XX学院外宾接待管理办法【模板】
大学外事接待管理办法
大学外事接待管理办法一、背景介绍随着我国对外交往的日益频繁，大学作为教育和科研的重要场所，不可避免地需要接待来自海内外的各类访问团队、学术交流团队等来访人员。
这其中涉及到繁多的外事接待事宜，如何进行规范的外事接待管理，成为现代大学管理的重要问题。
二、大学外事接待管理的重要性在大学外事接待活动中，实行规范化管理，不仅有助于树立大学形象，增加大学的国内外影响力，还可以在外事接待的各个环节中保证安全、便捷和高效。
同时，规范化的管理，有助于大学对于外事接待工作的全面掌控，防止各类违规事件发生，保证大学的良性发展。
三、大学外事接待管理的具体内容1.外事接待的组织大学外事接待管理办法的第一项内容是外事接待的组织。
外事接待应当由学校相关部门主导，包括外事办公室、国际合作办公室、校园安全管理部门等，其他相关部门可以进行配合。
大学需要建立完善的接待组织结构，明确各部门在接待过程中的职责和权限，确保各环节流程的顺畅。
2.外事接待的安全外事接待中的安全是最为重要的环节，要求在各个环节中保证外事接待的安全性。
此外，还需要制定相关的规则，保证大学内部的安全管理，防止外部人员进入未授权区域。
在外事接待中，需要对来访人员进行身份核实和安全排查，如对来自疫情重点国家的访客实行疫情检测等措施。
3.外事接待的礼仪大学外事接待活动，需要突出高水平、高规格、高礼仪的特点，传达出大学文化的魅力。
在面对外国客人时，要注重礼仪，引导来访团体走近大学、走进课堂，推进交流互鉴，达到加强国际交流、宣传大学的目的。
4.外事接待的费用大学外事接待活动中，需要涉及到一定的费用，包括交通费、住宿费、餐费等。
此类支出不宜超过一定比例，要符合大学财务管理规定，并及时进行报账、审核等程序。
5.外事接待的记录外事接待活动中，需要统计记录相关数据，如来访团队的基本情况、洽谈内容等。
大学可以利用互联网、多媒体等工具各种表单，记录外事接待活动的过程。
这些记录可以帮助大学及时了解外事接待的状况，及时做出决策，推动大学的发展。
大学外宾接待管理规定
大学外宾接待管理规定一、接待对象大学外宾接待对象一般指国外学者、院士、外交官、政府官员、国际组织代表、学生和公众人士等。
接待对象可能涉及多个领域和领域，包括教育、文化、科技、商务等方面。
二、接待程序1.接待计划：对于外宾接待，需要提前制定接待计划，明确接待程序、时间、场所、接待人员、活动内容等。
2.接待邀请：接待人员需要向外宾发出邀请函，明确接待时间、地点、活动安排等。
邀请函应当规范、准确、礼貌。
3.抵达接待：外宾到达校园后，需要有相关的接待人员及时接机、接站，并引领到指定场所。
4.住宿接待：根据接待对象的职务和身份，落实好住宿安排，确保舒适安全。
并明确好住宿、用餐等费用支付方式，落实好相关费用。
5.活动接待：根据接待方案，发掘本校的各类优质资源，为外宾安排一系列的讲座、学术交流、考察、文化体验等活动。
6.送别接待：对于外宾离开的场合，接待方面应当给予适当的礼仪和关怀，以维护外宾与本校之间的良好关系。
三、接待标准在接待大学外宾方面，需要遵循以下标准：1.礼仪得当：接待人员需要遵循礼仪规范，并向外宾展示本校的文化和精神特质。
礼仪要求包括穿着、言谈举止、肢体语言等方面。
2.细致周到：接待人员需要根据外宾的需求和特殊要求，精心安排接待方案，确保各个环节细致周到。
3.服务到位：接待人员需要具备专业的服务技能，满足外宾的各种服务需求，保证外宾的权益得到充分保障。
4.品质一流：在安排外宾的住宿、用餐等环节，需要保证服务品质一流，提供舒适、安全、温馨的服务体验。
四、接待注意事项1.安全保障：在接待外宾的过程中，需要密切关注外部安全环境和内部安全风险，采取必要的措施和措施确保外宾和参与接待的工作人员的安全。
2.文化理解：在接待外宾的过程中，需要对外宾的文化背景有充分的了解，尊重和理解异国文化的差异，并通过文化沟通和理解加强交流和感情。
3.政策法规：在接待外宾的过程中，需要遵守国家和地方相关的政策法规，特别是在活动、差旅和费用报销等方面。
(最新版)学院外宾接待管理办法
学院外宾接待管理办法为进一步规范学校外宾接待工作，严格控制外宾接待经费支出，提高管理的科学化、规范化水平，根据有关规定，结合学校实际情况，特制定本管理办法。
一、外宾接待范围与要求本办法中外宾接待范围包括：出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导等。
对于因学校事业发展需要，学校或学校相关部门邀请到校参加或出席外事活动的，须有学校或学校相关部门发出的邀请函或接待情况书面说明，其内容应包含外宾活动内容、时间、行程、人数和人员身份等。
二、外宾接待原则1. 统筹管理原则：学校的外宾接待工作由国际交流处统筹协调安排，坚持做到务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明。
2. 对口接待原则：外宾接待根据接待对象来校目的、事由、身份等，原则上对等、对口接待。
3. 事前报批原则：所有外宾接待内容、标准等，必须事先按规定的审批程序报批，未经批准的接待费用不得报销。
4. 勤俭节约原则：接待工作既要做到热情周到，礼貌待客，尊重外国来宾风俗习惯，又要厉行节约，严格控制经费开支，杜绝奢侈浪费。
三、外宾接待内容与规格外宾接待不得超标准接待，不得以任何名义赠送礼金、有价证券等。
主要接待内容和规格如下：1. 接站和送行省（部）级及以上外宾、院士、国外知名专家学者等来校，由一名学校领导接送站；其他来宾，一般由国际交流处或对口业务部门根据情况安排人员接送站。
在接站和送行时，不得在机场、车站、码头等地组织迎送活动，不得张贴悬挂横幅标语，不得铺设迎宾地毯等。
2. 交通用车客人来访期间，需要安排交通工具的，经学校领导批准，可由学校办公室安排调度学校现有公务车。
如外宾车调度紧张，在确保安全的情况下，可以租用有资质的营运车辆解决，其费用按照学校有关规定执行。
3. 住宿外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格，住宿费按以下办法执行：副部长级及以上人员率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆；厅局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆不超过四星级；副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间。
学校外宾接待管理办法
学校外宾接待管理办法第一章总则第一条为进一步贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》、《XX省省直机关外宾接待经费管理办法》和《XX市市直机关外宾接待经费管理办法》等文件精神，进一步规范我校外宾接待工作，加强外宾接待经费管理，结合我校实际，制定此办法。
第二条外宾接待是指国外、境外各类团组或个人（以下简称外宾团组）来学校访问交流所涉及的接待工作。
第三条外宾接待工作应当坚持服务外交、友好对等、务实节俭的原则。
第四条邀请外宾来访应严格执行计划审批规定。
未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或做出承诺。
接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数、天数、费用开支范围、经费出处等。
第二章邀请外宾来访第五条外宾来访是指中国大陆以外的国家、地区持外国护照的境外人员，短期（不超出180天）来我校参加访问、考察、讲学、科研等公务活动。
第六条学校实行对外宾短期来华备案审批制度。
对外交流处是受理全校外宾短期来校审批的归口管理部门。
第七条学校各处室、学院接待境外相关人员短期来访须向对外交流处提交申请，并填写《邀请外宾来访审批表》（以下简称《审批表》，详见附件1）。
由对外交流处报市委外办审批同意后，方可开展相关活动。
第八条邀请未建交国家人员来访需办理相关邀请手续，邀请部门应提前2个月到对外交流处办理相关手续。
第九条邀请境外现职副部级或相当于副部级以上官员来访，邀请部门需提前2个月向对外交流处报备。
邀请境外现职副部级或相当于副部级以上人员不以公职身份来访、不从事公务活动的，邀请部门需提前2周向对外交流处报备。
对外交流处接到报备后，按相关规定到上级外事管理部门办理相关手续。
第十条审批程序（一）邀请境外人员来访，不涉及办理签证手续的，邀请部门提前2周填写《审批表》，附被邀请人中文简历、护照和签证复印件，经由对外交流处初步审核，校长签字盖章后，由对外交流处报市委外办审批。
（二）邀请境外人员来访，涉及办理签证的，邀请部门提前 2 个月向对外交流处上报《审批表》及办理签证所需材料，由对外交流处到市委外办为外宾办理相关签证手续。
学校公务接待管理制度模版
学校公务接待管理制度模版一、概述本制度旨在规范学校公务接待工作，确保公务接待活动的公开、公正和廉洁，维护学校形象和声誉。
制度适用于学校内各单位的公务接待活动。
公务接待包括接待来访人员、举办会议、参观考察等相关活动。
二、接待范围1. 来访人员：来自政府部门、企事业单位、其他学校等机构的领导、专家学者、合作伙伴等。
2. 会议接待：各类学术会议、学校内部会议等。
3. 考察接待：来校考察学习的各级领导、教育专家等。
三、接待标准1. 接待人员应遵循公平、公正、热情的原则，为来宾提供便利和舒适的服务环境。
2. 接待场所应保持整洁、环境优雅。
3. 接待餐饮应根据来宾的喜好和需求进行合理安排，避免铺张浪费。
4. 接待礼品应节俭、实用，符合相关规定和道德准则，严禁收受任何形式的贿赂行为。
5. 接待交通应考虑来宾的需求和时间安排，确保安全和准点。
四、接待程序1. 事先准备：接待人员应提前了解来访人员的身份、职务和需求，确认接待时间和地点，并做好接待准备工作。
2. 接待安排：根据来宾的需求，安排好接待的场所、餐饮、交通等事项，并发送邀请函确认。
3. 接待实施：在来宾到达时，接待人员应亲切迎接，并进行相关导览和介绍，安排好会议、考察等活动。
4. 接待总结：接待结束后，接待人员应进行总结，及时跟进来宾的需求和反馈，做好记录和整理工作。
五、接待制度执行1. 接待工作应由专人负责，建立相关工作制度和考核机制。
2. 接待活动的经费来源应符合学校相关财务管理规定，严禁滥用公款。
3. 接待活动的决策和安排应公开透明，凡涉及领导接待的事项，需报相关主管部门批准。
4. 接待活动的费用报销应按学校相关规定和流程进行，必须提供相关票据和报销单据。
六、责任追究1. 对违反接待制度的行为，学校将根据相关规定进行纪律处分，并追究相关人员的责任。
2. 对于滥用接待权力或涉嫌腐败的行为，学校将立即启动调查程序，配合有关部门进行调查和处理。
七、附则本制度自发布之日起生效，如有需要修改，请提出相关意见和建议。
学院公务接待管理规定范本
学院公务接待管理规定范本一、总则本规定是为加强学院公务接待管理，规范公务接待活动，维护学院形象，确保公务接待工作的公正、透明和廉洁。
根据相关法律法规和学院实际情况，制定本规定。
二、适用范围本规定适用于学院内的公务接待活动。
三、原则1. 公正性原则：公务接待活动应以公正、公平、公开的原则进行，不得为个人或特定集体谋取私利。
2. 适度原则：公务接待活动应高效、经济、适度，不得超出工作需要和规定范围。
3. 廉洁原则：公务接待活动应廉洁自律，不得接受或索取礼品、礼金等物品。
四、接待范围和方式1. 接待范围：学院公务接待活动包括接待国内外来访人员、考察团、合作机构代表等，以及公务会议、座谈会等活动。
2. 接待方式：根据接待对象和活动性质合理选择接待方式，包括但不限于宴请、座谈、会议等。
五、接待程序1. 预约：接待活动需提前书面或口头预约，申请者需提供接待对象的基本信息、活动目的和时间等。
2. 审批：预约接待需经相关部门审批，确保接待活动符合工作需要和规定范围。
3. 安排：根据预约和审批情况，安排接待活动的时间、地点、接待人员等，并向相关人员发出通知。
4. 实施：按照接待安排，认真执行接待活动，要求接待人员做到礼貌待客、服务热情、妥善安排等。
5. 记录：接待活动结束后，要进行记录，包括接待对象姓名、单位、时间、地点、参与人员、内容等，以备后续核查和查询。
六、经费管理1. 接待经费应按照学院相关财经制度执行，严格控制经费使用，不得超出规定限额。
2. 接待经费使用需提供相应资料和凭证，做到凭票结算，确保经费使用真实、合理、合规。
3. 接待经费不得用于个人消费或其他非接待活动相关支出，不得私自挪用。
七、行为规范1. 接待人员应端正态度，热情接待，礼貌待客，尽力满足接待对象的合理需求。
2. 接待人员不得借公务接待之机索取或接受礼品、礼金等，不得违反廉洁自律原则。
如遇礼品赠送，应立即上报相关部门处理。
3. 接待人员要自觉遵守工作纪律和规定，不得违规泄露接待活动的相关信息，不得利用接待活动谋取个人或他人的利益。
学院外事接待管理办法(试行)
学院外事接待管理办法(试行)近年来，随着中国国际地位的逐步提高，越来越多的外国友人来到中国进行各类交流活动。
为了优化外宾接待服务，提高学院外事接待的水平和质量，学院领导制定了《学院外事接待管理办法(试行)》以规范学院外事接待工作。
一、接待人员的要求和工作职责学院外事接待工作的首要任务就是为外宾提供优质、周到、热情的服务。
为此，接待人员应具备以下条件：1.具备一定的外语水平，能够进行基本的沟通和待客工作。
2.了解学院的历史、学科特色、科研成果等相关情况，以便于在向外宾介绍学院时，能够做到言简意赅、深入浅出。
3.有较强的组织协调能力和应变能力，能够灵活应对各种情况。
学院外事接待工作的主要职责如下：1.协助学院领导与外方代表进行各项交流活动，包括签字仪式、工作会谈、参观等。
2.负责外宾的接待和安排，包括酒店住宿、用餐、交通等方面。
3.为外宾提供咨询服务和文化交流机会，加深外宾对学院及中国文化的了解和认识。
4.负责与外宾建立良好的沟通和合作关系，促进学院与国外学术界的交流合作。
二、接待工作的准备工作为了保证外事接待工作的顺利进行，学院领导应提前做好以下准备工作：1.制定相应的接待计划，明确接待目的、时间、地点等重要细节信息。
2.根据外宾的需求，安排适当的住宿、餐饮、交通等服务，并与相关部门进行协调。
3.为外宾提供必要的文件资料和文化背景知识，以便于外宾更好地了解学院和中国文化。
4.在外宾到达前，对相关接待人员进行培训，使他们更好地理解和执行接待任务。
三、接待工作的具体要求1.接到外宾到达通知后，接待人员应及时与外宾联系，确定其到达时间和地点。
2.在接待现场，接待人员应保持礼貌、热情、细致，为外宾提供各类服务，避免出现任何差错。
3.出门前，接待人员应该检查接待现场是否整洁卫生、是否摆放了必要的签到表、纪念品等。
4.在接待的过程中，如外宾对一些问题提出疑问或者提出建议，接待人员应积极倾听，如果需要，可以请领导或者专业人员进行解答和处理。
大学外宾接待管理制度范文
大学外宾接待管理制度范文大学外宾接待管理制度一、引言为了提供高效，专业化的服务，更好地满足外宾的需求，我校特制定了本管理制度。
本制度的目的是确保外宾的安全与舒适，提供优质的接待服务，促进国际交流与合作。
二、适用范围本制度适用于所有外宾来访以及他们的接待工作，包括国际学者、官员、企业家、留学生等。
三、接待流程1.提前筹备（1）外宾来访的事宜应由相关院系或部门提前通知国际交流与合作处，以便及时做好准备工作。
（2）国际交流与合作处将确认外宾的具体行程、需求以及相应的接待措施，并将相关信息通知到接待人员。
2.接待准备（1）接待人员应提前熟悉外宾的背景、专业领域以及来访的目的，为接待提供基本依据。
（2）根据外宾的特殊需求，准备好相关的设施和资源，如教室、实验室、翻译工具等。
（3）接待人员应提前预约好相关人员的会面时间，并准备好相关资料和文件。
3.接待安排（1）接待人员应提前到达接待场所，做好相关准备工作。
（2）根据外宾的行程安排，及时与相关部门或单位协调，确保行程的顺利进行。
（3）接待人员应提供必要的翻译服务，并在需要时协助外宾解决相关问题。
4.接待服务（1）接待人员应向外宾提供校园导览服务，介绍校园的基本情况以及学校的概貌。
（2）接待人员应提供相关信息和建议，协助外宾安排参观、讲座等活动。
（3）接待人员应提供相关支持和帮助，解决外宾在校期间遇到的问题，如住宿、交通等。
五、接待活动安排1.相关会议安排（1）接待人员应提前了解外宾的行程安排，为其安排会议室等场地。
（2）确保会议室提供所需的设施和服务，如投影仪、音响等。
（3）提供会议文件和资料，并协助外宾与会议参与者对接。
2.参观活动安排（1）接待人员应了解外宾的兴趣和需求，为其安排参观活动。
（2）与相关教师或学生协调，安排校园参观、学术讲座或学生实验等活动。
（3）提供参观地点的指导和相关信息。
3.文化交流活动安排（1）接待人员应根据外宾的文化背景和兴趣，为其安排相关的文化交流活动。
私办学校来客接待管理制度
一、总则为了规范我校来客接待工作，提高接待效率，确保来访客人满意，特制定本制度。
二、接待原则1. 以学校形象为重，热情周到，礼貌待人。
2. 严格遵守国家法律法规，维护学校合法权益。
3. 坚持内外有别，确保学校内部秩序和教学秩序。
4. 实事求是，避免虚假宣传。
三、接待范围1. 各级政府部门、企事业单位、社会团体等单位的来访。
2. 媒体记者、家长、学生等个人来访。
3. 学校举办活动邀请的嘉宾、合作伙伴等。
四、接待程序1. 接待前的准备（1）了解来访客人的身份、目的和需求。
（2）提前预约，确保接待时间。
（3）安排接待人员，明确接待任务。
2. 接待过程中的注意事项（1）热情迎接，主动问好，引导客人至接待室。
（2）认真听取客人意见，耐心解答疑问。
（3）做好记录，确保信息准确无误。
（4）维护学校形象，避免泄露学校内部信息。
3. 接待后的工作（1）及时向相关部门反馈客人意见和建议。
（2）整理接待资料，归档保存。
（3）对接待过程中存在的问题进行分析，提出改进措施。
五、接待人员要求1. 接待人员应具备良好的政治素质、业务能力和道德品质。
2. 接待人员应熟悉学校基本情况，了解学校规章制度。
3. 接待人员应具备较强的沟通协调能力，善于处理突发事件。
4. 接待人员应遵守职业道德，廉洁自律。
六、监督检查1. 学校领导对接待工作进行定期检查，发现问题及时整改。
2. 对接待过程中违反本制度的行为，将予以严肃处理。
3. 接待人员应主动接受监督检查，积极配合学校整改工作。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学校办公室负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由学校领导研究决定。
大学外宾接待管理制度
大学外宾接待管理制度一、总则为了保障大学外宾接待工作的顺利进行，提高大学国际形象和接待服务水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于大学接待各类外宾的工作。
三、接待范围1. 国际知名学者和专家。
2. 国际学术交流和合作的代表团。
3. 国际重要会议的参会代表。
4. 其他有关单位或组织的特邀来访人员。
四、接待程序1. 大学接待外宾事宜原则上由国际交流与合作处负责统一接待，具体接待工作由各学院或相关部门协助完成。
2. 大学外宾来访应提前书面或口头向国际交流与合作处提出来访事宜，明确来访目的、对象、时间和对接部门。
3. 国际交流与合作处接到来访预约后，应向相关部门通报，并与相关部门一起商讨接待方案，确定接待时间、地点、内容和接待人员。
4. 接待人员应做好接待前的准备工作，包括但不限于接待场所的布置、接待物品的准备、接待文件的整理等。
5. 大学外宾到达后，接待人员应出示接待证件并进行接待程序，安排好外宾的食宿和活动安排。
五、接待礼仪1. 接待外宾时，接待人员应本着礼貌热情的态度，代表大学欢迎外宾的到来。
2. 接待现场应干净整洁，布置温馨，接待人员应熟悉外宾的基本资料和来访目的，主动介绍大学的基本情况和特色，协助外宾解决各类问题。
3. 在接待活动中，应根据外宾的文化背景和宗教信仰，合理安排活动内容，避免出现冲突或误会。
4. 在接待过程中，接待人员应注意外宾的用餐习惯、饮食禁忌等，尽量根据外宾的需求和要求提供相应的饮食和服务。
六、接待安全1. 接待外宾的食品、饮用水、住宿条件等必须符合国家卫生标准和规定，保证外宾的身体健康和生活安全。
2. 接待外宾时，应加强安全保卫工作，防止外宾在大学内出现意外伤害和财产损失。
3. 如有特殊情况，接待人员应及时向国际交流与合作处汇报，寻求帮助和支持。
七、接待评价1. 接待结束后，可向外宾发放问卷调查表格，了解外宾对接待工作的评价和意见，以便不断完善和改进接待工作。
2. 外宾对接待工作提出的合理化建议，国际交流与合作处应本着真诚的态度听取并学习，努力改进工作，提高接待水平。
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江苏海事职业技术学院外宾接待管理办法
第一条为了进一步规范我校外宾接待管理，根据《财政部关于印发<中央和国家机关外宾接待经费管理办法>的通知》（财行[2013]533号）与《江苏省财政厅关于印发<江苏省党政机关外宾接待经费管理办法>的通知》（苏财行[2014]6号）文件精神，结合我校实际情况，特制定本管理办法。
第二条外宾接待须坚持服务学校国际合作交流事业发展，遵循友好对等、务实节俭的原则。
外宾接待经费须实行预算管理、从严控制。
第三条对应邀来访的外宾，应根据互惠对等原则或合作交流协议等，区分为全部招待、部分招待和外宾自理。
第四条外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、交通费、日常伙食费、宴请费、赠礼费等。
第五条外宾接待经费开支范围及标准
一、住宿费按以下办法执行：
1.外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。
外宾代表团，安排的宾馆原则上最高不得超过四星级。
2.原则上安排在与学校执行协议价格的宾馆，争取优惠价格。
二、交通及日常伙食费按以下办法执行：
1.外宾来访往返国际旅费一般由外宾自理。
外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。
在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
2.外宾日常伙食招待应注意节俭，严格根据伙食费用标准选择菜品。
外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准为每人每天360元，特殊人员按国家有关规定执行。
外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。
三、宴请费按以下办法执行：
1.宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。
除宴会外，原则上提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种形式。
2.外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：学校出面举办的宴会，每人每次不超过360元；二级单位或部门举办的宴会，每人每次不超过260元。
冷餐、酒会、茶会分别为每人每次160元、120元、80元。
3.外宾在校期间，正式宴请一般不超过2次，包括赴各二级学院、部门及直属单位访问交流时，由各接待部门（单位）或有关单位联合安排的1次宴请。
四、对外赠礼按以下办法执行：
1.外事接待赠礼应节约从简，实物礼品应尽量选择具有江苏、南京地方特色与学校特色的纪念品、传统手工艺品及实物用品，朴素大方，不求奢华。
2.对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准，赠送给主宾的礼品每人每次不得超过200元；其他人员可视情况赠送小纪念品。
3.外事接待礼品由各部门、单位指定专人负责购置、登记和管理。
原则上由接待部门赠礼1次，其他单位或部门不重复赠礼。
如外方赠礼，可按对等原则回礼。
五、外事接待陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。
宴请时，外宾 5 人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排（外宾少于3人的，根据工作需要可安排3人陪同）；外宾超过 5 人的，超过部分中外人数原则上在1:2 以内安排。
第六条外宾接待原则上由邀请部门负担经费。
确需由相关部门或单位共同接待的外宾团组，邀请单位应当事先会同相关单位在接待方案中明确划分各单位分别承担的接待费用。
第七条业务接待严格执行事前审批制度。
国际交流与合作处负责全校外宾接待的管理工作，具体接待工作由相关部门（单位）负责。
相关部门（单位）在业务接待前须填写《江苏海事职业技术学院外宾接待申请单》（详见附件1），由单位（部门）主要负责人、主管校
领导审批。
第八条财务、审计等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。
各接待单位和部门应如实提供开支报销凭证、外宾接待函或相关证明材料、接待清单（详见附件2）等在内的相关资料，按上级文件和学校财务报销规定报销。
第九条凡学校及各单位、各部门接待的外宾，均适用于本办法。
第十条港澳台地区来访人员接待，参照本管理办法执行。
第十一条本管理办法自学校发布之日起实施，由党政办公室负责解释。
附件1
江苏海事职业技术学院外宾接待申请单
申请部门：年月日
附件2：
江苏海事职业技术学院外宾接待清单。