一劳永逸──教你轻松批量打印奖状

一劳永逸──教你轻松批量打印奖状
甘肃省武威体校赵世伟
对于打印奖状，通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着，等到奖状打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。

这两种方法都费时费力，其实利用Word中的邮件合并功能通过4个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。

一、建立奖状模板
首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状．doc”，将其中姓名、性别、奖项、名次、日期等空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1所示）。

图1建立奖状模板
二、用Excel建立获奖数据库
在Excel表格中输入“姓名”“性别”“奖项”“名次”“日期”等相关信息并保存为“奖状数据．xls”，格式如图2所示。

这便是我们需要的数据源，接下来我们只需通过Word 里的“邮件合并”功能，便可将获奖信息自动填写到刚才创建的奖状主文档中，并生成相应的奖状。

图2用Excel制作数据源
三、关联数据库与奖状
打开“奖状．doc”，依次选择视图→工具栏→邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据．xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheet1，并按确定。

回到主文档，依次点击“工具”──“信函与邮件”──“邮件合并”，打开“邮件合并”窗口，如图3所示。

图3“邮件合并”窗口
在“选择文档类型”下选择“信函”单选框，然后单击“下一步”。

在“选择开始文档”下选中“使用当前文档”，这样便将该文档定义为了邮件合并的模板。

继续“下一步”，在“选择收件人”下选择“使用现有列表”，然后单击“使用现有列表”下的“浏览”按钮，选择刚才创建的“获奖名单”为数据源。

接下来在“编辑收件人”窗口中选中“获奖名单”中的所有项目（如图4）。

图4 选中“获奖名单”中的所有项目
继续在向导栏中点击“下一步”。

在“撰写信函”下单击“其他项目”，可以发现“插入合并域”窗口中的“域”正是前面创建的数据源中的各个类别，现在先关闭该窗口，在文档编辑窗口中将光标放到需要插入获奖姓名的地方，再次打开“插入合并域”窗口，选中“姓名”，单击“插入”，就完成了“姓名”合并域的插入（如图5）。

照此方法完成“性别”“奖项”“名次”“日期”等合并域的插入,完成后的效果如图6
图5 合并域的插入
图6 完成后的效果
一直“下一步”（用前后箭头就可以个别浏览合并后的效果），直到“完成合并”步骤，点击“完成合并”下的“编辑个人信函”，在“合并到新文档”窗口中选择“全部”（如图6），“确定”后便会生成一个新的Word文档，里面正是合并后的所有奖状，现在，你只要将它们送到打印机就可以了。

图7 选择“全部”
利用“邮件合并”功能可以非常方便地将Excel数据有变动或增加，只要在Excel表格中修改就可以了。

利用该功能，也可以非常方便地制作和打印成绩单等。

将搜索到的“显示桌面.scf”拉到“快速启动”中去就可以了。