办公自动化设备管理办法

办公自动化设备管理办法

第一章总则

第一条为规范和加强公司办公自动化设备管理，使办公自动化设备在公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公自动化设备的使用效率，根据集团公司和公司有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司机关部门及所属单位。

第三条本办法所称办公自动化设备是指公司机关部门及各单位配置的单位价值较高（2000元以上），符合固定资产定义的台式电脑、笔记本电脑、传真机、打印机、一体机、复印机、扫描仪、投影仪等用于办公的设备。

第四条本办法所称办公自动化设备管理，包括基础管理、信息管理以及办公自动化设备取得、使用、维护、报废和处置等全过程的管理和监督。

第二章职责和权限

第五条IT支持中心是公司办公自动化设备的主管部门，主要履行以下职责：

（一）负责制定公司办公自动化设备配置标准和报废更新标准，结合公司办公自动化设备现状，对拟购置的办公自动化设备出具专业审查意见。

（二）负责办公自动化设备报废的审定工作。

（三）负责依据公司下达的固定资产投资计划，按照公司相应采购管理职责和程序组织实施。

（四）负责依据公司相关管理办法，对因工作需要办理调拨的办公自动化设备进行审批。

（五）负责机关部门办公自动化设备的采购方案制定、购置发放、调剂调拨、验收转资、财务结算、运维服务、清查盘点、报废处置等全生命周期管理。

第六条财务处负责根据申请部门（单位）同类办公自动化设备配备情况，以及公司内部同类办公自动化设备闲置情况，出具新购和更新审核意见；负责公司机关部门办公自动化设备的财务、资产核算工作。

第七条规划处负责办公自动化设备投资计划的审批。

第八条公司机关各部门和各单位负责本部门（单位）所有办公自动化设备实物的完整性及台账的准确性，并提供保障设备正常运转的环境。

第三章购置管理

第九条办公自动化设备购置管理包括：投资计划的报批，供应商资质准入，采购实施，合同签订，验收转资，财务结算管理工作。

第十条办公自动化设备购置投资计划，按照公司投资管理

办法履行审批程序。其中：公司机关部门在机关工作平台（以下简称平台）办公自动化管理模块中填写《长城钻探工程公司机关办公自动化设备申请表》报审。

办公自动化设备审批报废后，根据工作需求和实际可申请更新。

新增员工申请新购办公自动化设备的，需提供相关材料。

第十一条办公自动化设备配备标准：

（一）公司副处级以上领导配备台式机1台，如有对外业务需要，可再配备笔记本1台；科级及以下员工可以选配台式机或笔记本1台。

（二）每个办公区配备公用四合一（打印、复印、传真、扫描）网络打印机一台，不再单独配备同类设备。凡部门现有办公自动化设备总数达到上述标准的，不予增配或调换（各单位参照执行）。

（三）严格控制高标准办公自动化设备的配置。如：彩色激光打印机、彩色复印机等。

（四）公司配备给员工个人工作的办公自动化设备，按照资产随人走的原则管理和使用。员工在公司内部调动需按相关管理规定办理资产调拨手续，不再新配办公自动化设备。

第十二条办公自动化设备供应商的准入管理，执行公司市场准入管理相关规定。

第十三条办公自动化设备的采购及合同签订，执行集团公司和公司规定。

第十四条公司机关部门购置的办公自动化设备，由IT支持中心对型号、数量、质量等情况进行验收，确认无误后办理登记入库、领用发放等手续；同时，由IT支持中心按照公司相关规定，持固定资产转资验收单、投资计划文件、购货合同、发票等凭据办理验收转资、财务结算等手续。

第十五条各单位购置的办公自动化设备，由各单位自行组织并办理验收入库、领用发放、验收转资、财务结算等手续。

第四章使用与维护

第十六条各单位应当加强办公自动化设备使用与维护管理，正确、合理的使用与维护设备，减少设备故障，降低硬件维修费用，确保良好运转，延长寿命周期，提高设备使用效率。

第十七条各单位应按公司规定，定期对办公自动化设备进行清查盘点，确保资产台账完整准确，并与实物一一对应，做到账实相符。

第十八条使用办公自动化设备要严格按照操作规程进行，严禁违反规程操作和任意拆装，不按照操作规程进行操作或维护不当，造成办公自动化设备资产损坏的，按公司相关规定进行追责。

第十九条个人计算机设备类资产使用人应保持设备的清洁并爱护设备，下班不使用时须关机切断电源；公用办公自动化设备需明确具体责任人，由责任人负责设备的维护保管。

第二十条含有涉密资料的计算机设备使用人由于工作原因

需更换新计算机设备或离职的，其原使用的计算机设备经使用人及计算机管理员进行数据处理，使用人签字确认后，方可调拨给其他人员使用。

第二十一条加强数据保密工作，防止数据外泄。计算机类设备需送外维修（非硬盘问题），必须将硬盘拆下，交由使用人或计算机管理员保管后，方可将设备送外修理。

第二十二条因员工离职等原因闲置的个人办公自动化设备，应由设备所属单位（部门）设备管理部门收回后内部调剂使用。其中，半年内无法调剂利用的应上交公司IT支持中心统一调配使用。

第二十三条设备使用人应积极采取有效措施保护设备的安全完整，对于因责任事故造成设备财产损坏及灭失的，对当事人及所在部门进行追责。

第二十四条当发生办公自动化设备丢失、损坏事件时，使用人应及时上报设备管理部门；如被盗窃，事件发生后，应在24小时内报当地公安机关。

第五章维修管理

第二十五条机关部门办公自动化设备出现硬件故障时，由部门综合人员从平台的“办公设备管理”模块提交维修申请，经IT支持中心审核批准后，派工程师进行维修。

第二十六条各单位办公自动化设备维修由各单位按照公司

相关规定自行安排。

第六章调拨管理

第二十七条因工作需要，办公自动化设备需调拨的，由调出单位和接收单位到IT支持中心办理《办公自动化设备调拨通知单》，经IT支持中心审批同意后，赴财务资产处开具《资产调拨单》，二级单位凭《办公自动化设备调拨单》和《资产调拨单》进行账务划转，并组织实物移交。

第七章报废管理

第二十八条各单位应按照国家和集团公司规定，紧密结合本单位实际，对确属丧失使用价值的办公自动化设备，应及时报废处理。

第二十九条符合下列条件之一的办公自动化设备，可申请报废：

（一）达到或基本达到效用年限（5-8年），且破损严重经鉴定无修复利用价值的。

（二）国家或行业主管部门明令淘汰的。

（三）因生产条件改变，已丧失原有使用价值的。

（四）因技术落后、无配件来源，使用性能不能满足正常办公需要的。

（五）能耗超过原机标准20%，或一次性修复费用达到或超