巧用ACCESS批量打印奖状
奖状批量打印 更有专业方法
奖状批量打印更有专业方法2011年第1期58页《巧用Access批量打印奖状》一文，介绍了用Access批量打印奖状的方法。
我以前一直使用Word的邮件合并功能来完成此类任务，偶然发现在Office 2007的组件中居然“潜伏”着一款易学易用的信函设计打印软件——Publisher 2007，能轻松解决批量打印问题。
第1步编辑授奖信息将获奖人员信息输入到“获奖名单”工作表当中，标题行需要包括获奖人姓名、比赛名称、所获奖项等信息。
执行“开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Office Publisher 2007”命令打开Publisher，在左侧的“出版物类型”中选择“奖状”，在中间上方的常用奖状类型中，我们既可以选择系统提供的模板，也可以通过图片导入的方式使用自定义的尺寸和模板。
然后执行“插入→文本框”命令，在奖状的中间区域输入基本的授奖信息，注意要给变化的内容预留空间，以便于下一步合并输出的美观。
第2步合并输出奖状对奖状模板中各文本框内容和位置进行必要的修改，然后执行“工具→邮寄和目录→邮件合并”命令，根据向导选择“使用现有列表”，并单击“下一步，创建或连接收件人列表”，选择前面创建的“获奖名单”工作表作为邮件合并的数据源，把姓名、比赛名称和所获奖项等数据项插入到获奖证书模板中对应的位置（如图），单击“下一步：创建合并出版物”，选择“打印预览”可以查看获奖证书的预览效果，如果满意就可以批量打印奖状了。
小提示：修改“获奖名单”工作表中的各项获奖数据，重新打开该出版物文件，又可以批量打印更多类型的获奖证书。
另外，Publisher 2007还可以帮助我们设计打印各种信函，如海报、贺卡、明星片、商品目录等，而且操作也很简单。
点评：江苏的冷国华和山东的殷强两位老师也来稿介绍了Word与Excel联合通过邮件合并功能批量打印的方法，但由于以前介绍过此法且版面所限，这里就不再刊登了，非常感谢各位的参与。
最好的批量打印奖状方法
最好的批量打印奖状方法最好的批量打印奖状方法对于打印奖状,通常我们所采用的方法是将姓名和奖项等地方空着，等到奖状打印完毕后再用手填写。
或者是分别在奖状上更改名字，并打印。
这两种方法都费时、费力，其实利用word中的“邮件合并“功能通过以下四个步骤就可以轻松地批量打印奖状。
建立奖状模块首先利用word制作一张模板并保存为：“奖状.doc”,将学校、班级、姓名、获奖类别和获奖等地方先空着，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图所示）建立奖状数据库在Excel表格中输入获奖人及获奖等相关信息并保存为“奖状数据.XLS”,格式如图2所示。
班级姓名项目1 项目2 奖次34 王* 立定跳远三年级男子一34 杨** 立定跳远三年级男子二33 梁** 掷沙包三年级男子三44 丁** 掷沙包四年级男子一44 聂* 掷沙包四年级男子二42 令狐** 掷沙包四年级男子三66 余** 跳绳六年级男子二63 王** 跳绳六年级男子三66 毕** 乒乓球六年级男子一66 王** 乒乓球六年级男子二64 田** 乒乓球六年级男子三52 黄* 50米短跑六年级男子一65 邱** 50米短跑六年级男子二61 曾** 50米短跑六年级男子三35 任** 400米跑三年级男子一31 陈* 400米跑三年级男子二35 徐** 400米跑三年级男子三44 苏* 400米跑四年级男子一65 梁** 800米跑六年级男子一63 梁** 800米跑六年级男子二65 吴* 800米跑六年级男子三关联数据库与奖状打开“奖状.doc”，依次选择“视图→工具栏→邮件合并”，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.XLS”，打开后选择相应的工作簿。
默认为sheet1，并按“确定”。
将鼠标定位到需要插入班级的地方，单击“插入域“，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”按钮。
用同样的方法可以完成姓名、项目、奖项的插入。
预览效果并打印选择“查看合并数据”，用前后箭头就可以个别浏览合并后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的word文档，这样就可以批量打印了。
Access数据库打印功能的设置
Access数据库打印功能的设置Access数据库处理功能十分强大，但在打印设置功能上却不及Word，所以我们可以请出Word来美化设置和打印Access数据表格。
首先，在Access打开源数据库，做完排序等数据处理后，在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。
接下来根据所用Access版本不同，介绍后续不同操作。
一、Access2003表格在“工具”菜单中，指向“Office链接”→“用Microsoft Office Word发布”(如图1)，系统将自动生成一个Word RTF格式的文件，并自动打开这个文件的Word编辑窗口。
二、Access2007表格单击“外部数据”选项卡，在“导出”组中，单击“Word”(如图2)。
只有在数据库打开时，才能使用“导出”命令。
在“导出向导”中，指定目标文件的名称;如果你想在导出操作完成之后查看Word文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图3)。
不过，如果想导出视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。
如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态。
设置完毕，单击“确定”按钮。
无论是哪一个Access版本，当同名的.rtf文件已经存在，会弹出是否替换已有文件的对话框，提示你单击“是”以覆盖该文件(如图4)。
单击“否”可更改目标文件的名称。
现在，在Word编辑窗口，就已经是由Access数据库转换而成的表格了。
这时，你可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置，然后在Word中打印输出就万事大吉了。
三、注意事项当你使用“导出向导”导出对象时，Access会在一个Word RTF 格式文件(*.rtf)中创建该对象数据的副本。
对于表、查询和窗体，可见字段和记录在Word文档中会显示为表格。
“导出向导”始终会导出带格式的数据。
这就意味着只有在对象或视图中能看到的字段和记录会连同显示格式设置一起导出。
如何批量打印证书
如何批量打印证书经验分享 2适逢最近打印证书，并得知可以在word中通过邮件合并功能批量打印，在网上搜索了一个简单的例子，放到网上，希望大家能从中获得一些帮助。
下面我就以打印录取通知书为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。
这里，我以Excel为例。
下图是一个Excel 工作表文件"录取统计"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。
图一第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。
下图是一个模板文件"通知书"，就是录取通知书的大致样子。
同学：你已被我校（院系）专业录取，学制年，请于至持本通知书到我校报到。
华中科技大学2009年7月图二第三步：邮件合并打开模板文件：通知书.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏。
下面，按步骤操作：1. 设置数据源2. 点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（第二个），选择前面准备好的电子表格"录取统计.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。
3. 插入数据域4. 这里，我以插入新生姓名为例。
5. 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前）6. 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮，在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，7. 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）8. 重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。
Access如何进行报表的生成和打印
Access如何进行报表的生成和打印报表生成和打印是企业管理中非常重要的一项工作，它涉及到数据的整合、分析和展示，为管理者提供决策参考。
在现代科技发达的时代，有许多软件和工具可以帮助我们进行报表的生成和打印，其中Access是一种非常常用且强大的数据库管理软件，今天我将为大家介绍如何在Access中进行报表的生成和打印。
首先，我们来了解一下报表的生成和打印的基本流程。
在Access 中，报表是用来从数据库中提取数据并以易于理解的形式进行展示的工具。
生成报表的过程通常包括以下几个步骤：1.设计报表：在Access中，我们可以通过报表设计视图来创建报表的结构和布局，包括选择要显示的字段、设置数据的分组和排序等。
2.运行查询：在生成报表之前，通常需要先运行查询来从数据库中提取需要的数据。
查询可以根据特定的条件和要求来筛选、计算和排序数据，以便生成报表时能够呈现出有意义的信息。
3.生成报表：一旦设计好报表的布局和结构，我们就可以利用查询的结果来生成报表。
在Access中，我们可以通过“创建”选项卡中的“报表”工具来新建报表，然后将查询的结果和报表的布局进行结合，生成最终的报表。
4.打印报表：最后，我们可以将生成的报表通过打印机或其他打印设备进行打印，以便在纸质上进行阅读、分发和存档。
下面我们将逐步介绍在Access中如何进行报表的生成和打印。
第一步：设计报表在Access中设计报表的过程通常包括以下几个方面：1.选择报表的数据源：在设计报表之前，我们首先需要确定报表要使用的数据源，即要从数据库中提取哪些数据来进行展示。
这通常是通过运行查询来实现的，可以根据实际需求来筛选、计算和排序数据。
2.设计报表的结构和布局：在设计报表时，我们需要确定报表的结构和布局，包括要显示的字段、数据的分组和排序方式等。
在Access中，我们可以通过报表设计视图来进行这些设定，可以通过拖放字段、设置排序和分组属性等来实现。
3.设计报表的样式和格式：除了基本的数据展示外，我们还可以通过设置报表的样式和格式来美化报表的外观。
巧用Access数据库报表批量打印文件
巧用Access数据库报表批量打印文件作者：暂无来源：《办公室业务·上》 2018年第4期文/中国运载火箭技术研究院研究发展中心刘媛媛办公室工作人员在工作中经常遇到同一文件模板，需要显示不同人员信息的情况，例如，感谢信、生日祝福卡、奖状等，文件的模板相同，但员工的姓名、出生日期等信息不同，批量打印存在难度。
本文将结合实际工作，讲述如何利用Access数据库报表，实现此类文件的批量打印。
一、工作中遇到的问题在每年的重大节日来临之际，机关单位一般会给员工及家属发放感谢信，感谢员工的辛勤付出和家属的全力支持，并送去节日的问候。
感谢信上通常包含员工的姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等信息。
由于感谢信一般在重大节日前发放，员工关注度较高。
对于人员规模较大的机关单位，如果采用复制、粘贴或手写的方法制作感谢信，工作量较大且容易出错，迫切需要一种能快速、准确、批量打印感谢信的方法。
二、一种简单易用的解决方法在信息化、网络化、智能化高速发展的今天，有很多工具、方法可以解决工作中遇到这类的问题。
笔者利用积累的数据库知识，结合工作中遇到的问题，研究出一种简单、易用的方法，使用Access数据库实现了感谢信的批量打印。
具体方法如下：（一）准备相关的数据、模板。
首先，准备感谢信的模板，将需要变换显示内容的信息空出来。
其次，准备员工信息表，将要显示的员工信息汇总在一个Excel表格中，包含员工姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等信息。
最后准备Access数据库软件，一般Office办公软件中已自带，不需要单独安装。
创建一个Access数据库，打开数据库，在功能区中选择外部数据->Excel，导入准备好的Excel数据表，选择将数据导入当前数据库的新表中，按照向导完成数据导入，导入成功后，在数据库中会显示数据信息。
（二）设计报表、添加字段。
首先，创建报表。
在功能区中选择创建->报表->报表设计，将感谢信模板通过复制、粘贴到报表的主体中，生成一个对象框。
巧用Access数据库报表批量打印文件
巧用Access数据库报表批量打印文件作者：刘媛媛来源：《办公室业务》2018年第04期【摘要】本文介绍了办公室工作中经常遇到的打印同一文件模板，需要显示不同人员信息的情况，并提出了一种简单、易用的方法，实现了对文件的批量打印。
【关键词】Access数据库；报表；批量打印办公室工作人员在工作中经常遇到同一文件模板，需要显示不同人员信息的情况，例如，感谢信、生日祝福卡、奖状等，文件的模板相同，但员工的姓名、出生日期等信息不同，批量打印存在难度。
本文将结合实际工作，讲述如何利用Access数据库报表，实现此类文件的批量打印。
一、工作中遇到的问题在每年的重大节日来临之际，机关单位一般会给员工及家属发放感谢信，感谢员工的辛勤付出和家属的全力支持，并送去节日的问候。
感谢信上通常包含员工的姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等信息。
由于感谢信一般在重大节日前发放，员工关注度较高。
对于人员规模较大的机关单位，如果采用复制、粘贴或手写的方法制作感谢信，工作量较大且容易出错，迫切需要一种能快速、准确、批量打印感谢信的方法。
二、一种简单易用的解决方法在信息化、网络化、智能化高速发展的今天，有很多工具、方法可以解决工作中遇到这类的问题。
笔者利用积累的数据库知识，结合工作中遇到的问题，研究出一种简单、易用的方法，使用Access数据库实现了感谢信的批量打印。
具体方法如下：（一）准备相关的数据、模板。
首先，准备感谢信的模板，将需要变换显示内容的信息空出来。
其次，准备员工信息表，将要显示的员工信息汇总在一个Excel表格中，包含员工姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等信息。
最后准备Access数据库软件，一般Office办公软件中已自带，不需要单独安装。
创建一个Access数据库，打开数据库，在功能区中选择外部数据->Excel，导入准备好的Excel数据表，选择将数据导入当前数据库的新表中，按照向导完成数据导入，导入成功后，在数据库中会显示数据信息。
Access如何进行报表的生成和打印
Access如何进行报表的生成和打印Access如何进行报表的生成和打印Access是一种关系型数据库管理系统，它可以让用户轻松地管理数据、进行数据分析和创建报告。
在Access中，报表是一种常见的数据可视化方式，它可以展示数据库中的信息，并帮助用户更好地理解数据。
本文将介绍Access如何进行报表的生成和打印。
一、报表的生成1.设计报表首先，我们需要在Access中设计报表。
在设计报表之前，需要先定义一个查询，该查询将检索我们所需的数据。
在Access中，可以使用查询向导来创建查询，或者手动编写查询语句。
在定义查询之后，可以开始设计报表了。
在Access中，可以选择使用报表向导或手动设计报表。
使用报表向导可以更快速地创建报表，但是由于它的灵活性较差，一些特殊的报表需要手动设计。
2.设计报表的样式在报表的设计过程中，还需要定义报表的样式。
Access提供了丰富的报表样式和模板，用户可以根据自己的需求选择合适的报表样式。
此外，用户还可以自定义报表的样式，包括字体、颜色、行高、列宽等。
3.调整报表字段的位置和格式在报表的设计过程中，还需要调整报表字段的位置和格式。
用户可以通过拖拽字段来调整其位置，也可以使用报表设计工具来精确地调整字段的位置和大小。
此外，用户还可以设置报表的格式选项，如日期格式、小数位数等。
4.预览报表在报表设计完成后，用户可以通过预览功能预览报表。
预览报表可以帮助用户查看报表的实际效果，这有助于用户调整报表样式和格式。
二、报表的打印1.打印报表在预览报表后，用户可以选择打印报表。
在打印报表之前，用户可以选择设置打印选项，如纸张大小、方向、边界等。
用户也可以选择打印多份报表，并设置每份报表的打印选项。
2.导出报表除了打印报表之外，用户还可以将报表导出为不同的文件格式，如PDF、Excel、Word等。
这可以方便用户分享报表或在其他应用程序上使用报表。
总结在Access中，报表是一种重要的数据可视化方式，它可以帮助用户更好地理解数据库中的信息。
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巧用ACCESS批量打印奖状
在本文里你能了解到如何使用最为简易的方法批量打印奖状以及证书，当然这不仅局限于如此，许多具有局部规律性的打印都能使用ACCESS完美的完成任务，并且其操作简单、准入门槛低非常适合一些办公人员使用，其友好的界面和软件的兼容性也给了任务很好的帮助。
这个学期刚开学接到学校管理科的电话，要求本人想办法打印这学年所有学生的奖学金和荣誉称号奖状。
接到打印名单发现工作量还真不小，足足1000多条数据。
好吧好吧，得想个办法将这个任务顺利完成。
在网上找专业打印奖状的程序自己写程序还是……最后还是决定试试大家都熟悉的ACCESS，也许很多人会说ACCESS怎么能打印奖状呢好吧，和大家解释下，我们这需要用的是ACCESS中的报表功能，这个看似简单的功能却能完成令人意想不到的工作，操作简单，界面也十分友好，免去了大家上网找相应的专业程序，最主要的是在经过试用后发现其设计、维护以及修改十分方便。
好了言归正传开始和大家分享下经验。
我们首先假设你现在已经拥有一份需要打印获奖奖状的电子表格名单（如图一）
（图一）
这样我能能省去后面很多工作，对不熟悉ACCESS的读者有很大帮助。
然后下载微软的ACCESS这个不再赘述，打开access选择新建-新数据库。
点击空白处右键（如图二）
（图二）
选择导入，在接下来的对话框中在文件类型中选择*.xls也就是电子表格格式。
选中你已有的需要打印的电子表格名单，点击导入按钮。
然后在导入数据表向导中选择“第一行显示列标题”（如图三）
（图三）
点击下一步，在数据保存位置中选择“新表中”点击下一步，选择“不要主键”最后点击完成。
接下来便是设计奖状排版格式，这个也是最关键和最耗时的地方,最后设计好的视图（如图四）。
首先点击左侧标签的报表，选择“在设计视图中创建报表”，在界面灰色处点击右键-属性，在弹出窗口中选择“数据”，在记录源中选择刚刚导入的表的名称在这里是“奖学金”，读者可以自行设置（如图五）。
（图五）
接下来打开工具箱（默认已打开如果没有打开工具箱请在视图-工具箱中打开）。
整个奖状打印设计需要用到2个文本框控件，5个标签控件。
文本框控件用于读取导入的表中的数据，而标签控件则是显示固定的格式。
例如：奖状中“学生姓名”则要使用文本框控件，然后绑定到相应表中的字段。
奖状右下角的落款则使用标签控件来予以显示。
首先设置文本框控件，选择文本框控件（如图六）
（图六）
在页面中画一个矩形，然后右键-属性在数据来源中选择“姓名”（如图七）。
（图七）
同样的方法再添加一个文本框控件，在数据源中选择“奖学金级别”用以显示获奖类别。
然后再从工具箱中拖入五个标签控件，在其中分别设置内容为“同学：”、“荣获二〇〇九——二〇一〇学年度XXXX大学”、“特发此证，以资鼓励。
”、“XXXX大学”以及“二〇一〇年十月”。
当然这只是个个例，更具不同情况读者可以自行设置，只要明白不同控件的作用和实用方法就行。
然后按照打印奖状时想呈现的格式排版，顺便说一下这个步骤本人认为是相对所有步骤中最为繁琐和需要仔细处理的，读者可以借助打印预览查看，最后报表设计的效果（如图四），打印预览的效果（如图八）。
（图八）
当然读者在认为无大问题后可以实际打印一份试试效果，如果认为布局不合理则可以在报表的设计视图中做相应的修改，如果是页边距问题则可以在文件-页面设置-边距中修改相应的边距，进行微调。
结束语
在实际运用中通过使用ACCESS打印奖状得到了很好的效果验证，在2天时间里打印完了学校1000多分奖状，很多打印工作是许多对电脑不是很熟悉的同学操作完成的，所以可见其操作的简易性。
并且对于一些布局维护和添加删除记录工作也很容易完成，如果读者有学过数据库语言的话那么这些修改将是十分简单的，如果没有学过相应语言的读者也不用太过于担心，可以充分利用ACCESS和EXCEL中友好的界面操作，只需要鼠标和键盘的配合就能完成小批量的数据维护。
当然在这里只是举了打印奖状的一个简单的例子，例如：打印工作证、投递档案名单等一些批量但是有规律的操作，ACCESS都能很简单的完成，在这里只是借助打印奖状这个事例启发读者。
该文刊登于2011年第一期电脑爱好者。