行选择确认。

由于大多数朋友对于宏并不了解，以及网络上“宏病毒”的负面影响，所以，往往一谈到宏，大家联想到的往往是“病毒”。

其实，非也。

Excel软件中的宏是指：“如果经常在Microsoft Excel 中重复某项任务，那么可以用宏自动执行该任务。

宏是一系列命令和函数，存储于Visual Basic模块中，并且在需要执行该项任务时可随时运行。

”可见宏其实是多项操作任务的集合命令，与DOS中的BAT批处理命令类似。

由于它是对多项操作任务的集合，所以，在我们的日常工作中有着广泛的实用性，比如：选择性粘贴、报表区域打印等等。

这些多步骤的操作，看似简单，但在你不知不觉中，日积月累地花费了我们很多时间。

俗话说：“时间就是生命”，在紧张的年审工作时就显得更加突出。

时间是宝贵的，所以，我们要让它使在“刀刃”上。

其实，宏的操作并不复杂。

EXCEL设计者也已经考虑到大多的使用者对于VB命令可能并不熟悉，所以，已在菜单栏中设计了录制宏的功能（在菜单栏“工具”－>“宏”－>“录制新宏”）。

它就好比一部摄像机，当你在打某套“组合拳”时，电脑会在后台自动记录并翻译成其识别的VB程序。

当宏录制完毕后，你可以给其取一个便于识别的名字。

然后，通过添加控件按钮，实现宏命令与控件之间的衔接。

（具体操作步骤由于篇幅限制，大家可以登陆本所内部培训网站下载课件“excel在实务中的运用”，有详细的操作演示录像）。

二、EXCEL数据与WORD的超衔接在出具上市公司年审报告时，频繁地修改word版会计报表附注，是让每位审计工作者最头疼的一件事了。

手工修改，既繁琐又容易出错，不但花费了我们大量时间，也增加了校对老师的工作量。

我曾梦想，EXCEL能否在合并哈达表和合并附注数据确定后，就自动生成WORD版的会计报表附注呢？EXCEL强劲的自动运算功能能使我们摆脱人为计算的错误，同时，由于数据的超衔接引用，可大幅度地简化报告附注的修改步骤，加快我们的工作效率。

现在，梦想已成为现实。

Microsoft Office软件从其2002版开始，已增加了EXCEL与word软件的超衔接功能。

当我们在WORD报告附注中粘贴EXCEL数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，我们只要选中“保留源格式并衔接到EXCEL”即可。

见图1：通过该方法制作的表格，当被选中时背景色呈灰色。

单击鼠标右键时，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能，通过该“更新衔接”功能，我们就能实现WORD与EXCEL数据的刷新衔接。

如图2：系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel，这往往使打开该WORD 文件速度较慢，当上市公司报告附注表格较多时就尤为明显。

所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图2的菜单条，选中“衔接的工作表对象”－>“衔接…”），弹出“衔接”菜单界面，如图3所示：我们在“所选衔接的更新方式”中将“自动更新”选择为“手动更新”方式，这样WORD文档就并非时时与EXCEL文件同步数据刷新，可不必占用我们“宝贵”的内存，提高了文档的操作速度。

当我们熟练掌握上述功能后，除了年审报告附注之外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。

我们出具年审报告的常规工作流程：编制底稿>合并报表>出具报告附注。

报告附注中的大量数据，通过上述衔接方法更新后可大幅度地缩短年审工作时间。

同时，将WORD文档与EXCEL文件的超衔接准备工作也可以在我们需要的任何时候进行（甚至可以在淡季）。

那么，通过审计工作流程的再造，将大幅度提高我们年审时的工作效率和准确率。

三、共享工作簿合并报表，是每位项目负责人十分熟悉的工作。

当母公司的下属公司较多时，合并工作往往需要几位审计员一起分工配合完成。

实务操作中，由于系按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的EXCEL文件。

当分工人数较多时，需要项目负责人对每位审计员手中的更新文档进行时时监控，否则就容易发生不同的更新内容存储在不同的文件中，经反复修改汇总后出现混乱的情况，最后甚至连项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿”。

为防止更新内容混乱，解决上述问题的最好办法是按串连式的工序分配方式。

但是，由于年审工作时间的限制，所以，实务中大家往往只能采用并连式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工”。

那么，是否有避免并连式作业产生混乱情况的好办法呢？我给大家介绍EXCEL软件中的“共享工作簿”功能。

由于并连式作业，系“分头进行、同时开工”，我们可让合并小组成员连接在一个局域网中（当然，随着电脑配置的不断提高，无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置，构建一个无线局域网已不再是难事）。

由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“工具”>“共享工作簿…”，并在弹出的“共享工作簿…”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。

这时，局域网内的其他成员就可以同时编辑该合并文件了。

由于，所有的更新内容系保存在一个相同的EXCEL 文件中，电脑将累计保存局域网中每位操作者对该文件的修改信息，以保证该文件永远系“最终稿”。

当不同审计员，对同一单元格内的内容修改时，该单元格右上方将出现最近次修改者名字和修改时间，已提示审计员对所需再修改内容确认，以保证修改内容的“最终性”。

四、EXCEL中的审计实用函数“2－8规律”就如同“黄金分割”一样，具有“数字魔力”。

做股票，大多时候是2个赚钱8个亏钱的，EXCEL的功能也是如此，就曾有人统计过，只要您学会了20％的方法，就可以实现80％的功能。

如果您浏览过EXCEL函数菜单，是否曾被其惊人的数量而吓倒呢？其实，我们只需掌握其中部分函数的使用方法，就可以满足审计工作中的大多数需求。

除了SUM、AVERAGE、IF等常用函数外，让我再给您介绍几个较实用的函数：1.VALUE函数功能：将代表数字的文本字符串转换成数字。

实务中，我们常碰到某些财务软件导出的财务数据系文本型字符串，如：ORICAL软件。

虽然，导出后的数据表示的系数字信息，但由于是文本型字符串而无法进行算术运算，所以，给我们的审计工作带来了诸多不便。

通过使用VALUE函数，可以将该文本型字符串转换成数字型，其函数公式为：公式：=VALUE（TEXT）其中：TEXT，表示需要转换的文本型单元格位置，比如我们需要将A1单元格中的文本型字符串转换成数值型，则公式＝VALUE(A1)即可。

（注：EXCEL中存在个小BUG，当我们选中文本型字符串范围后，如果按CTRL＋F，查找“.”替换为“.”的话，可将原先带小数点的文本型字符串全部转换为数值型字符串，可以大大地简化操作步骤。

但是，当文本型字符串所代表的数字信息系整数时（即不存在小数点时），该方法则不适用。

）2.LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数功能：提取会计账簿摘要栏内填写的数量信息。

实务中，很多企业的财务人员有在三栏式账簿摘要栏内填写存货数量的习惯。

当审计员欲获取数量金额式的存货账簿时，企业往往提供类似的账簿，“可远观，而不可亵玩焉”，让人哭笑不得。

在此，我介绍一套“组合拳”给大家，可以方便地提取类似会计账簿中的数量信息，生成数量金额式的电子账簿以方便存货审计员“大显身手”。

具体介绍如下：LEFT:公式=(text，〔num_chars〕)RIGHT:公式=(text，〔num_chars〕)作用：从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。

其中，text表示要提取字符的字符串位置；num_chars表示，需要提取的字符数，忽略时为1。

LEFT和RIGHT函数的公式一致，区别在于一个从左开始提取字符串，一个从右开始提取字符串。

LEN:公式=(text)作用：返回文本字符串中字符个数。

text表示要计算长度的文本字符串；包括空格。

FIND:公式=(Find_text,Within_text,Start_num)作用：返回一个字符串在另一个字符串中出现的起始位置（区分大小写）。

其中：“Find_text”表示要查找的字符串；“Within_text”表示要在其中进行搜索的字符串。

“Start_num”表示起始搜索位置，在Within_text中第一个字符的位置为1，忽略时，Start_num=1。

具体举例如下：月份日期类型凭证号流水号摘要借方金额贷方金额329转492网络终端购光端机:8M 120,000[]608,547.01 3[]29[]转[]54[]1[]产品制造:光端机100,000[]497,094.025[]15[]转[]17[]1[]产品制造票到:8M光端机4,000,000[]1,091,299.15-上表系某公司的部分存货明细账簿，我们发现财务已将数量记录在摘要栏内，但是，由于每笔交易的数量位数不同，所以我们无法直接用RIGHT函数提取摘要栏内的数量信息。

假设，我们需要提取第一笔摘要栏“网络终端购光端机:8M 120,000”中的数量信息“120,000”，并假设该字符串在EXCEL文档的F7单元格中。

则具体组合函数如下：公式：=RIGHT(F7,LEN(F7)-FIND(" ",F7,1))分解介绍如下：LEN(F7)测量该字符串长度，结果为19（包括空格）；FIND(" ",F7,1))查找空格在该字符串中所处位置，结果为12；则RIGHT(F7，7)通过LEN和FIND函数组合运用，得出需要在F7单元格中从右返回7个字符，结果为“120,000”。

当然，由于系在文本型字符串中引用字符，得到的结果也是文本型的数字信息，我们还需要运用上述介绍的VALUE函数将其转换成数值型字符串。

同理，第二、三笔的交易均可由电脑自动测量需要返回的字符个数。