QP03内部沟通管理程序
03 QP-003 A5内部沟通程序
1.目的確保及時準確的傳遞組織內各職能和層次間的信息.致使公司的各階層溝通流暢.2.範圍適用於公司內所有部門及人員間的溝通.3.權責3.1各部門負責把本部門的質量管理體系信息傳遞到相關部門;3.2各部門負責把收到的信息在本部門內傳遞;3.3各部門根據其職能的需要與其他部門進行溝通、聯絡.4.定義(無)5.作業內容5.1信息來源5.1.1內部信息的來源為各部門主管.5.1.2外部信息的來源分為:5.1.2.1客戶信息:業務部傳遞5.1.2.2供應商的信息:採購課傳遞5.1.2.3其它信息:人事行政課、總經理室、ISO督導教育中心傳遞.5.2內部信息溝通5.2.1報告5.2.1.1各部門人員在處理自己所接觸的信息時,要及時、準確地向上級匯報,對上級匯報工作或報告事情時,必須逐級匯報,不可越級匯報工作,投訴及特殊情況例外.5.2.1.2各部門人員在匯報工作或事情時,填寫<<報告>>(附件三),經部門主管依次審核后保存;.5.2.2指令或安排5.2.2.1各部門主管對部門人員下達工作指令或安排時,必須逐級安排,不可越級調派,特殊情況例外(特殊情況指遇緊急事情或當事人不在時等情況).5.2.2.2工作下達的形式盡可能以書面指示,也可在公告欄或管理看板上公布.5.2.3聯絡5.2.3.1各部門因信息的傳達或需相關部門提供信息或幫助時,可採用《內部聯絡單》(附件一)進行聯絡.跨部門的聯絡須經部門主管確認.5.2.3.2簡單的信息用電話或口頭聯絡進行溝通.5.2.4會議5.2.4.1各部門需聯絡相關部門或人員檢討某一問題時,可聯絡相關部門人員組織召開跨部門協調會議進行溝通,可參見《會議作業規範》.5.2.5通知公告相關部門需公告相關事項時,採取《行文用書》(附件二) 發至有關部門,然後由部門內部傳達,或將通知或公告張貼於公告欄也可進行溝通.5.2.6 簽呈5.2.6.1 各部門如遇人員獎勵、處罰,以及其它特殊情況時,填寫<<簽呈>>(附件四);5.2.6.2人員處罰/獎勵時經部門最高主管審核后,交由人事行政課最高主管依據廠規審核.再由人事行政課統一送總經理核准始生效;5.2.6.3所有已簽核完畢的簽呈由人事行政課統一存檔.5.3外部信息於公司內的溝通5.3.1業務部應對客戶的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.2採購課應對供應商的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.3相關部門需及時對相應的信息進行處理並在本部門內傳遞,如溝通有障礙時,將處理結果報告給上級領導,並征詢上級領導處理意見.5.4發生異常處理時效5.4.1當來料發生異常時,半小時內由檢驗員向上級報告;5.4.2當制程發生異常時.當事人須半小時向上級領導報告;5.4.3當成品發生異常時,檢驗員須半小時向上級報告.5.4.3當業務接到客訴,向內部傳達時效參照《客戶抱怨處理程序》執行.5.5記錄保存相關溝通記錄由發文部門視實際需要保存,保存期限最少為半年.6.參考文件:6.1記錄控制程序 (QP-002)6.2會議作業規範 (WI-O-HY-008)6.3客戶抱怨處理程序 (QP-025)7.附件:7.1 附件一內部聯絡單 (R-O-QP-003-001)7.2 附件二行文用書 (R-O-QP-003-002)7.3 附件三報告 (R-O-QP-003-003)7.4 附件四簽呈 (R-O-QP-003-004)。
NSD-QP03沟通管理程序
历史记录：编制：马中侠日期：2018.03.30审核：殷德芳日期：2018.03.30批准：韩兆江日期：2018.03.302018-03-30发布 2018-04-01实施烟台恩斯达液压设备有限公司发布1 范围本标准规定了内、外部沟通的方法和要求，以确保信息传递顺畅，从而增进理解，提高有效性。
本标准适用于公司内部沟通以及与顾客的沟通。
2 引用标准下述标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
NSD-QP01 文件和记录控制程序NSD-QP11 与顾客有关的过程控制程序NSD-QP17 服务控制程序NSD-QP30 纠正和预防措施控制程序3 定义本文件的术语和定义采用ISO9000和IATF16949中的术语和定义。
4 职责4.1 管理者代表负责监控信息沟通。
4.2 营销部负责与顾客的沟通。
4.3 供应部负责与供方的沟通。
4.4 企管部负责组织协调内部沟通、外来人员沟通及与政府部门的沟通。
4.5 各部门负责按要求进行信息传递和沟通。
5 内容5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通的内容沟通的内容是多方面的，有与产品相关的，也有与管理相关的，有质量变化的信息，也有作业活动的信息。
应特别注意的是与顾客要求、法律法规要求、顾客满意程度、过程运行结果达到预期目标的程度以及产品符合性等与质量管理体系有效性相关的信息。
沟通的内容还应包括环境、职业健康与安全相关的信息。
具体为：a)公司有义务将关于其重要环境因素及其职业健康安全危险源，以及环境职业健康安全管理体系的信息有效地传达给包含在管理体系之中或受到管理体系影响的人员，以便使其在适当时能够积极参与或支持对环境污染及其人身伤害或健康损害的预防。
b)公司的任何员工有权利积极和持续参与公司环境职业健康安全实践的开展和评审。
c)公司应为职业健康安全事务员工代表作出适当的安排，使其有时间和资源积极参与环境职业安全健康管理体系的组织、策划和实施、评估和改进活动的过程。
内部沟通与会议管理操作规程
内部沟通与会议管理操作规程一、概述内部沟通与会议管理操作规程是为了促进公司内部的沟通效率和会议管理而制定的一套操作指南。
通过规范化内部沟通和会议流程，可以提高信息传递的准确性和及时性，促进团队合作，提高工作效率。
本规程适用于公司内部所有部门和员工。
二、内部沟通操作规程1.沟通渠道（1）口头沟通：员工可以利用面对面交流、电话、会议等方式进行口头沟通。
沟通双方应保持良好的沟通态度，倾听对方观点，积极表达自己的意见和建议。
（2）书面沟通：员工可以通过电子邮件、内部通讯工具等书面方式进行沟通。
书面沟通应注意语言的准确性和明确性，避免误解和歧义。
2.信息传递（1）沟通内容：员工在进行沟通时，应清楚地表达自己要传递的信息，确保对方能够准确理解。
（2）信息接收：员工在接收他人沟通内容时，应积极倾听，提问澄清疑点，确保准确理解。
3.沟通反馈（1）沟通双方应及时进行反馈，确保信息传递的准确性和及时性。
（2）反馈方式可以是口头或书面，根据实际情况选择合适的方式。
三、会议管理操作规程1.会议召集（1）召集人应提前确定会议议题和目的，并通知相关参会人员。
会议议题和目的应明确，以便参会人员有充分准备。
（2）会议通知应提供会议时间、地点、议程和参会人员名单等信息，并提前发送给参会人员。
2.会议准备（1）会议召集人应提前准备好会议所需的资料和材料，并在会前发送给参会人员。
（2）参会人员也应提前阅读相关资料，做好会议准备工作。
3.会议进行（1）会议召集人应按照议程带领会议进行，确保会议的高效进行。
（2）会议期间，所有参会人员应保持积极的参与态度，按时到达会议现场，严禁迟到和提前离场。
（3）会议期间，参会人员应尊重他人意见，积极发表自己的观点，并与他人进行建设性的讨论。
4.会议记录（1）会议过程中，应有一人负责记录会议内容和决议，确保会议的重要信息被记录下来。
（2）会议记录应包括会议日期、时间、地点、与会人员名单、主要讨论内容和决议等内容。
内部沟通管理作业程序
4.12客户中意之评估,依【客户中意度评估管理作业程序】办理。
4.13客户投诉依【客户抱怨管理作业程序】处理。
4.14质量政策及目标之宣导,可透过公告,广告牌等情势实行。
4.15来自员工之反馈及沟通可借由“意见箱”为之。
5. 相干文件:
4.7 品质部对各阶段不良情形应及时反馈给相干部门,业务部、生管课、PMC部、生产部、工程部
各部门若接到产品之不良信息，应主动通知品质部予以控制。
4.8 当非常产生时,应由品质部门提出，责任部门进行原因分析及改进处理,品质部需进行追踪确认
4.9 本公司每半年召开一次管理审查会议,进行一次内稽活动。
4.10每个月各部门对其部门质量目标值达成状态进行统计,每个月5号前交文管中心汇总。
4.3 客户要求之订单变更由业务部依【合约审查管理作业程序】所规定方式知会相干部门,另新产品或新的要求,需要研讨时,由业务部会同相干部门召开新产品说明会。
4.4 本公司之工程变更由文管中心知会相干部门,若关系到复杂工序作业,需工程部联合相干部门进行会议说明。
4.5 PMC需要及时转达生产交期信息给业务、仓库和生产部。
5.1 【质量手册】 SY-QM-001
5.2 【合约审查管理作业程序】 SY-QP-006
5.3 【客户中意度评估管理作业程序】 SY-QP-008
5.4 【客户抱怨处理作业程序】 SY-QP-024
6. 使用表单:
6.1〖内部联系单〗SY-QF-030
文件名称：
内部沟通管理作业程序
文件编号：
SY-QP-030
制பைடு நூலகம்部门：
管理代表
制定日期：
HCX-QP-003内部沟通程序
5.2.11行政部收集、受理各部门的员工信息，反馈给管理者代表及公司高层领导，并将公司高层领导的决策反馈给各部门员工。
5.2.12公司建立“员工信息反馈流程”，各员工可以把任何需要沟通的信息反馈给公司管理层。如对公司有益的，总经通内容：
5.1.1国家及地方相关法律、法规；
5.1.2公司决策精神；
5.1.3公司运作及管理情况；
5.1.4部门职责、质量目标；
5.1.5客户信息。
5.2沟通形式：
5.2.1公司建立周会制度，利用此种形式上传下达，沟通情况，交流思想，寻求帮助，互相学习。
5.2.1.1会议主持人负责准备《会议记录表》，参加会议人员在《会议记录表》上签到，《会议记录表》由行政部保存。
更改记录
编写/修订日期
版本
变更内容说明
编写人员
2018年09月01日
01
新版作成
朱发军
1.目的
建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.范围
本规定适用于深圳市海宸兴科技有限公司（简称“公司”）内部沟通联络。
3.相关内容
无。
4.职责
董事会、总经理、副总经理、管理者代表、公司各部门负责此程序的执行。
5.2.4品质周会由品质部组织召开,各相关部门参加,讨论上周生产品质问题和改善对策；召开时间由主持部门自行决定,以会议通知形式知会相关人员。
5.2.5部门联络
生产中凡涉及产品变更、工序变更、设备变更等问题时，责任部门可发出通知或联络给执行部
门（责任部门发出通知式联络时,执行部门要签到,记录由发放部门保存）。具体内容按各部门质量管理体系文件执行。
内部沟通管理程序
管理者与各职能部门应将有关信息及时,准确在不同层次与部门之间进行沟通,以确保内部沟通的有效性.
5.5内部沟通记录
内部沟通记录或文件要卖(质量记录控制程序)的相关规定进行控制与管理.
6.0相关文件
7.0表格/记录
<会议记录>
5.3.4管理评审结果
1)< 管理评审会议记录>经总经理批准后抄送各相关职能部门.
相关部门按照<管理评审会议记录>采取相应的纠正和预防措施,管理者代表对采取的纠正和预防实施情况及效果进行验证.
5.3.5质量审核情况
1)质量审核包括内部审核和外部审核
2)审核组审核结束后,审核员填写<不符合项报告>,并由受审核部门签字确认,审核组长组织审核员与受审部门探讨 产生问题的原因.协助制定纠正和预防措施,由相关责任部门负责纠正和预防措施的实施,内审员对纠正和预防措施的实施情况进行跟踪及效果验证,并向管理者代表汇报.
3.2 管理者代表负责质量管理的运行情况在管理层及职能部门之间的沟通.
3.3 品管科负责质量信息在管理层之间的沟通.
3.4 工程科负责顾客信息与其它各部门的沟通.
4.定义
内部沟通:是最高管理者在组织内建立的一种交流过程,确保质量管理体系有效性进行沟通。
5.3.2顾客满意程度
PMC收集顾客满意与否的信息,统计<顾客满意度调查表>,上报管理者代表作为管理评审的输入,公司管理层就顾客满意程度进行探讨,基需要时采取相应的持续改善措施.
5.3.3 顾客投诉
品管科,工程科在收到顾客投诉信息后,须填写<纠正和预防措施要求书>,并如今相关部门分析投诉的原因,提出纠正和预防措施,经公司总经理审批后,抄送相关责任部门,由责任部门实施纠正和预防措施,品管科跟踪纠正和预防措施的实施情况,并进行验正,填写<纠正和预防措施报告>,并将纠正 预防措施情况及改善的完成结果向管理者汇报.
内部沟通流程
内部沟通流程1、目的及背景为了提高企业内部沟通的效率和质量，建立一个良好的沟通机制，加强信息传递和沟通协调，以推动企业的发展和提高工作效率，订立本规章制度。
2、适用范围本规章制度适用于公司全部部门和员工，包含在职员工、实习生以及临时工。
3、定义•内部沟通：指公司内部员工之间进行信息沟通、看法沟通和工作协调的活动。
•沟通渠道：指公司内部供应的各种沟通工具和平台，如会议、电子邮件、内部网站等。
4、沟通原则•透亮公开：沟通过程应当透亮公开，不得有任何隐瞒、扭曲或鄙视行为。
•及时高效：沟通应当及时转达，确保信息的及时性和准确性。
•敬重和平等：沟通应当以敬重和平等的态度打开，对他人的看法和建议要充分敬重并乐观接受。
5、沟通渠道及使用规范5.1 会议•会议是企业内部沟通的紧要方式，包含团队会议、部门会议、跨部门会议等。
•会议应提前确定议题，并通知参会人员，确保参会人员按时参加。
•会议记录应当认真、准确，并及时分发给与会人员。
5.2 电子邮件•电子邮件是企业内部日常沟通的重要方式之一、•电子邮件的发送人应当明确邮件的主题、内容和接收人，确保邮件的准确性和及时性。
•邮件内容应简练明白，避开使用欠妥言辞和敏感词汇。
•邮件回复应尽快处理，并注明回复时间。
5.3 内部网站•内部网站是企业内部信息共享和沟通的紧要平台。
•内部网站应分类整理信息，方便员工查找和使用。
•员工可以在内部网站上发布公告、文档等信息，但应注意信息的真实性和准确性。
5.4 内部社交工具•内部社交工具是企业内部员工沟通和协作的紧要工具，包含企业微信、Slack等。
•在使用内部社交工具时，应当妥当保管个人账号和密码，避开泄露个人和公司机密信息。
6、沟通流程本节介绍在企业内部沟通过程中应当遵从的基本流程。
6.1 沟通需求的产生•沟通需求产生于部门工作或项目推动过程中，可能因工作进展、问题解决、看法征询等原因而产生。
•产生沟通需求的员工应及时确立沟通目的，并明确需要沟通的对象。
QP-003内部沟通管理程序A1
作,投诉及特殊情况例外.
5.1.2 报告根据实际需要,可采取书面报告(联络单或公司便条纸).
5.2 指令或安排
5.2.1 各部门主管对部门人员下达工作指令或安排时,亦必须逐级安排,不可越级调派,
特殊情况例外; (5.1.1 及 5.2.1 之特殊情况指遇紧急事情或当事人不在时等情
况).
5.2.2 工作下达的形式尽可能以书面指示,亦可在公告栏公布.
或公告张贴于公告栏.
6. 相关文件(无)
7. 附件
7.1 附件一 联络单
(QR – 028)
内部沟通管理程序
文件编号
QP - 003
生效日期
版 本 A1 页次 1/2
程序文件
版本ห้องสมุดไป่ตู้页次
修订记录表 修订内容
登录者 修订日期
批准/日期 审核/日期 制定/日期
文件用章
未经批准不得影印
内部沟通管理程序
文件编号 版次
QP - 003 A1 页次 2/2
1. 目的
为促进组织内各职能和层次间交流信息,增进理解、协调行动.
2. 范围
适用于公司内所有部门及人员间的沟通.
3. 权责
3.1 各部门负责把本部门的质量体系信息传递到相关部门.
3.2 各部门负责把收到的信息在本部门内传递,并对部门内员工合理抱怨的处理.
3.3 各部门根据其职能的需要与其他部门进行沟通.
4. 定义(无)
5. 作业内容
5.1 报告
5.1.1 各部门人员需要对上级汇报工作或报告事情时,必须逐级汇报,不可越级汇报工
5.3 联络
5.3.1 各部门因信息的传达或需相关部门/外部提供信息或帮助时,用“联络单”(附件
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文件名称内部沟通管理程序文件编号QP03 版本A/0 页码第1 页共5页
文件制修订记录
序号日期版本修改内容编制审核批准1 2009-10-12 A/0 首次发行张潜
文件会签部门
总经办研发部PMC部
生产部品质部客服部
人事行政部采购部营销中心
财务部
深圳市盛讯达科技发展有限公司
文件编号QP03 版本A/0 页码第2页共5 页1. 目的
为准确及时地收集、传递有关信息，规范沟通渠道，使公司内部的沟通有效顺畅，促进公司质量管理体系有效运行。
2. 范围
适用于公司质量体系运行中的信息沟通。
3. 定义
无
4. 职责
4.1人事行政部：
4.1.1负责规范沟通的渠道、方式。
4.1.2负责与人力资源、行政相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.1.3管理层会议的召集；公告、通知等文书的制定与发行，宣传栏资料的收集、编辑和宣传。
4.2 品质部：
4.2.1负责与品质相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.2.2负责召集公司品质例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.3 PMC部：
4.3.1 负责与订单、物料、生产、交付等相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.3.2 负责召集公司生产例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.4 生产部：
4.4.1 负责与生产过程相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.5 客户服务部：
4.5.1 负责与产品售后相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.6 研发部：
4.6.1 负责与产品设计开发相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.6.2 负责召集项目管理例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.7 采购部：
4.7.1 负责与采购相关信息的收集、整理、传递及处理。
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5.4.2 各生产线依据《计划通知单》、《生产领料单》的指示开始领料、生产,如因其它原因使目标产量不能达
到时,拉长应及时向部门经理反映,寻求解决方法
5.5产品质量的沟通：
5.5.1 生产过程中如品质部在检验中发现产品质量达不到要求时,要求生产部门改善纠正;生产部门负责人确认
问题后,进行返工和预防措施,必要时发出纠正和预防措施单
5.5.2 各生产线在生产过程中,如发现产品质量达不到要求时,要及时通知PE工程师寻求解决方法,品质工程师
跟踪结果.必要时形成会议并做好记录;
5.5.3 品管部将每周发生的质量问题记录在周质量报表上，对质量问题检讨论证,以防同类问题再次发生。
5.5.4 品质部应每月主持召开不少于一次的月度质量例会, 对月产品质量进行分析，协调解决办法，会后由品质部整理会议纪要和质量问题整改要求，下发给各部门，并跟踪质量问题的整改效果。
5.6物料控制的沟通:
5.6.1物控部如发现供方物料未能准时到厂而影响生产计划时,要及时跟催供应商进行解决
5.6.2 生产部在生产过程中如发现物料不足和物料品质问题,应及时通知责任部门寻求解决方法,进行处理
5.7人员培训的沟通
公司人员的培训, 由各部门将培训需求汇总到人事行政部，人事行政部制订年度培训计划, 并通知相关部门，具体按《人力资源管理程序》实施。
5.8 管理体系运行情况的沟通
5.8.1品质方针及目标通过文件、看板或培训等形式进行宣导
5.8.2管理者代表每年至少组织一次对质量体系运行情况进行内审，具体按《内部审核管理程序》执行。
5.8.3总经理每年至少一次进行管理评审, 管理评审的内容和结果以报告的形式下发给各部门，管理评审按《管理评审管理程序》实施。
5.8.4外部审核由管理者代表与外部审核机构进行沟通；体系工程师组织好审核工作，并把审核结果及要求等反馈各相关部门
5.9 如员工建议、组织活动、公司管理制度等其他信息的沟通：由人事行政部采用通知，公告、宣传栏、意见箱、面谈等形式进行沟通，妥善处理有关问题
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文件名称内部沟通管理程序文件编号QP03 版本A/0 页码第4页共5页
5.5沟通有效性
信息的归档与保存
各部门应做好信息的整理分类、归档、保护管理工作，确保信息的完整性与可靠性。
6 . 引用文件
6.1《管理评审控制程序》QP04
6.2《顾客服务管理程序》QP16
6.3《内部审核管理程序》QP17
6.4《纠正和预防措施管理程序》QP22
7. 相关记录
7.1信息联络处理单 QP03表1
8. 附件
8.1内部沟通管理流程图
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文件名称内部沟通管理程序文件编号QP03 版本A/0 页码第5页共5页
内部沟通管理流程图
流程图
作业要点
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内部联络单
发文部门
接收部门
文件类型 □急件 □密件 □请批示 □请回复 □请处理 □请传阅 文件主题
OK
内部信息
主管部门整理
执行纠正预防措施
资料存档
判断分析
资料存档
OK
NG
NG
各主管部门收集内外部信息
主管部门对信息进行分析，正常信息进行存档，异常信息传达给各相关部门
责任部门对异常情况分析
主管部门对措施效果进行验证
各部门资料存档
外部信息 传递相关部门
分析原因
制定纠正预防措施
措施效果验证
责任部门制定纠正预防措施
各执行部门按措施实施
《内部联络单》一式两联，重要信息需双方存档，第一联由发文部门保存，第二联由接收部门保存。
QP03表1。