公文写作与处理

公文写作与处理实用公文写作与处理第一章：公文概述第一节公文的概念和分类一、概念“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。

广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。

第一类是行政机关公文，即有关机构与部门正规的公文文种。

又称法定公文。

第二类为事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，它又称常用文书。

以上两类文书均有较强的通用性，适用于不同的社会行业或领域，所以合称通用文书。

第三类为专用文书，即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。

专用文书与通用文书是相对而言的。

公文是指狭义的公文而言的。

狭义的公文即法定公文（机关公文），专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。

二、特点1、公文从内容到形式至少应当具备两大特征：一是从内容方面看，公文的内容必须是具备公务活动的反映。

公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的。

二是从形式方面来看，公文有固定的格式。

2、特点（1）观点鲜明（2）事实可靠（3）行文严肃（4）应用广泛（5）体式规范。

三公文的分类（一）通用公文1、机关公文命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要。

2、事务文书计划、总结、调查报告、简报、述职报告等。

3、经济文书协议书、合同、经济预测报告、经济活动分析报告、市场调查报告。

（二）专业性文书1、公安机关刑事法律文书2、任命检察院法律文书3、人民法院法律文书四公文的作用（1）实施领导（2）强化指导（3）交流信息（4）宣传教育（5）规范行为（6）商洽协调（7）依据凭证。

第二章公文的材料第一节公文材料的含义和作用一材料的含义和类型(一)材料的含义材料是构成公文的要素之一。

凡是在公文写作中用来提炼主题和表现主题的事实和观念，都是材料。

(二)材料的类型材料可以分为两大类型：事实性材料和观念性材料。

事实性材料指客观存在的现实事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等。

观念性材料是作者从别人那里引用来证明自己观点的理性认识。

二材料的作用(一)材料是观点赖以产生的基础(二)材料是表现观点的支柱(三)材料是说明观点的例证(二)材料是组织结构的条件第二节积累公文材料的方法和途径一直接积累（一）观察（二）调查二简介积累（一）摘要法（二）剪报法（三）卡片法（四）札记法（五）目录法三在领会领导意图中积累第三节公文选材的要求一真实二典型三新颖第三章公文的语言与表达一、公文的语言特点对机关公文语言的要求就是在撰写公文时要求使用公文语体。

公文语体不同于其他语体，有其特殊的要求和规定。

以说明和叙述文字为特征，以实用为目的的公文语体，并不追求语言的艺术化，也不以语言的生动性为主要标准，而是把准确和简洁作为最基本、也是最高的要求，并把规格化当做达到以上两个要求的手段。

1.准确性。

即公文语言必须准确无误地反映客观事物。

公文大多是体现党和政府的方针政策，说明解决问题的，对语言的表达要求，比一般文章更应注重准确。

2.简洁性。

所谓简洁，就是公文要简明、精炼，这是现代公文发展的趋势，是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映。

3.得体性。

公文是用来代表一定组织处理公务的，因此，要体现出行文者处理公务时的严正立场和严肃态度，只有这样，才能收到行文的预期效果。

二、公文词语的选择⑴认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。

⑵注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。

⑶注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。

⑷注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。

⑸注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。

⑹注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和执行。

⑺注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果。

⑻注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。

⑼注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力。

⑽注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。

三、公文中若干事物和概念的特殊表达要求1.时间的表达。

避免使用交代不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等；年份一概用全数，不得省略。

如“2009年”不能写成“09年”。

2.空间的表达。

地方的专用名词中，城市、县、乡镇等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称，一般不使用别称，国内地名不用简称。

慎重使用表示处所的代词，以免误解。

3.数字的运用。

⑴数字的增减要注意用词和概念，如不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“减少百分之多少”。

⑵必须使用国家法定计量单位。

⑶公文中的数字，除部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语等作为词素的数字必须使用汉字外，其余均使用阿拉伯数字。

⑷引用统计数字要考虑使读者有真正感受，次要的、技术性很强的数字，尽量不用或少用。

⑸“二”与“两”的用法不同：如果用作序数，应当用“二”，如“第二”、“二月”、“二次大战”等；如果与量词连用，应当用“两”，如“两个”、“两次”等。

⑹结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”，第五层为“①”4.职务、姓名的表达。

⑴各种职务、姓名表达应用全称。

⑵当某人担负多种职务时，只列出与文件内容有关的职务。

⑶列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

⑷国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般用圆括号注明其外文名称。

⑸若干人物的姓名需要同时出现在文件中时，应按一定标准排序。

5.范围的表达。

在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。

表示全部或部分词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。

如“所有、全部、凡是、完全、统统、人人”等就可表示全部。

而“有些、若干、部分、大多数、绝大多数、几乎全部”等用于表示部分。

不能在一个词语中同时出现表示全部或部分的词语。

前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。

6.程度的表达。

公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。

“很、极、太、最、更、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、越发、特别、略微、稍微、比较、颇、多么、何等、大致”等副词，“这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度，可在被说明对象的前、后、中间起各种修饰、限制、补充作用，以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。

选用这些词语时应注意与客观状况、客观需要相符合。

7.语气、神态的表达。

⑴陈述语气。

公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，在特殊需要的情况下还可以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气，以示强调或委婉。

⑵祈使语气。

公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝对方做某些事情，这时的语气自然是祈使语气。

其中表示命令、训诫的，语气强烈，神态严厉，无可置疑；表示请求希望的，则语气稍缓，神态也有劝慰、商洽、盼望、召唤等等分别。

⑶疑问语气。

公文中有时也需要提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，有时还自问自答或以问代答，这时的语气即疑问语气。

公文中的疑问语气种类较多，神态变化也较复杂。

⑷感叹语气。

公文中带强烈感情色彩的感叹语气虽不多见，但在这些为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别。

它们常出现于需要表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。

第四章机关公文第一节机关公文概述一机关公文的概念、特点1、概念这里是指狭义的公文。

是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、特点（1）政治性（2）政策性（3）法定性（4）权威性（5）时效性（6）规范性。

二机关公文的种类与分类1、种类命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要。

2、分类（1）根据公文的传递方向分有：上行文、下行文、平行文三类。

（2）根据公文的内容性质分有：规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、呈请性公文、商洽性公文、证明性公文六类。

（3）根据公文内容涉及的秘密程度分有：对外公开的公文、限国内公开的公文、内部使用的公文、秘密公文、机密公文、绝密公文六类。

（4）根据公文处理时间的不同要求分有：平件、急件、特急件三类。

（5）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

收文指本机关收到的来自外部的文件。

发文分两种，一种是指本机关制成发往外部的文件；一种是由本机关制成只供内部使用的文件。

三行文规则行文规则的主要内容包括：1.根据机关间的隶属关系准确行文。

2.选择适宜的行文方式，一般不越级行文。

行文方式是指公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。

机关对外发文，应根据需要选择适宜的行文方式，一般情况下不得越级行文。

只有在下列特殊情况下才能采用越级行文方式：一是由于情况特别紧急，如逐级上报会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是询问、联系一些无需经过直接上级机关的具体事项的；五是需要检举、控告直接上级机关的等。

3.正确选择主送、抄送机关。

除有些指挥性公文如命令、决定，有些公布性公文如通告、公告等不列主送、抄送机关外，公文均有特定的受文对象。

有的公文还有主要受文者（主送）和次要受文者（抄送）。

在这种情况下，必须根据公文的内容和发文目的，正确选择主送、抄送机关。

4. “同级”机关方可联合行文。

因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关级别层次必须相同或相近。

同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。

5.坚持党政分开原则。

机关间相互行文时应贯彻党政分开原则，坚持党政文件分开。

党的组织和政府机构应严格按照各自的隶属关系和职权范围行文，尽量减少联合行文。

四公文的构成要素公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。

体式固定、规范是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的重要保证。

中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）《国家行政机关格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。